- Như trên; Lưu: VP.
2. Đăng ký văn bản đến:
b) Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, khi giải quyết phải chuyển lại văn thư để vào sổ văn bản đến theo quy định.
Điều 10.Trình, chuyển giao văn bản đến:
1. Văn bản đến phải được kịp thời trình trong ngày cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 11.Trình tự quản lý văn bản đến:
1. Hiệu trưởng trường mầm non Đình Xun có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Hiệu trưởng giao cho các tổ hoặc cá nhân giải quyết. Tổ trưởng hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.
3. Tổ trưởng tổ Văn phịng thực hiện những cơng việc như sau:
a) Xử lý và đề xuất giải quyết văn bản đến cho các tổ và cá nhân tác nghiệp; theo dõi, đôn đốc việc luân chuyển văn bản đến.
b) Tổ chức thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản đến theo văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Điều 12.Trình tự quản lý văn bản đi:
Tất cả văn bản do tổ văn phòng trường (văn bản đi) được quản lý theo trình tự như sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan 3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 5. Lưu văn bản đi .
Điều 13.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi ngày, tháng, năm của văn bản:
1. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đến; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo các cá nhân được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày, tháng, năm, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Điều 14. Đăng ký văn bản đi:
Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu văn bản trên sổ đăng ký văn vản đi. số đăng ký được lập thành các hệ thống như sau:
1. Sổ đăng ký văn bản đi
Điều 15. Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 1. Chuyển phát văn bản đi:
a) Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
b) Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận qua mạng để thơng tin nhanh, sau đó phải gửi bản chính đối với văn bản có giá trị lưu trữ.
c) Đối với việc chuyển giao văn bản đi cho các tổ , cá nhân trong nội bộ cơ quan do nhân viên văn thư chuyển trực tiếp. Việc chuyển giao phải được lập sổ chuyển giao riêng, khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
d) Việc chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện: tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
đ) Những mẫu sổ chuyển giao văn bản đi thực hiện theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005.