Mục đích kiểm sốt nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu của nguồn là hợp lệ. Các thủ tục kiểm sốt bao gồm.
Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc
Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ
Đánh dấu chứng từ đã sủ dụng để tránh nhập liệu lần thứ 2
Sử dụng các chứng từ luơn chuyển ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại bằng tay.
Tạo số kiểm tra. Thủ tục này đảm bảo nhập chính xác số hiệu khách hàng ,mã số nhân viên và các mã số tương tự. Cứ mỗi số hiệu khách hàng hoặc mã số nhân viên sẽ được thêm vào đằng sau một số kiểm tra. Khi nhập mã số khách hàng, một chương trình kiểm tra căn cứ vào vào số kiểm này sẽ xác định được nhập cĩ đúng hay khơng? Để đảm bảo việc đảo hoặc thiếu số liệu.
7.1.2 Kiểm sốt quá trình nhập liệu
Thơng thường các thủ tục kiểm sốt này được lập trình trong phần mềm. Các thủ tục chủ yếu là: kiểm sốt tính hợp lệ của quá trình nhập liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu ( sao cho tất cả các vùng
dữ liệu trong tập tin đều cĩ đầy đủ), tính hợp lý của dữ liệu( cho từng vùng của khách hàng );
BIỆN PHÁP 8: Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Nhà máy
Biện pháp 8.1. Sự cần thiết của việc thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
Nhà máy;
Hiện nay trong các cồng ty và Nhà máy chức năng kiểm tốn nội bộ thuộc về một phần củavai trị quản lý và được người quản lý trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên các hoạt động cụ thể tại Nhà máy rất đa dạng và phức tạp mà hệ thống kiểm tra từ trước khĩ mang lại cho nhà quản lý cấp cao cái nhìn tổng quán xuyến đối với mọi hoạt động đang diễn ra tại đơn vị mình. Để giúp cho nhà quản lý trả lời được chính xác câu hỏi:
Những nguyên tắc đã định ra liệu cĩ được tuân thủ khơng?
Tài sản cĩ được bảo vệ nguyên vẹn khơng?
Cơng nhân viên làm việc cĩ hiệu quả khơng?
Những nguyên tắc cĩ cịn hiệu lực khi điều kiện thay đổi khơng?
Với nhà lãnh đạo cĩ rất nhiều cơng việc phải giải quyết thì câu trả lời này thật khơng dễ dàng. Vì vậy cần thiết phải cĩ một đội ngũ những người chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá các hoạt động sau đĩ báo cáo lại cho người chủ sở hữu hoặc người quản lý. Chính vì vậy thiết lập một hệ thống kiểm tốn nội bộ cho Nhà máy là một điều cần thiết.
Mục đích của kiểm tốn nội bộ là tạo ra cơng cụ để phân tích toàn bộ hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm trong quản lý và điều hành, đồng thời đề ra chiến lược phát triển riêng cho Nhà máy.
Trong đĩ chức năng chính của kiểm tốn nội bộ là: Đánh giá và cải thiện: Cụ thể
Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho các thơng tin tài chính và thơng tin hoạt động trở nên khơng đáng tin cậy. Đề xuất những biện pháp cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại báo cáo về những thơng tin này.
Nhận định, phân tích và đánh giá những vấn đề cĩ thể làm cho các hoạt động của Nhà máy khơng hữu hiệu hoặc thiếu hiệu quả., đề xuất những biện pháp để sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguồn lực của đơn vị.
Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho tài sản của Nhà máy bị tham ơ, biển thủ.... đề xuất những biện pháp để cải thiện sự hữu hiệu trong phương pháp bảo vệ tài sản
Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho luật lệ và các quy định khơng được tuân thủ, đề xuất những biện pháp nhằm xây dựng hệ thống hoạt động hiệu quả và hữu hiệu hơn.
