CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HẠN CHẾ Ý ĐỊNH NGHỈ VIỆC CỦA NHÂN
3.3 Giải pháp hạn chế ý định nghỉ việc của nhân viên văn phòng Công ty cổ
3.3.1 Giải pháp đối với yếu tố Thu nhập
Qua phân tích thực trạng tại Công ty, ta có thể thấy rằng yếu tố thu nhập chính là yếu tố tác động nhiều nhất đến dự định nghỉ việc của nhân viên. Mức thu nhập của nhân viên văn phòng Công ty tại khu vực TpHCM tuy không phải là thấp nhưng mà nó chỉ tạm đủ trang trải cho cuộc sống của họ. Vấn đề đặt ra là nhân viên muốn được tăng thu nhập, trong khi đó, Công ty lại muốn tăng lợi nhuận. Vậy làm sao để cân bằng được 2 điều này? Đây là vấn đề không chỉ của riêng Công ty mà còn là vấn đề của nhiều doanh nghiệp khác. Căn cứ vào thực trạng của Công ty, các quy định về tiền lương của pháp luật, và tham khảo một số ý kiến từ nhân viên cũng như lãnh đạo Công ty, tác giả có một số ý kiến sau về thu nhập:
Sự chênh lệch về mức lương, thưởng hiện nay của Công ty so với đối thủ là một vấn đề cần phải được hết sức quan tâm. Với nguồn tăng lương và tăng quỹ khen thưởng phúc lợi hàng năm, Công ty hoàn toàn có thể tăng lương, thưởng cho nhân viên. Công ty có thể căn cứ vào mức tăng hàng năm của quỹ lương, mức lạm phát hàng năm để quyết định mức tăng lương cho nhân viên. Ngoài ra, để đạt được hiệu quả cao hơn Công ty cần thắt chặt hơn nữa việc quản lý chi phí của mình, hạn chế đến mức thấp nhất các khoản chi không phù hợp, ra các quy chế về quản lý công nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng, thất thoát làm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Công ty. Công ty cần định mức chi phí cho từng bộ phận cụ thể dựa vào chi phí hoạt động trung bình của 3 năm liền trước đó đối với các khoản chi về văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, chi phí tiếp khách,… Đối với vấn đề quản lý công nợ, Công ty cần có sự kiểm soát chặt chẽ với các trình dược viên, tránh tình trạng trình dược viên trữ hàng để đạt doanh số hay việc thu tiền hàng nhưng không nộp về Công ty, chiếm dụng vốn của Công ty. Để đạt được sự quản lý đó, Công ty phải qui định số tiền công nợ mà mỗi trình dược viên cần nộp về Công ty vào cuối mỗi thỏng. Việc theo dừi cụng nợ này sẽ giao cho giỏm đốc và kế toỏn trưởng cựng nhõn viên kế toán công nợ tại chi nhánh chịu trách nhiệm thu hồi và báo cáo. Bên cạnh
đó, với các chi nhánh hoạt động không hiệu quả như Yên Bái, Thái Nguyên, Công ty có thể dừng hoạt động tại các chi nhánh đó hoặc sáp nhập 2 chi nhánh lại với nhau để tập trung nguồn lực vào các chi nhánh trọng điểm của Công ty, đặc biệt là tại TpHCM. Có như vậy, lợi nhuận Công ty sẽ được tăng lên, từ đó làm có thể gia tăng mức lương, thưởng thích hợp cho nhân viên. Để ra quyết định, Công ty cần thực hiện phân tích thực trạng hoạt động tại hai chi nhánh này, kết hợp với việc xem xét các vấn đề mà hai chi nhánh này gặp phải để ra quyết định dừng hoạt động hay sáp nhập hai chi nhánh. Công ty cần hiểu được những khó khăn khiến cho việc hoạt động của các chi nhánh này không hiệu quả cũng như không đạt được chỉ tiêu đề ra hàng năm, từ đó có mới có biện pháp khắc phục và ra quyết định.
