Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức chức năng. Trong cơ cấu này, vai trị của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được
mục tiêu và nhiệm vụ chung. Mơ hình này có sự chun mơn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn, đồng thời cũng giúp giám đốc cơng ty có khả năng kiểm sốt, giám sát và điều hành các hoạt động của công ty một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác.
2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của cơng ty Cổ Phần NPV
2.1.5.2. Chức năng của từng bộ phận trong công ty
Với định hướng hoạt động lâu dài, NPV đảm nhận việc vận chuyển hàng từ kho đến các đại lý, đặc biệt tại miền Trung và Tây Nguyên cho các nhà phần phối lớn. Vận chuyển hàng hóa từ hai đầu phía bắc và phía nam về miền Trung, từ miền Trung đi các tỉnh và ngược lại, thông qua dịch vụ mini logistic (đóng góp một phần cơng việc trong tiến trình hoạt động logistic của các đối tác lớn tại miền Trung). NPV còn là đơn vị vận tải được các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất gia công tin tưởng giao phó khâu vận chuyển hàng đến đối tác với mức chi phí thấp và thời gian đảm bảo.
Bên cạnh đó, chúng tơi cịn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ giá rẻ đi nhiều tỉnh thành trên cả nước, dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế, hỗ trợ khai báo hải quan.
mật thiết với nhau đảm bảo quá trình kinh doanh tiến hành nhịp nhàng, cân đối có hiệu quả và liện tục.
● Giám đốc
Giám đốc do chủ tịch hội đồng thành viên cử ra và được sự nhất trí của các thành viên, nhiệm kỳ là 2 năm. Trường hợp vi phạm pháp luật, điều lệ, kinh doanh thua lỗ hoặc hội đồng thành viên thấy giám đốc khơng có đủ năng lực điều hành cơng ty, giám đốc có thể bị bãi chức trước thời hạn theo quyết định của hội đồng thành viên cơng ty. Cơng việc chính của giám đốc là điều hành hoạt động của công ty theo định hướng của chủ tịch hội đồng thành viên. Ngoài ra giám đốc phải thực hiện các nhiệm vụ như: Tổ chức, điều hành các hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty; chịu trách nhiệm trước chủ tịch hội đồng thành viên và trước pháp luật về kết quả kinh doanh của công ty, về những dịch vụ do cơng ty thực hiện.
● Phó giám đốc
Phó giám đốc do giám đốc công ty đề cử và được sự nhất trí của các thành viên. Phó giám đốc cơng ty là người giúp giám đốc công ty điều hành hoạt động kinh doanh theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp vi phạm pháp luật, Điều lệ hoặc kinh doanh thua lỗ, phó giám đốc có thể bị hội đồng thành viên bãi chức trước thời hạn. Phó giám đốc có các nhiệm vụ sau:
+ Là người giúp giám đốc thực hiện mọi các công việc.
+ Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi được uỷ quyền
+ Phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện cơng việc của mình.
● Phịng hành chính
Tham mưu của lãnh đạo cơng ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lương, đào tạo, bảo vệ, an ninh và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động của cơng ty.
Phịng hành chính có mối quan hệ phối hợp với phịng kế tốn trong cơng tác tổ chức hành chính và thanh quyết tốn các chi phí văn phịng.
Phịng hành chính phối hợp với phịng kinh doanh trong cơng tác tổ chức hành chính và xây dựng phương án kinh doanh hằng năm, và với từng bộ phận của phịng
kinh doanh trong cơng tác tổ chức hành chính và cơng tác ln chuyển chứng từ xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hố.
● Phịng lễ tân:
Có nhiệm vụ trực điện thoại tổng đài của cơng ty, đón tiếp, chỉ dẫn khách đến giao dịch tại công ty, theo dõi việc giao, nhận thư, bưu phẩm, bưu kiện của công ty, thực hiện nhiệm vụ văn thư của cơng ty và hỗ trợ các phịng ban của cơng ty khi cần.
● Phịng tài chính kế tốn
Cơng việc của phịng kế tốn là phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, lập các bảng kê, định khoản kế toán và ghi sổ. Thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế tốn của Nhà nước tại cơng ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của công ty.
Phịng kế tốn phối hợp với phịng kinh doanh trong công tác luân chuyển, lưu trữ chứng từ kinh doanh, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu, chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hoá, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, đối chiếu công nợ với các đơn vị khác.
● Phịng kinh doanh
Tham mưu cho giám đốc cơng ty về công tác kinh doanh, tổ chức quản lý thị trường và hệ thống các phương án kinh doanh nhằm gia tăng khách hàng trong và ngoài nước, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đạt hiệu quả cao nhất. Có nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng phương án và triển khai công tác kinh doanh của công ty trước mắt và lâu dài.
+ Tổ chức điều hành phòng kinh doanh nhằm đảm bảo và thực hiện tốt kế hoạch doanh thu hàng tháng, hàng q của cơng ty.
+ Tìm hiểu, khai thác, thu thập thơng tin và xử lý thông tin về thị trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn và phù hợp kịp thời trong công tác kinh doanh dịch vụ của công ty.
+ Điều hành quản lý công tác vận chuyển, theo dõi sản lượng vận chuyển. + Có phương án triển khai và mở rộng thị trường một cách nghiêm túc nhằm mục đích giữ uy tín của cơng ty cũng như tăng thêm thị phần của công ty.
+ Đề xuất với lãnh đạo cấp trên các biện pháp nhằm đẩy mạnh công tác kinh doanh, cụ thể là gia tăng khách hàng.
+ Tổ chức, thực hiện, triển khai công tác marketing, xây dựng chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
●Bộ phận Marketing: Bộ phận này bao gồm các nhân viên với nhiệm vụ như
là của một nhân viên marketing, tìm hiểu thị trường, mỗi nhân viên sẽ phải tìm kiếm xem các khách hàng tiềm năng của mình ở đâu và tìm kiếm các thơng tin về nhu cầu của họ để có thể đưa ra các biện pháp đáp ứng các yêu cầu đó một cách hiệu quả nhất, nhằm tạo mối quan hệ lâu dài và thu hút các khách hàng tiềm năng khác.
●Bộ phận phụ trách điều vận:
Bộ phận này có nhiệm vụ phụ trách, kiểm sốt điều vận.Ngồi ra cịn có nhiệm vụ quản lý kho hàng, đội ngũ xe tải, điều phối giao hàng, giám sát thiết bị GPS để quản lý phương tiện khi vận chuyển nhằm hạn chế sự chậm trễ khi thực hiện.
● Bộ phận quản lý phương tiện:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phương tiện vận tải của công ty đào tạo đội ngũ lái xe cho công ty, theo dõi hoạt động của phương tiện vận tải khi vận chuyển, khai thác bến bãi và sữa chửa xe tải. Hỗ trợ đắc lực trong việc vận chuyển trung chuyển hàng hóa.
● Bộ phận pháp chế:
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho công ty giải quyết những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý các hoạt động tiếp nhận, bảo quản và điều hành vận tải, bảo quản hàng hoá tại kho bãi của cơng ty đảm bảo an tồn, vận chuyển hàng hoá từ kho đi các địa chỉ theo yêu cầu của khách hàng, quản lý và điều hành các cơng việc xếp dỡ vận hàng hóa, đề xuất những biện pháp nhằm phòng ngừa rủi ro, hạn chế các sơ hở, yếu kém để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.