http://www.trungtamwto.vn/wtocenter/so-luoc-cac-chinh-sach-thuong-mai-quoc-te-viet-nam-2014-va-nhung- goi-y-cho-doanh-nghiep (Truy cập ngày 6/7/2014)
là điều kiện cần đối với mọi yêu cầu cấp C/O bởi nó bao gồm các tài liệu chứng minh sự tồn tại pháp lý của doanh nghiệp (bản sao có dấu sao y bản chính của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của thương nhân, bản sao có dấu sao y bản chính của Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế) cũng như là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết (đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp C/O, ký C/O, và mẫu con dấu của thương nhân). Bộ hồ sơ thương nhân này chỉ có thể được gửi đến tổ chức cấp C/O thông qua hai phương thức là nộp trực tiếp hoặc gửi bằng bưu điện.66
Sau khi đã đăng ký hồ sơ thương nhân, hay cùng lúc với việc đăng ký này (đối với người lần đầu yêu cầu cấp C/O), người yêu cầu cấp C/O phải nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O. Bộ hồ sơ này có thể nộp trực tiếp tại tổ chức cấp C/O, thông qua bưu điện hoặc qua mạng internet (eCOSYS).67 Nội dung hồ sơ gồm nhiều tài liệu phức tạp như: đơn đề nghị cấp C/O; mẫu C/O tương ứng được khai hoàn chỉnh; bản sao tờ khai hải quan đã hồn thành thủ tục hải quan (có dấu sao y bản chính của doanh nghiệp); bản sao hóa đơn thương mại (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân); bản sao vận đơn (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân); bản tính tốn chi tiết hàm lượng RCV hoặc bản kê khai chi tiết mã HS của nguyên liệu đầu vào và mã HS của sản phẩm đầu ra.68 Trong trường hợp cần thiết, tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ được liệt kê tại Điều 9:2 của thơng tư như: quy trình sản xuất ra hàng hóa; tờ khai nhập khẩu nguyên, phụ liệu; hợp đồng mua bán hoặc hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước…Thông tư 01/2013/TT-BCT sửa đổi, bổ sung TT 06/2011 lại quy định thêm một số giấy tờ đối với trường hợp hàng hóa xuất khẩu gửi ở kho ngoại quan. Có thể nói, các tài liệu được