2.4.3.1 .Thị trường hoạt động
2.4.3.3. Quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa bằng hình thức TMĐT tạ
+Q trình đăng ký gửi hàng
- Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận của cơng ty thì sẽ đăng ký gửi hàng ngay trên website của cơng ty.
Hình 2.6. Giao diện đăng ký gửi hàng trên website của công ty
Đối với những khách hàng chưa có tài khoản giao dịch tại website của cơng ty hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin cần thiết khi đăng ký gửi hàng tại website. Những thông tin này sẽ được hệ thống xác nhận lại bằng cách gọi điện thoại hoặc email để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thơng tin và sau đó tiến hành xử lý đơn hàng theo yêu cầu của của khách hàng.
Mỗi khách hàng khi đăng ký booking gửi hàng trên website của công ty cần phải nhập rõ họ tên, địa chỉ người gửi, ngày giờ giao nhận hàng, nhập tên địa chỉ và thông tin người nhận hàng. Trong đó hàng hóa muốn gửi phải nhập đầy đủ thơng tin như: mã hàng, loại hàng, số lượng, số khối, đơn giá đối với những khách hàng là đối tác thì hệ thống sẽ tự động cập nhật. Sau đó lựa chọn hình thức vận chuyển, điều kiện thanh tốn và khách hàng có thể đưa ra những chú ý khi vận chuyển hàng hóa của mình đối với cơng ty thơng qua website.
+Q trình tiếp nhận
hàng thực hiện đúng, sau đó bộ phận kinh doanh của cơng ty sẽ xử lý. Tuy nhiên, nếu khách hàng có muốn thay đổi, ví dụ như hủy đơn gửi hàng thì khách hàng khơng thể hủy trực tiếp trên website thay vào đó thì khách hàng phải liên hệ qua điện thoại, email hoặc đến trực tiếp tại cơng ty để nói rõ số mã hàng và u cầu hủy. Nếu nhân viên kiểm tra, thấy lệnh gửi hàng này chưa xử lý thì sẽ hủy lệnh gửi hàng bằng cách thực hiện thủ cơng. Cịn nếu lệnh gửi hàng đã được xử lý thì khách hàng sẽ khơng hủy được lệnh.
+Quá trình xử lý
Những thơng tin khách hàng điền vào được câp nhật đầy đủ. Tuy nhiên, tính chính xác của thơng tin vẫn cịn thực hiện thủ cơng. Tồn bộ thơng tin khách hàng sau khi chuyển về hệ thống sẽ được nhân viên xem xét kiểm tra tính chính xác của thơng tin gửi hàng của khách hàng như hóa đơn gồm: tên, địa chỉ khách hàng, thời gian giao hàng, tên hàng hóa, mã hàng, nơi sản xuất, quy cách đóng gói, số lượng, đơn giá, hình thức vận chuyển, tên, địa chỉ, số xe người vận chuyển hoặc giao hàng nếu có và các chứng từ có liên quan. Sau đó nhân viên tại phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào yêu cầu giao nhận, xem xét khả năng đáp ứng tại từng thời điểm cụ thể để cân nhắc bố trí giao nhận vận chuyển như nguồn lực công ty và phương tiện vận chuyển một cách phù hợp, đảm bảo. Bên cạnh đó, cơng ty cịn kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng, đối với khách hàng lựa chọn phương thức chuyển khoản qua thẻ ATM nhân viên sẽ kiểm tra xem đã nhận được thanh tốn từ phía khách hàng hay chưa, sau đó tiến hành lập hóa đơn, chứng từ giao nhận và trao đổi thông tin với khách hàng qua điện thoại, email hay gặp trực tiếp nếu hai bên hồn tồn đã thỏa thuận thì tiến hành thực hiện lệnh gửi hàng theo yêu cầu của khách hàng, những đơn hàng hợp lệ sẽ chuyển qua cho bộ phận giao nhận - bốc xếp và vận chuyển để tiếp tục thực hiện việc vận chuyển hàng hóa theo u cầu của khách hàng.
