Bộ phận yêu cầu: Là các bộ phận cĩ nhu cầu sử dụng vật tư, cơng cụ, phụ tùng thay thế theo từng quý hoặc bổ sung thêm.
Bộ phận yêu cầu cĩ thể là phịng kế hoạch, phịng kế tốn, Phân xưởng I,Phân xưởng II, hay tại 7 kho tại Nhà máy
Trên phiếu này sẽ trình bày về loại hàng hĩa, chủng loại, số lượng, quy cách....phiếu này được đưa cho phụ trách bộ phận đĩ ký duyệt, sau đĩ chuyển sang cho kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt.
Kế hoạch nhập phụ tùng thay thế thường xuyên sản xuất thuốc lá năm : Đây là chứng từ do nhân viên cung ứng phịng kế hoạch theo theo hàng năm thì được lập và việc mua hàng hĩa này theo từng đợt sản xuất nhu cầu của Nhà máy của đơn đặt hàng theo lơ hàng.
Sau đĩ gửi lên phịng kế hoạch (nếu là phát sinh).
Bộ phận mua hàng: Phịng kế hoạch được giao nhiệm vụ là mua hàng trên cơ sở bảng kế hoạch nhập mua và kế hoạch thay thế hoặc đề xuất mua sắm.
Bộ phận nhận hàng: Phịng kế hoạch cũng là bộ phận nhận hàng khi hang hĩa được mang tới . người nhận hàng sẽ ký vào hĩa đơn bán hàng của người bán.
Bộ phận kế tốn: Khi nhận được tồn bộ chứng từdo phịng kế hoạch chuyển
đến thì sẽ tiến hành kiểm tra lại trên máy. In ra phiếu kế tốn báo cĩ để theo dõi khoản phải trả cho người bán sau đĩ chuyển bộ chứng từ cho kế tốn thanh tốn để làm thủ tục thanh tốn với nhà cung cấp. Làm giấy đề nghị thanh tốn, kế tốn trưởng xem xét bộ chứng từ ký duyệt và chuyển sang cho giám đốc Nhà máy thường thì hai phĩ giám đốc cĩ thể ký thay.
Cuối quý kế tốn tổng hợp lên bảng kê Nợ. Bảng kê Cĩ, và lên sổ cái tài khoản.