CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI QUẢNG NGÃI
2.2.5. Kiểm soát, đánh giá tình hình thực hiện dự toán
Kiểm tra và đánh giá là việc có ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý. Việc này nhằm hướng cho đơn vị thực hiện nhiệm vụ hoạt động đúng so với dự toán đƣợc xây dựng bên cạnh đó cung cấp thông tin cho nhà quản trị có những đánh giá, điều chỉnh dự toán cho phù hợp với điều kiện thực tế của Bệnh viện. Để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đề ra so với thực hiện, phân tích thông tin thường dựa vào so sánh hiệu quả công việc giữa kế hoạch với thực hiện, năm nay với năm trước. Việc phân tích thông tin kế toán tại các bệnh viện tập trung chủ yếu phân tích tình hình quản lý, sử dụng NSNN, tình hình tiết kiệm chi phí, tình hình khai thác nguồn thu theo định kỳ hàng năm theo phương pháp so sánh là chính. Từ đó, rút ra các kinh nghiệm cho việc
62
xây dựng dự toán, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tương lai.
Nội dung kiểm tra, kiểm soát dự toán thu – chi thường xuyên như sau:
+ Kiểm tra việc thực hiện dự toán thu
- Kiểm tra việc thực hiện dự toán nguồn thu từ ngân sách nhà nước:
Bệnh viện kiểm tra nguồn kinh phí ngân sách cấp thông qua dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đối với phần kinh phí ngân sách nhà nước chi hoạt động thường xuyên, cơ quan tài chính cấp bằng hạn mức kinh phí vào từng loại khoản mục. Kho bạc Nhà nước thực hiện cấp phát cho BV theo mục lục ngân sách nhà nước khi đã xác định được nội dung chi.
- Kiểm tra việc thực hiện dự toán nguồn thu viện phí, BHYT: Bệnh viện kiểm tra, đối chiếu giữa dự toán và số thực thu để thấy đƣợc sự chênh lệch, nguyên nhân và tìm giải pháp khắc phục.
Việc kiểm tra giữa số thực tế và số dự toán thu sẽ giúp cho BV chủ động trong điều chỉnh dự toán chi một cách phù hợp nhất, Bảng 2.7 thể hiện việc kiểm tra thực hiện dự toán thu giai đoạn 2016-2018
+ Kiểm tra việc thực hiện dự toán chi
Nội dung chi chủ yếu đƣợc phân thành 4 nhóm chi, đó là: nhóm chi thanh toán cá nhân, chi hàng hóa dịch vụ, chi mua sắm sửa chữa và chi khác.
Dựa vào dự toán đã đƣợc thông qua, BV tiến hành kiểm tra việc thực hiện của 4 nhóm chi này.
63
Bảng 2.7 Bảng kiểm tra việc thực hiện dự toán thu giai đoạn 2016-2018
Đvt: Triệu đồng
Nội dung
So sánh kế hoạch và thực hiện
Năm 2016 So sánh Năm 2017 So sánh Năm 2018 So sánh
Kế hoạch Thực hiện
tuyệt đối
tương đối
Kế hoạch
Thực hiện
tuyệt đối
tương
đối Kế hoạch Thực hiện tuyệt đối tương đối Tổng thu 12,203 11,990 (213) -1.7% 16,375 19,347 2,972 18.1% 16,630 24,115 7,485 45.0%
1. Số thu ngân sách nhà nước cấp
10,103 8,123 (1,980) -19.6% 9,924 10,331 407 4.1% 11,346 10,413 (933) -8.2%
2. Thu viện
phí 500 834 334 66.8% 900 1,240 340 37.8% 900 1,389 489 54.3%
3. Thu
BHYT 1,600 3,033 1,433 89.6% 5,551 7,776 2,225 40.1% 4,384 12,313 7,929 180.9%
(Nguồn: Báo cáo kế hoạch hoạt động của Bệnh viện Lao và Bệnh Phổi năm 2016-2018)
64
Việc kiểm tra dự toán để thấy đƣợc sự khác biệt, tìm ra đƣợc nguyên nhân và đồng thời đó cũng là cơ sở để xây dựng dự toán chi cho năm tài chính tiếp theo hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp đơn vị chủ động trong chi tiêu.
Hiện nay việc kiểm tra dự toán chi diễn ra ở bệnh viện vẫn còn nhiều bất cập, việc lập dự toán chi thường chỉ dựa vào số liệu những năm trước, mà không dự toán được các khoản chi phát sinh nên thường hay xảy ra tình trạng chi tăng nhanh không kiểm soát đƣợc (ví dụ nhƣ phát sinh xây dựng sửa chữa ngoài dự toán, giá điện nước tăng….).
Thực tế việc thực hiện dự toán thu - chi còn mang nhiều tính chất đối phó, hình thức chưa thật sự căn cứ vào thực tế điều này làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện dự toán.
Đối với công tác lập dự toán, Bệnh Viện Lao và Bệnh Phổi Quảng Ngãi đã chủ động xây dựng dự toán thu chi tài chính một cách tương đối, có căn cứ dựa trên hướng dẫn của nhà nước. Do vậy đã giúp BV chủ động trong việc thu chi nguồn tài chính để đáp ứng nhiệm vụ đƣợc giao cụ thể là khám chữa bệnh và đào tạo cán bộ của đơn vị.
Tuy nhiên, một số nội dung trong dự toán chi nhƣ: dự toán các khoản chi về hàng hóa, dịch vụ; dự toán các khoản chi khác đƣợc lập chƣa có căn cứ chắc chắn mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và số liệu thực tế phát sinh năm trước. Các khoản chi này được lập chưa sát với thực tế, chưa lường hết được nhu cầu chi tiêu thực tế của đơn vị. Hơn nữa, các khoản chi về hàng hóa, dịch vụ trong quá trình xây dựng dự toán chƣa tính đến hệ số trƣợt giá của một số mặt hàng do Nhà nước tăng giá bán như: xăng, dầu, điện, nước,...
Các đơn vị phòng ban chức năng chƣa có sự phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng trong việc cung cấp thông tin cho phòng tài chính- kế toán để lập dự toán nên giữa dự toán và thực hiện dự toán vẫn có một số mục có sự chênh lệch lớn.
65
Chẳng hạn như việc lập dự toán thu thường dựa vào nền tảng số liệu của những năm trước mà không hề tính đến các vấn đề có thể phát sinh, ví dụ khoản thu từ nguồn viện phí, BHYT phòng tài chỉ căn cứ sử dụng số liệu năm trước để lập dự toán cho năm sau, tuy giá thành các dịch vụ khám chữa bệnh đã đƣợc niêm yết giá trong Thông tƣ liên tịch Số:37/2015/TTLT-BYT-BTC ngày 29/10/2015 của Bộ Y tế - Bộ Tài chính nếu căn cứ số lƣợt khám bệnh, số lƣợt sử dụng dịch vụ thì có thể cung cấp thông tin, và đƣa ra bảng lập dự toán thu sát với thực tế nhất. Bảng 2.8 thể hiện kiểm tra việc thực hiện dự toán chi giai đoạn 2016-2018.
2.2.1. Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Bệnh viện
Căn cứ theo cách phân loại chi phí theo mục lục NSNN thì bệnh viện chỉ dừng lại ở việc tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình hoạt động chung của bệnh viện bao gồm tập hợp chi phí thanh toán cá nhân, chi phí hoạt động chuyên môn, chi phí mua sắm sửa chữa, chi phí khác. Dưới đây là phần hạch toán các chi phí phát sinh trong hoạt động của bệnh viện, Sơ đồ 2.5 thể hiện kế toán tập hợp chi phí hoạt động tại Bệnh viện và Sơ đồ 2.6 thể hiện kế toán tập hợp chi phí khác tại Bệnh viện.
Nhìn chung việc hạch toán phản ánh tập hợp chi phí mang tính chất chung, tổng thể chi phí hoạt động của toàn bệnh viện, khó phân biệt rõ ràng và nhận diện bản chất của sự vận động chi phí theo từng loại chi khác nhau.
66
Bảng 2.8 Bảng kiểm tra việc thực hiện dự toán chi giai đoạn 2016 - 2018
ĐVT: Triệu đồng Dự toán các
khoản chi
So sánh kế hoạch và thực hiện
Năm 2016 So sánh Năm 2017 So sánh Năm 2018 So sánh
Kế
hoạch Thực hiện tuyệt đối
tương đối
Kế hoạch
Thực hiện
tuyệt đối
tương đối
Kế hoạch
Thực hiện
tuyệt đối
tương đối Thanh toán
cá nhân 7,500 7,646 146 1.9% 8,000 7,884 (116) -1.5% 8,000 7,985 (15) -0.2%
Hàng hóa
dịch vụ 4,000 4,006 6 0.2% 6,000 6,442 442 7.4% 6,500 7,726 1,226 18.9%
Mua sắm sửa
chữa 700 638 (62) -8.9% 1,000 1,134 134 13.4% 700 1,422 722 103.1%
Khác 550 711 161 29.3% 2,050 2,519 469 22.9% 1,000 1,864 864 86.4%
Cộng 12,750 13,001 251 2% 17,050 17,979 929 5% 16,200 18,997 2,797 17%
(Nguồn: Báo cáo kế hoạch hoạt động của Bệnh viện Lao và Bệnh Phổi năm 2016-2018)
67
- Kế toán tập hợp chi phí hoạt động tại Bệnh viện
Sơ đồ 2.5: Kế toán tập hợp chi phí hoạt động tại bệnh viện
511
141, 331
214 152, 153
3371
366 332
1388 334 611
112
111
111
911
008 3a) Rút dự toán thanh
toán lương và nộp các khoản nộp theo lương
10b) Căn chứ chi xác định số thu
11) Xuất toán phải thu 1) Lương phải trả hồi
13) Kết chuyển chi cuối năm
12) Thu giảm chi
Nhận dự toán 3b, 7b, 9b Rút dự toán
10a) Chi phải trả, chi bằng tiền tạm ứng 9a) Rút dự toán chi hoạt động
6a) Tính hao mòn TSCĐ
8a) Xuất quỹ tiền mặt chi hoạt động 7a) Rút dự toán
nhập quỹ tiền mặt 8b) Căn cứ chi
xác định số thu
5b) Căn cứ VL-DC xuất sử dụng xác định số thu
5a) Xuất kho VL- DC sử dụng
6b) Căn cứ hao mòn TSCĐ sử dụng xác định số thu
4) Có xác nhận NH
2) Trích và trừ lương
68
- Kế toán tập hợp chi phí khác
Sơ đồ 2.6: Kế toán tập hợp chi phí khác
2.2.2. Thực trạng cung cấp thông tin cho việc ra quyết định + Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
Căn cứ vào việc lập dự toán thu - chi hàng năm, bệnh viện tiến hành trích các nguồn thu và dự toán kết quả hoạt động tài chính để giúp Ban Giám đốc đƣa ra các quyết định ngắn hạn sau:
Quyết định mức dự toán mua sắm, xây dựng sửa chữa nhỏ
111, 112. 331
1388
133
9118 811
4) Số thiếu quỹ phát hiện khi kiểm kê không xác định đƣợc nguyên nhân
3) Đối với NLVL, ấn chỉ nếu đƣợc phép thanh lý, nhƣợng bán, phản ánh số chi về thanh lý nhƣợng bán
2) Các khoản tiền đơn vị bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế
1) Chi về thanh lý nhƣợng bán TSCĐ hữu hình (đối với đơn vị để lại chênh lệch thu lớn hơn chi
5) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí khác
69
Quyết định mức dự toán về đơn giá thu nhập tăng thêm Quyết định dự toán tiền công lao động ngoài giờ
Quyết định xây dựng mua sắm sửa chữa nhỏ: Do sự xuống cấp tất yếu của TSCĐ dùng cho hoạt động chuyên môn cũng như quản lý nên thường phát sinh nhu cầu kinh phí để mua sắm, trang bị thêm hoặc phục hồi giá trị sử dụng cho những tài sản đã xuống cấp. BV dựa vào cơ sở đã phát sinh các chi phí sửa chữa trong quá khứ để lập dự toán đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo BV
Quyết định mức dự toán về tiền phúc lợi trung bình của CBVC trong năm
Quyết định trích các khoản thu nhập tăng thêm vào cuối mỗi quý, và cuối năm cho nhân viên: Số tiền đƣợc tính dựa vào số liệu ở Dự toán trích lập các Quỹ và phân phối kết quả tài chính.
Quyết định mua thuốc bằng cách đấu thầu thuốc (bao gồm thuốc, hóa chất, vật tƣ) phục vụ cho việc khám chữa bệnh: Hàng tháng kế toán và khoa dƣợc sẽ cung cấp thông tin về số thuốc, hóa chất, vật tƣ tiêu hao thực dùng đồng thời cung cấp lƣợng BN khám chữa bệnh trong tháng để nhà quản trị có thể đƣa ra quyết định trong việc mua và đấu thầu thuốc cho tháng sau. Tuy nhiên thực tế vẫn thấy rằng bệnh viện vẫn còn nhiều thuốc quá hạn cho thấy việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định mua thuốc còn bị hạn chế.
Quyết định lập dự toán các khoản dịch vụ công cộng (điện, nước, phí môi trường), vật tư văn phòng: Ban giám đốc sẽ nhận được thông tin về số lượng thực dùng trong năm trước và kế toán đưa ra mức kinh phí sử dụng dự tính cho năm nay để BGĐ đƣa ra quyết định trong việc lập dự toán chi cho năm nay
+ Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định dài hạn
Trong điều kiện tự chủ 33%, căn cứ vào quỹ phát triển hoạt động sự