+Q trình thực hiện
Bộ phận phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào yêu cầu giao nhận, xem xét khả năng đáp ứng tại từng thời điểm cụ thể để cân nhắc bố trí giao nhận vận chuyển một cách phù hợp nhất cho từng đối tượng và chuyển xuống cho bộ phận bốc xếp, đóng gói hàng hóa, bộ phận giao nhận vận chuyển chuẩn bị để tiến hành giao dịch gửi hàng. Tùy theo cách thức thanh toán và phương thức vận chuyển cũng như yêu cầu của từng khách hàng mà cơng ty sẽ bố trí cho từng bộ phận tác nghiệp vào theo dõi giám sát
trong q trình vận chuyển hàng hóa đến địa điểm theo u cầu của khách hàng, giao hàng cho khách (bốc dỡ hàng hóa và hồn thành chứng từ cần thiết từ phía người nhận). Và cơng ty ln cố gắng nỗ lực đảm bảo thực hiện được 5 đúng trong quá trình vận chuyển là :“ đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian, đúng nơi, đúng gía thành” nhằm đáp ứng được sự hài lịng của khách hàng.
+ Thơng tin cho khách hàng
Sau khi xếp hàng lên phương tiện vận chuyển, bộ phận kinh doanh phối hợp cùng bộ phận phụ trách điều vận và quản lý phương tiện sẽ giám sát, theo dõi quá trình vận chuyển và thời gian, địa điểm kịp thời chính xác và người giao hàng sẽ thơng tin cho khách hàng thông qua điện thoại về những nội dung cần thiết để khách hàng chuẩn bị các điều kiện cho người tiếp nhận hàng hóa. Đồng thời khách hàng sẽ nhận được sms báo cáo hoàn thành đơn vận (thời gian, địa điểm, tên người nhận) của công ty.
2.4.3.4. Những phương thức thanh tốn của cơng ty
Cơng ty chỉ mới bắt đầu ứng dụng TMĐT vào trong hoạt động kinh doanh của mình, các tính năng của website chưa được hồn thiện nên việc thực hiện giao nhận hàng hóa bằng hình thức TMĐT của cơng ty chỉ mới tiến hành ở khâu đăng ký gửi hàng online và khâu thanh tốn của cơng ty cũng chỉ thực hiện bằng hình thức chuyển qua tài khoản của công ty hoặc theo phương thức truyền thống như thanh tốn bằng tiền mặt trực tiếp tại cơng ty.
2.4.3.5. Tình hình an ninh của cơng ty
Có thể thấy thời gian gần đây, tình hình mất an tồn thơng tin số ở Việt Nam diễn biến khá phức tạp, xuất hiện nhiều nguy cơ đe dọa nghiêm trọng dẫn đến nhiều điều mối lo ngại của nhiều doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động kinh doanh. Một website nếu khơng được bảo mật tốt có thể sẽ bị hack trên mạng xâm nhập có những hành vi khơng tốt như để lấy thông tin khách hàng, đánh cắp toàn bộ dữ liệu trên website và chèn vào các đoạn mã độc chứa virus và tốc độ lây lan của nó rất nhanh khi các máy tính truy cập vào website điều này có thể đánh mất lịng tin của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh, nếu website chứa mã độc thường bị khóa lại bởi Google dẫn đến website khơng cịn khả năng truy cập và ít nhiều cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề này công ty Cổ Phần Nhất Phong Vận đã và đang tích cực tìm những phương
Cơng ty đã có hệ thống trang bị cho hệ thống từng máy tính, có phương án dự phịng, chống khi bị ngắt điện gây trở ngại trong quá trình giao dịch với khách hàng với nhau, luôn cập nhật những phiên bản mới phần mền chống virus như : Avira AntiVir PersonalEdition Classic 10.0, Bkav Pro, AVG AntiVirus… chống sự xâm nhập bất hợp pháp của những hacker trên máy tính.
2.4.3.6. Vấn đề về dịch vụ chăm sóc khách hàng
Nhân tố khơng kém phần quan trọng góp phần thúc đẩy các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển, duy trì mối quan hệ với khách hàng đó chính là dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi q trình giao nhận hàng hóa đã hồn thành cơng ty sẽ kiểm tra và ghi nhận những tổn thất của hàng hoá, đồng thời giúp đỡ người nhận hàng khiếu nại đối với người chuyên chở hoặc nếu khách hàng có thắc mắc hoặc gặp phải hiện tượng tiêu cực, ý kiến về dịch vụ của cơng ty … thì có thể liên hệ qua điện thoại, email hoặc có thể gửi những phản hồi trực tiếp trên website của công ty, về chất lượng dịch vụ NPV ln lắng nghe, giải thích cặn kẽ và tiếp thu ý kiến để phục vụ cho khách hàng ngày một tốt hơn. Tồn thể nhân viên cơng ty NPV ln nỗ lực hoàn thiện để đem lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng.