Biện pháp 8.2 Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả tại Nhà máy ;
Nguyên tắc:
Ban giám đốc cĩ trách nhiệm thành lập,điều hành hệ thống kiểm sốt nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống vận hành tốt cĩ thể tham khảo một số nguyên tắc sau:
Xây dựng một mơi trường văn hĩa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp.
Những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
Các quy trình hoạt động và kiểm sốt nội bộ được văn bản hĩa rõ ràng và được truyền đạt thơng tin rộng rãi nhanh chĩng trong nội bộ tổ chức.
Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi bằng văn bản.
Mọi thành viên của tổ chức phải tuân thủ hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Quy định trách nhiệm rõ ràng trong kiểm tra và giám sát.
Tiến hành định kỳ các kiểm tra độc lập, nâng cao hiệu quả của cơng tác kiểm sốt nội bộ.
Biện pháp 8.2.1 Sử dụng tác dụng của hịm thư gĩp ý ;
Rất nhiều cơ quan xí nghiệp đã phát huy tác dụng tích cực của hịm thư gĩp ý. Nếu sử dụng tốt nĩ sẽ đĩng vai trị là một kênh thơng tin rất hữu hiệu cho nhà quản lý trong việc kiểm sốt nhân viên của mình. Động viên khuyến khích nhân viên cĩ thái độ thẳng thắn trong việc tố giác các hành vi gây tổn hại đến Nhà máy. Giữ bí mật thơng tin về người tố giác để đảm bảo an toàn cho họ.
Cán bộ trong ban kiểm sốt phải là những người đứng đầu Nhà máy và một số thành viên khác chỉ chuyên về việc kiểm sốt hoạt động tại Nhà máy, đảm bảo khách quan thẳng thắn, liêm khiết trong việc kiểm tốn. Tránh sự thơng đồng nhau trong Nhà máy.
Biện pháp 8.2.2 Áp dụng nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.
Ý nghĩa: về nguyên tắc phải cho từng nhân viên trong nhà máy biết được khi cĩ vấn đề đặt ra thì họ cĩ thể hỏi ai? Và chịu trách nhiệm trước ai?
Đây là phương thức truyền lệnh ưu việt nhất: tức mỗi người chịu trách nhiệm cơng việc và chịu trách nhiệm trước một người.
Nếu tuyến lệnh quá dài, cấp bậc cơ cấu phức tạp, làm cho nhân viên phải chịu nhiều tầng lãnh đạo, giảm thấp tính tích cực của từng nhân viên, làm cho hao phí thời gian và kinh phí gây ra nhiều mâu thuẫn trong các nhân viên. Vì vậy muốn thực hiện tốt nhân viên phải được trao những quyền cụ thể, tránh truyền mệnh lệnh vượt quá mức phân quyền. Quy định này phải được ban hành cụ thể để trách việc sự chồng chéo trong chức năng và nhiệm vụ của nhân viên trong Nhà máy. Mỗi nhân viên phải tự chịu trách nhiệm về hàng vi và trách nhiệm của mình trước Ban Giám Đốc.
Biện pháp 8.2.3 Áp dụng nguyên tắc chia để trị:
Nguyên tắc này đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quá trình phân định quyền hạn và trách nhiệm, tức một người khơng được đảm nhiệm một giao dịch từ đầu đến cuối.
Thực hiện tốt nguyên tắc này giúp Nhà máy tránh được những rủi ro làm tổn hại đến tài chính và ngân sách của Nhà máy cũng như của Tổng cơng ty.
Nguyên tắc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cũng như mối liên hệ của họ với nhau phải được quy định cụ thể trong các văn bản bằng giấy tờ,làm căn cứ để nhân viên biết rõ mình là ai? Và mình phải làm gi?
Do vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nói chung và xây dựng các thủ tục kiểm soát nói riêng là điều hết sức cần thiết vì:
_ Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho Nhà máy có thể ngăn chặn và hạn chế được những sai sót và gian lận có thể xảy ra.
