5. Kết cấu đề tài
2.1.1. Thơng tin về Cơng ty TNHH MTV DV XNK Phương Trang
- Tên cơng ty: Cơng ty TNHH MTV DV XNK Phương Trang.
- Trụ sở chính: Khĩm 4, Thị Trấn Châu Thành, huyện Châu Thành, tỉnh Trà Vinh.
- Điện thoại: 0743 892 444
- Email: mayphuongtrang55@gmail.com
- Cơng ty Phương Trang được cấp giấy phép kinh doanh ngày 12/07/2011, chính thức hoạt động vào ngày 01/08/2011.
- Giám đốc: (Ơng) Nguyễn Duy Hiếu
- Ngành nghề kinh doanh: Gia cơng hàng may mặc
- Phương hướng hoạt động: Cơng ty đào tạo lành nghề cho cơng nhân sản xuất, phấn đấu sang năm 2012 phát triển đầy đủ và hồn thiện các quy trình sản xuất hàng may mặc, tiến đến sản xuất phục vụ xuất khẩu.
- Thị trường chủ yếu của cơng ty TNHH MTV DV XNK Phương Trang hiện tại là thị trường nội địa.
2.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng Ty. 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy cơng ty. 2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban.
- Giám đốc cơng ty: Là người đại diện cho tồn bộ cơng nhân viên của cơng ty, là người đứng đầu điều hành mọi hoạt động của cơng ty đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả và là người đại diện trước pháp luật.
- Phịng kỹ thuật: Cĩ nhiệm vụ điều hành sản xuất, xây dựng và điều hành kế hoạch sản xuất, quản lý kỹ thuật và an tồn sản xuất, theo dõi thiết bị, cơng nghệ, áp dụng những thành tựu khoa học mới và quy trình sản xuất của cơng ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đã được phân cơng và ủy nhiệm. Đảm bảo dây chuyền sản xuất hoạt động ổn định. Xây dựng phương hướng đầu tư dây chuyền cơng nghệ ngắn hạn cũng như dài hạn vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Phịng Kế tốn:
+ Thực hiện các nhiệm vụ về tiền lương.
+ Tập hợp và kiểm tra các số liệu của các bộ phận khác cung cấp. Giám đốc P. Kế tốn P. Kỹ Thuật P. Nhân sự Tổ ủi Tổ sản xuất 2 P. Kỹ Thuật Tổ sản xuất 1 P. Kỹ Thuật P. KCS Kho
+ Chịu trách nhiệm về các hoạt động liên quan tới các vấn đề tài chính của cơng ty cũng như thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của cơng ty và Nhà nước.
+ Báo cáo hằng ngày và định kỳ với giám đốc về các lĩnh vực đảm nhận. - Phịng KCS:
Thực hiện các chức năng kiểm tra chất lượng các nguyên vật liệu đầu vào, các bán thành phẩm nhập vào, các thành phẩm trước khi nhập kho hay chuyển sang các giai đoạn gia cơng khác.
- Phịng Hành chính nhân sự:
Cĩ nhiệm vụ tham mưu những mặt cơng tác như: tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, soạn thảo văn bản, nội quy quy chế pháp lý, các quyết định, giải quyết các chế độ chính sách và quản lý hồ sơ nhân sự…
- Bộ phận sản xuất ( Tổ sản xuất 1,2, tổ ủi, kho) :
+ Tổ sản xuất 1,2 và tổ ủi cĩ trách nhiệm phối hợp với nhau hồn thành sản phẩm theo đúng quy trình cơng nghệ và đảm bảo chất lượng sản phẩm theo yêu cầu sản xuất.
+ Kho: cĩ nhiệm vụ kiểm kê số lượng nguyên vật liệu nhập về, cấp phát nguyên phụ liệu, thành phẩm xuất … tập hợp số liệu báo bên bộ phận kế tốn.
