Về mặt hạch toán:
_ Phần mềm kế toán hiện đang sử dụng tại Nhà máy vẫn chưa được hoàn hảo. Đối với thuế tiêu thụ đặc biệt, phần mềm chưa thể hạch tốn được lúc thuế phát sinh. Đến cuối tháng kế tốn THUẾ mới hạch tốn được, sau khi xác định tổng doanh thu mới tính ra số thuế của Nhà máy cần phải nộp nên cĩ thể xảy ra sai sĩt. Tuy nhiên sắp tới năm 2008 thì việc thiếu sĩt này cĩ thể được thực sự hoàn chỉnh.
_ Do cơng việc tại Nhà máy quá nhiều nên việc bán hàng cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO đã khơng được hạch tốn ngay tại thời điểm giao nhận hàng hĩa đã thuộc vào quyền sở hữu của bên mua. Việc hạch tốn chậm này làm cho doanh số tại một thời điểm nào đĩ của Nhà máy nĩ khơng phản ánh chính xác được doanh thu tại thời điểm đĩ.
_ Trình độ ngoại ngữ của nhân viên làm trong cơng tác chấp nhận kiểm tra lại hợp đồng xuất khẩu chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu trong cơng tác này do mới đảm nhận cơng việc và cịn rất trẻ chưa cĩ kinh nghiệm nhiều.
Về mặt kiểm soát và quản lý:
_ Nhà máy chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy chưa thực sự kiểm sốt một cách chặt chẽ được từng nghiệp vụ.
_ Do cơng việc được một phần được TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT thực hiện cho nên trong cơng tác quản lý của Nhà máy khơng được thực hiện một cách trọn vẹn để kiểm tra toàn bộ cho đầy đủ mà một số làm theo sự chỉ đạo của phịng kế tốn trên TỔNG CƠNG TY gửi xuống cho nên cuối ký thì kế tốn tại Nhà máy mới lên lấy nốt một số chứng từ sổ sách để hoàn thiện đảm bảo cho quá trình quản lý của Nhà máy khơng xảy ra sai phạm.
- Công tác kiểm soát nội bộ tại Nhà máy
Hiện tại Nhà máy chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra các hoạt động nói chung cũng như quá trình quá trình hạch toán doanh thu nói riêng tại Nhà máy.Do trong năm 2005 Nhà máy đã cĩ kiểm tốn nên Nhà máy đã và đang chú ý tới các quy trình trong Nhà máy như hồn thiện các quy trình mua hàng và xây dựng một số định mức cho việc xét duyệt và ủy quyền trong cơng tác quản lý.
- Đối với chu trình doanh thu thì việc hạch tốn chậm (trường hợp hạch tốn bán cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO) và việc bán vật tư cho TÂN KHÁNH AN thì việc theo dõi số lượng vật tư tại kho và phịng kế hoạch là chưa đảm bảo khi nhận được hợp đồng của TÂN KHÁNH AN thì cĩ thể Nhà máy khơng cĩ đủ hàng để cung cấp điều này làm cho Nhà máy khơng xuất được phiếu xuất kho ngay tại thời điểm giao hàng cho dù nghiệp vụ kinh tế đã hồn tất.vì vậy phiếu xuất kho lại được lập dựa trên hĩa đơn giá trị gia tăng vào cuối tháng là khơng đúng..
- Trong trường hợp bán hàng cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO thì việc thủ kho căn cứ vào hĩa đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO để xuất kho thì khơng cĩ sự phê duyệt của thủ trưởng của Nhà máy mà là thủ trưởng của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO trong khi xuất kho thì phịng kế hoạch và phịng kế tốn khơng cĩ chức năng nào. Như vậy theo quy tắc là sai phạm trong việc bảo vệ tài sản của Nhà máy.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÁC THỦ
TỤC KIỂM SỐT CHO CHU TRÌNH DOANH THU
VÀ CHI PHÍ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ của Nhà máy tại Nhà máy Thuốc lá Khánh Hịa. Trên cơ sở những mặt đạt được và cịn hạn chế, kết hợp cở lở lý thuyết đã học và thực tế tìm hiểu tại Nhà Máy, em xin đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ cho chu trình doanh thu và chi phí tại NHà Máy.
BIỆN PHÁP 1:Hồn thiện chu trình kế tốn doanh thu.
