3.3.2.2. Trang chủ
Là trang tổng hợp thông tin từ tất cả các đối tượng kết nối của từng cá nhân tham gia vào hệ thống, nghĩa là một người dùng có thể nắm được tình hình hoạt động của tất cả bạn bè của mình, tất cả các hội, nhóm mà mình tham gia trong hệ thống. Trang chủ của mỗi cá nhân khác nhau sẽ có sự khác nhau về thơng tin hiển thị và giao diện do mỗi cá nhân tham gia đều có sự khác biệt về các đối tượng kết nối với mình.
Hình 3.32: Giao diện trang chủ
Một vấn đề đặt ra là số lượng bạn bè và hội nhóm của 1 cá nhân sẽ có thể rất nhiều, và rất có thể những thơng tin mà người dùng cần tiếp nhận ngay (thông báo mới từ lớp, trường) sẽ bị đẩy lùi xuống dưới do có quá nhiều hoạt động từ những đối tượng khác, do vậy người dùng sẽ không thể đọc được thơng tin đó. Để giải quyết vấn đề này, trang chủ mạng xã hội có tính năng tạo lập các thẻ theo dõi (tab). Trong mỗi một thẻ theo dõi là một trang tổng hợp thông tin riêng biệt và người dùng có thể kéo thả vào đó những đối tượng mà mình quan tâm. (Ví dụ, sinh viên sẽ có ưu tiên đọc các mẩu tin mới nhất đến từ các hội nhóm của Lớp, Khoa, Trường)
Trang chủ cũng là nơi người dùng tiếp nhận các thông tin quảng bá đến từ các tổ chức và doanh nghiệp liên kết với các chương trình hỗ trợ sinh viên, các sự kiện lớn, các cuộc thi trực tuyến với nhiều lĩnh vực khác nhau.
3.3.2.3. Trang chủ nhóm
Hệ thống mạng xã hội trường học cho phép người dụng tạo ra các hội nhóm đại diện cho các đơn vị khác nhau trong trường. Hệ thống sẽ tạo sẵn các hội nhúm chớnh như Lớp, khoa, các đơn vị Đoàn thể với sự quản lý chặt chẽ về nội dung và người quản trị. Mỗi người sử dụng cũng có thể tạo riêng cho mình một hội, nhóm với những thành viên cùng tham gia.
Khi một tin tức hay một hành động tác động đến nhóm, tất cả các thành viên trong nhóm đều nhận được thơng tin. Do vậy, thơng tin giữa các đối tượng tham gia trong hệ thống sẽ được đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
Các tính năng khác của trang chủ nhóm cũng tương đồng với một trang cá nhân. Người quản trị của mỗi nhóm sẽ có quyền thiết lập các tùy biến đối với trang của nhúm đú như giao diện, thơng tin hiển thị, các tính năng chính v.v….
CHƯƠNG IV - TÍCH HỢP GOOGLE APPS CHO HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
4.1 Giới thiệu về Google Apps
Google là một trong những công ty lớn nhất hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh trên Internet. Sản phẩm chủ yếu của Google là cỏc mỏy tìm kiếm (search engine), cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả các tri thức trên mạng Internet. Từ 1/2004, Google đã giới thiệu một dịch vụ thư điện tử miễn phí mang tên Gmail với sự cách mạng trong việc cung cấp lượng lưu trữ khổng lồ cho mỗi hộp thư (1GB lúc giới thiệu và 7GB hiện nay). Từ khi giới thiệu ra công chúng, dịch vụ Gmail đã trở thành một trong những dịch vụ thư điện tử thành công nhất thế giới với hàng trăm triệu người dùng.
Tháng 10/2007, Google vừa chính thức ra mắt phiên bản tiếng Việt đầu tiên Google Apps - bộ sản phẩm lưu trữ web (web-hosted) cho việc thông tin liên lạc và hợp tác hỗ trợ trong công việc.
Google Apps là một bộ trọn gói các ứng dụng dành cho giới doanh nghiệp, các công ty và các tổ chức giáo dục; trong đó Google Apps cung cấp các cơng cụ thơng tin liên lạc có chất lượng cao như thư điện tử (e-mail), lịch biểu (calendar), gói văn phịng trực tuyến (documents) được sử dụng không cần phải mua bản quyền, lắp đặt hay duy trì phần cứng hoặc phần mềm của máy tính.
Quản trị viên sẽ sử dụng bảng điều khiển trực tuyến để cài đặt thương hiệu của cơng ty, quản lí thư mục, tạo tên, chia sẻ danh sách và có thể kết nối các dịch vụ của mình đến người sử dụng. Người sử dụng có tài khoản do quản trị viên lập có thể vào trang đăng nhập tuỳ chỉnh trên bất kỳ máy tính nào có nối mạng internet. Dịch vụ này vừa có thể nâng cấp dễ dàng nhằm đáp ứng cho nhu cầu tăng số lượng người dùng và cơ sở dữ liệu và đồng thời hạn chế được chi phí bảo trì.
Google đưa ra 3 phiên bản khác nhau của Google Apps với mục đích đáp ứng nhu cầu đa dạng của người sử dụng:
- Google Apps Standard Edition: Dịch vụ miễn phí cho phép các doanh nghiệp, hộ gia đình, cỏc nhúm khác nhau có thể sử dụng Google Apps với tên miền của mình.
- Google Apps Premier Edition (Google Apps for Business): Người sử dụng sẽ phải trả 50USD/người/năm và ấn bản này được thiết kế nhằm đáp ứng sự gia tăng của yêu cầu về hội nhập, lưu trữ, doanh nghiệp được hỗ trợ cho các loại hình kinh doanh khác nhau; trong đó bao gồm việc hỗ trợ bằng điện thoại, 25 GB lưu trữ e mail và tích hợp các ứng dụng của APIs.
- Google Apps Education Edition: miễn phí dành cho các trường đại học và các cơ sở giáo dục bao gồm các hỗ trợ cần thiết, lưu trữ…
4.1.1 Lợi ích của Google Apps
a) Tiết kiệm chi phí
Các ứng dụng thư và cộng tác trên web của Google không yêu cầu phần cứng hoặc phần mềm và chỉ yêu cầu quản lý ở mức tối thiểu. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp.
Người dùng cuối có thể sử dụng giao diện Microsoft Outlook quen thuộc cho email, danh bạ và lịch khi chuyển sang dùng Gmail và Lịch Google. Một hãng tìm kiếm hàng đầu phát hiện ra rằng Google Apps chỉ tốn 1/3 tổng chi phí so với các giải pháp cạnh tranh khác.
b) Dung lượng lưu trữ cao
Mỗi người dựng cú tới 25 GB dung lượng lưu trữ email, vì vậy họ có thể lưu giữ các thư quan trọng và thực hiện công việc tìm kiếm một cách nhanh chóng bằng tìm kiếm của Google được tích hợp sẵn.
Gmail được thiết kế sao cho người dùng có thể giảm được thời gian quản lý hộp thư đến của họ và có nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả. Các tính năng tiết kiệm thời gian như tạo chuỗi thư, nhãn thư, tìm kiếm thư nhanh và lọc spam mạnh mẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả với khối lượng email lớn.
c) Truy cập email, lịch và nhắn tin nhanh trên điện thoại di động
Với một số tùy chọn truy cập thơng tin trong khi di chuyển, người dùng có thể làm việc hiệu quả nhờ Google Apps ngay cả khi họ khơng có mặt tại nơi làm việc. Google Apps hỗ trợ truy cập bằng điện thoại di động qua vô tuyến trên các thiết bị BlackBerry, iPhone, Windows Mobile, Android và nhiều điện thoại ít tính năng hơn khác mà không cần phải trả thờm phớ.
Google bảo đảm 99,9% thời gian hoạt động tin cậy với tính năng sao chép đồng bộ tức là Google Apps sẽ khả dụng ít nhất 99,9% thời gian, vì vậy người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn và ít phải lo lắng hơn về sự cố ngừng hoạt động của hệ thống.
