Trong hệ thống này, thì kế tốn máy theo hình thức kế tốn máy nhật ký chung đã đảm bảo được yêu cầu theo từng hĩa đơn. Tuy nhiên trong thực tế tại Nhà máy thì chức năng này chưa được sử dụng do chưa hồn thiện.
2.3.8.Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ tại Nhà máy
_ Nhân tố về tính chính trực và giá trị đạo đức: Nhà lãnh đạo luơn xây dựng những
chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để cĩ thể ngăn cản mọi nhân viên khơng tham gia vào các hoạt động được xem là thiệt hại và gian lận.và luơn phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Luơn tơn trọng các giá trị đạo đức khơng cĩ sức ép hay điều kiện cĩ thể dẫn đến sai phạm.
_ Đảm bảo về năng lực: Nhà máy cĩ đội ngũ nhân viên khá tốt cĩ đủ kỹ năng và hiểu biết cần thiết để đảm bảo hoàn thành cơng việc được giao. Trình độ Đại Học là 90/583 người chiếm 15.44%. Trong các phịng ban trình độ Đại học là đa số vì vậy mà đảm bảo về năng lực cho cơng việc.
_ Nhân tố về cách thức phân định trách nhiệm và quyền hạn: Cĩ sự phân chia trách
nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên với nhau và gắn cơng việc đĩ với quyền lợi và trách nhiệm của họ bằng vật chất., Nhà máy cĩ thể chế hĩa bằng văn bản cho từng thành viên về những nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên và quan hệ của họ với nhau.
Vd: Tổ chức cơng việc cho một nhân viên kế tốn trong Nhà máy như sau:
Tổ chức cơng việc Nhận từ các cá nhân, bộ phận
Sau đĩ chuyển đến các cá nhân, bộ phận 1.Kiểm tra chứng từ nhập _ xuất kho Phịng kế hoạch Lưu trữ, kế tốn thanh tốn 2.Thực hiện các nghiệp vụ kế tốn Phịng kế hoạch Lưu trữ, kế tốn thanh tốn 3.Hướng dẫn tổ chức, ghi chép Bộ phận kho, phân
xưởng
Lưu trữ kho, phân xưởng
4.So sánh, kiểm tra, đối chiếu Bộ phận kho, phân xưởng
Lưu trữ kho, phân xưởng
5. kiểm kê tồn kho, lập biên bản kiểm kê
Phịng kế hoạch Ban lãnh đạo
Tĩm tắt cơng việc;
* Quản lý theo dõi khâu nhập xuất kho nguyên vật liệu của Nhà máy
* Báo cáo kịp thời cho lãnh đạo những sai sĩt trong quá trình nhập nguyên liệu nhằm hạn chế những tiêu cực cĩ thể xảy ra.
* Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng mua bán. * Lưu trữ chứng từ theo quy định.
Nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành:
* Phải cùng hội đồng kiểm nhận nguyên vật liệu của Nhà máy để đánh giá về chất lượng hàng và kiểm tra trước khi cho nhập kho.
* Theo dõi tiến độ nhập xuất hàng gia cơng , phản ánh chính xác kịp thời về số lượng và giá trị hàng gia cơng.
* Lập bảng kê nhập__ xuất tồn nguyên vật liệu hàng tháng đối chiếu với thủ kho.trên sổ sách với thẻ kho của thủ kho ký xác nhận trên thẻ kho của thủ kho.
* Lập bảng kê nhập_ xuất_ tồn kho nguyên liệu hàng tháng, hàng quý đối chiếu tồn kho trên sổ sách với tồn kho trên thẻ kho của thủ kho.
Các nghiệp vụ khác:
+ Cuối quý năm cùng với hội đồng kiểm kê của Nhà máy tiến hành kiểm kê kho,lập biên bản kiểm kê, xem xét kiến nghị xử lý thừa ứ đọng của nguyên liệu.
+ Hướng dẫn thủ kho ghi thẻ kho theo đúng quy định và sắp xếp kho tàng một cách hợp lý hơn để tiện cho việc quản lý, đảo kho đảm bảo nhiệt độ nhập xuất hàng theo nhập trước, xuất trước.
+ Kiểm tra giá cả trên hĩa đơn mua hàng so với hợp đồng.
+ Cung cấp lượng tồn kho, gia cơng nguyên liệu cho các bộ phận liên quan khi cĩ nhu cầu.
_ Nhân tố về triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản trị: Nhà quản trị luơn quan tâm đến hiệu quả cơng việc , kế tốn trưởng luơn quan tâm đến cơng việc của từng nhân viên, luơn kiểm sốt chặt chẽ cơng việc của nhân viên hàng ngày và nhắc nhở khi cần thiết. Do vậy các sai sĩt được hạn chế rất nhiều.
