Nhà máy:
2.3.3.2.1. Kiểm sốt cho nghiệp vụ mua hàng
Thực trạng cơng tác kiểm sốt tại Nhà máy thơng qua bảng câu hỏi sau :
Bảng 8: Bảng câu hỏi cho quá trình kiểm soát nghiệp vụ mua hàng
Câu hỏi Cĩ/ Khơng Bổ sung thêm phần trả lời
1. Khi cĩ nhu cầu mua thêm phụ tùng, vật tư, hoặc thay thế thì người phụ trách bộ phận yêu cầu cĩ trực tiếp xem xét khơng?
cĩ
Nếu như thay thế phụ tùng mĩi thi trưởng bộ trách bộ phận đĩ sẽ xem xét và dựa trên nhu cầu thục tế để đồng ý cho việc xét duyệt mua sắm mới. 2. Việc mua phụ tùng, cơng
cụ dụng cụ cĩ được ủy quyền cho một nhân viên cố định khơng?
khơng
Việc mua hàng hĩa được ủy quyền cho phịng kế hoạch. Phịng kế hoạch sẽ cử một nhân viên lấy phiếu báo giá từ ba nhà cung cấp trở lên. Nhưng việc chọn nhà cung cấp lấy phiếu báo giá và nhận hàng lại được do một người.
3.Việc xét duyệt được mua hay khơng mua phụ tùng, cơng cụ cĩ phải là giám đốc Nhà máy hay khơng?
cĩ
Giám đốc là người cĩ thẩm quyền cao nhất trong việc mua sắm thiết bị, thay hoặc mới.
4. Trường hợp giám đốc đi vắng, hai phĩ giám đốc cĩ thể ký thay khơng?
cĩ
Phĩ giám đốc kế hoạch tài chính và phĩ giám đốc sản xuất cĩ quyền ký thay khi giám đốc Nhà máy đi vắng. 5.Khi hàng được gửi đến,
người nhận hàng cĩ ký vào hĩa đơn bán hàng của người
cĩ
Sự ký nhận này chứng tỏ quyền sở hữu hàng hĩa và cĩ trách nhiệm thanh tốn.
bán khơng?
6. Người nhận hàng cĩ thuộc bộ phận phịng kế hoạch hay khơng?
cĩ Bộ phận kế hoạch cử nhân viên nhận hàng.
7. Nhân viên kế hoạch cĩ kiêm chức năng nào ở bộ phận kế tốn hay các phân xưởng, kho nào khơng?
khơng
Khơng cĩ sự kiêm nhiêm chức năng giữa phịng kế hoạch và phịng kế tốn và các phịng ban khác.
8. Nhân viên ở phịng kế tốn cĩ kiêm chức năng nào ở các bộ phận cĩ yêu cầu mua sắm khơng?
Khơng
Khơng cĩ sự kiêm nhiệm giữa sự ghi chép và sử dugnj tài sản.
9. Phiếu nhập kho cĩ được đánh số trước hay khơng?
khơng Phiếu nhập kho dùng đến
đâu thì đánh số đến đĩ. 10.Phiếu nhập kho do người
nhận hàng ở bộ phận kế hoạch lập?
cĩ
Do người nhận hàng lập.
11. Cĩ phải bộ phận yêu cầu khi lập phiếu đề xuất mua sắm thì sẽ kèm theo bảng dự trù kinh phí cho phịng kế hoạch khơng?
khơng
Bộ phận này khơng biết được giá cả nên khơng lập kèm.
12. Phiếu báo giá được lấy từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau? cĩ
Phiếu báo giá được lấy từ ba nhà cung cấp trở lên đảm bảo hàng mua được so sánh lựa chọn phù hợp với giá cả và yêu cầu.
13. Cĩ phải đặt hàng với mọi nhà cung cấp đều lập đơn đặt hàng phải khơng?
cĩ
Nếu là nhà cung cấp chính thức và vãng lai đều phải cĩ đơn đặt hàng.
14. Đơn đặt hàng chỉ được lập khi phiếu báo giá đã cĩ
Phiếu báo giá được xét duyệt mới được lập đơn đặt
được giám đốc ký duyệt? hàng. 15.Bộ chứng từ mà phịng
kế tốn giữ chỉ là biên bản kiểm nhận hàng, phiếu nhập kho, hĩa đơn giá trị gia tăng?
cĩ
Với toàn bộ chứng từ phát sinh tại phịng kế hoạch lập cho một nhu cầu thì phịng kế tốn lưu chưa đủ.
16.Kế tốn cĩ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ trước khi tiến hành ghi nhận khoản phải trả người bán?
cĩ
Kế tốn phải kiểm tra đối chiếu các chứng từ trước khi ghi nhận khoản phải trả người bán như: thành tiền, tên đơn vị bán, mã số thuế...
