c. Theo lĩnh vực cụ thể
4.2 Google Apps dành cho giáo dục
4.2.1 Đặc điểm
Google Apps for Education là một dịch vụ cung cấp một bộ công cụ có thể tuỳ chỉnh miễn phí (không có quảng cáo) để giúp cán bộ và sinh viên có thể làm việc cùng nhau và học tập hiệu quả hơn.
Google Apps đáp ứng yêu cầu của sinh viên
Theo thống kê của Google tại những trường học họ khảo sát thì đa phần sinh viên trả lời thích sử dụng dịch vụ Gmail hơn cả. “Cỏch đõy khoảng một năm, sinh viên đã đến gặp chúng tôi và nói rằng chúng tôi cần phải cải tiến các dịch vụ cộng tác và email của mình. Thực sự hội sinh viờn đó yêu cầu chúng tôi: ‘chỳng em muốn thầy triển khai Google Apps.’” – theo Wendy Woodward, Giám đốc dịch vụ hỗ trợ công nghệ, đại học Northwestern.
Giải phóng CNTT
“Google Apps cho phép chúng tôi không phải cung cấp các dịch vụ kiểu hàng hoá - như bảo trì hệ thống email và hệ thống lịch. Dịch vụ cho phép chúng tôi tập trung vào những việc cần làm, như cung cấp thêm tài nguyên để có thể hỗ trợ tốt hơn việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu.” – theo Todd Sutton, Trợ lý Phó Hiệu trưởng về dịch vụ ứng dụng, UNC Greensboro.
Không cần cài đặt phần mềm, không phải mua phần cứng, khách hàng chỉ cần tạo tài khoản và thực hiện thờm cỏc bản ghi MX trong cấu hình DNS của tên miền. Để tích hợp với tài nguyên hiện có, Google làm việc với các chuẩn mở và đã tạo rất nhiều API để hướng khách hàng tới các giải pháp nguồn mở dành cho việc tích hợp chung . “Sau nhiều tháng vật lộn để cố gắng thực hiện giải pháp email được lưu trữ trên web thay thế, cuối cùng chúng tôi đã chuyển sang Google Apps, một ứng dụng mà chúng tôi có thể khởi chạy chỉ trong vài giờ” – theo Jhonny Oliveira, Giám đốc CNTT, Đại học Lisbon.
Tiết kiệm kinh phí
Sử dụng Google Apps đồng nghĩa với việc nhà trường không cần phải sử dụng đến hệ thống máy chủ đắt tiền mà chỉ cần “thuờ” Google thực hiện bảo trì máy chủ giúp nhà trường giải phóng các tài nguyên. “Điều này giúp đội ngũ cán bộ CNTT của chúng tôi hiểu rằng họ nên chuyên tâm vào các giải pháp doanh nghiệp chiến lược nhằm giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu giáo dục chứ không phải giám sát các sản phẩm như email. Nếu chúng tôi không sử dụng giải pháp của Google, chúng tôi sẽ phải xem xét đến đề xuất tăng mức học phí đáng kể đối với sinh viờn.” - theo Eric Hawley, phó giám đốc công nghệ, Đại học Bang Utah.
Bảo mật của Google
Theo Google, biện pháp bảo mật mà Google tôi cung cấp cho khách hàng của Google Apps cũng giống như biện pháp bảo mật mà họ tin tưởng sử dụng để bảo vệ www.google.com. Ngoài ra, Google điều hành công ty của chính mình dựa trên Google Apps.
“Chỳng tôi tin tưởng rằng Apps có thể đáp ứng được các nhu cầu của các doanh nghiệp có đòi hỏi khắt khe nhất vì chúng tôi cũng là một doanh nghiệp như vậy. Google là một công ty toàn cầu, phức hợp hoạt động trong một ngành công
nghiệp đầy tính cạnh tranh và biến đổi nhanh, mọi điều chúng tôi làm đều được Apps hỗ trợ. Được chúng tôi lựa chọn có nghĩa là Apps đã vượt qua trở ngại đáng kể để phù hợp với Doanh nghiệp. Nếu Apps hữu dụng với chúng tôi, chắc chắn ứng dụng này cũng hữu dụng đối với bạn.” – theo Ben Fried, Giám đốc thông tin kiêm phó Giám đốc kỹ thuật, Google.
Phản hồi trong thời gian thực
“Phản hồi từ cộng đồng các trường đại học là rất tích cực do chúng ta hiện đang cộng tác với các chuyên gia công nghệ hàng đầu. Các chuyên gia này hiểu rằng chúng tôi đang cố gắng cung cấp các công nghệ mới nhất, sáng tạo nhất hiện nay.” - theo Roy B. Roberti, Giám đốc lập kế hoạch công nghệ thông tin, Đại học Hofstra.
