II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM.
2. Hiện đại hoá văn phòng cơ quan.
Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, đặc biết đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thơng và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với công đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuát hiện văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệm liện doanh với nước ngồi các mơ hình văn phịng hiện đại đã được áp dụng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính nhà nước thì việc hiện đại hố văn phịng cũng trở thành vấn đề cấp thiết.
2.1 Về trang thiết bị kỹ thuật.
Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng là thành phần “ cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phịng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản ngày càng được cải tiến với máy tính, máy fax….
Các trang thiết bị kỹ thuật được đầu tư hợp lý giúp con người làm việc dễ dàng nhanh chóng thuận tiện hơn, đáp ứng được nhu cầu đổi mới của nghành cũng như của đất nước.
2.2 Con người làm văn phòng
Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm và là chủ thể của văn phòng. Trong văn phòng hiện đại, nhân tổ con người được coi trọng. Chính vì vậy mà con người làm việc trong văn phịng cần được đào tạo đạt trình độ cao theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp, ứng xử. Theo hướng đó người lao động biết xử lý cơng việc một cách linh hoạt.
2.3 Các nghiệp vụ hành chính văn phịng.
Các nghiệp vụ hành chính văn phịng ngày nay được xây dựng đầy đủ hồn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho cơng việc hành chính văn phịng được vân hành trơi chay thơng suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất,hợp lý. Có được trang thiết bị hiện đại, con người hiện đại thì cần có một quy trình nghiệp vụ hiện đại.
Hiện đại hóa văn phịng là một mục tiêu cần thiết trong hoạt động của cơ quan nói chung và văn phịng nói riêng, Bởi vậy ta cần phải có những biện pháp hiện đại chính trị thức con người làm việc ở văn phịng, sau đó hiện đại hóa trang thiết bị và các nghiệp vụ hành chính văn phịng.
Hiện đại hóa đồng bộ mọi mặt trong hoạt động của văn phòng chánh việc lựa chọn vấn đề đổi mới như vây sẽ khơng có sự liên kết với nhay và khơng có được sự đồng bộ trong vấn đề hiện đại hóa.
Hiện đại hóa phải phù hợp với vấn đề thực tế của từng cơ quan, tránh không được lạm dụng vào khả năng sẵn có của cơ quan mình.
Cần chú trọng hiện đại hóa cả 3 mặt khơng nên q trọng tâm vào một mặt nào mà bỏ quả mặt kia lúc đó việc hiện đại hóa văn phòng mới thất sự đạt hiệu quả cao.