CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI BỆNH VIỆN
3.2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI BỆNH VIỆN
3.2.2. Hoàn thiện định mức chi phí và dự toán tại Bệnh viện
a) Vận dụng định mức chi phí.
Theo nhu cầu quản trị của ban giám đốc Bệnh viện, bên cạnh mối quan tâm là nguồn thu, thì mối quan tâm quan trọng của Bệnh viện là việc liên quan đến chi phí, vì vậy trước khi chi tiêu Bệnh viện sẽ xây dựng định mức tiêu hao một cách khoa học và hợp lý, trong khi chi tiêu sẽ thực hiện chi tiêu theo định mức và sau khi chi tiêu cần phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau. Vì
Phân loại chi phí tại Bệnh viện theo nhu cầu quản trị của Giám đốc
Chi phí trong cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh
Chi phí ngoài hoạt động khám chữa bệnh
Chi phí công khám chữa bệnh
Chi phí tiền giường Chi phí xét nghiệm Chi phí chuẩn đoán hình ảnh
Chi phí thăm dò chức năng
Chi phí thuốc Chi vật tƣ y tế
Chi văn phòng phẩm Chi cho con người
Chi các dịch vụ (tiền điện, nước,…)
83
vậy tại Bệnh Viện để đảm bảo chi tiêu thống nhất trong toàn Bệnh viện, chi tiêu đúng nội dung, tiết kiệm chi tiêu hợp lý và có hiệu quả thì Bệnh Viện cần phải xây dựng bổ sung định mức chi cho các khoản chi còn thiếu, chƣa có định mức.
Xác định hợp lý các định mức chi tiêu, các định mức hao phí vật tƣ là cơ sở để tiến hành cấp phát vật tƣ và tiền vốn.
Trong thời gian qua, đã ban hành quy chế chi tiêu nội bộ và bổ sung phụ lục quy chế chi tiêu của bệnh viện, nhìn chung các định mức chi tiêu và tỉ lệ phân bổ cho các nguồn chi tương đối phù hợp với tình hình hoạt động của bệnh viện. Tuy nhiên, cũng có một số nội dung hiện nay vẫn chƣa có mức chi cho phù hợp, có những định mức chi cần quy định cụ thể hơn, cũng có những định mức chi cần đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Khi xây dựng hệ thống định mức, tiêu chuẩn cho các khoản chi phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Định mức chi tiêu có thể sử dụng trong một thời gian dài và ổn định, để làm cơ sở cho việc lập dự toán và kiểm tra, giám sát nguồn tài chính của Bệnh viện.
- Định mức phải phù hợp với thực tế phát sinh và đảm bảo yêu cầu tối thiểu, cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
- Định mức phải đảm bảo sự cân đối, công bằng cho các đối tƣợng áp dụng.
b) Xây dựng mô hình lập dự toán tại đơn vị.
Qua phân tích trong Chương 2 thì quá trình lập dự toán tổng thể, vẫn còn một số hạn chế thể hiện nhƣ sau:
Đối với công tác lập dự toán thu: trong dự toán thu nguồn viện phí, BHYT thu từ bệnh nhân khám chữa bệnh nội trú và ngoại trú phòng Kế hoạch tổng hợp chưa cung cấp thông tin về số lượt đến khám một cách thường
84
xuyên, kịp thời để phòng tài chính so sánh đối chiếu giữa thực tế và số liệu trên dự toán trong tháng và quý từ đó giúp lập dự toán nguồn thu Bệnh viện chính xác, kịp thời. Vì vậy phòng Kế hoạch tổng hợp cần phối hợp thực hiện một cách nghiêm chỉnh để cung cấp thông tin kịp thời cho phòng Tài Chính Kế Toán nhằm lập dự toán sát thực với thực tế hơn.
Đối với công tác lập dự toán chi: qua phân tích nội dung dự toán chi ở Chương 2 nhận thấy rằng đối với một số nội dung chi của BV chưa có cơ sở chắc chắn để lập dự toán như: tiền điện, nước, xăng dầu…. Trên thực tế BV chỉ căn cứ vào mức chi của năm trước mà dự toán cho năm nay mà không tính đến yếu tố Nhà nước có thể tăng giá, nhu cầu sử dụng trang thiết bị nhiều do quy mô bệnh nhân tăng hàng năm, tần suất sử dụng giường bệnh, trang thiết bị khám chữa bệnh...cũng chƣa đƣợc phòng Kế Hoạch Tổng Hợp cung cấp thông tin cho phòng Kế Toán trong quá trình lập dự toán.
Tiền văn phòng phẩm mới chỉ thực hiện khoán chi đối với mỗi cá nhân, còn đối với các phòng ban vẫn chƣa thực hiện việc khoán cụ thể nên việc kiểm soát chi còn gặp khó khăn. Các khoản chi mua sắm, sửa chữa nhỏ của BV cũng chưa được phòng Kế Hoạch Tổng Hợp quán xuyến và lường hết đƣợc nên chƣa cung cấp thông tin đầy đủ cho phòng Kế Toán trong việc lập dự toán.
Số lƣợng cán bộ dự kiến sẽ tuyển dụng, số lƣợng cán bộ đến tuổi nghỉ hưu, số cán bộ được nâng lương thường xuyên cũng chưa được phòng Kế Hoạch Tổng hợp, cung cấp số liệu cho phòng Tài chính Kế toán trong việc lập dự toán các khoản chi thanh toán cá nhân.
Việc lập dự toán tổng thể của bệnh viện mới chủ yếu do phòng Tài Chính - Kế Toán thực hiện. Do đó để dự toán tổng thể sát với thực tế thì việc lập dự toán phải đi từ cấp có trách nhiệm liên quan trực tiếp đến cấp có trách nhiệm cao nhất. Dự toán của cấp nào do chính người quản lý của cấp đó đệ trình lên
85
cấp trên. Hằng năm, tại các bộ phận khoa phòng căn cứ vào khả năng, điều kiện, nhiệm vụ đƣợc giao tiến hành lập dự toán chi tiết chuyển cho cấp trung gian. Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán, các bộ phận chức năng trình lên lãnh đạo. Lãnh đạo xem xét các chỉ tiêu dự toán, cùng với sự tham mưu của các bộ phận chức năng, kết hợp với tầm nhìn tổng quát về toàn bộ hoạt động của đơn vị sẽ xem xét và phê duyệt dự toán. Trong quá trình xây dựng dự toán, yêu cầu các bộ phận cần có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau. Nhƣ vậy tất cả các cấp đều cùng tham gia vào quá trình lập dự toán, thu hút đƣợc trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp tham gia vào quá trình lập dự toán tạo ra dự toán có tính chính xác, có tính khả thi cao.
+ Xây dựng dự toán chi phân bổ theo thời gian
Để giúp cho đơn vị chủ động trong quá trình chi tiêu và có những hướng điều chỉnh kịp thời những khoản chi nào vƣợt mức so với dự toán đã đƣợc xây dựng, thì đơn vị cần lập dự toán chi phân bổ theo thời gian (tháng hoặc quý), điều này giúp đơn vị trách đƣợc tình trạng những tháng (quý) đầu năm chi tiêu nhiều và những tháng (quý) cuối năm thì hết kinh phí và ngƣợc lại. Ví dụ đối với lập dự toán chi năm 2018, đƣợc thể hiện ở Bảng 3.1.
86
Bảng 3.1 Bảng dự toán chi phí phân bổ theo tháng trong năm 2018
Đvt: triệu đồng
Dự toán các khoản
chi
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Số tiền Thanh toán
cá nhân 667 667 667 667 667 667 667 667 667 667 667 667 Hàng hóa
dịch vụ 542 542 542 542 542 542 542 542 542 542 542 542 Mua sắm
sửa chữa 58 58 58 58 58 58 58 58 58 58 58 58 Khác 83 83 83 83 83 83 83 83 83 83 83 83 Cộng 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350 1,350
87
+ Xây dựng dự toán thu chi linh hoạt
Ngoài việc xây dựng dự toán thu chi nhƣ hiện tại ở Bệnh viện, thì để giúp cho Bệnh viện xác định đƣợc các chi phí với các mức độ phạm vi khác nhau, thì Bệnh viện có thể xây dựng thêm dự toán linh hoạt theo từng phạm vi hoạt động.
Ví dụ: Tại Bệnh viện Lao và bệnh Phổi Quảng Ngãi có 3 khoa chuyên thực hiện chức năng khám chữa bệnh nội trú tại bệnh viện gồm khoa Lao phổi, khoa Ngoài lao phổi và khoa Hồi sức cấp cứu, mỗi khoa phòng sẽ có số lƣợng nhân viên rất khác nhau do số lượng mỗi giường bệnh của mỗi khoa là khác nhau. Bênh viện căn cứ vào số lƣợng nhân viên trong mỗi khoa để phân bổ chi phí với tình hình hoạt động của từng khoa sao cho phù hợp. Dự toán thu chi linh hoạt linh hoạt theo quy mô giường bệnh của từng khoa trong 1 ngày.
Bảng 3.2 Dự toán thu chi linh hoạt theo quy mô giường bệnh của mỗi khoa trong 1 ngày
Đvt: 1.000 đồng
Nội dung
Đơn giá giường
trong 1 ngày
Quy mô giường bệnh Khoa
Lao Phổi (45
giường bệnh)
Khoa Ngoài Lao Phổi (40 giường
bệnh)
Khoa Hồi Sức Cấp Cứu (15 giường
bệnh)
Tổng Thu 150 6,750 6,000 2,250
Tổng Chi 2,097 1,864 699
Tiền công cho nhân
viện(1NV/5 giường bệnh) 33 297 264 99
Chi phí điện nước, phí môi
trường/1 giường bệnh 10 450 400 150 Chi phí trích lại cho các
khoa(20%) 1,350 1,200 450
Kết quả hoạt động tài chính 4,653 4,136 1,551
88
Với bảng lập dự toán linh hoạt giúp cho Giám đốc Bệnh viện nắm bắt đƣợc các thông tin nhằm xác định đƣợc các chi phí xác với thực tế và đƣa ra những quyết định mang lại lợi ích cao nhất cho Bệnh viện.