2.3.2.1 .Tình hình tài sản
2.4. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRONG GIAO
NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHẤT PHONG VẬN
2.4.1. Cơ sở hạ tầng để phát triển TMĐT tại công ty
Thương mại điện tử là một công cụ hiện đại sử dụng mạng và internet giúp cho doanh nghiệp có thể thâm nhập vào nền kinh tế toàn cầu mở rộng thị trường, thu thập thơng tin nhanh và chính xác hơn thì điều kiện tất yếu đầu tiên là cơng ty cần phải có cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin vững mạnh. Nhận thức được điều đó, cơng ty đã và đang không ngừng đầu tư vào khoa học – cơng nghệ, mua sắm máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình để có thể duy trì tốt các mối quan hệ với các đối tác, nhằm khẳng định được vị thế của mình trong môi trường cạnh tranh gay gắt, mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho khách hàng.
2.4.1.1. Trang thiết bị phần cứng
Hiện nay các trang thiết bị phục vụ cho q trình hoạt động của cơng ty bao gồm 20 máy tính được phân bổ ra đều ở các phịng ban để phục vụ cho cơng tác văn phịng và quản lý trong đó: 5 máy đặt tại phịng kinh doanh, 5 máy đặt tại phịng tài chính – kế tốn, 3 máy đặt tại phòng marketing, 2 máy tại phòng lễ tân, 2 máy đặt tại phòng phụ trách điều vận, 2 máy đặt tại phòng quản lý phương tiện, 1 máy tại phịng pháp chế. Cơng ty chọn giải pháp kết nối mạng LAN để phục vụ điều hành sản xuất, kinh doanh tại cơng ty. 100% máy tính đã kết nối Internet.
Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng linh hoạt các phương tiện điện tử khác như điện thoại bàn trang bị cho từng nhân viên, máy fax, máy photocopy để thực hiện giao dịch với khách hàng. Hầu hết các hợp đồng của doanh nghiệp với khách hàng được ký kết thông qua các phương tiện điện tử này.
Như vậy có thể khẳng định cơ sở hạ tầng tối thiểu cho việc ứng dụng thương mại điện tử đã được xác lập ở cơng ty. Nhận thức được tính hiệu quả của thương mại điện
tử công ty đã không ngừng chú trọng vào đầu tư và trang bị tương đối tốt và hiệu quả nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Đồng thời, đó cũng là một nền tảng khi công ty hoạt động trong môi trường thương mại điện tử.
2.4.1.2. Các phần mềm ứng dụng
Nhằm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh trực tuyến cũng như đáp ứng được nhu cầu, cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Công ty đã không ngừng cải tiến và sử dụng các phần mền ứng dụng như: phần mềm kế tốn, phần mềm tính thuế, phần mền Booking Online và phần mền quản lý mối quan hệ với khách hàng CRM với mục đích để theo dõi, lưu trữ danh sách các doanh nghiệp hiện đã là khách hàng của cơng ty, đã có các giao dịch booking hàng; hoặc chỉ mới là khách hàng tiềm năng đang có giao dịch, lưu trữ các thông tin của khách hàng thu thập được khi tham gia các hoạt động giao dịch tại công ty, khai thác thị trường, duy trì khách hàng trung thành và những khách hàng tiềm năng của công ty. Tuy nhiên việc ứng dụng các phần mền này vẫn chưa công ty khai thác triệt để hết tính hiệu quả cũng như ứng dụng của nó và các thơng tin vẫn cịn được lưu trữ ở các phần mền thông thường như word và excel.
Ngồi ra cơng ty còn sử dụng thiết bị GPS thường gắn vào nơi khó phát hiện trên xe, mọi thơng tin về phương tiện như vị trí, vận tốc, hướng di chuyển, độ cao…xác định bởi các vệ tinh GPS, sẽ được truyền về máy chủ qua công nghệ GPRS và nhân viên trong công ty tại bộ phận phụ trách điều vận và quản lý phương tiện sử dụng máy tính hoặc điện thoại để theo dõi chiếc xe ấy.