Cộng tác toàn cầu
Với ứng dụng xử lý văn bản Google Documents, không chỉ cho bạn quyền truy cập vào cùng một tài liệu, mà trên thực tế nú cũn cho phép các sinh viên làm việc trên cùng một tài liệu vào cùng một thời điểm từ bất kỳ đõu trờn thế giới. “Cỏc dự án cộng tác thực sự tạo ra một trải nghiệm giáo dục tuyệt vời không chỉ vỡ cỏc sinh viên có thể trao đổi ý tưởng với nhau và nâng cao kỹ năng viết của nhau mà cũn vỡ bản thân quá trình đó sẽ dạy cho sinh viên cách để cộng tác hiệu quả với người khác - một kỹ năng có giá trị đối với mọi người.” – theo Richard Ellwood, điều phối viên công nghệ kiêm giảng viên nghệ thuật số, trường trung học phổ thông Columbia.
4.2.2 Tính năng
a) Tính năng giao tiếp
+ Google cung cấp 7,2GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng (và sẽ còn tiếp tục tăng), điều này cũng có nghĩa là mọi người gần như có thể lưu trữ thư vĩnh viễn.
+ Tìm kiếm thư nhanh với tính năng tìm kiếm của Google trong Gmail. + Bảo vệ với bộ lọc thư rác (spam) và trình diệt Virus hàng đầu.
+ Tuỳ chỉnh email và lịch với biểu tượng riêng của trường.
- Lịch Google: Chia sẻ lịch và lập lịch biểu cho mọi người, nhúm, phũng và tài nguyên một cách dễ dàng ngay cả từ điện thoại di động của người dùng.
- Google Talk – Nhắn tin tức thì miễn phí, gọi điện (VOIP), thư thoại và truyền tệp giúp việc giữ liên lạc trở nên dễ dàng.
Ưu điểm vượt trội:
- Hệ thống giao tiếp tích hợp
+ Google Apps for Education kết hợp email, trò chuyện, tài liệu và lập lịch biểu.
+ Chuyển từ email sang IM, trò chuyện thoại hoặc video ngay trong hộp thư đến, nhanh chóng trả lời email gấp qua trò chuyện.
+ Chia sẻ lịch để nhanh chóng tạo và xem lịch học và thi, cuộc họp nhóm và sự kiện.
+ Thêm mục lịch trong khi soạn hoặc đọc email.
+ Nhận thư từ các địa chỉ email khác nhau với tính năng tải thư. - Truy cập ở mọi nơi
+ Người sử dụng có thể dùng bất kỳ máy tính hoặc điện thoại di động nào để truy cập thư, lịch và trò chuyện.
+ Nhận thông báo qua SMS cho bất kỳ sự kiện nào trên lịch.
b) Cộng tác thông minh
Trang bị cho mọi người trong nhà trường học của các công cụ tạo trang web và tài liệu có tính năng chỉnh sửa trong thời gian thực, kiểm soát chia sẻ và tính tương thích liền mạch.
Các ứng dụng tiêu biểu:
- Google Documents: Tạo và chia sẻ nhiều loại tài liệu trực tuyến: từ xử lý văn bản và bảng tính tới biểu mẫu và bản trình chiếu - tất cả có thể truy cập từ điện thoại di động.
- Google Sites: Dễ dàng xây dựng các trang web chia sẻ bao gồm video, hình ảnh, tiện ích và tài liệu.
- Google Video: Chia sẻ an toàn các video mà bất kỳ ai cũng có thể nhận xét, gắn thẻ và xếp hạng, mỗi người có được 10GB miễn phí.
- Google Groups: Sinh viên và giảng viên có thể tạo diễn đàn và danh sách gửi thư được kiểm duyệt của riêng họ với tính năng kiểm soát chia sẻ và quản lý mạnh mẽ.
Ưu điểm vượt trội:
- Tính tương thích toàn diện:
+ Google Apps hoạt động với mọi hệ điều hành hoặc phần mềm mỏy khỏch mà sinh viên hoặc giảng viên của nhà trường đang sử dụng.
+ Dễ dàng nhập hoặc xuất các định dạng tệp truyền thống sang Apps.
+ Xem tài liệu khi đang di chuyển với mọi loại điện thoại di động có hỗ trợ web.
+ Xuất bản tệp lên web để truy cập mọi lúc, mọi nơi. - Chia sẻ đơn giản
+ Chia sẻ chỉ với một cú nhấp chuột.
+ Chỉnh sửa và xem nội dung cựng lỳc với tài liệu và trang web được lưu trữ trực tuyến mà không cần tệp đính kèm trong email hoặc theo dõi phiên bản nữa.
+ Đặt mức bảo mật để hạn chế người có thể chỉnh sửa hoặc xem tài liệu. + Dễ dàng nhúng tài liệu Google ngay trong khi vẫn soạn hoặc đọc email. + Nhận thư từ các địa chỉ email khác nhau ở bất cứ đõu trờn trang web của trường với Google Web Elements.
- Liên tục cập nhật
+ Google Apps liên tục giới thiệu và nâng cấp các tính năng mới.
+ Dễ dàng thu thập dữ liệu vào Bảng tính Google bằng Biểu mẫu đơn giản nhưng mạnh mẽ.
+ Tuỳ chỉnh mẫu tài liệu bằng Google Documents.
+ Tạo lối tắt URL mang tính gợi tả bằng Google Short Links.
c) Bảo mật và ổn định
- Google Apps cho giáo dục là SAS 70 Loại I và Loại II được Chứng nhận với bảo đảm 99,9% thời gian hoạt động.
- Công cụ dành cho Quản trị viên: Truy cập bảng điều khiển tập trung để quản lý người dùng và tuỳ chỉnh dịch vụ cho nhà trường.
Google Apps for Education hỗ trợ các chuẩn mở của ngành, tức là ta hoàn toàn có thể tích hợp vào cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của đơn vị bằng chính công cụ Google App API.
+ Đăng nhập một lần dựa trên SAML giúp người dùng đăng nhập đơn giản và nhanh chóng.
+ Tuỳ chọn định tuyến thư có thể định cấu hình thông qua tính năng định tuyến Email của Google Apps hoặc một cổng Email hiện có.
+ Tích hợp với Active Directory/LDAP/dịch vụ thông tin thư mục giúp dễ dàng quản lý tài khoản và cấp quyền bằng API và công cụ đồng bộ hoá thư mục, Google Apps Directory Sync.
+ Google Sync tự đồng đồng bộ hoá danh sách liên hệ và lịch cho điện thoại BlackBerry, iPhone, Android và nhiều điện thoại khác.
+ Công cụ API Di chuyển Email và di chuyển IMAP giúp dễ dàng di chuyển dữ liệu.
- Google Apps Status Dashboard cho phép giám sát trạng thái và các vấn đề khác trong các ứng dụng của mình.
4.3 Tích hợp Google Apps vào website Học viện Ngân hàng
Quy trình đăng ký sử dụng Google Apps bao gồm:
+ Bước 1: Đăng ký tên miền (nếu đó cú trang web thì bước này đã thực hiện) + Bước 2: Đăng ký Google Apps
+ Bước 3: Xác nhận quyền sở hữu tên miền
Thực hiện bước 1 – đăng kớ tờn miền, chúng tôi đăng kí một tên miền con (subdomain) trong tên miền hvnh.edu.vn là mis.hvnh.edu.vn. Trong các phần dưới đây, chúng tôi mô tả việc đăng kí và cài đặt Google Apps đối với tên miền con này.
4.3.1 Đăng kí Google Apps
Để đăng kí Google Apps, ta thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào http://www.google.com/apps/intl/en/edu/
Trong trang web này, Google cho phép lựa chọn ngôn ngữ tuỳ theo nhu cầu của người quản trị. Tuy nhiên, để tiện mô tả, chúng tôi chọn sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh để cài đặt.
- Nhấn nút Get Apps today để chấp nhận việc cài đặt.
Hình 4.4. Trang chủ đăng kí của Google Apps for Education
- Nhấn nút Sign Up Now trong cửa sổ tiếp theo, khi đó, một cửa sổ được hiện ra yêu cầu người quản trị điền đầy đủ các thông tin như: tên miền, các thông tin của người quản trị, thông tin về trường học, số lượng người dựng… Cỏc yêu cầu đăng kí chia làm 3 mục:
Mục 1: Số người dùng, đề nghị cung cấp số lượng hộp thư muốn thiết lập. Mục 2: Quản trị viên hệ thống, cung cấp các thông tin về người quản trị. Mục 3: Thông tin về tổ chức, người đăng ký cung cấp đầy đủ các thông tin về tổ chức của mình.
Sau khi điền đầy đủ thông tin (các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập), bấm Next để chuyển sang bước cài đặt.
