II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM.
1. Các quy trình nghiệp vụ
1.1 Cơng tác Hành chính văn phịng.
* Đối với ưu điểm:
Những ưu điểm đã đạt được cần được giữ vũng và phát huy hơn nưa.
Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến cơng tác Hành chính văn phịng. Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư đi nâng cao trình độ chuyên mơn. Để cơng tác Hành chính văn phịng ngày càng tốt hơn.
* Đối với những nhược điểm.
Cần xem xét kỹ lưỡng hơn khi soạn thảo văn bản, khắc phục những lỗi sai về lỗi chính tả, thể thức …
Bố trí văn thư ở một phịng riêng hoặc nới làm việc của văn thư có vách ngăn tạo điều kiện thuận lợi cho văn thư làm việc tốt hơn… Trang bị đẩy đủ thiết bị phục vụ cho công tác của nhân viên văn thư.
1.2. Công tác văn thư:
* Đối với ưu điểm:
Cần duy trì những kết quả tốt đạt được, khắc phục những lỗi mắc phải. Cán bộ văn thư phải được đi đào tạo nhắm nâng cao trình độ chun mơn phục vụ cho công việc.
* Đối với nhược điểm:
Do văn thư phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc nên đơi lúc làm việc cịn chồng chéo do vậy cần giảm bớt một số cơng việc để văn thư hồn thành tốt cơng việc được giao.
Đầu tư thêm tủ tài liệu, giá đựng cho nhân viên văn thư làm việc được dễ dàng hơn.
Cần có chế độ ưu đãi hơn với nhân viên văn thư.
1.3. Công tác lưu trữ:
* Đối với ưu điểm:
Cần phát huy những thành tích đã đạt được, trang bị thêm thiết bị phục vụ nghiệp vụ.
* Đối với khuyết điểm.
Cần có kho đựng tài liệu lưu trữ riêng tránh thất lạc tài liệu, thu thập nhiều tài liệu hơn để đưa vào lưu trữ cơ quan. Cử nhân viên đi học nâng cao trình độ về nghiệp vụ lưu trữ…
Trên đây là một số ý kiến dóng góp nhỏ bé của em với cương vị là một sinh viên thực tập, mong rằng công tác Văn thư, công tác Lưu trữ của trường ngày càng được quan tâm phát triển hơn nữa, góp phần vào q trình hoạt động của cơ quan.