CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HẠN CHẾ Ý ĐỊNH NGHỈ VIỆC CỦA NHÂN
3.3 Giải pháp hạn chế ý định nghỉ việc của nhân viên văn phòng Công ty cổ
3.3.2 Giải pháp đối với yếu tố Khả năng phát triển nghề nghiệp
Môi trường kinh doanh càng lúc càng phức tạp, các quy định của pháp luật cũng ngày càng đổi mới để hoàn thiện hơn,.. Chính vì thế, việc được cập nhật các thông tin, được đào tạo kỹ càng về chuyên môn cũng như các kỹ năng trong công việc sẽ giúp nhân viên làm việc có hiệu quả, năng suất hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. Công ty cần phải nhận thức được vai trò quan trọng của việc đào tạo, phải xem nó như là một chiến lược đầu tư quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh, tránh tình trạng xem nó như một khoản chi phí cắt giảm càng nhiều càng tốt, hạn chế tình trạng như trong những năm qua, ví dụ năm 2013, kế hoạch đào tạo chỉ đạt 73% so với kế hoạch đề ra cả năm. Trong khi đó nhu cầu được đào tạo của nhân viên hiện nay là rất lớn. Hàng năm, mỗi nhân viên cần phải được đào tạo ít nhất 1 lần về chuyên môn của mình.Việc đào tạo này phải được thực hiện nghiêm túc và trên cơ sở gắn đào tạo với định hướng phát triển của Công ty. Hiệu quả đào tạo phải được đánh giá cẩn thận, kết quả đào tạo phải ứng dụng được vào thực tiễn công việc. Muốn vậy, bên cạnh kế hoạch đào tạo hàng năm mà Công ty đưa ra, Công ty cần xác định được nhu cầu đào tạo của nhân viên và xem xét triển khai thực hiện. Có nhiều hình thức đào tạo mà Công ty có thể áp dụng, tùy thuộc vào tình hình thực tế của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như nguồn tài chính của Công ty như: đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, thuê chuyên gia về đào tạo,…Dựa vào đặc thù công việc, Công ty sẽ tổ chức các lớp đào tạo cho các đối tượng nhân viên khác nhau. Nhân viên kinh doanh có thể được đào tạo về kỹ năng bán hàng, tham gia cỏc chương trỡnh tỡm hiểu về cỏc sản phẩm của Cụng ty để cú thể hiểu rừ
hơn về sản phẩm nhằm giới thiệu đến khách hàng,… Các nhân viên thuộc khối hỗ trợ có thể được tham gia vào các lớp đào tạo về chuyên môn, về kỹ năng quản lý thời gian làm việc, tham dự các buổi hội thảo cập nhật các quy định của pháp luật,…. Sau khi đào tạo Công ty cần yêu cầu nhân viên được đào tạo làm bản thu hoạch bao gồm những kiến thức mà nhân viên đã học được, những bài học mà nhân viên rút ra được để ứng dụng vào thực tế và những đề xuất của nhân viên đối với Công ty. Công ty sẽ xem xét tính khả thi của những đề xuất này để thực hiện. Bên cạnh đó, Công ty cần thực hiện việc kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên theo định kì hàng năm. Theo đó, tác giả đề xuất hình thức thi Elearning và phỏng vấn. Việc kiểm tra này có thể giúp Công ty phát hiện những nhân viên với nghiệp vụ còn yếu kém để có biện pháp khắc phục và cũng là một trong những cơ sở để thực hiện việc đề nghị nâng lương đối với những nhân viên có thành tích tốt.
Là một Công ty chuyên về sản xuất và kinh doanh dược phẩm với quy mô lớn trên cả nước, điều đó cũng đồng nghĩa với việc Công ty cần một số lớn các lao động có kiến thức và chuyên ngành về dược. Do đó, việc hỗ trợ nâng cao kiến thức chuyên môn cho các dược sĩ trung học, đại học là điều cần phải thực hiện. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các chuyên ngành khác Công ty không chú trọng.
Các bộ phận hỗ trợ mặc dù không tham gia trực tiếp vào việc sản xuất hay hoạt động kinh doanh, nhưng nó là nền tảng để các bộ phận sản xuất hay kinh doanh hoạt động tốt, có hiệu quả. Chính vì thế, chính sách đào tạo của Công ty cần có sự thay đổi. Công ty cần xem xét đến nguyện vọng được nâng cao trình độ, chuyên môn của mỗi nhân viên để có thể hỗ trợ chi phí, hoặc ít nhất là tạo điều kiện cho họ như: hỗ trợ sắp xếp công việc, sắp xếp thời gian linh động,… để nhân viên có thể yên tâm học tập. Ngoài ra, Công ty có thể tạo ra một kênh thông tin hai chiều để người lao động có thể đề xuất những kiến nghị về các khóa đào tạo cần thiết đối với họ và cập nhật kế hoạch đào tạo hàng năm của Công ty.
Cụng ty cần cú chớnh sỏch thăng tiến rừ ràng. Nhõn viờn cần phải được biết mình cần những đáp ứng những điều kiện gì để có thể được đề bạt lên chức vụ cao hơn, cũng như tránh tình trạng vị nể, bất công trong công ty, đề cử những người làm
việc lâu năm tại Công ty nhưng hiệu quả công việc của người đó lại không bằng với các nhân viên trẻ hay đề bạt những người có mối quan hệ thân thích với lãnh đạo . Công ty cần thể hiện cho nhân viên thấy rằng những người có năng lực và nỗ lực hết mình trong công việc sẽ luôn được đánh giá cao và tạo điều kiện để thăng tiến.
Ngoài ra, Công ty cần tạo ra các chương trình thi đua trong nhân viên nhằm kích thích tinh thần làm việc của nhân viên, đặc biệt là các nhân viên trẻ. Các chương trình này có thể được lồng ghép vào các hoạt động ngoại khóa hay các ngày Lễ, ngày kỉ niệm của Công ty. Việc thực hiện thi đua có thể theo từng khối riêng biệt như: Khối kinh doanh có thể thi đua về thành tích bán hàng, thi đua về thời gian đạt chỉ tiêu,… Khối hỗ trợ có thể thi đua về chất lượng công việc hoàn thành, những sáng kiến giúp giảm thiểu chi phí,… Các cuộc thi đua này sẽ là động lực giúp nhân viên làm việc hăng hái hơn. Phần thưởng cho các nỗ lực của nhân viên có thể là một sự đề bạt hoặc một sự ủy quyền thêm nhiệm vụ mới. Công ty có thể đưa ra các chương trình như: Mỗi quý sẽ có chương trình thi đua “Nhân viên bán hàng xuất sắc nhất”, và khi nhân viên đạt danh hiệu Nhân viên bán hàng xuất sắc nhất trong 2 kỳ liên tiếp thì nhân viên đó sẽ được đưa vào nhóm “hạt giống” của Công ty. Có nghĩa là Công ty sẽ bắt đầu xem xét đào tạo các kỹ năng quản lý, kỹ năng giải quyết vấn đề,… cho nhân viên này. Nếu họ tiếp tục có biểu hiện tốt, Công ty sẽ đề bạt họ lên vị trí cao hơn. Công ty cần khuyến khích nhân viên tự ứng cử vào những nhóm nhân viên tiềm năng của Công ty. Những chương trình như vậy sẽ giúp nhân viên hăng hái hơn trong công việc, cũng như đảm báo tính công bằng cho nhân viên.
Ngoài ra nó còn giúp cho Công ty có thể nhận ra các nhân viên xuất sắc để từ đó có chính sách giữ chân họ lại nhằm phục vụ cho Công ty.