Hình 4.5. Cửa sổ nhập tên miền cần đăng kí Google Apps
Tại bước này, ta cần thiết lập tài khoản cho người quản trị bao gồm tên sử dụng (Username) và mật khẩu (password). Nếu cài đặt thành công, hệ thống sẽ tự động Login vào tài khoản Quản trị đã đăng ký tại phần trên, màn hinh quản trị hệ thống email miền này sẽ được hiển thị như hình bên dưới:
4.3.2 Xác minh quyền sở hữu tên miền
Để có thể sử dụng được Google Apps, ta cần phải kích hoạt Google và xác minh quyền sở hữu tên miền đã đăng kí. Trong màn hình trong hình 8, nhấn nút Active Google Apps để kích hoạt Google.
Có nhiều phương thức để Google kiểm tra quyền sở hữu tên miền của người đăng ký. Phương thức cơ bản được Google khuyến cáo là thay đổi bản TXT trong phần cấu hình DNS của tên miền (như hình dưới đây).
Tuy nhiên, nếu không thể thực hiện được thao tác xác minh đú thỡ có thể sử dụng các phương pháp thay thế như dưới đây:
- Tải lên một tập tin HTML do Google cung cấp lên thư mục gốc của trang web.
- Thêm thẻ meta vào trang chủ của trang web. - Sử dụng tài khoản Google Analytics.
Trong các phương pháp xác thực trên, chúng tôi sử dụng phương pháp đơn giản là thay đổi bản ghi TXT trong cấu hình DNS bằng bản ghi TXT do Google cung cấp bằng cách phối hợp với đơn vị quản lý website và tên miền của Học viện.
Sau khi tiến hành xác thực xong, chúng tôi tiến hành các bước cài đặt các thông số trong Google Apps theo trình hướng dẫn cài đặt.
4.3.3 Cấu hình Google Apps
Truy nhập trang Google Apps cho tên miền đã đăng ký theo đường dẫn https://www.google.com/a/tờn_miền trong đó tờn_miền là tên miền đã đăng ký. Trong trường hợp này là: https://www.google.com/a/mis.hvnh.edu.vn
Trang đăng nhập hiện ra như hình dưới đây:
Khi đó, Google hiển thị trang cài đặt cho người quản trị viên giống như hình dưới đây:
Hình 4.12. Trình cài đặt Google Apps
Trong màn hình cài đặt này có rất nhiều nội dung để quản trị viên tiến hành cài đặt, như việc thờm/xoỏ/sửa người dùng, cài đặt tên miền và các lựa chọn khác.
Ở đây, chúng tôi chỉ xin trình bày về việc cài đặt Gmail và việc tổ chức người dùng trong Google Apps.
a) Cài đặt Gmail
Đối với một số nhà cung cấp dịch vụ cho phép chủ sở hữu tên miền thay đổi các thông số bản ghi MX trong cấu hình DNS thì ta chỉ cần vào phần cấu hình tên miền và sửa lại theo yêu cầu, nhưng đối với những nhà cung cấp dịch vụ không cho phép thay đổi các thông số quản lý tên miền thì phải nhờ họ xử lý giúp. Từ màn hình giao diện chính của Google Apps, nhấn vào mục Email.
Hình 4.13. Cài đặt Gmail
Tiếp đó, cần thay đổi bản ghi MX cho phù hợp theo hướng dẫn của Google.
Chúng tôi phối hợp với đơn vị quản lý tên miền của Học viện để thay đổi các bản ghi MX này theo thứ tự như bảng dưới:
Bảng 4.3. Các bản ghi MX Ưu tiên Địa chỉ Máy chủ MX
1 ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
10 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
10 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.
Sau khi thay đổi các bản ghi MX, theo Google sẽ cần nhiều nhất là 48 giờ để các bản ghi này lan truyền đi trên toàn thế giới (tuy nhiên thực tế thì thời gian này nhanh hơn nhiều). Google kiểm tra chính xác các bản ghi MX thì kết quả sẽ tương tự như dưới đây
Khi đó, ta có thể truy cập hòm thư Gmail bằng cách gõ vào địa chỉ: http://mail.google.com/a/mis.hvnh.edu.vn hoặc đơn giản truy cập vào
http://mail.google.com và sử dụng Username là
<tờn_người_dựng>@mis.hvnh.edu.vn
b) Cài đặt người dùng
Để thêm mới người dùng, Google Apps cho phép thêm từng người dùng bằng cách nhập vào mẫu hoặc cũng có thể thêm nhiều người dùng cùng một lúc bằng cách sử dụng tập tin CSV (comma separated value).
Trường hợp 1: Thêm từng người dùng