Biện pháp 1: Hoàn thiện chu trình bán hàng cho Cơng ty Trách nhiệm
Hữu Hạn KHATOCO
Biện pháp 1.1. Trường hợp Nhà máy bán hàng Cơng ty Trách nhiệm Hữu
Hạn KHATOCO sau đĩ Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO bán cho các đại lý:
Lưu đồ 10: Hoàn thiện lưu đồ khi Nhà máy bán thành phẩm cho công ty TNHH Khatoco (Trường hợp 1: Công ty TNHH Khatoco bán cho đơn vị trực thuộc)
Người vận chuyển mang hĩa đơn giá trị gia tăng gồm hai liên xanh và đỏ qua phịng bảo vệ xuất trình giấy tờ này hợp lệ thơng thường sẽ là người của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO. Qua phịng kế hoạch lấy phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Sau đĩ đến kho thủ kho thành phẩm sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và và cho xuất kho hàng hĩa theo yêu cầu như trên phiếu xuất. Thủ kho sẽ căn cứ vào đĩ để lên tình hình nhập xuất kho trong ngày do chính thủ kho lập( ghi số lượng thành phẩm giao và nhận giữa thủ kho thành phẩm và thơng kê phân xưởng Thành phẩm II và tình hình xuất kho trong ngày xuất tiêu thụ, hay khuyến mãi và tính lượng tồn kho trong ngày làm căn cứ lên thẻ kho đến cuối tháng lên báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm).
Thủ kho ký vào hĩa đơn giá trị gia tăng liên (xanh) và (đỏ) phiếu xuất kho và giữ lại phiếu xuất kho (1)lên thẻ kho. Thủ kho sẽ giữ giấy tình hình nhập xuất và hĩa đơn giá trị gia tăng (xanh ) do Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO xuất.
Khi giao hàng phải cĩ sự cĩ mặt của thủ kho, người vận chuyển và một nhân viên bảo vệ thủ kho sẽ theo dõi số thùng, số xe tên người vận tải, thời gian nhận hàng vào một quyển sổ nhỏ của thủ kho hoặc trợ lý kho trong lần giao hàng này Đưa hĩa đơn giá trị gia tăng liên (đỏ) cho người vận chuyển để họ làm căn cứ ra khỏi Nhà máy khi ra khỏi Nhà máy thì bảo vệ cũng theo dõi trên sổ sách ra vào Nhà máy số xe, người vận chuyển, thời gian lúc ra khỏi Nhà máy.
Trước khi ra khỏi Nhà máy thì người vận chuyển mang phiếu xuất kho liên (2) và (3),cùng hĩa đơn đỏ (do Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO xuất) lên cho phịng kế hoạch để làm căn cứ xuất hĩa đơn giá trị gia tăng. Sau đĩ người vận chuyển cĩ thể ra khỏi Nhà máy. Hĩa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên. Cịn hĩa đơn xanh của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO xuất thì thủ kho sẽ lưu và 10 ngày sau cĩ thể mang tất cả lên cho phịng kế hoạch để đối chiếu .Phịng kế hoạch sẽ lưu tồn bộ hĩa đơn xanh do thủ kho mang lên này.Chuyển hĩa đơn và phiếu xuất kho sang cho kế tốn vật tư( kiêm thành phẩm) kiểm tra lại trên máy lên bảng kê, ký sau đĩ Hĩa đơn xuất được chuyển sang cho thủ trưởng đơn vị (từ phĩ giám đốc trở lên thì được ký duyệt). Liên (tím ) được giữ nguyên tại cuốn cùng phiếu xuất kho(2), liên (đỏ) được chuyển lên cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO , liên (xanh) cùng phiếu xuất kho (3) cho kế tốn vật tư lưu. Cuối kỳ kế tốn tổng hợp lên sổ cái tài
khoản 51112N ,131,911 và báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho hàng hĩa, báo cáo doanh thu, doanh thu bán hàng nội bộ, báo cáo thuế ( do kế tốn vật tư làm).
Tương tự cho trường hợp khi Nhà máy bán hàng cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO sau đĩ Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO bán cho đơn vị trực thuộc thì sẽ thay Hĩa đơn giá trị gia tăng bằng Phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Như vậy sẽ đảm bảo thành phẩm hay hàng hĩa của Nhà máy được kiểm sốt một cách chặt chẽ trong vấn đề đảm bảo an toàn tài sản của Nhà máy. Chứ khơng phải hàng hĩa thành phẩm làm ra khi xuất kho trong vịng 10 ngày thì thủ kho cĩ quyền trong việc xuất kho hàng hĩa và người vận chuyển của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO chứ khơng phải người cĩ chức nămg thẩm quyền phê chuẩn xét duyệt của Nhà máy.
