- Như trên; Lưu: VP.
2. Theo dõi chuyển phát văn bản đi:
Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.
kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
b) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do khơng có người nhận, do thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển lại cho cá nhân soạn thảo văn bản đó trong ngày; đồng thời ghi vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 16. Việc lưu văn bản đi:
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư và một bên lưu trong hồ sơ.
2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; những văn bản đi được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
3. Nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng văn bản theo quy định của pháp luật và quy trình xử lý văn bản của cơ quan.
Mục 3
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ,TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
Điều 17: Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập: