CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán
“Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh Quảng Nam khóa sổ và lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán NSNN, báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác sau khi kết thúc năm tài chính.
- Căn cứ lập các báo cáo kế toán:
+ Báo cáo tài chính đƣợc lập dựa trên số liệu tổng hợp của số cái các tài khoản. Các số liệu tổng hợp đã đƣợc thực hiện đối chiếu với các sổ chi tiết.
+ Báo cáo quyết toán ngân sách đƣợc lập dựa trên số liệu tổng hợp của các mục, tiểu mục theo Hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước và Bảng đối chiếu tình hình sử dụng dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN Quảng Nam. Báo cáo kế toán do kế toán tổng hợp lập, sau đó trình ký Phụ trách kế toán và Giám đốc.
- Về thời gian lập báo cáo kế toán:
+ Lập, nộp báo cáo theo định kỳ: Sở lập các báo cáo kế toán định kỳ theo quý theo yêu cầu của cơ quan chủ quản là UBND tỉnh Quảng Nam. Trước ngày 15 tháng đầu tiên của quý sau, nộp báo cáo của quý trước theo quy định của UBND tỉnh Quảng Nam. Cuối niên độ, nghĩa là kết thúc năm dương lịch, kế toán tổng hợp số liệu từ các báo cáo quý, kiểm tra đối chiếu số liệu, tổ chức khóa sổ và lập báo cáo năm theo quy định.
+ Lập, nộp báo đột xuất: là đơn vị trực thuộc UBND tỉnh Quảng Nam, khi có nhu cầu tổng hợp số liệu các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, cơ quan chủ quản có thể yêu cầu, lập báo cáo tổng hợp số liệu của đơn vị tại thời điểm yêu cầu lập báo cáo. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, đơn vị có những biến động đột xuất, để đáp ứng yêu cầu quản lý, Giám đốc Sở có thể yêu cầu phòng Kế hoạch – Tài chính lập các báo cáo kế toán đột xuất để thực hiện báo cáo.
Thông tin đƣợc cung cấp trên hệ thống báo cáo kế toán hiện tại của Sở chủ yếu là thông tin thuộc lĩnh vực kế toán tài chính nhƣ tài sản, nợ phải trả, thu nhập. Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh Quảng Nam lập báo cáo quyết toán tài
chính gồm các báo cáo sau:
- Bảng cân đối tài khoản - Tổng hợp tình hình kinh phí
- Báo cáo tổng hợp tình hình thu chi các quỹ, nguồn vốn xây dựng cơ bản từ Ngân sách tập trung, các nguồn trong thanh toán
- Báo cáo kết quả hoạt động có thu - Chi tiết số chi quyết toán NSNN
- Tình hình thực hiện quyết toán chi NSNN
Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác lập báo cáo tài chính của đơn vị còn một số hạn chế cần khắc phục nhƣ chƣa thật sự chú trọng và đầu tƣ công sức cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán. Việc phân tích các thông tin tài chính hiện nay mới chỉ dừng lại ở phương pháp so sánh chủ yếu ở việc phân tích ngang, chỉ so sánh chỉ tiêu về kinh phí thực hiện so với dự toán đƣợc sử dụng, so sánh kinh phí chi nghiệp vụ chuyên môn năm thực hiện so với năm trước. Do đó, nhu cầu thông tin của các đối tƣợng sử dụng trong điều kiện thực hiện tự chủ tài chính chƣa đáp ứng đƣợc.”
Từ ngày 01/01/2018 thực hiện báo cáo tài chính theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
* Tổ chức bảo quản và lưu trữ báo cáo:
“Báo cáo sau khi đƣợc lập theo đúng biểu mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã đƣợc quy định đối với từng loại báo cáo, sẽ đƣợc kiểm tra, đồng thời báo cáo cũng đƣợc Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách khối sử dụng cho việc quản trị tình hình tài chính của Sở. Báo cáo tài chính của Sở cũng đƣợc nộp lên hủ tịch UBND tỉnh Quảng Nam. Cơ quan chủ quản tiến hành thực hiện tổng hợp số liệu lập Báo cáo kế toán tổng thể của UBND và cũng là căn cứ để phòng Kế hoạch - Tài vụ UBND thực hiện kiểm tra, duyệt quyết toán của các đơn vị sự nghiệp công lập vào thời điểm kết thúc năm tài chính.
Sau khi nộp, sử dụng, kế toán tổng hợp thực hiện sắp xếp báo cáo thành từng bộ hồ sơ theo trình tự thời gian, đóng quyển và tạo một tập hồ sơ lưu “Báo cáo kế toán” riêng và tiến hành lưu trữ hệ thống báo cáo kế toán. Báo cáo kế
toán được lưu trữ và bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán và sổ sách kế toán.
* Tổ chức công khai báo cáo kế toán
- Thời gian thực hiện công khai báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán năm đƣợc công khai 01 (một) lần vào “Hội nghị cán bộ công chức, viên chức” của Sở nội dung công khai các báo cáo kế toán của Sở gồm có:
- Công khai kinh phí ngân sách Nhà nước cấp và quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm;
- Công khai nguồn thu sự nghiệp và quyết toán thu, chi sự nghiệp trong năm.
* Báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính tại đơn vị hiện nay đƣợc xây dựng trên cơ sở quy định của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC và Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017. Công tác lập Báo cáo tài chính của đơn vị về cơ bản đều chấp hành đúng quy định về chế độ lập báo cáo, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu,… nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán hàng năm theo đúng quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tƣ, nguồn kinh phí của đơn vị.
Tuy nhiên qua khảo sát thực tế cho thấy, việc lập báo cáo tài chính đơn vị đƣợc thực hiện chủ yếu vào cuối năm mà chƣa thực hiện lập báo cáo tài chính hàng quí, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời đến ban lãnh đạo đơn vị. Nội dung của một số báo cáo nhƣ Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh chƣa tổng hợp đầy đủ các nguồn thu, chi của đơn vị và chƣa chi tiết theo từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh. Hay đối với việc lập Bảng cân đối tài khoản chỉ là một phương pháp kế toán dùng để kiểm tra tính cân đối số liệu các tài khoản kế toán trên Sổ cái. Bảng cân đối tài khoản chƣa cung cấp đầy đủ thông tin để phản ánh thực trạng tình hình tài chính của đơn vị HCSN. Bên cạnh đó, việc lập Thuyết minh báo cáo tài chính cũng không đƣợc đơn vị lập, phân tích
nhằm đánh giá những nguyên nhân để giúp người đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính của đơn vị.”
* Báo cáo nội bộ: Nghiên cứu cũng cho thấy hệ thống Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ của đơn vị còn sơ sài, chỉ mới đáp ứng đƣợc một phần nhỏ yêu cầu của nhà quản lý. Cụ thể kế toán mới thiết kế, theo dõi đƣợc chi tiết các khoản thu-chi theo từng hợp đồng cụ thể;
theo dõi và phân loại vật tƣ, CCDC, hàng hóa cho từng hoạt động. Chƣa theo dõi và cung cấp thông tin chi tiết tình hình sử dụng tài sản cho từng hoạt động, phân loại kinh phí cho từng hoạt động.