Khi phịng kế hoạch nhận được hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu do TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT chuyển tới sẽ xem xét lập giấy giao nhận vật tư. Giấy giao nhận vật tư đươc lập thành 2 liên. Đưa cho thủ kho từ hơm trước một liên để chuẩn bị xắp xếp vật tư. Khi người vận chuyển đến phịng kế hoạch sẽ đưa 1 liên để xuống kho thủ kho xem xét và cho xuất kho, ký. Khi giao hàng cũng cĩ thủ kho người vận chuyển và bảo vệ ký nhận theo dõi. Sau đĩ người vận chuyển cũng ký và liên (1) lưu tại kho để thủ kho lên thẻ kho.Liên (2) cịn lại này mang lên cho phịng kế hoạch làm căn cứ xuất hĩa đơn giá trị gia tăng, và phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Hĩa đơn giá trị gia tăng được xuất làm 3 liên. Chuyển sang cho kế tốn vật tư kiểm tra lại xem xét,ký lên bảng kê . Sau đĩ chuyển sang cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Gọi thủ kho lên ký
Hĩa đơn (đỏ), phiếu xuất kho(1) sẽ đưa cho người vận chuyển làm căn cứ ra khỏi Nhà máy cịn Liên( tím ) được để nguyên tại cuốn, cùng với một liên(2) của phiếu xuất kho và lưu tại phịng kế hoạch. Liên (xanh) và liên (3) của phiếu xuất kho và giấy giao nhận vật tư(1) lưu tại phịng kế tốn. Cuối kỳ kế tốn tổng hợp lên sổ cái tài khoản 51112K ,131,911và báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho hàng hĩa, báo cáo doanh thu, doanh thu bán hàng nội bộ, báo cáo thuế ( do kế tốn vật tư làm).
TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT chuyển cho Nhà máy hợp đồng gia cơng nguyên vật liệu ( phơ tơ) đến ngày gia cơng thì người vận chuyển của Đà Nẵng sẽ mang lá đến Nhà máy. Phịng kế hoạch lập phiếu nhập kho lá. Phiếu nhập kho lá được lập thành 3 liên. Hợp đồng gia cơng được lưu tại phịng kế hoạch. Phiếu nhập kho lá được chuyển cho trưởng phịng kế hoạch ký duyệt, căn cứ vào phiếu nhập kho lá được ký duyệt. Phịng kế hoạch sẽ xuất lệnh sản xuất cho Phân xưởng I. Lệnh sản xuất được lập thành 3 liên. Chuyển sang cho trưởng phịng kế hoạch ký duyệt. Phiếu nhập kho lá (1) lưu tại phịng kế hoạch. Lệnh sản xuất (1) được lưu tại kho lá sau khi nĩ làm căn cứ xuất kho lá cho gia cơng. Lệnh sản xuất (3) và(2) được chuyển cùng với nguyên liệu sang cho Phân xưởng I. Khi tiến hành gia cơng xong thì thống kê phân xưởng sẽ xuất giấy xác nhận gia cơng lập thành 2 liên như đã lập và căn cứ vào phiếu này thì thống kê Phân xưởng sẽ ghi số lượng hiện tại của hàng gia cơng này và chuyển cho thủ kho sợi để nhập kho sợi, và lưu liên (2) của lệnh sản xuất.
Một liên của giấy xác nhận gia cơng(2) sẽ được chuyển lên cho phịng kế hoạch lập giấy nhập kho sợi lập thành ( 3 liên ) và giấy xác nhận gia cơng (2) được lưu tại kho sợi cùng với một liên(1) của phiếu nhập kho sợi, liên (2) của phiếu nhập kho sợi chuyển cho người vận chuyển đến lấy hàng. Phiếu xuất kho liên (3) được chuyển cho phịng kế hoạch để lập hĩa đơn giá trị gia tăng cùng với giấy xác nhận gia cơng (1)
.. Hĩa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên. Lưu phiếu nhập kho(3) tại phịng kế hoạch. Cịn lại được chuyển sang cho kế tốn vật tư kiểm tra trên máy và ký, lên bảng kê sau đĩ chuyển bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Liên (tím) của hĩa đơn giá trị gia tăng sẽ được lưu ngay tại cùi của phịng kế hoạch và một liên của phiếu xác nhận gia cơng . Liên (đỏ) được giao cho khách hàng và liên (xanh) sẽ được chuyển sang cho phong kế tốn cùng với giấy xác nhận gia cơng(1). Cuối kỳ kế tốn tổng hợp sẽ lên bảng kê nợ, bảng kê cĩ, sổ cái tài khoản 5112K ,131,911và báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho hàng hĩa, báo cáo doanh thu, doanh thu bán hàng nội bộ, báo cáo thuế ( do kế tốn vật tư làm).
TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT
NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ...Số/ ..../ NMTLKH Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc
Nha trang, ngày...tháng ...năm...
LỆNH SẢN XUẤT THUỐC LÁ LÁ GIA CƠNG
( Các đơn hàng ...,).
Căn cứ vào hợp đồng gia cơng số...cho Đà Nẵng được Lãnh đạo Nhà máy Thuốc lá Khánh Hịa chấp thuận.
Giám đốc Nhà máy Thuốc lá Khánh Hịa yêu cầu các kho và phân xưởng trực thuộc hồn thành các lơ hàng đã cĩ kế hoạch sau:
Loại thuốc lá lá ... ... Phân xưởng I Kho lá Phân xưởng I Kho lá Đvt Thời gian dự kiến sản xuất Thịi gian nhận hàng Thời gian giao hàng ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ...
Các kho và phân xưởng chú ý: Kho lá chú ý cung cấp thuốc lá lá đảm bảo ngày gia cơng thuốc sợi theo kế hoạch. Phân xưởng I bố trí thời gian sản xuất các sản phẩm để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.Các đơn vị thực hiện theo mọi yêu cầu của hợp đồng đảm bảo trong quá trình sản xuất.
BIỆN PHÁP 2.Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ :
Biện pháp 2.1. Tổ chức theo dõi kế tốn phải thu;
Biện pháp 2.1.1.Luân chuyển chứng từ, xử lý nghiệp vụ cho chu trình doanh thu
TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT: là nơi chấp nhận hợp đồng, hợp đồng được k ý kết với TỔNG CƠNG TY được chấp thuận hay khơng là do trên TỔNG CƠNG TY quyết định.
Bộ phận nhận hợp đồng: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về mặt hợp đồng của tổng công ty đã chấp nhận và chuyển xuống cho Nhà máy. Chức năng này thuộc phịng kế hoạch,do từng nhân viên trong phịng kế hoạch đảm nhận.
+ Phân xưởng I: Đây là bộ phận thực hiện từ khi Nhà máy nhận được đơn đặt hàng của TỔNG CƠNG TY việc sản xuất thuốc phải được thực hiện qua Phân xưởng I , và các hợp đồng gia cơng cũng do Phân xưởng I làm.
+Phân xưởng II: Là bộ phận sản xuất thuốc lá bao thành phẩm khi nhận được sợi lá từ Phân xưởng I. Thành phẩm sẽ được cho vào kho sau khi hồn thành.
Bộ phận lập hóa đơn: Đây là bộ phận được uỷ quyền lập hoá đơn bán hàng để đảm bảo yêu cầu của bộ chứng từ thanh tốn trong hợp đồng và yêu cầu quản lý của Nhà máy. Trên cơ sở những giấy tờ theo yêu cầu khi giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kế toán công nợ: Đây là bộ phận theo dõi và ghi chép các khoản nợ của các công ty được chấp thuận trong hợp đồng và lên kế hoạch đòi nợ, đồng thời lập các báo cáo khách hàng và các báo cáo phân tích phải thu theo thời gian.
Bộ phận kế toán thanh toán: Đây là bộ phận theo dõi và quản lý các chứng từ liên quan đến khách hàng và cơng nợ khi mà tổng cơng ty thanh tốn cho Nhà máy.
Biện pháp 2.1.2. Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu:
Có 2 kiểu: - Hệ thống chuyển số dư
- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn: ( đến năm 2008 thì được đưa vào hoạt động) Nhà máy theo dõi các khoản phải thu theo Hệ thống thanh toán theo hoá đơn đối với những khách hàng,ø các cơng ty áp dụng hệ thống chuyển số dư.
Biện pháp 2.2.1.1 Hệ thống chuyển số dư:
Trong hệ thống này, khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hoá đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng. Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ nhưng không chi tiết theo từng hoá đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hoá đơn phát sinh trong kỳ báo cáo.
KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ BÁN HAØNG- LẬP HOÁ ĐƠN