_ Đồng thời nó còn giúp cho nhà máy bảo vệ được tài sản, đảm bảo kết quả tài chính rõ ràng, minh bạch khơng ai có thể chối cãi được và thực sự đáng tin cậy. _ Doanh thu Nhà máy rất lớn, do vậy việc đưa ra các thủ tục kiểm soát sẽ giúp cho quá trình hạch toán được theo một quy trình hợp lý nhằm đáp ứng một cách chính xác yêu cầu của nhà quản lý.
Tóm lại, Nhà máy cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu để góp phần ổn định nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có như vậy mới đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
trình độ chuyên môn còn hạn chế hoặc một vài vì lợi ích cá nhân có thể hạch toán sai nghiệp vụ. Một công cụ rất quan trọng góp phần ngăn chặn và hạn chế sai sót, gian lận là xây dựng các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu.
Kết luận
Xu hướng hội nhập với thế giới đã và đang được tiến hành từng bước và mang lại hiệu quả cho đất nước cũng như đối với doanh nghiệp và phần khơng nhỏ tạo nên sự thành cơng trong đĩ là sự đĩng gĩp của họ. Chính những doanh nghiệp là tiền đề cho sự phát triển của một đất nước phồn vinh. Doanh nghiệp cĩ thành cơng trên con đường hội nhập kinh tế thì đất nước cũng thành cơng trên con đường hịa nhập với thế giới.
Và trong đĩ là sự quản lý điều hành và hoạt động của các doanh nghiệp. Nhận thấy được tầm quan trọng trong cơng tác kiểm sốt nội bộ TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT đã và đang tiến hành thành lập cho mình một ủy ban kiểm sốt và nếu ủy ban kiểm sốt nội bộ hoạt động tốt sẽ là một cánh tay đắc lực cho TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT và Nhà máy trong cơng tác quản lý và hoạt động.
Với đặc điểm là đơn vị hạch tốn phụ thuộc, Ban lãnh đạo Nhà máy đã luơn tìm cải thiện để cho cơng tác hạch tốn kế tốn đảm bảo và ngày một hoàn thiện hơn để quản lý tốt về mọi mặt. Đặc biệt là hệ thống thơng tin trong và ngồi Nhà máy luơn được kết nối, giúp ban lãnh đạo Nhà máy cĩ được thơng tin mới nhất,chính xác và kịp thời tạo điều kiện cho Nhà máy phát triển trong tương lai.
Qua quá trình thực tập tại Nhà máy Thuốc lá Khánh Hịa , em nhận thấy cơng tác kiểm sốt nội bộ cho chu trình chi phí là khá tốt đảm bảo cho yêu cầu khi kiểm tốn tuy nhiên bên cạnh đĩ thì trong chu trình doanh thu do cơng việc quá nhiều để giảm bớt khối lượng cơng việc mà Nhà máy đã áp dụng một số biện pháp chưa đảm bảo trong cơng tác kiểm tốn. Với khĩa luận "Một số biện pháp nhằm hồn thiện cho chu trình doanh thu và chi phí " em hy vọng cĩ thể mang lại được một phần đĩng gĩp cho cơng tác kiểm sốt nội bộ của TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT cũng như Nhà máy trong thời gian tới.
Do thời gian khơng dài, kiến thức cịn hạn chế mới chỉ trên lý thuyết khơng cĩ kinh nghiệm trong thực tế, vì vậy đề tài của em khơng sao tránh khỏi những sai sĩt em rất mong được sự chỉ bảo của thầy cơ và các anh chị trong Nhà máy để em cĩ thể hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nha trang , tháng 11 năm 2007.
Sinh viên thực hiện Bùi thị Châu.