2.4.3.7. Kết quả hoạt động kinh doanh từ ứng dụng TMĐT
Bảng 2.9: Cơ cấu doanh thu của công ty Cổ Phần NPV Đà Nẵng
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Doanh thu bán hàng và cung 30.520.456.362 34.379.924.530 37.349.859.727 cấp dịch vụ truyền thống
Doanh thu bán hàng và cung 4.560.527.962 7.546.812.701 9.337.464.930 cấp dịch vụ bằng TMĐT
Tổng doanh thu từ bán 35.080.984.324 41.926.737.231 46.687.324.657 hàng và cung cấp dịch vụ
Hình 2.7. Biểu đồ cơ cấu doanh thu của cơng ty Cổ Phần NPV
Dựa vào bảng trên ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng hình thức TMĐT của cơng ty từ năm 2010 – 2012 có chuyển biến tích cực. Cụ thể, năm 2010 khoảng 4 tỷ đồng chiếm 13% tổng doanh thu năm 2010 và gần 1/8 lần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ truyền thống. Từ năm 2011- 2012 nhận thấy được lợi ích của TMĐT cơng ty đã dần dần chú trọng đầu tư vào nâng cao cơ sở hạ tầng, đào tạo nguồn nhân lực TMĐT nhằm phát triển hình thức kinh doanh TMĐT và đã đạt hiệu quả dẫn đến doanh thu cũng tăng lên. Năm 2011 là 7 tỷ đồng chiếm 18% tổng doanh thu năm 2011 và năm 2012 tăng lên 9 tỷ đồng chiếm 20% so với tổng doanh thu năm 2012.
Như vậy, công ty đã và đang nhận thức được lợi ích của TMĐT trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên đã không ngừng nỗ lực, cố gắng đầu tư vào đào tạo nguồn nhân lực để nhằm khai thác được những tiềm năng của việc ứng dụng TMĐT vào trong hoạt động của mình để góp phần đưa cơng ty ngày càng phát triển.
2.5. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TMĐT TRONG GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHẤT PHONG VẬN ĐÀ NẴNG 2.5.1. HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHẤT PHONG VẬN ĐÀ NẴNG 2.5.1. Cơ hội
Xu hướng hội nhập nền kinh tế quốc tế, nền kinh tế Việt Nam cũng có những chuyển biến phát triển tốt điều đó khiến các doanh nghiệp khơng ngừng nổ lực để khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Đặc biệt Việt Nam có vị trí trung chuyển đầy lợi thế giữa Ấn Độ, ASEAN và Trung Quốc. Do đó khả năng thu hút vốn đầu tư vào Việt Nam là rất lớn đặc biệt khi nước ta đã gia nhập quốc tế. Thêm vào đó
dịch vụ của miền Trung, ngày càng có nhiều dự án đầu tư vào thành phố. Đó cũng là cơ hội để cơng ty góp phần vào sự phát triển và khẳng định vị thế của mình hơn trên thị trường Đà Nẵng nói riêng và cả nước nói chung.
Mơi trường kinh tế chính trị Việt Nam ngày càng hồn thiện, hệ thống pháp luật ngày càng được quan tâm và dần dần hoàn chỉnh đã tạo ra nhưng điệu kiện thuận lợi trong việc ổn định thị trường, thu hút được vốn đầu tư cũng như việc mở rộng thị trường trong và ngồi nước. Chính mơi trường ổn định, hệ thống pháp luật hồn chỉnh, các chính sách mở kinh tế của nhà nước. Việt Nam ngày càng được bạn bè các nước đánh giá cao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế đó cũng là lợi thế giúp công ty yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Những năm qua, Nhà nước đã dành nhiều khuyến khích, ưu đãi để phát triển cơng nghệ thông tin tại Việt Nam. Trong thời gian gần đây đã tổ chức xây dựng dự án khu công nghệ thông tin tại Đà Nẵng, sẽ là một địa điểm thu hút đầu tư mới của TP Đà Nẵng, góp phần phát triển đội ngũ lao động trình độ cao, tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ có giá trị gia tăng cao, góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế. Đây cũng là cơ hội công ty chú trọng vào đầu tư nghiên cứu phát triển cơng nghệ, nâng cao trình độ nguồn nhân lực CNTT của mình ngày càng hồn thiện hơn để ứng dụng TMĐT vào trong kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
Trong sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, việc lưu thơng hàng hóa giữa nước ta và quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, các nhà đầu tư nước ngoài tăng cường liên doanh, liên kết với các đối tác Việt Nam trong việc xây dựng các khu chế xuất, nhà máy, cảng biển, sân bay cũng như nhiều cơng trình khác… đó cũng là cơ hội lớn cho Việt Nam cũng như các doanh nghiệp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải.