2.4.1.3. Mạng máy tính
Mạng Internet được sử dụng cho hoạt động của cơng ty:
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty ngày càng được cải tiến nên việc kết nối mạng vào hệ thống kinh doanh trực tuyến là điều kiện tất yếu của công ty. Với hệ thống mạng LAN được sử dụng để kết nối máy tính nội bộ trong cơng ty
Về mục đích sử dụng Internet của cơng ty chủ yếu là phục vụ cho hoạt động: tìm kiếm thơng tin, trao đổi thư điện tử với khách hàng và mục đích quan trọng nhất là để giao dịch với khách hàng nhằm ký kết các hoạt động mua bán dịch vụ vận chuyển và chuyển phát nhanh của cơng ty. Có thể thấy cơng ty đã biết khai thác được các lợi thế của Internet. Với hệ thống mạng LAN được sử dụng để kết nối máy tính nội bộ trong cơng ty làm tăng khả năng tiếp cận, tìm kiếm thơng tin của các đối tác qua mạng, tìm
qua website của cơng ty nên việc kết nối Internet cũng là điều bắt buột để công ty cập nhât các thơng tin trên trang web của mình. Kết nối Internet cũng là cách dễ dàng và rẻ nhất để cơng ty có thể liên lạc với khách hàng, với các đối tác của mình thơng qua thư điện tử hoặc công cụ truyền và nhận dữ liệu khác hỗ trợ việc cắt giảm bớt khoản chi phí sử dụng điện thoại của công ty nhằm tăng khả năng phục vụ, cải thiện dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày một của khách hàng.
2.4.1.4. Website TMĐT của công ty
Trong những năm gần đây, cơng ty đã lựa chọn cho mình chiến lược ứng dụng thương mại điện tử rõ ràng hơn trước. Công ty nhận thấy được những lợi ích thiết thực của thương mại điện tử thơng qua việc cắt giảm chi phí giao dịch, tìm được nhiều khách hàng mới từ thị trường trong và ngoài nước, số lượng khách hàng giao dịch qua thư điện tử nhiều hơn… Vì vậy, website www.nhatphongvan.com.vn đã ra đời kịp thời
để đáp ứng được những điều này. Việc cơng ty có website là một tiêu chí quan trọng phản ánh mức độ phát triển thương mại điện tử trong doanh nghiệp.
Hình 2.4. Website của công ty Cổ Phần NPV
Website của cơng ty giúp cho khách hàng có thể tìm hiểu thơng tin về cơng ty, các sản phẩm của công ty là các loại hình dịch vụ, các đối tác và khách hàng ở khắp mọi nơi đều có thể đăng ký gửi hàng trực tuyến thông qua website của công ty mà không bị giới hạn về khơng gian, có thể cung cấp dịch vụ 24/24 giờ.
Web cịn cung cấp các thơng tin tuyển dụng của cơng ty để dễ dàng trong việc tìm kiếm thơng tin, yêu cầu tuyển dụng, cách thức để liên hệ và hỗ trợ trực tuyến cho
người dùng khi truy cập. Bên cạnh đó cơng ty cịn cung cấp các thơng tin nổi bật về tình hình hoạt động của cơng ty nhằm giúp cho khách hàng cũng như các đối tác có thể hiểu rõ hơn về cơng ty.
- Phong cách: Cơng ty dần dần hồn thiện trang web với giao diện có tính thẩm mỹ, thuận tiện cho người sử dụng, đưa hình ảnh của cơng ty cũng như giới thiệu các sản phẩm dịch vụ đến với khách hàng. Tuy nhiên nhìn chung website của cơng ty vẫn còn cứng và chưa phát huy hết được những chức năng của một website chuyên nghiệp. - Nội dung: Về giao diện thì thiết kế màu sắc hài hịa thể hiện được hình ảnh của cơng ty nhưng nội dung thơng tin về sản phẩm, dịch vụ bố trí chưa chặt chẽ, hình ảnh nhiều, có nhiều thơng tin vẫn chưa được cập nhật.