Mức lương của nhân viên cần dựa trên tiêu chuẩn sống thực tế và trả theo năng lực, hiệu quả công việc. Công ty nên xây dựng bảng lương, mức lương khởi điểm tối thiểu ban đầu đối với từng vị trí công việc. Đối với nhân viên văn phòng thuộc khối hỗ trợ, sau mức lương cơ bản nhận được lúc ban đầu, lương của họ sẽ được điều chỉnh tùy theo hiệu quả công việc, năng lực làm việc và thái độ đối với công việc. Vào cuối mỗi năm, bộ phận Nhân sự sẽ đánh giá kết quả và thái độ làm việc của nhân viên dựa trên bảng tự đánh giá của nhân viên và bảng nhận xét của cán bộ quản lý trực tiếp. Nếu nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc, không sai phạm, chấp hành kỷ luật tốt thì sẽ được đề nghị tăng lương. Mức tăng này cần phải có ý nghĩa động viên với nhân viên, giúp họ cảm thấy được ghi nhận, phần trăm tăng lương phải cao hơn so với mức trượt giá dự đoán của năm sau. Đối với nhân viên kinh doanh khối văn phòng, thu nhập của họ sẽ tùy thuộc vào doanh số hàng tháng mà họ bán được. Điều này vừa thúc đẩy tinh thần làm việc của họ lại vừa mang lại hiệu quả hoạt động cho công ty. Tuy nhiên, việc xây dựng phần trăm hoa hồng cũng như giao chỉ tiêu cho mỗi nhân viên phải được tính toán cẩn thận. Mức lương tối thiểu mà họ nhận được không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định. Chỉ tiêu được giao sẽ tùy thuộc vào mức tiêu thụ của mặt hàng mà nhân viên phụ trách. Và phần trăm hoa hồng sẽ được tính toán để vừa đảm bảo nó phù hợp với công sức mà nhân viên bỏ ra vừa đảm bảo mức lợi nhuận trên mỗi đơn
vị sản phẩm theo yêu cầu của Công ty. Ví dụ, với một nhân viên kinh doanh mới được tuyển dụng vào Công ty, ngoài mức lương cứng và phụ cấp mà họ được hưởng thì thu nhập của họ sẽ phụ thuộc vào doanh số hàng tháng mà họ bán được.
Công thức tính lương cho nhân viên kinh doanh đề nghị như sau:
Với những nhân viên không đạt chỉ tiêu trong tháng: Mức lương mà họ nhận được sẽ bằng với mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước ( theo nghị định 103/2014/NĐ-CP). Theo đó, đối với các nhân viên đã qua đào tạo từ cấp nghề trở lên thì phải được cộng thêm 7% mức lương tối thiểu vùng. Như vậy, với nhân viên kinh doanh của Công ty làm việc tại TpHCM ( đều là những người có trình độ từ trung cấp trở lên) thì mức lương cơ bản thấp nhất mà Công ty phải trả khi nhân viên không đạt doanh số là ( 3.100.000 + 7% x 3.100.000) = 3.317.000 đồng. Nếu nhân viên đó liên tục 3 tháng không đạt chỉ tiêu thì sẽ thử thách thêm 2 tháng, nếu vẫn không đạt được chỉ tiêu được giao thì Công ty có thể chấm dứt hợp đồng hoặc điều chuyển vào vị trí khác.
Đối với những nhân viên đạt và vượt chỉ tiêu đề ra: Mức lương mà họ nhận được sẽ được tính bằng ( % hoa hồng x doanh số ). Mức hoa hồng đối với các mặt hàng kinh doanh của Công ty mà nhân viên nhận được được đề xuất ở mức 0,3 – 0,5% doanh số. Đây là con số tương đương so với mức hoa hồng của các trình dược viên. Khi nhân viên đạt hay vượt chỉ tiêu đề ra sẽ được thưởng trên số đạt và vượt chỉ tiêu đó. Tuy nhiên, để đề xuất mức hoa hồng cụ thể cho từng mặt hàng thì Công ty cần phải xem xét lại mức chi phí và mức lợi nhuận yêu cầu trên mỗi mặt hàng đó, từ đó đề xuất ra mức hoa hồng hợp lý. Do mỗi mặt hàng có tỷ lệ lợi nhuận khác nhau, đặc biệt là sự chênh lệch về lợi nhuận thu được từ hàng sản xuất và hàng kinh doanh rất khác nhau. Do đó, để đảm bảo công bằng trong việc phân phối thu nhập và phân phối mặt hàng cho mỗi nhân viên kinh doanh, Công ty cần phải xem xét kỹ về chỉ tiêu cho từng mặt hàng. Ngoài ra, Công ty nên có những khoản tiền thưởng khích lệ khi nhân viên tìm được khách hàng mới cho Công ty vì hiện nay, hầu hết các mặt hàng kinh doanh của Công ty đều được bán cho những khách hàng cũ. Mức thưởng này có thể quy định ở mức 1.000.000 – 2.000.000 đồng/ khách hàng tìm