_ Chính sách nhân sự:Nhà máy rất quan tâm đến đời sống của các cá nhân trong Nhà
máy cĩ chính sách khen thưởng và đề bạt . Như việc tuyển dụng nhân viên mới phải cĩ trình độ, ưu tiên cho những người cĩ kinh nghiệm, giỏi tiếng anh....
KHATOCO KHANH VIET CORPORATION( KHATOCO) 84 Hung vuong street – Nha trang – SR Viet Nam Tel 84.58822770 – 813443 – 821191 fax 8458823801 Email: Khatoco @ dng.vng.vnn.vn COMMERCIAL INVOICE Date : mar.02.07 Invoice No : 020307 Contract No: 010606/ kv P.O NO : 004/2007/0008 To: Annges World PTE. LTD
101. Thomsons Rood # 11 – 05 United Square. Singapore 307591
Commodity QTY
(case)
Unit Price Amount
1. Rave fill Flavor Sort pack 20s (Amanan HW)
430 USD 50.00/Case USD 21500.00
2. Rave menthol Sort Pack 20s ( Amanan HW)
430 USD 50.00/Case USD 21500.00
3. Rave menthol Hard Pack 20s( Amanan HW Manf)
430 USD 52.00/ Case USD 1560.00
TOTAL 890 USD 44.560.00
TG: 16.076 đăng ký/ USD
Total amount: USD 44.560.00 FOB HOCHIMINH XITY FORT
(Say : USD Forty Fourthousand and Five Handred Sixty Only).Payment; By TTR notlate than Mar 20.07 Favour Khanh Viet CORPORRATION(KHATOCO) through account No. 006.1.37 104 at Bank for Foreingn Trade of VietNam ( VietNam bank) – Nhatrang bank
KHANHVIET CORPORATION Director
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT – 3LL Liên3:Nội bộ YA/2006 N
Ngày 15 tháng 03 năm 2007 0014188 Tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Bảo
Tên Đơn vị : Cơng ty Thuốc lá Đà Nẵng
Địa Chỉ : Số 01 Đỗ Thúc Tịnh - Phường Khuê Trung – TP Đà Nẵng Hình thức thanh tốn : Chuyển khoản Mã số: 0400396807.
Stt Tên hàng hĩa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thuốc sợi hỗn hợp gia
cơng ( HĐ 08/2007 ngày 19/01/07) kg 2777 4504,55 12,509,123 Cộng tiền hàng 12,509,123 Thuế suất 10% : 12,509,123 Tổng tiền thanh tốn 13.760.035
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
TÌNH HÌNH SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ THUỐC LÁ BAO Ngày 15 tháng 03 năm 2007 Stt Tên sản phẩm Đơn vị tính Sản xuất Tiêu thụ Khuyến mãi Tồn kho Ca 1 Ca2 Ca3 1 2 3 Tổng cộng
Phân xưởng Thủ kho
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT – 3LL Liên3:Nội bộ YA/2006 N 0014218
Ngày 01 tháng 03 năm 2007
Tên người mua hàng:
Tên Đơn vị : Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn THƯƠNG MẠI KHATOCO Địa Chỉ : Bình Tân – Vĩnh Nguyên - Nha Trang
Hình thức thanh tốn : Cơng nợ Mã số: 4200485207
Stt Tên hàng hĩa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Thuốc NTDL mềm Thuốc NTDL hộp Bao Bao 836,480 1,285,937 1,407 1,552 1,176,927,360 2,381,555,324 Cộng tiền hàng 3,558,482,684 Thuế suất 10% 3,558,482,684 Tổng tiền thanh tốn 355,848,268
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị <ký ,ghi rõ họ tên> Lập phiếu Kế tốn
Nhà máy thuốc lá Khánh hịa
Phân xưởng II
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ
Số 10 Ngày 08 tháng 09 ăm 2007 Sx NT(D) Sx SBV Sx W.đỏ Tổng cộng Stt Tên, quy cách vật tư Đơn vị tính Xin lĩnh Thực phát Xin lĩnh Thực phát Xin lĩnh Thực phát Xin lĩnh Thực phát 1 2 3 Tổng
Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Trưởng ĐVSX
HỢP ĐỒNG MUA BÁN ( nguyên tắc)
Số: 060307/KV Ngày: 06/03/07
Giữa Tổng cơng ty KHÁNH VIỆT (KHATOCO)
84 HÙNG VƯƠNG – NHA TRANG KHÁNH HỊA – VIỆT NAM Tel: 84.58.525770/521443
Fax: 84.58.523801
Sau đây được gọi là bên bán.
Và Angles World PTE.LTD
101 Thomson Road # 11 – 01 United Square. Tel: 65.6333.31888 Fax :65.6259.1665
Sau đây được gọi là bên mua
Hai bên đồng ý ký kết hợp đồng theo các điều khoản và điều kiện sau: 1.Tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá.