- Giao tiếp: Ngoài chức năng trao đổi qua thư điện tử cơng ty cịn xây dựng được chức năng hỗ trợ trực tuyến như dịch vụ “ call me” và “online chat” nhằm giải đáp mọi thắc mắc cũng như yêu cầu của khách hàng thông qua website của công ty một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Liên kết: Vẫn chưa có liên kết được tới những trang web khác.
- Cộng đồng: Liên kết được với mạng cộng đồng ảo facebook. Đây cũng là nơi tiếp nhận nhu cầu những phản hồi của khách hàng về dịch vụ vận chuyển - kho vận - phân phối tại các tỉnh cả nước.
- Tùy biến: khách hàng khi đăng ký gửi hàng có thể cập nhật cho website ở một mức giới hạn, có nghĩa là họ sẽ khai báo thông tin cá nhân khi thiết lập tài khoản gửi hàng, những thông tin này được cập nhật vào cơ sở dữ liệu, cơng ty có thể sử dụng những thơng tin này trong việc gửi e – mail thơng báo về hố đơn, về sản phẩm, dịch vụ giá cả, gửi những thơng tin … đến cho những khách hàng có các tài khoản này.
2.4.2. Nguồn nhân lực TMĐT tại công ty
Nhận thức được lợi ích và tầm quan trọng của TMĐT đối với hoạt động kinh doanh trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay. Công ty luôn tạo điều kiện mở các lớp đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên có trình độ để bồi dưỡng thêm chun môn, tiếp cận với công nghệ thông tin nhằm phát triển các hoạt động kinh doanh và có thể quản lý các hoạt động liên quan đến TMĐT của cơng ty để có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng tốt hơn ở mọi lúc, mọi nơi.
Bảng 2.7: Chỉ tiêu nguồn nhân lực TMĐT của công ty Cổ Phần NPV
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Đại học 7 10 15
Cao đẳng 5 5 7
Trung cấp 3 3 2
Tổng cộng 15 18 24
Nguồn: Phịng hành chính
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy được nguồn nhân lực TMĐT của công ty qua các năm tăng đều, năm 2010 cơng ty có 15 người, năm 2011 là 18 người và năm 2012 là 24 người. Trong đó, trình độ đại học chiếm tỷ lệ nhiều nhất cụ thể năm 2010 trình độ đại học là 7 người năm 2011 là 10 người và năm 2012 là 15 người , cao đẳng năm 2010 là 5 người, năm 2011 là 5 người và 2012 là 7 người cịn trung cấp thì vẫn khơng có chuyển biến gì đáng kể từ năm 2010 -2011 là 3 người và năm 2012 còn 2 người. Song song với sự gia tăng về đội ngũ nhân lực thì trình độ nguồn nhân lực của cơng ty cũng được cũng cố. Lao động có trình độ đại học tăng từ 46,7% năm 2010 lên 62,5% năm 2012, lao động có trình độ cao đẳng cũng tăng nhưng tỷ trọng so với tổng nguồn nhân lực thì giảm từ 33% năm 2010 lên 29,2% năm 2012 trong khi đó lao động có trình độ trung cấp thì giảm từ 20% năm 2010 xuống cịn 8,3% năm 2012. Điều này chứng tỏ công ty đã quan tâm nhiều về chất lượng nguồn nhân lực của mình
Tình hình nhân lực của cơng ty tăng qua các năm như vậy để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh bằng hình thức TMĐT tại cơng ty, điều đó cũng cho thấy được cơng ty đã nhận thức ít nhiều được lợi ích của TMĐT trong hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình nên qua các năm cơng ty đã chú tâm vào phát triển đầu tư xây dựng được các nguồn nhân lực có trình độ cao, có kinh nghiệm và kỹ năng về CNTT sẽ là ưu thế để công ty ngày càng khai thác được những tiềm năng mà TMĐT đem lại.
2.4.3. Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng hình thức TMĐT của công ty