2.2.Tình hình quản lý nguồn nhân lực tại Cơng ty TNHH MTV DV XNK Phương Trang.
Cơng ty Phương Trang nhận thức được rằng con người là yếu tố quan trọng nhất tạo nên thành cơng của cơng ty. Do mới thành lập trên địa bàng cĩ khá nhiều cơng ty hoạt động trong cùng ngành, nên cơng ty phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt về nhân lực. Cơng ty đã và đang nỗ lực hết mình xây dựng và hồn thiện các chính sách về nhân sự, về tài chính, chế độ lương cho cơng nhân viên Cơng ty. Đồng thời, chú trọng hơn đến vấn đề đào tạo một đội ngũ cơng nhân mới theo đúng mục tiêu đã đặt ra để đáp ứng nhu cầu sản xuất lâu dài. Quan trọng hơn, Giám đốc cùng trưởng các bộ phận đã đề ra các phương án cố gắng tạo ra mơi trường làm việc chuyên nghiệp để các cơng nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân, nâng cao tay nghề, cĩ cơ hội phát triển nghề
nghiệp. Sau đây là bảng số liệu tổng về nhân lực của Cơng ty Phương Trang (chia thành 3 quý căn cứ vào thời gian hoạt động của cơng ty):
Bảng 2.1: Bảng số liệu thống kê về nguồn nhân lực Cơng ty Phương Trang
STT Bộ phận
Số lượng lao động bình quân Quí I (08-10/2011) Quí I (11-01/2012) Quí III (02-04/2012) Quí I, II, III 1 Giám đốc 01 01 01 01 2 P. Kế Tốn 02 02 02 02 3 P. Nhân Sự 01 0 0 0 4 P. KCS 2 0 0 1 5 Phịng Kỹ Thuật (Quản lý sản xuất) 1 1 1 1 6 Xưởng sản xuất 41 33 25 33 Tổng cộng 48 38 29 38 Tỷ lệ % (100%: 48 người) 100 79.16 60.41 79.16 Nguồn: Phịng Kế tốn (tổng hợp) Nhận xét:
Từ bảng số liệu trên ta thấy rằng tình hình nhân lực của cơng ty theo từ quý đã giảm đi rất rõ rệt ở hầu hết các bộ phận: Nhân sự, KCS, và đặc biệt là cơng nhân trực tiếp sản xuất. Trong khi đĩ đối với loại hình kinh doanh của Cơng ty thì lực lượng chủ chốt để tạo ra sản phẩm là lực lượng cơng nhân sản xuất. Nguồn nhân lực ở Quí II đã giảm đi 20.84% so với Quí I; nguồn nhân lực ở Quí III giảm đi 18.75% so với Quí II và giảm đi 39.59% so với Quí I. Nguồn nhân lực ở Cơng ty cĩ xu hướng giảm dần theo thời gian, các bộ phận cịn lại phải gánh vác vị trí đã suy giảm đĩ, Cơng ty bắt đầu cĩ nhiều sự luân chuyển Cơng việc. Tuy nhiên, đến quí III, tình trạng suy giảm vẫn tiếp tục, cho thấy cơng ty đã chưa cĩ biện pháp thiết thực và hiệu quả khắc phục tình trạng ngày càng suy giảm nguồn nhân lực. Sau đây là các nguyên nhân ảnh hưởng đến nguồn nhân lực của cơng ty.
2.2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tạicơng ty. cơng ty.
2.2.1.1. Trình độ chuyên mơn nghiệp vụ và tay nghề.
* Trình độ chuyên mơn nghiệp vụ của cơng nhân trực tiếp sản xuất. Bảng 2.2. Trình độ chuyên mơn nghiệp vụ của cơng nhân trực tiếp sản xuất.
