BẢNG 4: BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ QU Á TRÌNH THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT DOANH THU TẠ I NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA:
Các thủ tục kiểm soát Có Không
1. Các thông tin của khách hàng đã được cập nhật một cách đầy đủ và chính xác.
2.Việc xác định giá cả của từng dịch vụ được xác định dựa trên các căn cứ chính xác và hợp lý
3.Việc phê chuẩn xét duyệt được thực hiện bởi người cĩ thẩm quyền.
4.Doanh thu ghi trên hóa đơn bán hàng được tính theo danh sách giá tiêu chuẩn.
5. Cuối tháng kế tốn kiểm tra lại các khoản phải thu của khách hàng đối chiếu trên máy với sổ chi tiết mà TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT gửi cho Nhà máy .
6.Hóa đơn bán hàng được vào bảng kê nợ, bảng kê cĩù theo ngày hĩa đơn và theo số hĩa đơn.
7.Hóa đơn chưa thanh toán được lưu trữ tách riêng với hóa đơn đã thanh toán.
8.Nhân viên kế toán cân đối tài khoản ngân hàng hàng tháng.
9.Tất cả phí tổn nợ khó đòi và nợ khó đòi khóa sổ đều cĩ biên bản chấp thuận.
10.Tất cả các thông tin đều được kiểm tra kỹ trước khi cho xuất hóa đơn.
11. Tất cả các hóa đơn đều được kiểm tra kỹ trước khi giao
x x x x x x x x x x x
cho khách hàng.
12. Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy đủ. 13. Tất cả các hĩa đơn giá trị gia tăng đều được ghi sổ ngay tại thời điểm giao hàng?
14.Cĩ sự đối chiếu, kiểm tra so sánh hàng ngày khơng?
15.Các thơng tin trên hĩa đơn cĩ được ghi đầy đủ, đúng quy định?
16. Trong mọi trường hợp khi người nhận hàng đến nhận hàng thì sẽ xuất phiếu xuất kho để làm căn cứ nhận hàng? 17. Các khoản thu từ nghiệp vụ bán hàng được hạch toán riêng cho từng loại khách hàng.
18. Doanh thu bán hàng được ghi sổ theo từng ngày phát sinh hóa đơn.
19. Có sự tách biệt giữa bộ phận nhận hợp đồng và bộ phận ghi sổ sách kế tốn.
20. Có sự đối chiếu kiểm tra giữa sổ chi tiết của TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT và sổ tổng hợp của Nhà máy vào
cuối tháng. x x x x x x x Nhận xét: Ưu điểm ;
Ủy quyền và ủy nhiệm đúng đắn cho nghiệp vụ bán hàng
Hĩa đơn được lập cĩ căn cứ hợp lý.
Nhược điểm;
Chưa cĩ sự kiểm tra đối chiếu hàng ngày
2.3.4.2. BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH ỨNG DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH ;
Bảng 6: Bảng câu hỏi đánh giá quá trình ứng dụng phần mềm kế toán trong chu trình.
Câu hỏi Cĩ/Khơng Nhận xét
1. Các thơng tin trước khi cập nhật vào máy đã được kiểm tra kỹ lưỡng?
Cĩ Cĩ sự kiểm tra các thơng tin trước khi cập nhật vào máy.
2. Các nguồn dữ liệu được cập nhật và luơn luơn đúng?
Khơng Cĩ sự sai sĩt trong quá
trình cập nhật
3. Các chứng từ cĩ được đánh dấu sau khi nhập liệu khơng?
Cĩ Cĩ sự phân biệt giữa chứng
từ đã sử dụng và chứng từ chưa sử dụng.
4. Chuơng trình cĩ kiểm tra sự sai sĩt trong quá trình nhập liệu khơng?
Khơng Chương trình khơng thể
phát hiện ra các sai sĩt trong quá trình nhập liệu.
5.Hệ thống cĩ kiểm tra được chính xác rằng quá trình xử lý dữ liệu là hồn tồn chính xác khơng?
Khơng Khơng thế phát hiện ra sai
sĩt trong quá trình nhập liệu.
6. Hệ thống kế tốn máy cĩ so sánh được tổng số tiền hay nghiệp vụ nhập vào với tổng tiền hay tổng nghiệp vụ được xử lý hay khơng?
Khơng Hệ thống kế tốn máy
khơng thực hiện được chức năng so sánh số liệu.
7.Hệ thống cĩ kiểm tra được tính hợp lệ của các chứng từ được nhập hay khơng?
Khơng Hệ thống chỉ kiểm tra được
tính hợp lý với sự cài đặt trước.
