2.6.1. Tiêu chí kiểm tra, giám sát
Trong q trình hoạt động, để nắm bắt được tình hình thị trường và đo lường khả năng kinh doanh, thì hoạt động kiểm tra, giám sát bán hàng đóng vai trị cực kỳ quan trọng trong tiến trình phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình phát triển để thay đổi chiến lược phù hợp. Đồng thời, dễ dàng phát hiện các vấn đề khó khăn để nhanh chóng đưa ra các phương án giải quyết.
Hiện tại Công ty Cổ phần Dân Khang đang áp dụng 3 tiêu chí sau để kiểm tra, giám sát bán hàng: Doanh số bán hàng, Khách hàng mới tăng thêm và NVBH đạt KPI, thái độ và hành vi NVBH.
- Về doanh số bán hàng: Là doanh số bán hàng cả năm của một nhân viên bán hàng. Vào đầu mỗi năm Giám đốc bán hàng đưa ra kế hoạch doanh số cho mỗi đại diện bán hàng.
- Số khách hàng mới tăng thêm: Là số khách hàng mới mà một nhân viên có được trong một năm. Tiêu chí này phản ánh nỗ lực của nhân viên bán hàng trong việc tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng thị trường của cơng ty.
- KPI: Đây chính là tiêu chí thể hiện được năng lực thực sự của NVBH. Nhờ chỉ số này, nhà quản trị tiến hành đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
- Thái độ và hành vi của NVBH: Bên cạnh kiểm tra, giám sát các tiêu chí trên, thái độ và hành vi khi làm việc của mỗi nhân viên cũng chính là yếu tố đánh giá.
Như vậy, các chỉ tiêu kiểm tra, giám bán hàng của Công ty đều là các chỉ tiêu kết quả, Công ty chưa đưa chỉ tiêu về hiệu quả và hành vi của các đại điện bán hàng vào để đánh giá, điều này có thể dẫn đến việc đánh giá thiếu cơng băng giữa các nhân viên.
Ngồi ra, nhằm đảm bảo nề nếp công ty cũng như giúp nhân viên có sự tập trung cho cơng việc của mình, hoạt động bán hàng của cơng ty khơng gián đoạn. Công ty Cổ phần Dân Khang đã xây dựng một số nội quy về giờ làm việc, đồng phục cũng như mức phạt khi nhân viên mắc lỗi,...Những nội quy sau hướng vào mục đích giúp nhân viên hồn thiện bản thân hơn, góp phần nâng cao năng suất lao động và đảm bảo cho hoạt động bán hàng diễn ra suôn sẻ hơn.
Thời gian làm việc tại công ty Cổ phần Dân Khang từ sáng thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (Buổi sáng từ 8h đến 12h; buổi chiều từ 13h30 đến 17h30), lực lượng bán hàng mặc đồng phục quần tây, áo sơ mi hoặc mặc đồng phục của công ty, đeo huy hiệu công ty.
Việc kiểm soát thời gian làm việc cũng như những quy định của công ty sẽ do quản lý kinh doanh giám sát thông qua máy chấm công được đặt tại cơng ty. Trường hợp nhân viên cần có việc đi gặp khách hàng, phải báo cáo, xác nhận trực tiếp với quản lý kinh doanh để xác nhận ngày công. Nhân viên muốn nghỉ việc phải thực hiện báo cáo với cấp trên trước ít nhất một ngày. Trong trường hợp nghỉ việc từ 3 ngày trở lên phải báo cáo với quản lý. Nghỉ việc dưới 3 ngày không xin phép thì được coi như tự ý xin nghỉ việc sẽ bị trừ 50% ngày lương, trường hợp nghỉ trên 3 ngày không xin phép sẽ bị đuổi việc.
Việc vi phạm và hình phạt xử lý được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.7 : Mức xử phạt vi phạm nội quy công ty Cổ Phần Dân Khang
Đơn vị: đồng
Nội dung Chế tài
Không báo cáo ngày hoặc trễ, báo cáo sai nội dung yêu cầu
20.000đ/ 1 lần
Không mặc đồng phục theo quy định của công ty
50.000đ/1 lần
Rớt 01 SKU 200.000đ/ 1 SKU rớt
Lên đơn hàng trên phần mềm Amis sai Chịu trách nhiệm về chi phí chênh lệch
Hồn tất cơng nợ trong tháng ● Cịn 1 đơn sau ngày 07 thì cơng ty sẽ giữ lương tháng đó
● Cơng nợ thu hồi sau ngày 07 sẽ tính vào lương tháng sau
Tự nghỉ việc hoặc công ty cho nghỉ ● Công ty giữ lương tháng cuối cùng lxxiii
việc để giải quyết các vấn đề phát sinh
● Áo đồng phục tính 100.000 đ/cái
Nguồn: Nội quy cơng ty Cổ phần Dân Khang
2.6.2. Cách thức kiểm tra, giám sát
Hiện nay Công ty Cổ phần Dân Khang thực hiện việc kiểm tra, giám sát dựa trên phần mềm misa amis. Dựa vào phần mềm này, tất cả các hoạt động liên quan đến các hoạt động bán hàng sẽ được kiểm soát một cách dễ dàng.
❖Giao mục tiêu và theo dõi tình tình thực hiện
- Giao mục tiêu từ cấp Giám đốc xuống các bộ phận phòng ban và tới từng nhân viên theo ngày/tháng/quý/năm.
- Theo sát hiệu quả làm việc của đội ngũ với các báo cáo tự động về tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của từng phịng ban/cá nhân
❖Kịp thời khen thưởng cá nhân, tập thể, khu vực
Bên cạnh theo dõi tình hình thực hiện hoạt động bán hàng của từng cá nhân, bộ phận, phần mềm misa amis cịn giúp cơng ty quản lý, giám sát và kịp thời khen thưởng cho những cá nhân, tập thể, khu vực có kết quả doanh số cao nhất. Nhờ phần mềm này, mà giám đốc không phải chờ các phịng ban nộp danh sách cá nhân có kết quả tốt. Chỉ cần theo dõi trên hệ thống và chọn thời gian thực là giám đốc có thể biết tất cả nhân viên đang làm việc như thế nào.
Sau khi biết được kết quả hay những mặt cịn hạn chế, cơng ty sẽ đưa ra các cuộc họp hàng tuần, tháng quý hoặc đột xuất để kiểm tra cũng như giám sát công việc.
a) Họp tuần
Sáng thứ 2 đầu tuần, Phó giám đốc và quản lý kinh doanh sẽ ngồi lại để xem xét kết quả hoạt động kinh doanh của nhân viên trong tuần lúc 8h sáng. Trao đổi, góp ý lẫn nhau và đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng, khắc phục những lỗi nhân viên đã mắc phải, tuyên dương những nhân viên bán hàng có thành tích tốt trong tuần vừa qua.
b) Họp tháng:
Định kỳ vào ngày 30 cuối tháng.
Giám đốc sẽ nhận bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng từ phó giám đốc mỗi khu vực kinh doanh
Mọi người cùng bàn luận và đưa ra những nhận xét về hoạt động của công ty ở tháng vừa qua, có số liệu đo lường cụ thể, để cùng nhau thống nhất ý kiến, phương thức bán hàng cho đạt được hiệu quả cao nhất.
Giám Đốc đưa ra nhận xét cho các phòng ban, cá nhân nhân viên bán hàng, áp dụng chính sách khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc, đồng thời đưa ra mức kiểm điểm phù hợp cho nhân viên có những vi phạm nội quy và chưa hồn thành mục tiêu của cơng ty. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo sẽ đưa ra phương hướng và chính sách bán hàng cho hoạt động của tháng sau.
Vào những ngày cuối năm cơng ty sẽ có những cuộc họp quan trọng để tổng kết những hoạt động trong năm.
c) Họp năm
Họp năm được diễn ra vào tháng 3 hàng năm. Là khoảng thời gian ban Giám Đốc, lãnh đạo các khu vực và nhân viên gặp gỡ với nhau. Cuộc họp này vừa diễn ra vào ngày 05/03/2022, công ty Cổ phần Dân Khang đã tổ chức với mục đích chia sẻ kiến thức về sản phẩm, trao thưởng cho những nhân viên, khu vực xuất sắc và triển khai kế hoạch bán hàng của Dân Khang – Oribe sắp tới của công ty cùng với những mục tiêu khác trong thời gian sắp tới.
2.6.3. Kết quả kiểm tra, giám sát từ năm 2019 – 2021
Từ công tác kiểm tra, giám sát bán hàng hàng tuần, hàng tháng thì dưới đây là bảng kết quả của công ty đạt được từ năm 2019 – 2021.
Bảng 2.8: Bảng kết quả kiểm tra, giám sát bán hàng từ năm 2019 – 2021 Năm
Tiêu chí
2019 2020 2021 KH TT KH TT KH TT
Doanh số (triệu đồng) 55.000 55.298 65.000 70.238 75.000 72.418 Số khách hàng mới tăng thêm (khách hàng) 1000 1267 1200 764 1200 821 NVBH đạt KPI (%) 60% 65% 70% 53% 65% 62% Thái độ, hành vi NVBH(%) 90% 90% 90% 80% 90% 85%
Nguồn: Phịng kinh doanh
Nhìn chung kết quả kiểm tra, giám sát bán hàng từ năm 2019 – 2021 có sự phát triển tốt. Cụ thể, doanh số thực tế đều tăng so với kế hoạch và tăng qua từng năm, cụ thể từ 58.298.220.010 đồng năm 2019 lên 72.418.284.770 đồng năm 2021. Số lượng khách hàng mới có sự biến động quá các năm, từ 2019 là 1267 đại lý giảm xuống còn 764 đại lý vào năm 2020, sau đó tăng nhẹ lên 821 đại lý. Đồng thời NVBH đạt KPI cũng có sự tăng, giảm qua các năm (Một phần do ảnh hưởng của đại dịch covid).
Kết quả này nhờ một phần vào việc công ty đã chú trọng đầu tư một phần mềm riêng phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động bán hàng. Có thể thấy, nhờ phần mềm này giám đốc có thể nắm bắt và điều phối cơng việc dễ dàng. Chủ động giao nhiệm vụ cho từng khu vực, từng nhân viên một cách hệ thống và nhất quán. Theo dõi, kiểm tra và nắm bắt được tiến độ kế hoạch tức thời giúp điều chỉnh và phân bố nguồn lực và tài chính hợp lý. Đồng thời, nhân viên cấp dưới cũng dễ dàng trao đổi những vấn đề phát sinh với cấp trên và cấp trên dễ dàng kiểm tra, giám sát mọi lúc mọi nơi giúp tiết kiệm được khoảng thời gian đi kiểm tra tận nơi.
2.7. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY