Nhìn chung tất cả các doanh nghiệp cũng như nhà máy đều cĩ thể sử dụng việc mơ phỏng dữ liệu của hoạt động này như sau:
Hàng hĩa, dịch vụ Hĩa đơn bán hàng Đặt hàng Thanh tốn
Sơ đồ 4:Dịng dữ liệu của hoạt động mua hàng và thanh tốn:
Với sơ đồ này, hoạt động mua hàng và thanh tốn tiền trong chu trình chi phí tại nhà máy như sau:
2.3.2.1.1. Yêu cầu về hàng hĩa:
2.3.2.1.1.1 Nhu cầu nhập mua hàng hĩa thường xuyên được nhập mua căn
cứ trên;
+ Kế hoạch nhập mua hàng năm: Được Tổng cơng ty phê duyệt vào đầu mỗi năm.
Đối với phụ tùng thay thế thường xuyên, phụ trách cung tiêu xây dựng kế hoạch nhập mua trong năm trình trưởng phịng kế hoạch, giám đốc nhà máy và được duyệt bởi lãnh đạo tổng cơng ty. Sự xét duyệt đảm bảo hàng hĩa được mua theo đúng
Chu trình chi phí Nhà cung cấp Bộ phận yêu cầu Phịng kế hoạch
mục đích của Nhà máy, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng khơng cần thiết.
Sau khi ký duyệt phịng kế hoạch giao cho anh LIÊN trong phịng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp bằng nhiều cách khác nhau: Như thơng qua trang vàng, mạng internet, tổng đài 1080, văn phịng đại diện hoặc các kênh thơng tin khác. Thường thì những nhà cung cấp này sau quá trình làm việc sẽ được quy hoạch thành những nhĩm nhà cung cấp theo từng mặt hàng. Ví dụ....
- Hàng Siemens: Cơng ty AIT, SIS, Thế Phương...
- Hàng Omron : Cơng ty Thuận Phương, SIS, Thế Phương...
Những nhà cung cấp được liên hệ là những nhà phân phối chính thức của những mặt hàng mà nhà máy cĩ nhu cầu nhằm nhập mua hàng hĩa với giá cả tốt nhất.
Với đối tượng nhà cung cấp vãng lai này thì nhu cầu hàng hĩa của Nhà máy được thơng báo bằng bảng đề nghị chào giá thường được gởi bằng Fax hoặc Email.2.2
Anh liên phải so sánh và xem xét giá tối thiểu của 3 nhà cung cấp khác nhau.
2.3.2.1.1.2. Nhu cầu mua sắm khơng thường xuyên căn cứ trên:
+Phiếu đề xuất mua sắm, trang bị thiết bị - dụng cụ;Nếu là đối với nhu cầu mua sắm
phát sinh do thay thế hư hỏng hoặc đề xuất thêm ( khơng theo kế hoạch) thì bộ phận yêu cầu này sẽ viết giấy này.
Sau khi lựa chọn tối thiểu từ 3 nhà cung cấp anh LIÊN sẽ xuất một ĐƠN ĐẶT HÀNG (3 liên) trình giám đốc nhà máy ký duyệt. Sau khi đơn đặt hàng được ký duyệt thì sẽ chuyển cho nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp là nhà cung cấp chính thức thì việc nhập mua hàng hĩa sê được dễ dàng hơn. Nhà cung cấp sẽ chuyển đến cho phịng kế hoạch bảng báo giá. Trên cơ sở đĩ người mua hàng chọn ra nhà cung cấp phù họp nhất với Nhà máy .
2.3.2.1.2. Đặt hàng với nhà cung cấp:
Phiếu báo giá của nhà cung cấp được chọn sẽ gửi lên cho giám đốc ký duyệt , tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.
2.3.2.1.3. Nhận hàng và nhập kho:
Khi hàng hĩa được chuyển đến, phịng kế hoạch sẽ cử anh LIÊN kiểm tra hàng hĩa về mẫu mã, số lượng, quy cách,... Sau khi kiểm nhận , người nhận hàng ký nhận vào hĩa đơn bán hàng để chứng nhận đã nhận đủ số lượng hàng như đã đặt.
Khi cĩ đầy đủ chứng từ do người vận chuyển và bộ phận kiểm nhận thì phịng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho, ghi rõ loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện liên quan khác.Nếu xuất thẳng cho bộ phận sử dụng thì lập phiếu xuất thẳng phụ tùng.
2.3.2.1.4. Ghi nhận phải trả người bán
Sau khi cĩ tồn bộ chứng từ kế tốn phụ trách phần nào sẽ kiểm tra lại phần định khoản của phần đĩ ( nếu chưa trả tiền ngay) ghi nhận cơng nợ. Sau đĩ chuyển sang cho kế tốn thanh tốn căn cứ ( chủ yếu là hĩa đơn giá trị gia tăng ) thì kế tốn thanh tốn sẽ làm giấy đề nghị thanh tốn cĩ chữ ký của kế tốn trưởng và giám đốc Nhà máy.
2.3.2.1.5 Thanh tốn cho nhà cung cấp:
Bộ chứng từ đến thời hạn thanh tốn( gồm hĩa đơn, phiếu nhập, biên bản kiểm nghiệm) thì kế tốn thanh tốn sẽ chuyển giấy đề nghị thanh tốn tiến hành thanh tốn đối với nhà cung cấp, viết ủy nhiệm chi hay lệnh chi để trả bằng tiền gửi ngân hàng. Hoặc kế tốn thanh tốn sẽ viết phiếu chi, chi bằng tiền mặt
Sau khi thanh tốn cho nhà cung cấp thì kế tốn thanh tốn sẽ giảm nợ phải trả người bán .
Quy chế tài chính tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hịa;
Xác định giá trị hàng hĩa cĩ thuộc phân quyền xử lý về tài chính hay khơng. Mức phân quyền về xử lý tài chính của Nhà máy (thuộc nhĩm 1) của Tổng cơng ty quy định như sau;
.... Mua sắm trang thiết bị;
Việc mua sắm, trang bị cho Cơ sở thực hiện theo nhu cầu thực tế nhằm mục đích tiết kiệm và sử dụng nguồn vốn cĩ hiệu quả, Cơ sở phải khảo giá, chào giá cạnh tranh của ít nhất 3 nhà cung cấp. Mọi tài sản trước khi nhập kho phải được Hội đồng cơ sở kiểm nhận bằng biên bản. Việc mua sắm được phân cấp giải quyết như sau; a)Về cơng cụ, dụng cụ, vật trả tiền:
Nhĩm1: Mua sắm dụng cụ cĩ nguyên giá đơn vị khơng quá 10 triệu đồng và tổng nguyên giá các dụng cụ mua sắm khơng quá 60 triệu đồng/ năm.
b)Về phụ tùng thay thế:
Các cơ sở mua sắm phụ tùng khơng hạn chế tổng giá trị mua trong năm nhưng phải xuất phát từ nhu cầu thực tế phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Các cơ sở quyết định trong phạm vi giá đơn vị phụ tùng thay thế, sửa chữa thay thế như sau;
_ nhĩm 1: Mua sắm phụ tùng cĩ giá đơn vị khơng qua 15 triệu đồng _ ....
c)Về nhiên liệu, phụ liệu,vật tư khác ( trừ vật tư_ nguyên liệu chính):
Theo nhu cầu sản xuất kinh doanh Cơ sở được quyết định mua với giá trị cho một hợp đồng hoặc một lần mua sắm như sau:
_ Nhĩm1: Khơng quá 50 triệu đồng. ._...