STT Bộ phận Số CN Bậc A Bậc B Bậc C Bậc HV (Học việc) 1 KCS 2 1 1 0 0 2 Tổ sản xuất 1 16 2 8 3 3 3 Tổ sản xuất 2 14 1 6 5 2 4 Tổ ủi 3 0 2 0 1 5 Kho 1 1 0 0 0 Tổng số 35 4 16 8 6 Phần trăm (%) 100 12.12 48.48 24.2 18.2
Nguồn: Theo số liệu của phịng Kế tốn (tổng hợp)
Nhận xét:
Bảng số liệu này thống kê trình độ tay nghề của cơng nhân từ bậc giỏi nhất đến bậc học việc theo thừ tự A, B, C, HV.
- Bộ phận KCS: Bộ phận này trình độ chuyên mơn nghiệp vụ ở bậc khá giỏi, đáp ứng được nhu cầu của cơng ty. Tuy nhiên, về mặt số lượng vẫn cịn khá thấp khơng đủ nhu cầu sử dụng gây ra tình trạng tồn ứ hàng, ảnh hưởng chất lượng hàng hĩa và uy tín cơng ty.
- Tổ sản xuất 1,2: Thơng qua số liệu trên ta thấy rằng tỉ lệ cơng nhân bậc B (cơng nhân tay nghề khá) chiếm nhiều nhất và là lực lượng sản xuất nồng cốt trong cơng ty đến cơng nhân bậc C và bậc HV, trong khi đĩ số lượng cơng nhân cĩ tay nghề giỏi là rất quan trọng lại chiếm tỷ lệ thấp nhất. Nhìn chung, lực lượng cơng nhân tại cơng ty chưa cĩ tay nghề cao, chủ yếu ở bậc khá và học việc. Do đĩ, Cơng ty với lực lượng này phù hợp với việc sản xuất các mặt hàng đơn giản sẽ đạt hiệu quả cao hơn; đồng thời cần chú trọng hơn đến việc thu hút nhân lực mới cĩ tay nghề.
- Kho: Cơng ty sử dụng 1 lao động với trình độ chuyên mơn tốt bậc A, vì vậy vấn đề mặt kiềm tra và luân chuyển nguyên phụ liệu trong Cơng ty và thành phẩm xuất đạt hiệu quả khá tốt.
Nhìn chung, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ tại bộ phận sản xuất ở mức khá chủ yếu là lao động ở bậc B ( chiếm 48.48%). Lao động cĩ tay nghề chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.12%) Cơng ty cần chú trọng hơn đến việc thu hút lao động cĩ tay nghề. Hiện tại, cơng ty nên phát triển sản xuất các mặt hàng đơn giản phù hợp với tay nghề cơng nhân, việc sản xuất sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
* Cán bộ quản lý và bộ phận khác.
Bảng 2.3: Trình độ chuyên mơn nghiệp vụ của bộ phận Quản lý, bộ phận khác.
STT Chức vụ Tuổi Trình độ
Chuyên mơn đào
tao
1 Giám đốc 41 Cao Đẳng Cử nhân
2 Quản lý sản xuất 38 Trung cấp Cử nhân
3 Nhân sự 56 Trung Cấp Cử nhân
4 Kế tốn 23 Cao đẳng Cử nhân
Nguồn: Theo số liệu của phịng Kế tốn (tổng hợp)
Nhận xét:
Đội ngũ lãnh đạo tại cơng ty là lực lượng quản lý và điều hành khâu sản xuất trực tiếp của từng phân xưởng, giám sát và đơn đốc cơng nhân làm việc kịp thời, cho ra sản phẩm đúng với đơn đặt hàng,… cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ chưa cao. Hầu hết qua quá trình làm việc lâu dài tích lũy kinh nghiệm, vững về kỹ thuật tuy nhiên vấn đề quản lý nhân sự chưa hiệu quả, việc quản lý gặp khá nhiều hạn chế ảnh hưởng đến việc thu hút và giữ chân người lao động.
2.2.1.2 Độ tuổi.