Tài liệu tham khảo
1.Ths.PHAN TRUNG KIÊN Bộ mơn Kiểm tốn- Khoa Kế tốn Đại học Kinh tế Quốc dân Kiểm Tốn Lý Thuyết và Thực Hành, Nhà xuất bản Tài chính 2006
2.Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Khoa kế tốn kiểm tốngười- Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn, Nhà xuất bản thống kê – 2004
3. Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn, Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí mInh (2005), Kiểm tốn, Nhà xuất bản thống kê, Tp.HCM 4. Một số luận văn tốt nghiệp khĩa trước.
MỤC LỤC
Quyết định thực tập Đơn xin xác nhận thực tập
Nhận xét của Nhà máy Nhận xét của giáo viên hướng dẫn
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP ...5
1.1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:...5
1.1.1.KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ: ...5
1.1.1.1. Khái niệm:...5
1.1.1.2. Phân loại: ...5
1.1.1.3. Ý nghĩa ...6
1.1.2 . CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: ...6
1.1.3. CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: ...8
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát: ...8
1.1.3.2 Hệ thống kế toán:...10
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát:...11
1.1.4 NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:...14
1.1.5. TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU VAØ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ: ...15
1.1.5.1 Mục đích nghiên cứu:...15
1.1.5.2 Phương thức tiếp cận: ...15
1.1.5.3.Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ: ...16
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU: ...17
1.2.1. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:...17
1.2.2.Các thủ tục kiểm soát : ...17
1.2.2.1. Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:...17
1.2.2.2. Các thể thức kiểm soát đối với chu trình doanh thu:...18
1.3. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU: ...20
1.4.1Các hoạt động chủ yếu trong chu trình chi phí: ...21
1.4.2.Các thủ tục kiểm soát : ...21
1.4.2.1. Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:...21
1.4.2.2. Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:...21
1.5 Sự Cần Thiết Phải Xây Dựng Các Thủ Tục Kiểm Sốt Cho Chu Trình Chi Phí: . 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CHU TRÌNH DOANH THU VAØ CHI PHÍ TẠI NHAØ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA...25
2.1. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ NHAØ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA. ...25
2.1.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY ...25
2.1.1.1. Quá trình hình thành:...25
2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy Thuốc lá Khánh Hòa: ...28
2.1.1.3 Các Nhân tố ảnh hưởng đến Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh Của Nhà Máy29 2.1.1.4 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CỦA NHÀ MÁY THỜI GIAN QUA ... 32
2.1.1.5 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA NHÀ MÁY TRONG THỜI GIAN TỚI. ... 33
2.1.2 . ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA NHAØ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA: 33 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy: ...34
2.1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI NHAØ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA:...42
2.1.3.1 Sơ đồ quản lý tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa: ...42
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban tại Nhà máy Thuốc lá
Khánh Hòa...42
2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHAØ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA:...44
2.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán: ...44
2.2.1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán...45
2.2.2. Hình thức kế toán được áp dụng tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa: ...45
2.2.2.2 Trình tự ghi sổ:...46
2.2.2.3 Phần mềm kế tốn sử dụng tại Nhà máy Thuốc lá Khánh Hịa; ...47
2.2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TẠI NM...57
2.3 THƯC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA. ...60
2.3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA...60
2.3.1.1 Các hoạt ộng kinh tế trong chu trình doanh thu tại nhà máy thuốc lá Khánh Hịa:...60
2.3.2 Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí tại nhà máy: ... 62
2.3.1.2. TỔ CHỨC KẾ TỐN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU: ...65
2.3.1.2. Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu tại Nhà máy;...65
2.3.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản doanh thu:...69
2.3.1.3. Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ cho chu trình doanh thu; ...71
2.3.1.4. Buớc tiếp theo của chu trình doanh thu : Nhận tiền thanh tốn;...92
2.3.1.5. Luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng và thanh tốn tại Nhà máy ...92
2.3.1.6 Sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh tốn tiền tại Nhà máy .. 95
2.3.2.3. Chức năng của các bộ phận liên quan trong chu trình chi phí tại Nhà máy;100 2.3.2.3. Tổ chức sổ sách kế tốn:... 123
2.3.3.1. Tổ chức kiểm sốt các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:... 124