17.Trước khi làm thủ tục thanh tốn kế tốn cĩ kiểm tra , đối chiếu chứng từ hay khơng?
cĩ
Kế tốn thanh tốn chủ yếu dựa vào hĩa đơn để lập giấy đề nghị thanh tốn.
18.Người nhận hàng cĩ làm báo cáo nhận hàng khi nhận được hàng hĩa từ nhà cung cấp hay khơng?
khơng
Người nhận hàng chỉ ký nhận vào hĩa đơn giá trị gia tăng khi hàng cùng về.
19. Phịng kế hoạch cĩ gửi một bản sao của đơn đặt hàng của việc mua cho phịng kế tốn khơng?
khơng Do đơn đặt hàng chỉ được
lập thành hai liên một tại phịng kế hoạch một gửi cho nhà cung cấp nên khơng cĩ liên nào cho phịng kế tốn.
Bảng đánh giá hoạt động kiểm sốt nghiệp vụ mua hàng tại Nhà máy cung với bán hàng.
2.3.3.2.2. Kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền.
Sau khi nhận được bộ chứng từ do kế tốn vật tư cơng cụ, phụ tùng chuyển sang thì kế tốn thanh tốn sẽ lập giấy đề nghị thanh tốn chủ yếu chỉ dựa trên hĩa đơn. Sau đĩ đưa cho kế tốn trưởng ký duyệt và giám đốc Nhà máy ký sau đĩ gửi lên cho TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT nhờ làm thủ tục thanh tốn hộ. Khi đến hạn
thanh tốn thì trên TỔNG CƠNG TY sẽ gọi điện báo cho kế tốn thanh tốn biết để lên ngân hàng làm thủ tục chuyển khoản trả nợ cho người bán và chuyển cho kế tốn thanh tốn lệnh chi mang về làm căn cứ giảm khoản phải trả nhà cung cấp. Nếu là ngân hàng khác thì sẽ dùng ủy nhiệm thu.
Bảng 9: Bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền:
Câu hỏi Cĩ/ Khơng Bổ sung phần trả lời
1. Kế tốn thanh tốn là người chịu trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh tốn khi cĩ bộ chứng từ do kế tốn phụ tùng,vật tư chuyển sang?
Cĩ
Khi cĩ bộ chứng từ đo kế tốn vật tư chuyển sang thì kế tốn thanh tốn sẽ tiens hành viết giấy đề nghị thanh tốn cho nhà cung cấp.
2. Kế tốn thanh tốn trước khi viết giấy đề nghị thanh tốn, cĩ kiểm tra đối chiếu các chứng từ hay khơng?
Cĩ
Kế tốn thanh tốn kiểm tra chủ yếu là thơng qua hĩa đơn của nhà cung cấp.
3. Giám đốc hay kế tốn trưởng cĩ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ trước khi ký vào giấy đề nghị thanh tốn hay khơng?
Cĩ
Giám đốc và kế tốn trưởng phải đối chiếu thơng qua hĩa đơn, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nhận.
4. Giấy đề nghị thanh tốn cĩ được đánh số trước hay khơng?
Khơng
Giấy đề nghị thanh tốn viết đến đâu đánh số đến đĩ.
5. Nhà máy cĩ quy định cụ thể số tiền bao nhiêu thì phĩ giám đốc cĩ thể ký thay cho giám đốc Nhà máy hay khơng?
Khơng
Nhà máy chưa quy định cụ thể số tiền bao nhiêu thì phĩ giám đốc cĩ thể ký thay cho giám đốc.
6. Kế tốn thanh tốn là người trực tiếp đến ngân hàng chiụ trách nhiệm hoàn thành chuyển khoản cho nhà cung cấp.
Cĩ
Kế tốn thanh tốn chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ thanh tốn cho nhà cung cấp.
7.Khi giấy đề nghị thanh tốn đã được ký duyệt xong cĩ được chuyển ngay lên cho TỔNG CƠNG TY khơng?
Cĩ
Khi được ký duyệt thì cuối ngày phải mang lên cho TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT tránh trường hợp để lâu cĩ thể nhầm lẫn.
2.3.3.2.3. Kiểm sốt nghiệp vụ thanh tốn cho nhà cung cấp
Bảng 10: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ thanh tóan cho nhà cung cấp
Hoạt động kiểm sốt Thủ tục
Về việc ủy quyền và xét duyệt Về mặt ủy quyền:
Việc viết giấy đề nghị thanh tốn do kế tốn thanh tốn xuất chỉ được thực hiện khi cĩ đầy đủ bộ chứng từ cĩ đầy đủ chữ ký của người cĩ thẩm quyền Về việc xét duyệt
Giấy đề nghị thanh tốn chỉ cĩ giá trị khi cĩ chữ ký của kế tốn trường và giám đốc ký duyệt.
