Bảng 2.36 .Thư giải trình của Giám đốc Công ty CP ABC
7. Nội dung của đề tài
1.2. Các kỹ thuật thu thập BCKT:
1.2.7. Quy trình phân tích:
Phân tích là q trình so sánh, đối chiếu, đánh giá các mối quan hệ để xác định tính hợp lý của các số dư trên tài khoản.25Kỹ thuật phân tích gồm ba nội dung: dự đốn, so sánh, đánh giá.
➢ Dự đoán: là việc ước đoán về số dư tài khoản, giá trị tỷ suất hoặc xu hướng…
➢ So sánh: là việc đối chiếu số dự đoán trên với số trên báo cáo.
➢ Đánh giá: là việc sử dụng phương pháp chuyên môn và kỹ thuật khác như phỏng vấn, quan sát để phân tích và kết luận về các chênh lệch khi so sánh. Kỹ thuật phân tích để thu thập BCKT thường có ba loại:26
➢ Kiểm tra tính hợp lý: gồm những so sánh cơ bản như so sánh số thực tế với số kế hoạch, số dự toán, số dự đoán của KTV; so sánh chỉ tiêu của đơn vị với chỉ tiêu chung của ngành…
24 Trích Tập thể tác giả, Trường đại học Kinh tế Tp.HCM, Kiểm toán, Nhà xuất bản Lao động Xã hội, trang 197.
25 Trích Tập thể tác giả, Trường đại học Kinh tế Tp.HCM, Kiểm toán, Nhà xuất bản Lao động Xã hội, trang 197.
• So sánh số thực tế với số kế hoạch: những sai lệch lớn giữa số liệu trong thực tế và số liệu trong kế hoạch, dự tốn có thể cho thấy những sai lệch trong BCTC, hoặc những biến động lớn trong tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị được kiểm tốn.
• So sánh các chỉ tiêu của đơn vị với các chỉ tiêu chung của ngành : các chỉ tiêu tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chính trong giá thành thành phẩm…của đơn vị thường có mối liên hệ tương đồng nhất định với chỉ tiêu bình quân ngành. Việc so sánh này giúp KTV có cái nhìn sâu sắc hơn về đơn vị, nhưng khi áp dụng cần chú ý đến sự khác biệt về quy mơ…
➢ Phân tích xu hướng: là phân tích thay đổi theo thời gian của số dư tài khoản, nghiệp vụ. Loại phân tích này thường được sử dụng qua so sánh thơng tin tài chính kì này với thông tin tài chính kì trước hay so sánh thơng tin tài chính giữa các tháng trong kì hoặc so sánh số dư các tài khoản cần xem xét giữa các kì, từ đó phát hiện những biến động bất thường để KTV tiến hành tập trung kiểm tra chi tiết.
➢ Phân tích tỷ suất: là so sánh tính hợp lý về tình hình tài chính của cơng ty với cơng ty trong cùng tập đồn hay ngành.
Kiểm tra tính hợp lý kết hợp với các dữ liệu hoạt động, dữ liệu tài chính và được lập ra để kiểm tra sự tương ứng giữa hai loại dữ liệu này. Do đó, kiểm tra tính hợp lý có thể cho thấy mức độ chính xác hay độ tin cậy của BCKT thu thập được là cao nhất. Phân tích tỷ suất thì dựa trên mối quan hệ giữa các báo cáo khác nhau có liên quan nên phân tích tỷ suất cũng có thể cung cấp các thơng tin có giá trị. Phân tích xu hướng dùng nhiều vào việc xem xét các dữ liệu năm trước nên có độ tin cậy thấp nhất.
Ngồi ra, KTV cũng có thể nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính trong kì, dựa trên mối quan hệ về bản chất của các số dư, các khoản mục trên BCTC để đánh giá mức độ hợp lý của các số liệu. KTV có thể ước tính số dư hay số phát sinh của tài khoản thông qua mối quan hệ của chúng với các tài khoản khác. Ví dụ: Tính số doanh thu bằng cách nhấn số lượng hàng hóa bán ra (được kiểm tra qua khoản mục hàng tồn kho) với đơn giá của sản phẩm (lấy tư phịng kinh doanh).
