c. Theo lĩnh vực cụ thể
4.1.1Lợi ích của Google Apps
4.1 Giới thiệu về Google Apps
4.1.1Lợi ích của Google Apps
a) Tiết kiệm chi phí
Các ứng dụng thư và cộng tác trên web của Google không yêu cầu phần cứng hoặc phần mềm và chỉ yêu cầu quản lý ở mức tối thiểu. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp.
Người dùng cuối có thể sử dụng giao diện Microsoft Outlook quen thuộc cho email, danh bạ và lịch khi chuyển sang dùng Gmail và Lịch Google. Một hãng tìm kiếm hàng đầu phát hiện ra rằng Google Apps chỉ tốn 1/3 tổng chi phí so với các giải pháp cạnh tranh khác.
b) Dung lượng lưu trữ cao
Mỗi người dựng cú tới 25 GB dung lượng lưu trữ email, vì vậy họ có thể lưu giữ các thư quan trọng và thực hiện cơng việc tìm kiếm một cách nhanh chóng bằng tìm kiếm của Google được tích hợp sẵn.
Gmail được thiết kế sao cho người dùng có thể giảm được thời gian quản lý hộp thư đến của họ và có nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả. Các tính năng tiết kiệm thời gian như tạo chuỗi thư, nhãn thư, tìm kiếm thư nhanh và lọc spam mạnh mẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả với khối lượng email lớn.
c) Truy cập email, lịch và nhắn tin nhanh trên điện thoại di động
Với một số tùy chọn truy cập thơng tin trong khi di chuyển, người dùng có thể làm việc hiệu quả nhờ Google Apps ngay cả khi họ khơng có mặt tại nơi làm việc. Google Apps hỗ trợ truy cập bằng điện thoại di động qua vô tuyến trên các thiết bị BlackBerry, iPhone, Windows Mobile, Android và nhiều điện thoại ít tính năng hơn khác mà khơng cần phải trả thờm phớ.
Google bảo đảm 99,9% thời gian hoạt động tin cậy với tính năng sao chép đồng bộ tức là Google Apps sẽ khả dụng ít nhất 99,9% thời gian, vì vậy người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn và ít phải lo lắng hơn về sự cố ngừng hoạt động của hệ thống.
Với tính năng sao chép đồng bộ, dữ liệu và hoạt động của người dùng trong Gmail, Lịch Google, Google Documents và Google Sites được lưu giữ đồng thời trong nhiều trung tâm dữ liệu an tồn. Nếu một trung tâm dữ liệu khơng thể phục vụ yêu cầu thì hệ thống được thiết kế để dự phịng nhanh sang trung tâm dữ liệu khác có thể phục vụ tài khoản của người dùng đó mà khơng bị gián đoạn dịch vụ.
Theo thống kê của Radicati Group thì mỗi tháng Microsoft Exchange thường có 60 phút ngừng hoạt động ngồi dự kiến. Cịn khách hàng của Google Apps thường chỉ mất chưa đến 15 phút ngừng hoạt động mỗi tháng.
d) Tuân thủ và bảo mật thông tin
ninh mạng. Người dùng có được các tính năng bảo mật có thể tùy chỉnh này với Google Apps:
- Các công cụ lọc thư đến và spam tùy chỉnh, do Postini cung cấp, nhằm bổ sung cho các bộ lọc spam mạnh mẽ, làm việc tự động mà khơng cần cấu hình từ trước.
- Các cơng cụ lọc thư đi tùy chỉnh nhằm tránh việc thông tin nhạy cảm bị phát tán, do Postini cung cấp.
- Quy tắc chia sẻ thông tin tùy chỉnh nhằm xác định phạm vi chia sẻ mà nhân viên được phép với Google Documents, Lịch Google và Google Sites.
- Độ dài mật khẩu là tuỳ ý, Google còn hiển thị một cách trực quan độ mạnh của mật khẩu nhằm giúp nhân viên chọn được mật khẩu an toàn.
- Kết nối SSL bắt buộc với Google Apps để đảm bảo truy cập HTTPS an toàn. - Lưu trữ email tùy chọn, lưu trữ tối đa 10 năm.
e) Tồn quyền kiểm sốt dữ liệu và quản trị
Quản trị viên có thể tùy chỉnh chi tiết Google Apps để đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, xây dựng nhãn hiệu và kinh doanh.
Tùy chọn tích hợp cho phép quản trị viên kết nối Google Apps với cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của tổ chức.
- API đăng nhập một lần kết nối Google Apps với hệ thống xác thực hiện tại. - Tiện ích và API cấp phép người dùng kết nối Google Apps với hệ thống thư mục người dùng hiện tại.
- Hỗ trợ định tuyến email và cổng email cho phép bạn chạy Google Apps đồng thời với giải pháp email hiện tại.
- Tiện ích và API di chuyển email cho phép người sử dụng chuyển thư từ giải pháp email hiện tại của mình vào Google Apps.
Người sử dụng có thể sửa đổi Google Apps với giao diện tuỳ chọn (biểu tượng, màu sắc…) và đảm bảo quyền sở hữu dữ liệu.
g) Hỗ trợ 24/7
Google Apps có chế độ hỗ trợ hiện dành cho các quản trị viên (nếu cần). Các tùy chọn hỗ trợ bao gồm:
- Hỗ trợ qua điện thoại cho các sự cố quan trọng - Hỗ trợ qua email
- Hỗ trợ trực tuyến
Google Apps cũng có một mạng lưới đối tác sâu rộng ln sẵn sàng giỳp cỏc doanh nghiệp triển khai, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng, tích hợp hệ thống và phát triển ứng dụng tùy chỉnh.