Bảng 2.4: Tình hình nhân lực theo độ tuổi xét theo bình quân so lượng lao động Quí I, II, III (2011 -2012.)
Quí Độ tuổi
Quí I, II, III (08-10/2011) Tỷ lệ % ≤ 30 tuổi 35 92.11 % 30 – 40 tuổi 2 5.26 % ≥ 41 tuổi 1 2.63 % Tổng số 38 100 % Nhận xét:
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy cơ cấu lao động chủ yếu của Cơng ty là nhĩm lao động trẻ chiếm tỷ lệ 92.11 %. Cơng ty hoạt động trong lĩnh vực may mặc nên lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao là yếu tố thuận lợi về mặt sản xuất sản phẩm cũng như về kế hoạch hoạt động lâu dài. Nhĩm tuổi từ lao động trung niên (30-40) chiếm tỷ lệ 5.26 %, và nhĩm tuổi trung niên trở lên chiếm tỷ lệ 2.63 %, chủ yếu là ở cấp bậc quản lý. Ở cấp bậc quản lý thì tuổi đời và bề dày kinh nghiệm hầu như tỷ lệ thuận với nhau. Vì thế, xét về tổng quan thì về cơ cấu tuổi của người lao động thì cơng ty cĩ nhiều ưu thế.
2.2.1.3. Luân chuyển nhân sự
Căn cứ vào bảng số liệu Bảng 2.1 về tình hình nguồn nhân lực tại cong ty Phương Trang ta thấy, từ ngày đầu thành lập việc bố trí các bộ phận trong cơng ty khá đầy đủ và hợp lý. Số lượng cơng nhân cĩ xu hướng tăng dần trong 3 tháng đầu hoạt động ( Quí I).
Nhận thấy số lượng cơng nhân cĩ xu hướng tăng, Ban quản lý Cơng ty ngày càng quản lý nghiêm khắc hơn. Trong khi đĩ, theo bảng số liệu Bảng 2.3 về trình độ chuyên mơn của ban Quản lý thì trình độ quản lý nhân sự của bộ phận nhân sự chưa cao, bộ phận trực tiếp quản lý tại xưởng thì chuyên mơn quản lý bị hạn chế. Sang tháng 2 đầu tiên của Quí II Số lượng cơng nhân ổn định về số lượng, tuy nhiên về thực tế thì nguyên nhân chính là do số lượng cơng nhân nghỉ việc và số cơng nhân mới cân đối với nhau. Tình trạng này dẫn đến sự điều chuyển lớn về nhân sự và nhiều vấn đề phát sinh:
- Bộ phận nhân sự: Nhận thấy tình hình gia giảm cơng nhân cùng với chuyên mơn về tin học của bộ phận nhân sự cịn hạn chế nên đầu Quí II Giám đốc cơng ty quyết định gia giảm bộ phận này. Cơng tác hành chính nhân sự do bộ phận kế tốn đảm trách, quản lý nhân sự giao cho bộ Quản lý sản xuất, quản lý sản xuất về mặt này lại hạn chế về chuyên mơn nghiệp vụ nên tình trạng giảm sút nhân sự khơng khắc phục được, theo thời gian lại tăng thêm.
- Bộ phận KCS: Vấn đề về quản lý nhân sự khơng chỉ ảnh hưởng bộ phận sản xuất mà cịn ảnh hưởng ở bộ phận KCS, Sang Quí II, Quí III bộ phận này khơng cịn nhân sự. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng hàng hĩa, hiệu quả sản xuất. Để giải quyết tình trạng trước mắt, Giám đốc cơng ty quyết định điều chuyển 1 kế tốn viên đã từng được đào tạo về KCS phụ trách bộ phận này, tuy nhiên do chưa đúng chuyên mơn và chưa đủ nhân sự nên chưa đạt hiệu quả.
- Bộ phận Quản lý sản xuất: Đây là bộ phận trực tiếp điều hành sản xuất quyết định sự tồn tại và phát triển của cơng ty. Tuy nhiên, theo bảng 2.3 về trình độ chuyên mơn thì chuyên mơn (kỹ thuật) của bộ phận này chưa cao, về mặt quản lý lại hạn chế, bộ phận nhân sự lại gia giảm làm dẫn đến:
+ Chuyên mơn (kỹ thuật) chưa cao dẫn đến ảnh hưởng chất lượng, tiến độ, kế hoạch sản xuất... ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của cơng ty, lương và các chế độ của cơng nhân, điều này là một trong những nguyên nhân chính làm giảm sút nhân sự tại cơng ty.
+ Hạn chế về quản lý nhân sự dễ dàng gây ra tình trạng bất đồng và giữa cơng nhân với cơng nhân, quản lý với cơng nhân... cơng tác quản lý khơng hiệu quả khơng giữ chân được cơng nhân.
Nhìn chung, do cơng ty mới thành lập cũng như chuyên mơn về quản lý nhân sự của quản lý cấp cao tại cơng ty chưa cao nên cơng ty xảy ra nhiều vấn đề về nhân sự, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của cơng ty.
2.2.1.4. Mục tiêu phát triển của Cơng ty.
* Mục tiêu ngắn hạn.
Mục tiêu trước mắt của Cơng ty thơng qua các chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2012, 2013, 2014:
Bảng 2.5 : Kế hoạch thực hiện năm 2012, 2013, 2014
STT Chỉ tiêu Đơn vị 2012 2013 2014 1 Tổng sản phẩm SP 650000 975000 1300000 2 Tổng doanh thu Tỷ đồng 7 10 13 3 Nhân lực Người 100 150 200 4 Thu nhập BQ/người/ tháng Trđ/người 1.4 1.6 1.7 Nguồn: Phịng Kế tốn (tổng hợp)
Đây là những kế hoạch của cơng ty trong 3 năm tới, và là những chỉ tiêu ảnh hưởng lâu dài tới cơng tác sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Sự tăng lên của tổng doanh thu và số lượng nhân lực tăng ổn định đồng nghĩa với việc cơng ty mở rộng quy mơ cơ sở sản xuất và tiếp tục phát triển sản xuất kinh doanh những sản phẩm chủ đạo. Thu nhập bình quân của người lao động cũng được cải thiện tăng lên tạo điều kiện thu hút nguồn nhân lực đồng thời đây cũng là cơ hội để cơng ty phát triển, mở rơng quy mơ sản xuất.
Tuy nhiên, ngay từ bây giờ Cơng ty phải chú trọng vào việc bố trí xắp xếp nhân lực vào những cơng việc phù hợp, hợp lý hơn trong các quá trình quản lý nhân sự, xây dựng hệ thống quản lý cĩ trật tự và văn hĩa riêng để trong tương lai số lượng lao động tăng ổn định hơn và hoạt động của đội ngũ nhân lực này cũng hiệu quả hơn.
=> Như vậy những mục tiêu trước mắt của Cơng ty cĩ một số ảnh hưởng sau tới vấn đề sử dụng lực lượng lao động là:
- Những mục tiêu ngắn hạn về sản xuất kinh doanh tăng sẽ làm tăng khối lượng cơng việc từ đĩ kéo theo nguồn nhân lực tăng, cơng tác sử dụng nhân lực cũng phức tạp hơn vì phải tác động đến nhiều đối tượng từ các bậc quản lý đến cơng nhân sản xuất.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Cơng ty tăng lên kéo theo việc sử dụng bố trí nhân sự phức tạp hơn. Quá trình quản lý sử dụng lực lượng lao
động, thời gian lao động và chất lượng cơng việc, cơng tác đánh giá lực lượng lao động cũng phức tạp hơn. Địi hỏi Cơng ty phải lên kế hoạch về tồn bộ