bảo đảm, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời họp (bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ liên lạc của cổ đơng) cịn có thể được thực hiện bằng cách gửi đến địa chỉ thư điện tử của cổ đông hoặc đăng tải lên trang thông tin điện tử của cơng ty (nếu có) và phải được ghi rõ trong thông báo mời họp (bao gồm nơi và cách thức tải tài liệu) nhưng phải đảm bảo cổ đơng có thể tiếp cận được tài liệu này đúng hạn tránh các trường hợp trục trặc kĩ thuật mà tài liệu không thể đọc được hay không thể truy cập.
2.2. Căn cứ hủy bỏ nghị quyết của Đại hội đồng cổ đơng liên quan đến trình tự, thủ tục ra quyết định trình tự, thủ tục ra quyết định
2.2.1. Quy định pháp luật về trình tự, thủ tục ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Pháp luật doanh nghiệp liệt kê hai loại trình tự, thủ tục làm căn cứ hủy nghị quyết ĐHĐCĐ tại khoản 1 Điều 147 bao gồm trình tự, triệu tập họp đã được trình bày ở mục 2.1 và trình tự, thủ tục ra quyết định của ĐHĐCĐ. Cũng giống như hệ quả của việc vi phạm quy định về trình tự, thủ tục triệu tập họp, nghị quyết của ĐHĐCĐ sẽ có khả năng bị hủy nếu vi phạm quy định về trình tự, thủ tục ra quyết định.
Các trình tự, thủ tục ra quyết định của ĐHĐCĐ theo Luật DN 2014 bao gồm hình thức thơng qua nghị quyết; thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp; thể thức lấy ý kiến bằng văn bản hay quy định về biên bản họp ĐHĐCĐ…
Quyết định của ĐHĐCĐ có thể được thơng qua dưới hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Một trong những quy định liên quan đến họp ĐHĐCĐ được coi là một điểm nổi bật của Luật DN 2014 là việc cho phép tổ chức tham dự cuộc họp thông qua hội nghị trực tuyến và biểu quyết bằng bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. Đồng thời, cổ đông được phép gửi
phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử được xem như là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp (khoản 2 Điều 140 Luật DN 2014). Đây là quy định có ý nghĩa lớn trong việc tạo cơ hội cho cổ đông (nhất là cổ đông của công ty đại chúng ở các khu vực khác nhau) được tham gia ĐHĐCĐ và giảm thiểu các vấn đề phát sinh khi tham gia thông qua người đại diện. Việc làm này hứa hẹn sẽ mang lại lợi ích kinh tế và thuận tiện cho cổ đông nhờ tiết kiệm chi phí, thời gian và cơng sức.
Bên cạnh quy định về hình thức biểu quyết, pháp luật doanh nghiệp còn quy định điều kiện để thông qua nghị quyết (Điều 144). Theo quy định tại Luật DN 2014, tỷ lệ tối thiểu thơng qua Nghị quyết ĐHĐCĐ nay đã giảm xuống cịn 65% đối với các vấn đề quan trọng và 51% cho việc lấy ý kiến bằng văn bản. Đối với các vấn đề thơng thường, tỷ lệ này chỉ cịn 51% so với trước đây là 65%.
Liên quan đến bầu thành viên HĐQT và BKS, Luật DN 2014 giữ nguyên quy định về phương thức bầu dồn phiếu (Khoản 3 Điều 144), tuy nhiên, các CTCP có quyền lựa chọn sử dụng hoặc khơng sử dụng phương thức này với quy định “nếu
Điều lệ khơng quy định phương thức khác”.
Ngồi ra, cần lưu ý một số quy định sau:
+ Các CTCP thuộc đối tượng điều chỉnh theo như cam kết giữa Việt Nam và WTO được phép quy định tại Điều lệ cơng ty về hình thức thơng qua quyết định của ĐHĐCĐ, tỷ lệ đa số phiếu cần thiết (kể cả tỷ lệ đa số đơn giản là 51%) để thông qua các quyết định của ĐHĐCĐ khác đi so với Luật DN. (Nghị quyết 71/2006/NQ- QH11 phê chuẩn Nghị định thư gia nhập hiệp định thành lập tổ chức thương mại thế giới (WTO) của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam)
+ Đối với cơng ty đại chúng, cịn phải chịu sự điều chỉnh của Luật Chứng Khoán và Nghị định 71/2017/NĐ-CP cũng như các hướng dẫn tại Thông tư 95/2017/TT-BTC40 và các văn bản có liên quan.
Trường hợp ngoại lệ tại Khoản 2 Điều 148 Luật DN 2014 cũng được áp dụng trong xem xét hủy bỏ nghị quyết ĐHĐCĐ do vi phạm trình tự, thủ tục thông qua nghị quyết. Theo đó, các nghị quyết của ĐHĐCĐ được thơng qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự và thủ tục thơng qua nghị quyết đó khơng được thực hiện đúng như quy định.
40
Điều 8 Nghị định 71/2017/NĐ-CP
Xem thêm các hướng dẫn xây dựng Điều lệ công ty tại Điều 20, 21, 22, 23 Điều lệ mẫu (Phụ lục số 01 Thông tư 95/2017/TT-BTC).
Riêng đối với việc biểu quyết bằng phương tiện điện tử, việc thực hiện biểu quyết bằng các phương tiện này cần được hướng dẫn rõ ràng hơn để đảm bảo xác định danh tính của cổ đơng cũng như đảm bảo an tồn cho q trình giao dịch thơng qua các phương thức điện tử, đồng thời phải đảm bảo rằng trong mọi trường hợp kết quả biểu quyết phản ánh đúng ý chí của cổ đơng. Việc triển khai phương thức này cũng phải phù hợp với Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin và đặc biệt là yêu cầu về việc bảo mật thơng tin. Thêm vào đó, về ngun tắc, việc tổ chức họp ĐHĐCĐ phải tuân thủ chặt chẽ về mặt trình tự, thủ tục. Vi phạm một trong các trình tự, thủ tục này cũng sẽ là cơ sở để cổ đông yêu cầu hủy bỏ Nghị quyết của ĐHĐCĐ. Do đó cần phải có quy định rõ hơn về các phương thức mới này.41
Tuy cịn nhiều điểm chưa hồn thiện nhưng với những tiến bộ hiện nay, các quy định về trình tự, thủ tục họp và ra quyết định của ĐHĐCĐ đang ngày càng phù hợp với xu thế quốc tế cũng như cho sự mở rộng và phát triển của thị trường chứng khoán.
2.2.2. Một số vướng mắc trong thực tiễn hủy nghị quyết Đại hội đồng cổ đơng liên quan đến trình tự, thủ tục ra quyết định
Quy định về trình tự, thủ tục ra quyết định của ĐHĐCĐ nói chung đều được các CTCP tuân thủ và áp dụng. Mặc dù vậy cũng có một số trường hợp bỏ qua, xem nhẹ và một vài trường hợp vì khơng thể thực hiện được mà dẫn đến việc nghị quyết của ĐHĐCĐ bị hủy. Những vấn đề vướng mắc trong thực tiễn hủy nghị quyết ĐHĐCĐ thường liên quan đến các nội dung như cách thức biểu quyết; vấn đề bầu