3.2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH
3.2.4.3. Tăng cường quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh
doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức
cần thiết. Lượng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí như: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hóa trong q trình dự trữ, chi phí hao hụt, mất mát,
chi phí bảo quản, chi phí trả tiền lãi vay…
Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, xây dựng chính sách tồn trữ
hàng hóa hợp lý theo từng thời gian thích hợp. Khơng dự trữ hàng hóa q nhiều vì sẽ gây ứ đọng vốn, thất thoát, hư hỏng và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Cũng
không nên để hàng tồn kho ở mức quá thấp vì khi nhu cầu tăng đột ngột thì rất có khả
năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần.
Chính vì thế, quản lý hàng tồn kho là một vấn đề quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiện nay, hàng tồn kho đang chiếm tỷ trọng tương đối cao trong cơ cấu tài sản ngắn hạn, giảm lượng hàng tồn kho sẽ giúp tăng vòng quay tài sản ngắn hạn, nâng
cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng và hiệu quả sử dụng tổng tài sản nói
chung. Để quản lý chặt chẽ được hàng tồn kho, Công ty nên thực hiện một số biện
pháp sau:
Theo dõi thường xuyên sự biến động của thị trường vật tư, hàng hóa để đưa ra các
dự báo kịp thời về biến động của thị trường. Trên cơ sở đó, xác định lượng hàng tồn
kho phù hợp cho từng chủng loại hàng hóa cũng như nguyên vật liệu nhằm cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất và cho các cơng trình thi cơng lắp đặt hệ thống điện,
tránh trường hợp bị thiếu hụt hay dư thừa gây lãng phí.
Theo dõi và thường xuyên cập nhật tình hình sản xuất tại các phân xưởng sản xuất
cũng như tiến độ thi cơng các cơng trình để có thể lên kế hoạch mua nguyên vật liệu đúng số lượng và kịp thời, tránh tình trạng mua quá sớm dẫn tới việc nguyên vật liệu bị tồn trong kho quá lâu.
Hiện tại, Công ty chưa áp dụng một mơ hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm, việc đặt
hàng với khối lượng như thế nào, lượng dự trữ trong kho bao nhiêu chưa được quản lý
một cách khoa học và bài bản. Vì vậy, Cơng ty cần nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp.
Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý thông qua định mức tiêu
hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho
tồn Cơng ty nhằm kiểm sốt được định mức tiêu hao một cách tồn diện, đồng thời kiểm sốt được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lương phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng cường tiết kiệm, nỗ lực tìm tịi và phát
huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần được thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh
cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng.
Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh
doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ, nhu cầu số lượng, thời gian cung cấp.
Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, phòng Kỹ thuật sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và kiểm tra chất lượng. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu này là phải tăng cường quản
lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tượng tiêu cực. Với nguồn cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trường để lựa chọn được nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lượng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng
tài sản của Công ty.
Kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu
Để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, hoạt động kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động
này đồng thời theo dõi tình hình ngun vật liệu tồn kho khơng sử dụng, nguyên vật liệu kém chất lượng, từ đó đưa ra quyết định xử lý vật tư một cách phù hợp nhằm thu hồi vốn và tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải căn cứ vào sự đánh giá nguyên vật liệu
khi kiểm kê và giá cả thực tế trên thị trường.
Để hoạt động quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả địi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận trong Công ty. Bộ phận lập kế hoạch sử dụng phải
sát với nhu cầu thực tế, xác định lượng dự trữ an tồn, chính xác. Bộ phận cung ứng phải cung cấp đúng, đủ và kịp thời đồng thời quản lý chặt chẽ, kiểm kê thường xuyên.
Như vậy, quản lý chặt chẽ việc mua sắm, sử dụng cũng như dự trữ hợp lý nguyên vật liệu sẽ giúp Công ty giảm được chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.