được, tùy thuộc vào giá trị hợp đồng được kí kết và tiềm năng cung cấp sản phẩm cho khách hàng này. Điều này vừa có thể mở rộng thị trường cho Công ty, vừa tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Về những khoản phụ cấp: Công ty có thể tăng thêm thu nhập của nhân viên thông qua các khoản phụ cấp hàng tháng. Đối với các khoản phụ cấp có liên quan đến tính chất công việc như: Phụ cấp tiền xăng xe, tiền điện thoại thì mức phụ cấp này sẽ căn cứ vào đề nghị của các trưởng phó phụ trách Bộ phận, sau đó bộ phận nhân sự kết hợp với bộ phận kế toán để xác minh các đối tượng được đề nghị có thật sự cần thiết được hưởng mức phụ cấp đó hay không tùy thuộc vào tính chất công việc của họ, so sánh với mức phụ cấp của các vị trí tương đương tại các chi nhánh của Công ty để điều chỉnh. Đối với nhân viên văn phòng, phần lớn thời gian làm việc của họ đều ở tại văn phòng. Do đó, mức phụ cấp tiền điện thoại hàng tháng có thể dao động từ 100.000 đồng đến 200.000 đồng là phù hợp. Phụ cấp tiền xăng xe phải dựa vào mức độ giao dịch bên ngoài của nhân viên và ước lượng quãng đường mà nhân viên phải đi để đề ra định mức cho phù hợp. Tránh tình trạng bất hợp lý gây tâm lý ức chế cho nhân viên. Phụ cấp tiền xăng xe của nhân viên do trưởng bộ phận đề nghị theo cách tính sau:
Tiền xăng = Số lít xăng được khoán x giá xăng
Trong đó, số lít xăng được khoán hàng tháng cho nhân viên được tính bằng:
(mức năng lượng tiêu thụ trung bình trong 1 lần di chuyển x số lần di chuyển trung bình hàng tháng), với chuẩn tiêu thụ năng lượng là 45km/ 1 lít xăng. Đây là mức tiêu thụ trung bình của các dòng xe máy hiện nay. Từ đó, có thể tính được mức năng lượng tiêu thụ trung bình trong 1 lần di chuyển dựa vào quãng đường di chuyển trung bình trong 1 lần của nhân viên. Giá xăng sẽ được tính vào thời điểm kết thúc tháng. Như vậy, tiền xăng nhân viên nhận được sẽ được tính trên cơ sở thực tế. Ngoài ra, Công ty có thể xây dựng thêm một mức phụ cấp khu vực cho nhân viên làm việc tại TpHCM như là một biện pháp động viên tinh thần làm việc cũng như giúp nhân viên bù đắp phần nào các khoản chi phí đắt đỏ tại TpHCM. Do hầu hết nhân viên đều là những người có quê tại miền Tây Nam Bộ, do đó, khi sinh
sống và làm việc tại TpHCM đa phần họ đều tốn chi phí thuê nhà. Vì thế, Công ty có thể phụ cấp thêm cho mỗi nhân viên một mức khoảng 700 - 800 nghìn đồng/
tháng, mức tiền tương đương với khoảng 50% giá trị tiền thuê nhà trung bình hàng tháng của nhân viên và nó sẽ giúp nhân viên giảm bớt gánh nặng về chi phí trong cuộc sống hàng ngày, cũng như bù đắp phần nào chi phí đắt đỏ tại TpHCM nhằm giúp họ yên tâm làm việc. Công ty có thể khảo sát nhân viên để có thể nắm được mức sống trung bình của các nhân viên tại từng khu vực, ví dụ như khu vực TpHCM, để có thể có chính sách hỗ trợ thích hợp cho từng khu vực.
Công ty cần phải xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí. Bản mô tả công việc này không chỉ xác định những công việc cụ thể mà từng vị trí đảm nhận, mà nó còn xác định mục tiêu mà người nhân viên ở vị trí đó phải đạt được cũng như các mối quan hệ với cấp trên, với đồng nghiệp và các mối quan hệ bên ngoài. Việc xây dựng bản mô tả công việc này cần có sự phối hợp giữa nhân viên đang đảm nhận các vị trí trong công ty, cấp lãnh đạo trực tiếp và bộ phận Nhân sự. Có một bản mô tả công việc hoàn chỉnh thì đồng nghĩa Công ty sẽ có thêm một công cụ để đánh giá và khen thưởng nhân viên một cách hiệu quả, tạo sự công bằng và động lực làm việc cho nhân viên. Với các tiêu chí như vậy, ta có thể hình dung một bản mô tả công việc cụ thể ở vị trí kế toán công nợ như sau:
Bảng mô tả công việc vị trí nhân viên Kế toán công nợ Công ty Cổ phần
XNK Y tế DOMESCO
Bộ phận KẾ TOÁN
Chức danh công
việc: Kế toán công nợ chi nhánh
Mã số công việc: KT01
Tóm tắt công việc
Quản lý, kiểm tra việc thu tiền hàng của nhân viên.
Đôn đốc, nhắc nhở khách hàng thanh toán công nợ.
Báo cáo tình hình công nợ cho Kế toán trưởng chi nhánh và Giám đốc chi nhánh.
