đích mà Luật hướng đến khi quy định thời hạn tối thiểu cho việc gửi thông báo và tài liệu họp. Theo cách này, cổ đơng sẽ chỉ có vài ba ngày hoặc thậm chí khơng có thời gian để nghiên cứu tài liệu họp.
Một yếu tố khác liên quan trực tiếp đến thời hạn gửi thơng báo, đó chính là phương thức gửi thơng báo và tài liệu mời họp. Việc gửi thông báo mời họp vẫn phải được tiến hành bằng phương thức gửi bảo đảm (khoản 2 Điều 139 Luật DN 2014). Thế nhưng, khác với Luật DN 2005, Luật DN 2014 cho phép thay thế việc gửi tài liệu họp theo phương thức truyền thống bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty (khoản 4 Điều 139). Điều này đã giải quyết được khó khăn trong thực tiễn mời họp của công ty đại chúng, đồng thời tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho việc gửi tài liệu họp tới cổ đông đối với các cơng ty này35
vì theo quy định hiện nay, các cơng ty đại chúng buộc phải có trang thơng tin điện tử trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày trở thành cơng ty đại chúng.36
Có ý kiến cho rằng Luật DN cần quy định các phương thức triệu tập họp ĐHĐCĐ khác nhau (thông qua đường bưu điện, gửi email hoặc các phương tiện điện tử khác, hoặc trao tận tay…) nhằm tạo điều kiện cho cổ đông được tiếp cận thông tin dễ dàng cũng vừa giảm được gánh nặng về chi phí cho cổ đơng đại chúng. Trong đó phương thức gửi thơng báo mời họp thông qua địa chỉ thư điện tử (email) của cổ đông nên được khuyến khích, vì vừa đáp ứng được u cầu thơng báo được gửi đến từng cổ đông, vừa tiết kiệm chi phí cho cơng ty.37 Bên cạnh đó, việc gửi thơng báo mời họp qua địa chỉ thư điện tử của cổ đơng cịn giúp cho cơng ty làm chủ được thời hạn gửi thông báo do không phải phụ thuộc vào bên thứ ba là bên vận chuyển và hạn chế tình trạng hủy bỏ nghị quyết ĐHĐCĐ do vi phạm thời hạn gửi thông báo. Tuy nhiên, không thể chỉ quan tâm đến hiệu quả về mặt kinh tế, phương thức gửi thông báo mời họp cho cổ đông phải đảm bảo: (i) mục đích thơng báo đến cổ đơng về cuộc họp ĐHĐCĐ và (ii) điều kiện về tỷ lệ tiến hành cuộc họp. Tác giả cho rằng không thể thay thế hồn tồn phương thức gửi truyền thống vì điều này sẽ khiến cho tỷ lệ triệu tập họp không được đảm bảo nhất là đối với công ty niêm yết,