Nhận xét:
Qua bảng câu hỏi trên em thấy rằng quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu chưa mang tính chính xác cao vì nĩ chỉ là cơng cụ giúp giảm bớt cơng việc của kế tốn cịn phần lớn vẫn phụ thuộc vào những nhân viên kế tốn
BẢNG 7: KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ BÁN HAØNG- LẬP HOÁ ĐƠN KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ MUA HAØNG- NHẬN HOÁ ĐƠN Hoạt động kiểm sốt Mua hàng Bán hàng Về mặt ủy quyền và xét duyệt _ Về việc ủy quyền: Bộ phận kế hoạch được giao nhiệm vụ mua hàng theo kế hoạch. Được ủy quyền để mua hàng hĩa. _ Về việc xét duyệt: Giám đốc Nhà máy là người cĩ quyền xét duyệt cĩ được mua sắm khơng. Nếu giám đốc Nhà máy đi vắng thì phĩ giám đốc Nhà máy được phép ký duyệt được thể hiện thơng qua chữ ký trên phiếu đề xuất hoặc kế hoạch mua sắm.
_ Về việc ủy quyền:
Bộ phận kế hoạch được giao nhiệm vụ nhận hợp đồng kinh tế và hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu
_ Về việc xét duyệt:
Tổng giám đốc TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT là người cĩ quyền quyết định cĩ thực hiện hợp đồng hay khơng. Việc xét duyệt được thực thể hiện thơng qua chữ ký trên hợp đồng kinh tế với các cơng ty khác.Nếu trường hợp tổng giám đốc đi vắng thì phĩ tổng giám đốc cĩ thể ký thay.
_ Nếu là ký hợp đồng kinh tế khi cung cấp thành phẩm với Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO thì việc cung cấp nguyên vật liệu sẽ do giám đốc Nhà máy thuốc lá Khánh Hịa ký duyệt cho từng năm. Nếu giám đốc Nhà máy đi vắng thì phĩ giám đốc Nhà máy được phép ký duyệt được thể hiện thơng qua chữ ký trên hợp đồng.
Về mặt phân chia trách nhiệm 1.Cĩ Sự Độc Lập Giữa Phịng Kế Hoạch Và Phịng Kế Tốn. 2. Cĩ sự độc lập trong cơng tác kế tốn của bộ phận kế tốn và các phân xưởng. 1.Cĩ sự độc lập giữa phịng kế hoạch và phịng kế tốn. 2. Cĩ sự độc lập trong cơng tác kế tốn của TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT và Nhà máy. 3. Giữa các hợp đồng kinh tế và hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu và gia cơng hay xuất khẩu thì được một nhân viên khác nhau trong phịng kế hoạch đảm nhiệm mà khơng bị chồng chéo, rõ ràng và giảm bớt cơng việc. Về mặt bảo vệ an tồn tài sản: - Phiếu nhập kho được lập khi đã cĩ sự kiểm tra của kế tốn, phịng kỹ thuật, bộ phận yêu cầu và người nhận hàng - Hàng hĩa được kiểm tra về số lượng , chất lượng , quy cách trước khi khi ký nhận vào hĩa đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho đối với từng nghiệp vụ bán hàng do từng phịng ban lập và ký duyệt nếu là bán cho TÂN KHÁNH AN thì cuối quý mới do phịng kế hoạch lập khi mà nghiệp vụ kinh tế đã hồn thành. Nếu là xuất nội bộ trong Nhà máy thì do phịng kế hoạch lập khi mà tổng hợp các chứng từ liên quan.
- Hàng hĩa được kiểm tra từ khi xuất kho hàng nếu là hàng hĩa xuất kho bình thường thì cũng phải cĩ thủ kho, người vận chuyển ký nhận và bảo vệ, nếu là hàng hĩa xuất khẩu thì phải cĩ phịng kế hoạch, và hải quan kiểm tra xem xét ký duyệt. Ở khâu xuất kho này việc kiểm tra và bảo vệ tài sản của Nhà máy diễn ra một cách khá nhịp nhàng đảm bảo khơng cĩ sự sai phạm thất thốt tài sản nào xảy ra. Chỉ khi nào cĩ sự cĩ mặt đầy đủ của người bảo vệ theo dõi trong suốt quá trình xuất kho hàng hĩa và thủ kho, phĩ kho cùng theo dõi. Mỗi người khi tham
gia vào cơng việc giao nhận hàng hĩa này đều được ghi vào một quyển sổ tay nhỏ khi mà từng xe chở lăn nhỏ chở hàng lên xe hoặc Container. Ghi rõ số thùng, loại hàng hĩa, người vận chuyển, số xe, tên doanh nghiệp, và cho người vận chuyển ký vào từng sổ của họ. -
- Khi mà người vận chuyển mang xe hoặc Container đến Nhà máy thì phải xuất trình giấy tờ với bộ phận bảo vệ của Nhà máy ghi rõ tên xe, số xe, người vận chuyển, giờ đến vào một quyển sổ đăng kiểm của nhà máy.
- Khi mà người vận chuyển lấy hàng hĩa ra khỏi Nhà máy thì bắt buộc phải đi qua bộ phận bảo vệ của Nhà máy để bộ phận này kiểm tra lại một lần người vận chuyển phải xuất trình hĩa đơn do phịng kế hoạch xuất phịng bảo vệ sẽ ghi ngày, tên lái xe, số xe, giờ ra khỏi Nhà máy, và tên của doanh nghiệp lấy hàng, số thùng , loại hàng hĩa khi mà người trực bảo vệ này căn cứ trên hĩa đơn. Khi mà đảm bảo hĩa đơn cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền thì vận chuyển mới được ra khỏi Nhà máy .
Về mặt sử dụng chứng từ + Kế Hoạch Mua Vật Tư Phụ Tùng Thay Thế Thường Xuyên, Phiếu Đề Xuất Mua
Sắm, Trang Thiết Bị - Dụng Cụ; Được Lập Theo Quý Hoặc Nếu Cĩ Nhu Cầu Tại Phịng Kế Hoạch Hay Các Bộ Phận Cĩ Nhu Cầu Mua Sắm.
+ Bảng Đề Nghị Chào
Giá: Do nhân niên
phịng Kế hoạch phụ trách (Anh Liên) lập gửi
cho nhà cung cấp.
+ Phiếu báo giá: Do nhà cung cấp gửi cho gồm cả ba phiếu báo giá và người chịu trách nhiệm mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp nào cĩ giá cả và mặt hàng hợp lý nhất thì chọn.
+ Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng chỉ được duyệt khi phiếu báo giá đã được sự ký nhận của giám đốc hoặc phĩ giám đốc. Trên đĩ ghi rõ số lượng, quy cách, giá cả.
+ Biên bản kiểm nhận:
Khi hàng hĩa về đến Nhà máy thì cĩ bộ phận kiểm tra hàng gồm cĩ anh LIÊN, bộ phận yêu cầu, phịng kế tốn, thủ kho, phịng kế hoạch tiến hành kiểm nhận hàng hĩa.
+ Hợp đồng kinh tế, hợp đồng gia cơng, hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu: Do
TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT ký kết và gửi cho Nhà máy.
+ Hố đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nộ bộ: Do Cơng ty
Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO lập đưa cho người vận chuyển đến Nhà máy
lấy hàng. + Hĩa đơn giá trị gia tăng: do phịng kế hoạch lập làm căn cứ cho người vận chuyển ra khỏi Nhà máy và là chứng từ quan trọng chứng tỏ đã giao hồn tồn
quyền sở hữu hàng hĩa cho khách hàng + Container Parkinh list: Là chứng từ đối với hàng hĩa xuất khẩu do người vận chuyển mang đến Nhà máy là chứng từ phải được ghi đầy đủ các thơng tin liên quan cho người vận chuyển mang ra khỏi Nhà máy làm căn cứ để cho người vận chuyển làm giấy đi đường. + Lệnh xuất kho: Làm căn cứ để cho thủ kho xuất kho hàng hĩa cho người vận chuyển đối với hàng xuất khẩu.
+ Commercial invoi: Chứng từ này do
TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT chuyển xuống cho Nhà máy khi mà nhân viên phịng kế hoạch nhận được khi mà đến ngày xuất hàng hĩa, báo TỔNG CƠNG TY khi người vận chuyển xuống lấy hàng. + Tờ khai hải quan: Cuối tháng hoặc cuối quý kế tốn mới lên TỔNG CƠNG Ty để bổ sung bộ chứng từ đảm bảo
nghiệp vụ hàng hĩa đã được xuất khẩu. + Giấy giao nhận vật tư: Được sử dụng trong trường hợp bán vật tư cho TÂN KHÁNH AN do phịng kế hoạch lập để chuẩn bị vật tư cho thủ kho theo phương
+Phiếu nhập kho: Chứng từ này được lập sau khi cĩ biên bản kiểm nhận hàng hĩa. Do phịng kế hoạch lập và cĩ đầy đủ chứng từ liên quan. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
+ Hĩa đơn bán: (bản gốc
của người bán): Đây là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hĩa được chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh tốn của người mua đối với người bán.
+Giấy đề nghị thanh
tốn:Do kế tốn thanh
tốn lập sau khi cĩ hĩa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan cĩ chữ ký của kế tốn trưởng và giám đốc Nhà máy để gửi lên cho
TỔNG CƠNG TY
KHÁNH VIỆT thanh tốn với nhà cung cấp
pháp nhập trước xuất trước, và nĩ là cơ sở để phịng kế hoạch lập hĩa đơn giá trị gia tăng. +Phiếu nhập kho: Được lập khi mà Nhà máy chấp nhận gia cơng khi mà nguyên liệu lá được mang đến thì tiến hành nhập kho lá. + Phiếu xuất gia cơng: Khi cho nguyên
liệu từ kho lá sang xưởng để gia cơng. + Phiếu nhập thành phẩm: Khi nguyên
vật liệu lá được gia cơng xong tại phân xưởng I thì lập phiếu này để nhập kho sợi thành phẩm. + Giấy xác nhận sản phẩm: Khi gia cơng xong thì tại Phân xưởng I sẽ tiến hành lập giấy này để làm căn cứ tính giá
cho mặt hàng đã gia cơng.
+ Phiếu xuất kho: Khi bán hàng cho
TÂN KHÁNH AN kết thúc cuối tháng phịng kế tốn do kế tốn vật tư lập và in ra. Để ghi số lượng vật tư đã xuất trong tháng.