Quan hệ công việc
Báo cáo trực tiếp cho Kế toán trưởng chi nhánh Báo cáo gián tiếp cho Giám đốc chi nhánh
Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài
Khách hàng Ngân hàng Cục thuế
Giám đốc chi nhánh, Kế toán trưởng chi nhánh
Nhân viên bán hàng, nhân viên nghiệp vụ, nhân viên kế toán tại chi nhánh
Khách hàng Ngân hàng Cục thuế
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài
Khỏch hàng Theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của khỏch hàng
Đôn đốc, nhắc nhở khách hàng trả nợ đúng thời hạn
Ngõn hàng Theo dừi tỡnh hỡnh trả nợ bằng chuyển khoản tại ngân hàng của khách hàng
Kế toán công nợ chi nhánh
Thực hiện các giao dịch ủy nhiệm thu với ngân hàng
Cục thuế Thực hiện kê khai thuế đầu ra đối với các hóa đơn bán hàng
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các đơn vị bên trong
Giám đốc chi nhánh Báo cáo tình hình công nợ theo yêu cầu của Giám đốc chi nhánh
Kế toán trưởng chi nhánh Báo cáo công nợ hàng tháng cho Kế toán trưởng chi nhánh
Đề ra các biện pháp xử lý đối với các khoản nợ quá hận
Nhõn viờn bỏn hàng Theo dừi tỡnh hỡnh thu tiền hàng từ cỏc nhân viên bán hàng
Nhân viên nghiệp vụ Liên hệ xuất hóa đơn cho khách hàng Đối chiếu kê khai thuế đầu ra vào cuối tháng
Nhân viên kế toán tại Chi nhánh Thực hiện các nghiệp vụ định khoản liên quan đến các nhân viên kế toán khác Các trách nhiệm chính
Nội dung Tiêu chí đánh giá
I. Nhiệm vụ chính
Quản lý công nợ phải thu của từng khách hàng được phân công
Quản lý tài sản chi nhánh
Hỗ trợ công tác khác khi cần.
II. Công việc tác nghiệp
Phõn loại và theo dừi sỏt cụng nợ phải thu của khách hàng được phân công
Xác minh công nợ
Nhắc nhở khách hàng thanh toán công nợ
Đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ đến hạn nhưng chưa thu được
Báo cáo công nợ thu được cho cấp trên (thường xuyên và định kỳ hoặc theo chỉ đạo của cấp trên).
Tham gia kiểm kê tài sản chi nhánh
I. Chỉ tiêu
Tỷ lệ nợ quá hạn
Số sai sót gây ảnh hưởng lớn trong việc hạch toán kế toán
Ngăn ngừa các rủi ro và thất thoát về tài sản của chi nhánh
Hoàn thành tốt các công việc do Trưởng bộ phận giao.
II. Khách hàng
Tỷ lệ nợ quá hạn giảm
Tăng mức độ hài lòng của khách hàng III. Đối ngoại
Gia tăng uy tín của Công ty qua việc thực hiện kê khai thuế đúng và đủ
Thể hiện văn hóa Công ty qua cách làm việc với đối tác bên ngoài
IV. Đào tạo
định kỳ.
Tác nghiệp với các đồng nghiệp, bộ phận khác:
Kết hợp với nhân viên bán hàng theo dừi tỡnh hỡnh trả nợ của khỏch hàng, cú biện pháp đòi nợ thích hợp đối với các khoản nợ phải thu khó đòi
Kết hợp với nhân viên nghiệp vụ trong việc kiểm tra, nhận và vận chuyển hóa đơn đến khách hàng. Đồng thời, kê khai thuế đầu ra với các hóa đơn bán hàng
Kết hợp với nhân viên kế toán khác cho ra bảng báo cáo về số liệu kế toán hàng tháng.
Tác nghiệp với bên ngoài:
Đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng, đôn đốc nhắc nhở nợ của khách hàng
Thực hiện theo dừi tài khoản ngõn hàng với các khoản nợ phải thu của khách hàng
III. Công việc báo cáo:
Định kì báo báo công nợ
Báo cáo các khoản nợ quá hạn cần được xử lý
Ứng dụng được những kiến thức thu được qua quá trình đào tạo
Quyền hạn
Kiểm tra, giám sát các công nợ phải thu, báo cáo cấp trên khi cần
Đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ
Kiểm tra, giám sát hàng hóa, tài sản của chi nhánh, báo cáo cấp trên khi cần.
Điều kiện làm việc Chấp nhận đi công tác xa
Phương tiện làm viêc: Máy tính để bàn, điện thoại
Ngoài ra, mỗi vị trí còn cần một bảng tiêu chuẩn công việc cụ thể. Như vị trí Kế toán công nợ ở trên sẽ có bảng tiêu chuẩn công việc như sau: