CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH QUẢNG NAM
2.2.7. Công tác kế toán một số nội dung cơ bản
* Kế toán nguồn kinh phí
“Các khoản thu ở Sở bao gồm thu ngân sách nhà nước cấp gồm thu thường xuyên và không thường xuyên, thu viện trợ.
Đặc điểm phản ánh thể hiện trong sổ cái và sổ chi tiết các khoản thu:
Khi ngân sách nhà nước cấp kinh phí kế toán Sở sử dụng TK 511-Thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp để ghi có (trong đó chi tiết hoạt động thường xuyên và hoạt động không thường xuyên), và đồng thời ghi Nợ TK 008- Dự toán chi hoạt động, để theo dõi từng nguồn ngân sách nhà nước cấp. Sử dụng TK 514 – Thu phí đƣợc khấu trừ để lại ghi Có, để hạch toán thu học phí về đào tạo chương trình năng suất chất lượng, thu sự nghiệp các hoạt động liên kết đào tạo về chế phẩm sinh học, thu hợp tác với doanh nghiệp về thực tập sản xuất.
Ngoài ra còn ghi đơn TK 014 ghi Nợ để theo dõi nguồn này.
Bảng 2.3. Sổ cái Tài khoản 511-Thu hoạt động do NSNN cấp
(Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Quảng Nam)
Kế toán ngân sách thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản phụ phát sinh, thực hiện các thủ tục, hồ sơ thanh toán.”
“Kế toán của Sở đã tiến hành theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí, trích lập và phân phối các quỹ theo đúng quy định, cập nhật kịp thời các số dƣ hiện tại và tình hình biến động các nguồn kinh phí.
Tuy nhiên, công tác kế toán của Sở hiện vẫn chƣa xác định, phân chia và theo dõi các nguồn kinh phí sử dụng theo từng nội dung hoạt động khiến các nhà quản lý chỉ nắm đƣợc thông tin về giá trị hiện có, phân loại nguồn kinh phí mà chƣa có thông tin phân chia các nguồn này theo từng hoạt động.
Cuối kỳ kết chuyển tài khoản doanh thu qua tài khoản xác định kết quả (TK 911), Ghi Nợ TK 511, TK 514 đồng thời ghi có TK 911.
Hiện nay với xu hướng tăng cường tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp, nguồn thu từ kinh phí ngân sách nhà nước cấp ngày cảng giảm dần, vì vậy việc tổ chức tốt kế toán nguồn kinh phí sẽ tác động tích cực trong việc kiểm soát, tăng cường nguồn thu để bảo đảm cho các hoạt động chi của Sở. Nguồn kinh phí của Sở có các nguồn nhƣ sau: Tại đơn vị, khi tiếp nhận nguồn kinh phí thì kế toán sẽ hạch toán tương ứng đối với từng nguồn như sau:
Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên:
Theo quyết định số 658/QĐ-STC ngày 04 tháng 12 năm 2013 của Sở Tài chính về việc giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính giai đoạn 2013 – 2015 đối với Sở Khoa học và Công nghệ Quảng Nam theo loại hình là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên.
Nguồn kinh phí không thường xuyên:
Nguồn kinh phí không thường xuyên, mã nguồn 02, dùng để chi theo mục đích của chương trình, dự án đề ra. Nguồn kinh phí không thường xuyên bao gồm kinh phí hoạt động không thường xuyên và nguồn kinh phí dự án.
- Nguồn kinh phí thường xuyên, kinh phí không thường xuyên: Nợ TK
008; đồng thời Nợ TK 111, 112 / Có TK 461
- Nguồn kinh phí dự án: Nợ TK 008; đồng thời Nợ TK 111, 112 / Có TK 462
- Trích lập các quỹ: Nợ TK 421/ Có TK 431
Kế toán tại đơn vị đã theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí, trích lập và phân phối các quỹ theo đúng quy định, cập nhật kịp thời số dƣ hiện tại và tình hình biến động các nguồn kinh phí, tuy nhiên đơn vị chƣa xác định,phân chia và theo dõi các nguồn kinh phí sử dụng theo từng nội dung hoạt động. Điều đó dẫn đến việc nhà quản lý chỉ nắm đƣợc thông tin về giá trị hiện có, phân loại nguồn kinh phí chứ chƣa có thông tin phân chia các nguồn này theo từng hoạt động.
* Kế toán chi kinh phí
Chi hoạt động: Là các khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của đơn vị sự nghiệp.
Nội dung các khoản chi tại Sở: Tại Sở chủ yếu chi các hoạt động nhƣ: Chi lương cán bộ công nhân viên, chi đóng bảo hiểm xã hội, mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi đầu tƣ xây dựng cơ bản, chi phục vụ công tác chuyên môn, chi cá nhân,...
Khi phát sinh các hoạt động liên quan đến chi thường xuyên và chi không thường xuyên kế toán sử dụng TK 611 ghi Nợ đồng thời ghi Có TK 008-dự toán chi để ghi vào sổ kế toán theo dõi chi tiết từng nguồn.
Kế toán tại Sở sử dụng TK 614 – Chi hoạt động thu phí, ghi Nợ để hoạch toán các khoản chi cho hoạt động chi sự nghiệp nhƣ: chi hoạt động liên kết đào tạo, chi phí cho hoạt động liên kết với doanh nghiệp về thực tập sản xuất, nghiên cứu khoa học công nghệ. Ngoài ra còn ghi đơn TK 014 ghi Có để theo dõi nguồn này.
Tại đơn vị, khi phát sinh các khoản chi từ nguồn kinh phí thì đầu tiên kế toán sẽ xác định nguồn kinh phí sử dụng cho khoản chi này là gì, sau đó sẽ hạch toán tương ứng đối với từng nguồn như sau:
- Nguồn kinh phí thường xuyên, kinh phí không thường xuyên: Có TK 008; đồng thời Nợ TK 661 / Có TK liên quan nhƣ 111,152,153, 466....
- Kế toán chi dự án:
Đối với hoạt động chi dự án thì Sở đƣợc cấp kinh phí để thực hiện dự án Tăng cường kỹ năng nghề, gồm 3 phần (Thiết bị phụ vụ nghiên cứu công nghệ, khoa học, Xây dựng cơ bản, Chi phí quản lý dự án).
Nguồn kinh phí dự án: Có TK 008; đồng thời Nợ TK 461 / Có TK liên quan
- Nguồn quỹ tại đơn vị: Nợ TK431/ Có TK liên quan
Kế toán tại đơn vị đã mở sổ theo dõi phản ánh đầy đủ và chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí cụ thể, theo niên độ và mục lục ngân sách nhà nước. Hàng quý, thực hiện đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí theo mẫu số 01-SDKP/ ĐVDT và mẫu số 02-SDKP/ ĐVDT. Cập nhật số dư thường xuyên về tình hình chi kinh phí, nội dung chi. Tuy nhiên chƣa phân chia đƣợc kinh phí cho từng hoạt động cụ thể, vẫn còn sử dụng sai nguồn, sai mục đích hoạt động. Dẫn đến việc nhà quản lý không nắm đƣợc thông tin về các khoản mục chi tương ứng với từng hoạt động để đánh giá hiệu quả.”
Thực tế cho thấy, kế toán đã mở sổ theo dõi phản ánh khá đầy đủ, chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí cụ thể, theo niên độ và mục lục ngân sách nhà nước. Việc đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí được thực hiện thường xuyên và định kỳ hàng quý. Số dư về tình hình kinh phí, nội dung chi thường xuyên đƣợc cập nhật.
Kế toán thu sự nghiệp
Bảng 2.4: Sổ cái Tài khoản 611-Chi hoạt động
(Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Quảng Nam)
* Kế toán tài sản
Bảng 2.5. Sổ cái TK 211- Tài sản cố định hữu hình
(Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Quảng Nam)
Khi có biến động về tài sản tại đơn vị nhƣ đầu tƣ, tiếp nhận TSCĐ kế toán hạch toán tăng nguyên giá trên tài khoản 211, 213, đồng thời kết chuyển nguồn tương ứng. Thông qua đó, kế toán đơn vị đã phản ánh được chính xác giá trị, nguồn hình thành và sự biến động của tài sản tại đơn vị, giúp cho nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình hình tài sản để có những phương hướng hoạt động.
Bên cạnh đó kế toán còn theo dõi chi tiết từng tài sản bao gồm nguyên giá, chủng loại, số lƣợng và bộ phận sử dụng tài sản đó. Đồng thời theo dõi chi tiết nguồn hình thành tài sản, số năm đã sử dụng và số năm tính khấu hao. Bên cạnh đó còn ban hành quy chế quản lý tài sản đối với đơn vị, bảng kê sử dụng xe ô tô khi đi công trình nhằm mục địch kiểm soát chi phí phát sinh.
* Kế toán vật tư, hàng hóa
“Tại đơn vị khi phát sinh nghiệp vụ liên quan tới CCDC, vật tƣ hàng hóa thì kế toán đã có bước xác định được nghiệp vụ này liên quan tới hoạt động nào để từ đó phân bổ, tính toán cụ thể hiệu quả từng hoạt động. Sau khi xác định đƣợc vật tƣ, hàng hóa và CCDC sử dụng cho hoạt động nào thì kế toán sẽ hạch toán trên các tài khoản tương ứng như TK 152, 153, 631, 461....
Kế toán tại đơn vị đã ban hành các quy định về định mức sử dụng, hao hụt, định mức dự trữ vật tƣ, hàng hóa. Đáp ứng đƣợc những yêu cầu thông tin quản lý nhƣ vật tƣ hàng hóa dùng cho hoạt động nào, chi tiết ra sao, đồng thời kiểm soát đƣợc chi phí phát sinh bằng việc khống chế định mức.
b. Công tác kế toán hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
Khi phát sinh các khoản phải thu liên quan đến doanh thu hoạt động kinh doanh dịch vụ, kế toán hạch toán Nợ TK 111, TK 112 / Có TK 311, sau đó kết chuyển Nợ TK 311/ Có TK 531. Đồng thời chi tiết từng khách hàng để dễ dàng theo dõi công nợ.
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, sau khi kiểm tra đối chiếu với định mức kinh tế kỹ thuật, kế toán hạch toán Nợ TK 631/ Có TK 111, TK 112
Trung tâm đã theo dõi chi tiết các khoản này theo từng hợp đồng dịch vụ
nên có những phân tích đƣợc tỷ lệ doanh thu – chi phí của mỗi hợp đồng phát sinh. Điều này thuận lợi cho công tác đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đồng thời hàng quý, phòng kế toán cung cấp số liệu về tình hình doanh thu - chi phí phát sinh, tình hình nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, công nợ phải thu phải trả, giá vốn từng công trình, hợp đồng trong quý cho Ban lãnh đạo, đáp ứng kịp thời đƣợc nhu cầu về thông tin của nhà quản lý.