Bên cạnh đó là sự nghiên cứu mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính. Các thơng tin phi tài chính là các dữ liệu kinh tế, kỹ thuật do hệ thống hạch toán nghiệp vụ, thống kê cung cấp. Các thơng tin này có mối quan hệ nhất định với các thơng tin tài chính, từ đó giúp KTV phát hiện các sai sót. Ví dụ: KTV đối chiếu giữa chi phí tiền lương với số lượng cơng nhân viên xem mức lương
bình qn có hợp lý hay khơng…Khi sử dụng các thơng tin phi tài chính, cần chú ý đến độ chính xác của chúng.27
Việc sử dụng kỹ thuật phân tích này để thu thập BCKT, KTV cân chú ý các vấn đề sau:
➢ Chọn loại hình phân tích phù hợp: các loại hình phân tích thường áp dụng hiệu quả đối với các tài khoản trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các nghiệp vụ liên quan hơn là các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả kinh doanh vẫn dễ dự đốn hơn, trong khi đó tài khoản trong bảng cân đối kế tốn thường kết hợp nhiều loại hình phức tạp. Thường chỉ có phân tích tỷ suất là có hiệu quả đối với khoản mục trong bảng cân đối kế tốn.
➢ Đưa ra mơ hình để dự đốn các số liệu tài chính hoặc những xu hướng hay những tỷ suất về số liệu tài chính hay số liệu hoạt động. Để thực hiện được bước công việc này cần xác định các biến tài chính và các biến hoạt động cũng như mối quan hệ có thể dự đốn giữa hai biến này, đưa ra mơ hình để kết hợp thông tin, thu thập những số liệu cơ sở, xem xét tính độc lập và độ tin cậy của những số liệu cơ sở về hoạt động và về tài chính, đưa ra dự đốn sử dụng mơ hình mà KTV đã triển khai.
➢ Dự đốn và so sánh dự đoán của KTV với số liệu đơn vị được kiểm tốn. Khi phát hiện ra sai lệch, có thể do sai sót trong mơ hình của KTV hoặc có sai sót đáng kể trong số dư tài khoản.
➢ Sử dụng đánh giá chuyên môn để rút ra kết luận về BCKT thu thập được. Nếu thấy chênh lệch giữa dự đoán của KTV với số liệu thực tế lớn hơn nhiều so với mức chênh lệch theo kế hoạch, KTV khơng thu được BCKT như dự tính thì phải điều tra tính chất và nguyên nhân của chênh lệch và xem xét ảnh hưởng của nó tới hoạt động kinh doanh của đơn vị được kiểm tốn. Cịn nếu chênh lệch thấp hơn đáng kể so với mức chênh lệch theo kế hoạch, KTV sẽ đi đến kết luận mục tiêu kiểm toán đã đạt được.
Ưu điểm: Thủ tục phân tích tương đối đơn giản, có hiệu quả cao vì tốn ít thời gian, chi phí cho kiểm tốn thấp mà vẫn có thể cung cấp bằng chứng về sự đồng bộ, chuẩn xác và có giá trị về mặt kế tốn. Thủ tục phân tích thường được sử dụng trong tất cả các giai đoạn của quy trình kiểm tốn.
Hạn chế: trong q trình sử dụng kỹ thuật này, cần xem xét mối quan hệ bản chất giữa các chỉ tiêu được so sánh, chỉ áp dụng đối với các chỉ tiêu đồng nhất về nội dung và phương pháp tính. Đối với khoản mục hay chỉ tiêu trọng yếu, KTV không thể chỉ sử dụng kỹ thuật phân tích thơng thường mà cịn cần kết hợp với các kỹ thuật
29 Trích Tập thể tác giả, Trường đại học Kinh tế Tp.HCM, Kiểm toán, Nhà xuất bản Lao động Xã hội, trang 226.
khác để thu được bằng chứng thích hợp. Nếu hệ thống kiểm sốt nội bộ yếu kém, cần thận trọng khi phân tích và nên kết hợp với các kỹ thuật khác. KTV cũng cần có những hiểu biết về mức chuẩn ngành kinh doanh của đơn vị được kiểm toán.