thanh tốn tại Nhà máy
Giải thích quy trình:
Căn cứ vào kế hoạch nhập mua vật tư, phụ tùng thay thế thường xuyên của quý 2/2007 và kế hoạch nhập phụ tùng thay thế thường xuyên sản xuất thuốc lá năm 2007 của Nhà máy thuốc lá Khánh Hịa, Phú Yên và cơng ty Tân Khánh An.
Trường hợp khơng thường xuyên thì bộ phận yêu cầu sẽ lập Bảng đề xuất mua sắm được lập thành một liên.chuyển cho bộ phận phụ trách bộ phận đĩ xét duyệt sau đĩ chuyển sang cho kế tốn trưởng ký duyệt nếu kế tốn trưởng chấp thuận thì chuyển sang cho thủ trưởng đơn vị( nếu giám đốc đi vắng thì phĩ giám đốc cĩ thể ký thay).
Căn cứ vào bảng đề xuất mua sắm được ký duyệt phịng kế hoạch sẽ cử anh Liên tìm nhà cung cấp, nhà cung cấp được tìm thơng qua trang vàng, internet, tổng đài 1080... sau đĩ chọn ra ba nhà cung cấp cĩ hàng hĩa thỏa mãn yêu cầu và giá cả hợp lý nhất. Thì lập bảng đề nghị chào giá gửi cho nhà cung cấp sau đĩ nhà cung cấp sẽ gửi giấy báo giá tới cho phịng kế hoạch thì anh Liên chọn ra nhà cung cấp cĩ đủ điều kiện phù hợp nhất với Nhà máy gọi là phiếu báo giá (1). Phiếu báo giá sẽ được chuyển sang cho thủ trưởng đơn vị xem xét ký duyệt trên phiếu báo giá phù hợp nhất.
Phiếu báo giá phịng kế hoạch lấy về làm căn cứ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được lập thành 5 liên. Sau đĩ chuyển bộ chứng từ sang cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong thì liên (5) chuyển cho phịng kế tốn để theo dõi,liên (4) được chuyển sang cho bộ phận yêu cầu, liên(3) được chuyển cho nhà cung cấp, liên ( 2) được đưa cho anh Liên chịu trách nhiệm nhận hàng, liên (1) phịng kế hoạch sẽ giữ.
Khi nhà cung cấp mang hàng đến nhà máy cùng với hĩa đơn đỏ thì phịng kế hoạch sẽ làm căn cứ để lập Biên bản kiểm nhận và Phiếu nhập kho. Khi kiểm tra hàng thì phải cĩ anh Liên, nhân viên phịng kỹ thuật, phịng kế tốn, bộ phận yêu cầu xem xét nếu hàng hĩa được chấp nhận thì phịng kế hoạch sẽ tiến hành lập Biên bản kiểm nhận được lập thành 4 liên. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
Biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho được chuyển sang cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt sau đĩ biên bản kiểm nhận (4) và phiếu nhập kho (3) được chuyển sang cho thủ kho. Liên (3) của biên bản kiểm nhận được chuyển sang cho phịng kế tốn cùng với phiếu nhập kho (2). Biên bản kiểm nhận(2) được giao cho anh LIÊN ( người nhận hàng). Liên (1) và biên bản kiểm nhận( 1) được lưu tại phịng kế hoạch. Cuối quý kế toán sẽ lên
bảng kê NỢ và bảng kê CĨ. Ghi nhận nợ phải trả người bán và tiến hành lập các bảng kê hàng hĩa, dịch vụ mua vào.
Trường hợp hàng nhận về mà cho vào sản xuất ngay thì sẽ thay phiếu nhập kho thành phiếu nhập xuất thẳng vật tư, phụ tùng, cơng cụ dụng cụ.