2.5.2. Thách thức
Từ khi gia nhập quốc tế, bên cạnh những quy định có lợi cho ta thì cũng có nhiều quy định mà ngành giao nhận phải tuân thủ. Theo đó, Việt Nam sẽ cho phép các cơng ty dịch vụ hàng hải có 100% vốn nước ngồi hoạt động bình đẳng tại Việt Nam. Điều này sẽ làm cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như cơng ty Nhất Phong Vận phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt ngay trên sân nhà điều này tạo ra khơng ít áp lực cho cơng ty, bên cạnh đó khách hàng ngày càng khó tính chính là thách thức khơng nhỏ cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải.
Trong mơi trường cạnh tranh khắc nghiệt diễn ra thường xuyên như vậy muốn tồn tại và phát triển thì địi hỏi cơng ty phải am hiểu đối thủ cạnh tranh, xây dựng những chiến lược, không ngừng nâng cao và đầu tư vào công nghệ, nguồn nhân lực tạo ra sự đột phá nhằm giành ưu thế cạnh tranh đem lại hiệu quả trong kinh doanh và cung cấp dịch vụ tốt nhất thu hút được nhiều khách hàng. Tuy nhiên đó vẫn ln là thách thức lớn đối với sự thành cơng của cơng ty.
Ngồi ra tỷ lệ lạm phát tăng cao. Theo như thống kê năm từ năm 2010-2011 tỷ lệ lạm phát đạt mức từ 11,75%- 18,18%, khiến thị trường biến động, giá cả leo thang. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh của công ty như: giá xăng tăng liên tục dẫn đến giá dịch vụ cũng tăng, theo thống kê cước vận tải năm 2012 tăng 13,2% so với năm trước với mức tăng giá cước tại dịch vụ vận tải hàng hóa là 7,82%. Chỉ số giá cước vận tải đường sắt năm 2012 tăng 15,49% so với năm 2011; đường bộ và xe buýt tăng 9,98%; đường thủy tăng 7,84%; đường hàng không tăng 31,97%. khung giá cước vận tải cũng biến động và dẫn đến việc cung cấp các dịch vụ vận tải chất lượng tốt, giá rẻ là vơ cùng khó khăn. Điều này làm gia tăng sức ép lên các của cơng ty khi đang trong tình trạng cung vượt cầu.
2.5.3. Điểm mạnh
Vị thế của công ty nằm trên thành phố Đà Nẵng, là nơi trọng yếu cả về kinh tế - xã hội và quốc phòng - an ninh; đầu mối giao thông quan trọng về đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng khơng, cửa ngõ chính ra Biển Đơng của các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên và các nước tiểu vùng Mê Kơng. Chính vì vậy, ngày càng thu hút vốn đầu tư và thuận lợi cho phát triển hoạt động dịch vụ vận tải của cơng ty.
Q trình giao nhận khơng chỉ là giao hàng đơn thuần mà qua đó thể hiện uy tín của doanh nghiệp bạn khi tiếp xúc với khách hàng, đại lý doanh nghiệp. Hiểu rõ điều đó, trong quá trình hoạt động và phát triển, bằng sự lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm của ban lãnh đạo công ty, định hướng và đưa ra những chiến lược phù hợp với tình hình chung. Quan trọng hơn nữa cơng ty đã xây dựng đội ngũ giao nhận có tinh thần trách nhiệm cao, tác phong chuyên nghiệp, năng động, cẩn thận khi tác nghiệp và được trang bị các thiết bị hỗ trợ hiện đại để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ, hiểu rõ chứng từ, đơn vận và quy trình thực hiện, họ ln đặt mình là khách hàng để tự địi hỏi, tự hồn thiện để phục vụ cho khách hàng tốt hơn, Đặc biệt tài sản và cũng là niềm tự hào của công ty
xun tu nghiệp và trao dồi về kỹ năng, tác phong làm việc, xử lý tốt các tình huống