CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
“Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh Quảng Nam thực hiện công tác kế toán tập trung tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Văn phòng Sở. Tổng số cán bộ công chức làm công tác quản lý tài chính, kế toán, tài sản nhà nước của đơn vị:
05 người (04 trình độ đại học, 01 trình độ thạc sỹ).
Trong đó 01 công chức làm kế toán trưởng/Phụ trách kế toán được bổ nhiệm theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện; 01 công chức làm kế toán chi tiết; 01 công chức làm thủ quỹ, thủ kho; 01 kỹ sƣ xây dựng làm công tác quản lý đầu tƣ xây dựng, quản trị, ấn chỉ và 01 công chức làm kế toán tổng hợp, quản lý tài sản.Tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm thể
hiện trong Hình 2.2.
Hình 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh Quảng Nam) Nhiệm vụ cụ thể của từng phần hành kế toán đƣợc quy định nhƣ sau:
- Phó Chánh Văn phòng - Phụ trách công tác kế toán (kế toán trưởng):
Có trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Phải nắm đƣợc toàn bộ tình hình tài chính của Sở để tham mưu cho Lãnh đạo Sở ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của đơn vị.”
“Tổ chức công tác quản lý và điều hành Phòng Tài chính – Kế hoạch thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ đươc giao.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ
Theo dõi, tổng hợp dự toán chi NSNN hàng năm, thực hiện các thủ tục rút dự toán NSNN của đơn vị tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam.
Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập báo cáo quyết toán hàng năm và các báo cáo khác thuộc phần việc do mình đảm nhận. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của các báo cáo trước khi trình các
cấp có thẩm quyền ký duyệt.”
“Đồng thời, theo dõi cập nhật các công việc liên quan đến việc tăng, giảm TSCĐ vào Chương trình quản lý tài sản. Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo biến động TSCĐ hàng tháng. Tính, trích khấu hao TSCĐ theo định kỳ. Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, tại các phòng thuộc và trực thuộc Sở.
- Kế toán chi tiết (tiền mặt, thanh toán)
Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp về theo dõi tình hình thu, chi, tiền mặt, công nợ. Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chƣa thanh toán.
- 01 Kỹ sƣ xây dựng thực hiện công tác xây dựng cơ bản kiêm kế toán ấn chỉ và làm công tác quản trị của Sở.
Tính toán chi phí xây dựng. Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất lƣợng công trình. Tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về tình hình cấp phát, sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tƣ công trình hoàn thành và đƣa vào sử dụng. Tham gia nghiệm thu và thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
Thực hiện các thủ tục liên quan đến mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ.”
“Thực hiện tiếp nhận, cấp phát và theo dõi tình hình sử dụng án chỉ tại các đơn vị trực thuộc Sở; tổng hợp, báo cáo quyết toán ấn chỉ .
- Thủ kho, thủ quỹ do 01 công chức đảm nhận
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán tiền mặt để đối chiếu.
Chi tiền mặt theo đúng nội dung đã được Giám đốc Sở duyệt; tham mưu
Phụ trách kế toán để có kế hoạch cân đối quỹ hợp lí; phối hợp cùng kế toán chuyên môn cấp phát tiền chế độ, tiền ăn cho học viên;đối chiếu quỹ với kế toán thanh toán. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị Phụ trách kế toán để có biện pháp xử lí; thực hiện việc rút tiền tại kho bạc và ngân hàng; kiểm kê quỹ khi có yêu cầu; lập báo cáo quỹ theo quy định; bàn giao chứng từ của từng tháng cho kế toán tổng hợp.
Thủ kho: Theo dõi tình hình hình nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ; tài sản hƣ hỏng.”