3.3.3 Giải pháp đối với sự quan tâm hỗ trợ từ cấp trên
Trong công việc, sự hỗ trợ của cấp trên đối với nhân viên là thực sự rất cần thiết. Nó không những giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn mà nó còn làm gia tăng lòng trung thành của nhân viên. Chính vì thế, tạo điều kiện làm việc tốt nhất cũng như điều kiện để nhân viên có thể trình bày những khó khăn của mình là cách để Công ty đạt hiệu quả hoạt động tốt hơn. Đối với các quyết định, đề xuất
mang tính cấp bách hay liên quan đặc biệt đến các khách hàng lớn của Công ty, nhân viên có thể trình bày trực tiếp với cấp trên – người ra quyết định hoặc có thể không cần thông qua các bộ phận khác mà xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp. Việc này giúp Công ty giải quyết nhanh chóng vấn đề, nắm bắt kịp thời các cơ hội và công việc hiệu quả hơn. Ví dụ như quy trình kí kết hợp đồng với khách hàng hiện nay cần thông qua ý kiến của các bộ phận liên quan, ý kiến của kiểm soát nội bộ và sự đồng ý của Tổng giám đốc. Tuy nhiên, do cơ cấu của Công ty, bộ phận kiểm soát nội bộ chỉ nằm duy nhất tại Văn phòng Công ty tại Đồng Tháp. Do đó, việc xin ý kiến của bộ phận này rất mất thời gian. Chính vì thế, thường gây ra sự chậm trễ. Do đó, đề nghị Công ty cần phải có những quy định đối với các trường hợp đặc biệt cần xin ý kiến trực tiếp từ ban Tổng giám đốc để công việc được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho nhân viên.
Công việc cần được phân bố đồng đều, tránh tình trạng người làm việc quá nhiều, người lại có quá nhiều thời gian rảnh như hiện nay. Cần rà soát lại các vị trí đang thừa hoặc thiếu nhân sự, nhằm thực hiện việc luân chuyển công tác, đảm bảo mức độ cân bằng trong công việc. Bên cạnh đó, để nhân viên cảm nhận được sự quan tõm của cấp trờn, trước hết cấp trờn cần hiểu rừ những điểm mạnh, điểm yếu, thậm chí cả sở thích của nhân viên mình để có những động viên, giúp đỡ khi cần thiết không những trong công việc mà có thể trong cả cuộc sống cá nhân của nhân viên. Ngoài ra, cần tránh tình trạng khiến cho nhân viên cảm thấy bị đối xử không công bằng. Bởi vì, sự công bằng, chính trực của cấp lãnh đạo sẽ khiến nhân viên tin rằng mọi nỗ lực của họ sẽ được ghi nhận và đền đáp xứng đáng.
Trong cỏc cụng việc hàng ngày, nhõn viờn là người trực tiếp theo dừi. Chớnh vỡ thế, nhõn viờn là người biết rừ mấu chốt vấn đề, những khú khăn mà cụng việc của họ đang gặp phải. Việc tham khảo ý kiến của nhân viên không chỉ giúp cho nhân viên cảm thấy mình được xem trọng, mà còn giúp cho nhà lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn. Vấn đề là, nhà lãnh đạo cần tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên để họ có thể trình bày hết ý kiến của họ cũng như tạo điều kiện để họ phát huy sức sáng tạo của mình. Muốn vậy, cần phải tạo mối quan hệ thân mật, thoải mái giữa
người lãnh đạo và nhân viên. Công ty cần tổ chức các chương trình giao lưu, các buổi đóng góp ý kiến giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên, thực hiện các hoạt động ngoại khóa mang tính chất xây dựng đội nhóm theo định kì hàng quý hoặc nửa năm một lần. Ngoài ra, những lời động viên, tán dương sẽ không bao giờ là dư thừa khi lãnh đạo muốn khích lệ, ghi nhận sự đóng góp của nhân viên nhằm khiến nhân viên làm việc tốt hơn và cảm thấy gần gũi hơn với cấp trên.
