CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2.4. Hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
“Từ ngày 01/01/2018, hệ thống sổ kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh Quảng Nam áp dụng theo chế độ kế toán thống nhất đối với các cơ cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính ban hành kèm theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Căn cứ vào các chứng kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu theo từng bộ phận nghiệp vụ, kế toán theo sự phân công, phân nhiệm thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường được mở theo chế độ kế toán quy định như Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ kho; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phí, Sổ chi tiết các khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt động. Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và đóng thành quyển, sau đó làm thủ tục pháp lý nhƣ sổ kế toán ghi bằng tay.
Hình thức kế toán áp dụng tại Sở Khoa học và Công nghệ Tỉnh Quảng Nam, là hình thức kế toán trên máy vi tính và đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Phần mềm kế toán đƣợc sử dụng tại đơn vị là phần mềm kế toán HCSN IMAS TC có đủ các sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cần thiết.”
* Quy trình ghi sổ:
“Hiện nay, Sở đang sử dụng phần mềm kế toán IMAS, nên quá trình ghi sổ đƣợc thực hiện trong hệ thống phần mềm kế toán. Về thực hiện ghi sổ, khi nhận đƣợc bộ hồ sơ thanh toán đã có đầy đủ các chữ ký phê duyệt, nhân viên kế toán tiền hành nhập liệu, điền vào chứng từ mã hiệu “chứng từ ghi sổ”, phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu, chuyển số liệu đến sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
Minh họa việc ghi sổ một số phần hành kế toán cụ thể:
- Kế toán tiền mặt: nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
+ Kế toán chi tiết: Các sổ kế toán chi tiết mà Sở sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ gồm: sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tài khoản 1111- Tiền mặt Việt Nam. Sau khi nhận đƣợc hồ sơ thanh toán đã đƣợc phê duyệt, có đầy đủ các chữ ký, kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán IMAS để lập chứng từ phiếu thu với các nghiệp vụ thu tiền và phiếu chi với các nghiệp vụ chi tiền. Khi đó, số
liệu của nghiệp vụ đƣợc phần mềm xử lý tự động vào sổ chi tiết tài khoản 1111.
Phiếu thu và phiếu chi sẽ đƣợc chuyển lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt. Số liệu của sổ quỹ tiền mặt đƣợc thủ quỹ chốt vào cuối mỗi tháng. Hàng tháng, sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ đƣợc đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản Tiền mặt của kế toán. Mọi chênh lệch phát sinh đƣợc rà soát, tìm ra nguyên nhân và báo cáo với Phụ trách kế toán.
+ Kế toán tổng hợp: Khi kế toán lập phiếu thu và phiếu chi, phần mềm kế toán xử lý tự động đƣa số liệu của nghiệp vụ phát sinh vào sổ cái tài khoản tiền mặt (TK 111) và các tài khoản liên quan.
- Kế toán nguồn kinh phí:
+ Kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết mà đơn vị sử dụng là Sổ chi tiết tài khoản 6612
Khi nhận đƣợc hồ sơ đã đƣợc phê duyệt, kế toán tiền hành lập “Giấy rút dự toán ngân sách” và chuyển kho bạc thực hiện giao dịch. Sau khi nhận đƣợc chứng từ đã giao dịch thành công, kế toán tiến hành hạch toán, phần mềm kế toán xử lý tự động đƣa số liệu các nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết tài khoản 6612.
+ Kế toán tổng hợp: Khi kế toán nhập liệu, phần mềm kế toán xử lý tự động đƣa số liệu của các nghiệp vụ phát sinh vào sổ cái tài khoản nguồn kinh phí hoạt động (TK 461) và các tài khoản liên quan.
Nhiều sổ kế kế toán chi tiết cần cho hoạt động theo dõi của đơn vị nhƣng chƣa đƣợc sử dụng nhƣ:
+ Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc - Mẫu số S12- H.
+ Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng - Mẫu số S32-H + Sổ theo dõi dự toán ngân sách - Mẫu số S41- H
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí - Mẫu số S42- H + Sổ tổng hợp nguồn kinh phí – Mẫu số S43 – H + Sổ chi tiết hoạt động - Mẫu sổ S61-H
Sở chưa mở sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH,
BHYT, KPCĐ, BHTN.”
Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
“- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán IMASTC, các thông tin đƣợc nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng (hoặc cuối kỳ lập báo cáo tài chính), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối niên độ kế toán, sổ kế toán đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và
thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.”