Tên hàng Số lượng
(thùng)
Đơn giá
(USD/ thùng)
Trị giá
I/ Đối Với Chuyến Hàng Năm
2007 1/ Rave Bao Mềm 2/ Race Bao Cứng 3/ Parle Way 4/ Atlanta 5/ War Hourse... Tổng cộng
Ii. Đối với những chuyến hàng dự kiến năm 2008
1. 2. 3.
_ Đĩng gĩi: Đạt tiêu chuẩn đường biển được đĩng trong CONTAINER. 20đ/gĩi; 10đ/tút
Ghi chú: mẫu mã và kỹ thuật như mẫu đã chào +/- 10% trên số lượng và giá trị hàng được chấp thuận
Tên hàng liều dùng số lượng đơn giá I Menthol Rellets 4706 kg/1000.000 ba 3.396kg 10USD/kg
1.1 Tên nhãn thuốc
Bên mua sẽ liệt kê tên nhãn thuốc như đã liệt kê trên cột tên hàng và tem thuốc MDNP cho bên bán. Bên mua sẽ phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của nhãn đã nêu trên và phát hành một lá thư ủy quyền cho bên bán.
1.2 Tổng trị giá: 14.054.870USD FOB Cảng TPHCM.
Bằng chữ: Mười bốn triệu khơng trăm năm mươi tư ngàn tám trăm bảy mươi đơla Mỹ.
1.3 Điều kiện giao hàng: FoB TPHCM
Việc giao hàng được thực hiện theo điều kiện FOB Cảng TPHCM phù hợp với các điều kiện và điều khoản của INCOTERM 2000.
1.4 Giao hàng;
Hàng sẽ được giao trong vịng 20 ngày sau khi đã nhận được đơn đặt hàng với điều kiện là bên mua phải thanh tốn như đã quy định tại điều kiện 5 " điều kiện thanh tốn"
1.5 Điều kiện thanh tốn:
Số tiền đặt cọc 400.000 USD sẽ được chuyển cho người bán sau khi ký hợp đồng. Việc thanh tốn cho tất cả các chuyến hàng sẽ được thực hiện 2 lần hàng tháng vào ngày 1 và 15 của tháng đĩ cho người thụ hưởng là Tổng cơng ty KHÁNH VIỆT ( KHATOCO) qua Tài khoản số : 0061.37.006.104 tại Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh NHA TRANG.
1.6 Kiểm tra:
Việc kiểm tra của bên mua tại Nhà máy của bên bán trước khi giao hàng sẽ là cuối cùng
1.7 Trọng tài:
Những tranh chấp giữa bên mua và bên bán sẽ được hai bên hịa giải trước. Nếu khơng đi đến kết quả thì những tranh chấp sẽ được đệ trình lên trọng tài QUỐC TẾ VIỆT NAM bên cạnh phịng TMại và CN VIỆT NAM tại TP.HCM phù hợp với quy tắc tố
tụng trọng tài quốc tế để giải quyết. Quyết định của trọng tài quốc tế sẽ là cuối cùng và được 2 bên chấp thuận.
1.8 Trường hợp bất khả kháng:
Trong những trường hợp khơng thể tránh khỏi ngăn cản của bên ngồi hoặc bên bán thực hiện những cam kết trong hợp đồng bên nào gặp phải trường hợp bất khả kháng thì phải thơng báo cho bên kia biết bằng fax chậm nhất trong vịng 10 ngày và cấp chứng thư chậm nhất trong vịng 30 ngày kể từ ngày fax.
Ngồi thời gian quy định trên trường hợp bất khả kháng khơng được xem xét.
1.9 Những điều kiện khác.
Bên mua sẽ chịu trách nhiệm cung cấp cho bên bán bản gốc giấy phép chủ nhãn hiệu hàng hĩa và tem thuế cho việc sản xuất các nhãn thuốc đã nêu trên tại VIỆT NAM ngay sau khi ký kết hợp đồng. Bên bán sẽ khơng chịu bất kỳ sự khiếu nại nào liên quan đến giấy phép nhãn hiệu hàng hĩa (nếu cĩ).
Bất kỳ sự thay đổi nào và hiệu chỉnh sửa trong bản hợp đồng này đều làm bằng văn bản và được hai bên chấp thuận.
Hợp đồng lập tại NHA TRANG VIỆT NAM vào ngày 06/03/07 thành 04 bản bằng tiếng việt trong đĩ mỗi bên giữ 02 bản. Hợp đồng này cĩ hiệu lực kể từ ngày ký cho đến hết ngày 31/01/2009.
Đại Diện bên bán: Đại Diện bên mua: P. Giám đốc