Với tính năng sao chép đồng bộ, dữ liệu và hoạt động của người dùng trong Gmail, Lịch Google, Google Documents và Google Sites được lưu giữ đồng thời trong nhiều trung tâm dữ liệu an toàn. Nếu một trung tâm dữ liệu khơng thể phục vụ u cầu thì hệ thống được thiết kế để dự phịng nhanh sang trung tâm dữ liệu khác có thể phục vụ tài khoản của người dùng đó mà khơng bị gián đoạn dịch vụ.
Theo thống kê của Radicati Group thì mỗi tháng Microsoft Exchange thường có 60 phút ngừng hoạt động ngồi dự kiến. Cịn khách hàng của Google Apps thường chỉ mất chưa đến 15 phút ngừng hoạt động mỗi tháng.
d) Tuân thủ và bảo mật thông tin
ninh mạng. Người dùng có được các tính năng bảo mật có thể tùy chỉnh này với Google Apps:
- Các cơng cụ lọc thư đến và spam tùy chỉnh, do Postini cung cấp, nhằm bổ sung cho các bộ lọc spam mạnh mẽ, làm việc tự động mà khơng cần cấu hình từ trước.
- Các công cụ lọc thư đi tùy chỉnh nhằm tránh việc thông tin nhạy cảm bị phát tán, do Postini cung cấp.
- Quy tắc chia sẻ thông tin tùy chỉnh nhằm xác định phạm vi chia sẻ mà nhân viên được phép với Google Documents, Lịch Google và Google Sites.
- Độ dài mật khẩu là tuỳ ý, Google còn hiển thị một cách trực quan độ mạnh của mật khẩu nhằm giúp nhân viên chọn được mật khẩu an toàn.
- Kết nối SSL bắt buộc với Google Apps để đảm bảo truy cập HTTPS an toàn. - Lưu trữ email tùy chọn, lưu trữ tối đa 10 năm.
e) Tồn quyền kiểm sốt dữ liệu và quản trị
Quản trị viên có thể tùy chỉnh chi tiết Google Apps để đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, xây dựng nhãn hiệu và kinh doanh.
Tùy chọn tích hợp cho phép quản trị viên kết nối Google Apps với cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của tổ chức.
- API đăng nhập một lần kết nối Google Apps với hệ thống xác thực hiện tại. - Tiện ích và API cấp phép người dùng kết nối Google Apps với hệ thống thư mục người dùng hiện tại.
- Hỗ trợ định tuyến email và cổng email cho phép bạn chạy Google Apps đồng thời với giải pháp email hiện tại.
- Tiện ích và API di chuyển email cho phép người sử dụng chuyển thư từ giải pháp email hiện tại của mình vào Google Apps.
Người sử dụng có thể sửa đổi Google Apps với giao diện tuỳ chọn (biểu tượng, màu sắc…) và đảm bảo quyền sở hữu dữ liệu.
g) Hỗ trợ 24/7
Google Apps có chế độ hỗ trợ hiện dành cho các quản trị viên (nếu cần). Các tùy chọn hỗ trợ bao gồm:
- Hỗ trợ qua điện thoại cho các sự cố quan trọng - Hỗ trợ qua email
- Hỗ trợ trực tuyến
Google Apps cũng có một mạng lưới đối tác sâu rộng ln sẵn sàng giỳp cỏc doanh nghiệp triển khai, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng, tích hợp hệ thống và phát triển ứng dụng tùy chỉnh.
4.1.2 Các sản phẩm của Google Apps
Dưới đây giới thiệu các sản phẩm của Google Apps dành cho doanh nghiệp,
a) Gmail
Gmail dành cho doanh nghiệp cung cấp dung lượng lưu trữ 25 GB cho mỗi người dùng, tính năng lọc spam mạnh mẽ, tương thích với nhiều thiết bị và phần mềm gửi/nhận email với thoả thuận hoạt động với mức thời gian là 99,9%.