Về việc phân chia trách nhiệm 1.Cĩ sự độc lập trong hoạt động cơng việc giữa thủ quỹ, kế tốn thanh tốn tại nhà máy
2. Hoạt động độc lập giữa kế tốn thanh tốn của Nhà máy và của Tổng cơng ty.
Bảo vệ an toàn tài sản Giấy đề nghị thanh tốn:
1. Chỉ được lập khi cĩ hĩa đơn bán hàng. Được ký duyệt sau khi đã điền đầy đủ nội dung.
2. Được gửi đi khi cĩ đầy đủ chữ ký 3. Được gửi đi ngay sau khi ký duyệt
Về mặt sổ sách chứng từ Chứng từ được kiểm tra đối chiếu trước khi duyệt
Ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng sau khi đã thanh tốn cho nhà cung cấp
Phiếu kế tốn ghi cĩ Bảng kê Nợ, bảng kê Cĩ Sổ cái tài khoản
2.3.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH DOANH THU TẠI NHÀ MÁY:
Nhận xét:
Qua bảng kết quả kiểm sốt nghiệp vụ bán hàng của Nhà máy. Nhà máy cĩ được ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
+ Việc sản xuất của Nhà máy được tiến hành sản xuất trên cơ sở cĩ căn cứ hợp lý bởi các đơn đặt hàng đã được sự ký duyệt từ trước theo từng năm. Do việc sản xuất thuốc lá là mặt hàng sản xuất nhanh và cần được tiêu thụ sớm hơn so với các mặt hàng khác nên việc nhận đơn đặt hàng trước từng năm sẽ đảm bảo cho Nhà máy cĩ thể sản xuất và tiêu thụ theo đúng lịch trình đã định mà khơng lâm vào tình trạng ứ đọng, thừa trong sản xuất.
+ Hàng hĩa dịch vụ được mua đều là những mặt hàng cần thiết bởi sự phê chuẩn đúng đắn của người cĩ thẩm quyền.
+ Bộ phận kế hoạch lựa chọn hàng hĩa từ nhiều nhà cung cấp do đĩ hàng hĩa được mua với chất lượng và giá cả tốt nhất.
+ Trong trường hợp xuất khẩu của Nhà máy việc xuất khẩu tương đối nhanh nhẹn khẩn trương và phối hợp nhịp nhàng giữa các phịng ban đảm bảo cho cơng tác xuất khẩu được hoàn thành một cách tốt nhất với các chứng từ được xuất rất khoa học và ứng dụng được một cách cĩ khoa học khơng cĩ sự sai sĩt, thất thĩat và chậm trể trong quá trình giao hàng.
+ Chứng từ được sử dụng để kiểm tra tương đối đầy đủ đảm bảo cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại Nhà máy.
+ Nhà máy cĩ được hệ thống kế tốn máy tương đối hoàn thiện đáp ứng được yêu cầu hạch tốn kế tốn tại Nhà máy.
Nhược điểm:
+ Trong việc xuất kho hàng hĩa thành phẩm cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO thì chứng từ làm căn cứ để xuất kho mà thủ kho đối chiếu để xuất hàng lại khơng phải là chứng từ do Nhà máy xuất. Lại căn cứ vào hĩa đơn giá trị gia tăng hoặc
phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO xuất và cũng là chứng từ để người vận chuyển làm căn cứ để vào nhà máy và xuất kho hàng hĩa, cho dù là người vận chuyển thường là của TỔNG CƠNG
TY KHÁNH VIỆT. Thủ kho căn cứ vào đĩ xuất hàng rồi giữ lại một liên (xanh) của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO rồi 10 ngày sau thì phịng kế hoạch mới làm căn cứ để tiến hành lập hĩa đơn bán hàng cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO. Như vậy thủ kho phải vừa theo dõi đối chiếu thẻ kho với cả hai bên tình hình xuất tồn của Nhà máy và của Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO. Và việc giao nhận hàng hĩa là hầu như phụ thuộc vào thủ kho,người vận chuyển, bộ phận bảo vệ cho đến tận 10 ngày sau thì nĩ mới được cập nhập ghi chép mang lên cho phịng kế hoạch để cập nhật vào máy ghi nhận nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Như vậy khơng đảm nguyên tắc các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận.
Hàng đã giao mà chưa lập hĩa đơn và đồng nghĩa với việc chưa ghi nhận doanh thu bán hàng.
Vì vậy sổ sách về khoản mục doanh thu của Nhà máy trong khoảng thời gian 10 ngày này là khơng chính xác do số liệu chưa được cập nhật đầy đủ. Trong kho thì lượng tồn kho thực tế khơng đúng với sổ sách.