3.3.4 Giải pháp đối với yếu tố sự gắn bó với nghề và Công ty
Việc tạo điều kiện để nhân viên có thể học tập nâng cao trình độ chuyên môn của mình là một việc làm rất đúng đắn của Công ty. Tuy nhiên, vấn đề giữ chân nhân viên sau khi đào tạo xong lại là việc Công ty chưa thực sự chú trọng.
Trong khi đó, khi thực hiện hỗ trợ một nhân viên đi học trong trường hợp nhân viên tạm hoãn hợp đồng, ngoài khoản tiền hỗ trợ về học phí, Công ty còn phải bảo đảm sẽ bố trí một công việc thích hợp cho nhân viên sau khi học xong, tiền công lao động trả cho nhân viên đó cũng phải cao hơn. Ngoài ra, Công ty phải bố trí người đảm nhận vị trí mà nhân viên bỏ trống để công việc không bị gián đoạn . Chính vì thế, Cụng ty cần phải cú những điều kiện rừ ràng với nhõn viờn khi thực hiện việc hỗ trợ đào tạo cho nhân viên. Muốn vậy Công ty cần ban hành một quy chế đào tạo của Cụng ty, trong đú quy định rừ cỏc điều kiện đào tạo, quyền và nghĩa vụ của người được đào tạo cùng với điều khoản bồi thường nếu người được đào tạo vi phạm các nghĩa vụ của mình. Ví dụ, với trường hợp đào tạo dược sĩ Đại học, đối với điều kiện đào tạo, Công ty có thể quy định rằng người muốn được đào tạo phải có thời gian làm việc trong Công ty liên tục ít nhất 3 năm, không bị kỉ luật trong 2 năm liền kề trước năm đăng kí đào tạo, phải hoàn thành tốt công việc được giao, đạt ít nhất danh hiệu lao động tiên tiến 3 năm liền trước năm đăng kí đào tạo và phải cam kết số năm làm việc tại Công ty sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Về quyền của người được đào tạo, Công ty có thể nêu ra các quyền của người được đào tạo như:
được Công ty tạo điều kiện thuận lợi về thời gian cũng như công việc để tham gia một cách tốt nhất khóa đào tạo, được đảm bảo các quyền lợi về bảo hiểm trong thời gian đào tạo, được Công ty hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ chi phí đào tạo. Bên cạnh
đó, Công ty cũng sẽ quy định cụ thể về nghĩa vụ của người được tham gia đào tạo, đó là: phải học tập nghiêm túc để có thể hoàn thành tốt khóa học, vận dụng được kiến thức vào thực tiễn giúp xây dựng Công ty, phải ký cam kết số năm phục vụ tại Công ty, thời gian cam kết này có thể bằng thời gian đào tạo nhân 2, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng đề tài tốt nghiệp vào thực tiễn Công ty ( nếu có). Ngoài ra, Công ty còn phải quy định số tiền bồi thường chi phí mà Công ty đã hỗ trợ nếu người tham gia đào tạo vi phạm quy chế đào tạo của Công ty. Có như vậy mới có thể hạn chế việc người tham gia đào tạo sau khi hoàn thành khóa học lại nghỉ việc ở Công ty.
Một trong những “thủ thuật” để góp phần giữ chân nhân viên, đó chính là Công ty cần phải thưởng cho họ những phần thưởng khích lệ cho quãng thời gian họ đóng góp cho Công ty. Đây là một trong những biện pháp mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng và Công ty hoàn toàn có thể tham khảo nó. Đối với những nhân viên làm việc lâu năm, Công ty cần đặt ra những mức thưởng cụ thể cho từng mốc thời gian mà họ đã gắn bó với Công ty. Một mức tham khảo theo Công ty dược Hậu Giang là: những nhân viên đạt mốc thâm niên 5 năm làm việc tại Công ty tính từ thời điểm kí kết hợp đồng lao động chính thức sẽ được hưởng 3 triệu, 10 năm là 7 triệu, 15 năm là 10 triệu,… Các mốc thời gian này cùng với khoản thưởng như trên sẽ khiến nhân viên có thêm mục tiêu làm việc tại Công ty và cũng góp phần làm tăng khả năng giữ chân nhân viên, nhất là các nhân viên làm việc lâu năm, có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên do công ty dược Hậu Giang là công ty dược phẩm lớn nhất nước với tình hình tài chính rất ổn định và mức lợi nhuận họ đạt được cũng rất cao, do đó trên đây chỉ là mức tham khảo, dựa vào tình hình tài chính thực tế của Công ty mà Công ty sẽ điều chỉnh để có mức thưởng phù hợp.
Khi Công ty gặp khó khăn, đó không chỉ là vấn đề của các cấp lãnh đạo, mà nó còn là vấn đề của toàn thể nhân viên Công ty. Công ty cần phải cho nhân viên hiểu được rằng sự khó khăn hay phát triển của Công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền lợi của họ. Chính vì thế, họ cần phải quan tâm các vấn đề mà Công ty gặp phải, cùng ra sức đóng góp để giải quyết và đưa Công ty ngày càng phát triển.
Muốn như vậy, Công ty cần tổ chức các buổi gặp gỡ, chia sẻ, thông báo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, các vướng mắc mà Công ty đang gặp phải. Việc này có thể định kì được tổ chức một lần. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy mình là một phần gắn bó của Công ty và họ sẽ thấy có trách nhiệm hơn với Công ty cũng như công việc mình đang đảm nhận.
Khi nhân viên tự hào về công ty mình đang làm việc, họ sẽ tích cực hơn trong việc quảng bá hình ảnh, sản phẩm của công ty. Từ đó, Công ty sẽ có thêm một kênh tiếp thị của mình vừa hiệu quả lại vừa ít tốn chi phí. Chính vì thế, nâng cao mức độ tự hào của nhân viên về Công ty chính là một trong những việc mà Công ty cần phải luôn thực hiện. Vậy, làm thế nào để nâng cao mức độ tự hào này? Muốn vậy, ngoài các yếu tố về thu nhập, môi trường làm việc, thương hiệu của Công ty,…Công ty cần phải tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp, thay đổi diện mạo của Công ty, đặc biệt là tại các khu vực văn phòng – nơi tiếp xúc nhiều với khách hàng.
Công ty cần thay đổi cách bày trí, các tủ trưng bày sản phẩm mẫu của Công ty. Vì các kệ tủ này đã được sử dụng nhiều năm, bị hư hỏng và kiểu dáng cũ kỹ. Cần quy định lại đồng phục của Công ty theo hướng hiện đại và năng động hơn, tránh tình trạng người làm theo quy định, người thì không. Thêm vào đó, Công ty cần thiết kế lại mẫu đồng phục mới phù hợp hơn dựa vào ý kiến khảo sát của nhân viên. Công ty cần có những quy định về thái độ, cách thức làm việc… của nhân viên khi tiếp xúc với khách hàng cũng như đồng nghiệp để nâng cao tính chuyên nghiệp cho nhân viên. Môi trường làm việc tại Công ty cũng cần được “xanh hóa”, tạo không gian làm việc hiện đại và thân thiện với môi trường, giúp nhân viên có cảm hứng hơn để làm việc.
3.3.5 Giải pháp đối với yếu tố cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Đối với các vị trí có khối lượng công việc nhiều, áp lực cao cần có chính sách động viên thích hợp như: mức tăng lương có thể nhiều hơn so với các nhân viên bình thường, thời gian xét tăng lương ngắn hơn, hay chế độ nghỉ dưỡng, du lịch hàng năm sẽ cao hơn,…. Ví dụ, với những nhân viên tiêu biểu, những nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong năm, Công ty có thể thưởng cho họ một