3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
“- Đối với chứng từ liên quan đến thu chi ngân sách nhà nước
Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm soát, đôn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế toán và các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp. Để giảm thiểu những sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu với các chứng từ kho bạc, tác giả kiến nghị nhập liệu chứng từ kho bạc vào phần mềm kế toán tự động, kết hợp kiểm tra, rà soát cẩn thận về số liệu trước khi chứng từ được thực hiện giao dịch ngoài Kho bạc.”
“Nâng cao trách nhiệm của kế toán tổng hợp trong việc rà soát, kiểm tra
chứng từ kế toán. Hàng tháng, sau khi tập hợp và trình ký chứng từ, kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ, yêu cầu các bên liên quan bổ sung chữ ký ngay tại thời điểm kiểm tra.
- Đối với chứng từ liên quan đến thu chi từ hoạt động của đơn vị
Thứ nhất là, đối với khâu lập chứng từ: Khi thực hiện lập chứng từ bắt buộc phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai là, đối với khâu kiểm tra chứng từ: Các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ.”
“Thứ ba là, trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ: Việc bảo quản chứng từ kế toán tại các đơn vị còn chƣa đƣợc chú trọng, chƣa có sự phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và sử dụng lại chứng từ khi cần thiết.
Nâng cao trách nhiệm của kế toán tổng hợp trong việc rà soát, kiếm tra chứng từ kế toán. Hàng tháng, sau khi tập hợp và trình ký chứng từ, kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ, yêu cầu các bên liên quan bổ sung chữ ký ngay tại thời điểm kiểm tra.
Phòng Kế hoạch – Tài chính tổ chức tập huấn cho cán bộ công chức, viên chức Sở về trình tự, quy trình và những giấy tờ cần thiết khi thực hiện thanh toán, có sự thông báo và hướng dẫn khi có thay đổi về quy trình, thủ tục giấy tờ thanh toán. Cần quán triệt các phòng không nợ chứng từ thanh toán. Phòng Tài chính- Kế toán có quyền từ chối thanh toán khi bộ chứng từ thanh toán chƣa đầy đủ giấy tờ và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.”
“- Quy trình luân chuyển chứng từ:
Trong quy trình lập, chấp hành dự toán và quyết toán kinh phí, đơn vị hàng năm phải căn cứ trên cơ sở nhu cầu và số liệu của các năm trước, xem xét các số liệu chi quyết toán như điện, nước, xăng xe, sửa chữa trang thiết bị…để dự kiến kinh phí cho năm sau sát với nhu cầu chi tiêu thực tế tại đơn vị.
Cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tối ƣu trong nội bộ đơn vị; để khắc phục hạn chế luân chuyển chứng từ chậm, nên chấp nhận chứng từ kế toán là bản fax trong những trường hợp cần thiết, sau đó bổ sung bản chính và tiến hành kiểm tra lại nội dung thông tin, đối chiếu và hoàn thiện chứng từ hoặc điều chỉnh tăng, giảm nếu có sự chênh lệch. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tránh đƣợc các khâu trung gian và kịp thời cập nhật thông tin vào sổ kế toán.
Cần yêu cầu bộ phận kế toán nghiêm chỉnh thực hiện việc khoá sổ kỳ kế toán. Tránh trường hợp để đến qua kỳ kế toán rồi mà các kế toán phần hành phát hiện chênh lệch sổ sách của mình, tự động quay lại sửa trong phần mềm ở kỳ trước làm ảnh hưởng tới sổ sách của các bộ phận khác. Cần phải sửa sai, điều chỉnh bằng bút toán vào thời điểm hiện tại.”
Đối với khâu lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ:
Để đảm bảo việc lưu trữ chứng từ được thuận tiện cho bộ phận kế toán, Sở nên bố trí một kho lưu trữ rộng hơn, có điều kiện bảo quản chứng từ tốt hơn, để bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. Do tình hình thời tiết khắc nghiệt cho nên cần phải trang bị các máy móc, thiết bị bảo quản như hút ẩm, đồng thời phải kiểm tra thường xuyên kho lưu trữ để tránh mối mọt, rách nát,… đảm bảo thời hạn bảo quản lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán theo đúng Luật Kế toán.
Việc bảo quản chứng từ kế toán tại đơn vị còn chƣa đƣợc chú trọng, cần bố trí kho lưu trữ để bảo quản chứng từ, sổ sách và tài kiệu kế toán nhằm đảm bảo an toàn. Các chứng từ phải đƣợc phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian, được lưu trữ trong các tủ có khóa, phải mở sổ theo dõi chứng từ hằng năm và cử cán bộ theo dõi; đồng thời tránh trường hợp lưu trữ
chứng từ ngay tại vị trí làm việc. Bên cạnh đó cần tuân thủ quy định về thời gian đưa vào lưu trữ tài liệu kế toán, chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính đảm bảo việc lưu trữ chứng từ đúng nơi quy định, tránh thất lạc, hư hỏng, mất mát.”