+ Đối với trường hợp bán nguyên vật liệu cho TÂN KHÁNH AN: Thì do cĩ hợp đồng từ trước nên phịng kế hoạch sẽ lập trước giấy giao nhận vật tư cho thủ kho để chuẩn bị vật tư cho người vận chuyển đến lấy. Mà khơng xuất phiếu xuất kho trong trường hợp này. Đến cuối tháng mới kế tốn vật tư mới căn cứ vào hĩa đơn đã được lập để xuất phiếu xuất kho. Sau đĩ mới chuyển cho các bộ phận cĩ liên quan tiến hành ký duyệt đối chiếu với thẻ kho. Trong kho làm khá mất thời gian phải chuẩn bị hàng trước do trong kho vật tư hàng hĩa khơng được xắp xếp theo sơ đồ kho mà việc xuất kho bắt buộc phải cĩ thủ kho của kho đĩ trong quá trình tìm để biết mặt hàng nào xuất ở khu vực nào và bao nhiêu. Do vậy nếu khơng cĩ thủ kho thì rất khĩ khăn trong việc giao hàng.
+ Trong trường hợp nhận hàng gia cơng thì việc tổ chức chứng từ tương đối nhiều và phức tạp và việc sử dụng chứng từ chưa được hợp lý. Việc nhận hàng gia cơng để cho Phân xưởng I tiến hành gia cơng nên dùng Lệnh sản xuất thì hiện tại Nhà máy dùng
Phiếu xuất gia cơng .
Chu trình chi phí :
+ Bộ phận kế hoạch vừa đảm nhận khâu mua hàng, vừa đảm nhận khâu nhận hàng. Như vậy ở đây cĩ sự vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng.
+ Khi kiểm tra hàng hĩa từ nhà cung cấp chuyển đến cho Nhà máy mặc dù cĩ sự tham gia của kế tốn, phịng kỹ thuật, thủ kho ( bộ phận yêu cầu), người chịu trách nhiệm mua hàng nhưng chỉ xem xét về mặt chất lượng và quy cách nếu chấp nhận được là cho nhập kho chứ thực tế bộ phận kỹ thuật là người nắm rõ nhất về yêu cầu của hàng hĩa nhưng lại chỉ xem xét về mặt chất lượng mà khơng kiểm tra được về giá cả do phiếu báo giá và đơn đặt hàng chỉ được lập thành một liên mà người nhận hàng giữ. + Đối với các chứng từ phát sinh trong chu trình mua hàng này phịng kế tốn chưa nắm hết toàn bộ chứng từ phát sinh trong việc mua hàng hĩa để làm căn cứ chi tiền đảm bảo khơng cĩ sai sĩt và gian lận xảy ra.
2.3.5. Các bộ phận ảnh hưởng trong chu trình doanh thu.
TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT: Là nơi chấp nhận hợp đồng, hợp đồng được k ý kết với TỔNG CƠNG TY được chấp thuận hay khơng là do trên TỔNG CƠNG TY quyết định.
Bộ phận nhận hợp đồng: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về mặt hợp đồng của tổng công ty đã chấp nhận và chuyển xuống cho Nhà máy. Chức năng này thuộc phịng kế hoạch,do từng nhân viên trong phịng kế hoạch đảm nhận.
+ Phân xưởng I: Đây là bộ phận thực hiện từ khi Nhà máy nhận được đơn đặt hàng của TỔNG CƠNG TY việc sản xuất thuốc phải được thực hiện qua Phân xưởng I , và các hợp đồng gia cơng cũng do Phân xưởng I làm.
+Phân xưởng II: Là bộ phận sản xuất thuốc lá bao thành phẩm khi nhận được sợi lá từ Phân xưởng I. Thành phẩm sẽ được cho vào kho sau khi hồn thành.
Bộ phận lập hóa đơn: Đây là bộ phận được uỷ quyền lập hoá đơn bán hàng để đảm bảo yêu cầu của bộ chứng từ thanh tốn trong hợp đồng và yêu cầu quản lý của Nhà máy. Trên cơ sở những giấy tờ theo yêu cầu khi giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kế toán công nợ: Đây là bộ phận theo dõi và ghi chép các khoản nợ của các công ty được chấp thuận trong hợp đồng và lên kế hoạch đòi nợ, đồng thời lập các báo cáo khách hàng và các báo cáo phân tích phải thu theo thời gian.
Bộ phận kế toán thanh toán: Đây là bộ phận theo dõi và quản lý các chứng từ liên quan đến khách hàng và cơng nợ khi mà tổng cơng ty thanh tốn cho Nhà máy.
2.3.6. Các bộ phận ảnh hưởng trong chu trình chi phí:
Bộ phận yêu cầu: Là các bộ phận cĩ nhu cầu sử dụng vật tư, cơng cụ, phụ tùng thay thế theo từng quý hoặc bổ sung thêm.
Bộ phận yêu cầu cĩ thể là phịng kế hoạch, phịng kế tốn, Phân xưởng I,Phân