CHƢƠNG 2 : ĐIỀUTRA VÀT ỔNGHỢPTHỐ NGKÊ
2.1.3. Cáchình thức tổ chức điềutra thốngkê
Điều tra thu thập tài liệu thống kê về hiện tƣợng kinh tế -xã hội thực hiện theo hai hình thức chủ yếu: báo cáo thống kê định kì và điều tra chuyên môn.
- Báo cáo thống kê định kỳ: Là hình thức tổ chức điều tra thống kê thu thập tài liệu về hiện tƣợng kinh tế - xã hội một cách thƣờng xuyên có định kỳ theo nội dung, phƣơng pháp và biểu mẫu báo cáo thống kê do cơ quan có thẩm quyền quy địnhthống
nhất trong chế độ báo cáo thống kê – định kỳ, do Nhà nƣớc ban hành. Đây là pháp lệnh của Nhà nƣớc để quản lý hoạt động của các đơn vị kinh tế Nhà nƣớc. Chế độ báo cáo thống kê định kì đƣợc áp dụng có mức độ giới hạn đối với đơn vị kinh tế tập thể, tƣ nhân, cá thể, liên doanh nƣớc ngoài.
Báo cáo thống kê là những biểu mẫu báo cáo phù hợp cho từng chỉ tiêu yêu cầu báo cáo, có nội dung bao gồm:
Phần tên gọi của báo cáo, cơ quan ban hành, đơn vị báo cáo, thời gian định kỳ lập và gởi báo cáo, cơ quan chủ quản nhận báo cáo,chữ ký của ngƣời lập báo cáo, của trƣởng đơn vị báo cáo…
Phần trình bày chỉ tiêu, tiêu thức và số liệu tổng hợp, tính tốn theo u cầu báo cáo. Ví dụ báo cáo chỉ tiêu tổng mức bán lẻ, kim ngạch xuất nhập khẩu, sản lƣợng sản phẩm, doanh thu…
- Điều tra chun mơn: Là hình thức tổ chức điều tra thu thập tài liệu thống kê về hiện tƣợng kinh tế - xã hội một cách không thƣờng xuyên, không liên tục theo một kế hoạch, một phƣơng án và phƣơng pháp điều tra quy định phù hợp với mỗi cuộc điều tra cụ thể.
Đối tƣợng tổ chức điều tra chuyên môn là những hiện tƣợng nghiên cứu khơng có yêu cầu theo dõi thƣờng xuyên, liên tục hoặc khơng có khả năng hoặc q tốn kém khi thực hiện thu thập tài liệu thƣờng xuyên liên tục. Những hiện tƣợng kinh tế - xã hội thực hiện điều tra chuyên môn thu thập tài liệu nghiên cứu thƣờng không thể thực hiện báo cáo thống kê định kì. Ví dụ điều tra dân số, điều tra nhu cầu nhà ở, điều tra năng lực máy móc – thiết bị sản xuất, điều tra giá trị thị trƣờng, điều tra hàng hóa – vật tƣ tồn kho, tổng điều tra tài sản cố định, điều tra dƣ luận xã hội về một chủ đề nào đó…
Trong một số trƣờng hợp điều tra chuyên môn đƣợc áp dụng để thu thập tài liệu nhằm kiểm chứng tính chính xác của báo cáo thống kê định kỳ. Tài liệu điều tra chuyên môn thu thập đƣợc rất phong phú và phản ánh thực trạng của hiện tƣợng nghiên cứu tại thời điểm điều tra.
2.1.4. Các phương pháp điều tra thống kê
Điều tra thu thập tài liệu thống kê thực hiện theo 2 phƣơng pháp chủ yếu: Phƣơng pháp trực tiếp và phƣơng pháp gián tiếp.
2.1.4.1. Phương pháp trực tiếp
Là phƣơng pháp điều tra thu thập tài liệu điều tra trong đó điều tra viên phải trực tiếp quan sát, tiếp xúc với đối tƣợng điều tra hoặc trực tiếp giám sát, theo dõi kiểm tra, đôn đốc những ngƣời đƣợc huy động tham gia thực hiện tốt các cơng việc trong cuộc điều tra. Ví dụ các cuộc điều tra thực hiện theo phƣơng pháp trực tiếp nhƣ điều tra dân số, điều tra năng suất lúa, điều tra chăn ni, điều tra tồn kho hàng hóa, điều tra giá cả thị trƣờng, điều tra đời sống dân cƣ… Điều tra viên phải trực tiếp tính tốn xác định
đối tƣợng điều tra, mẫu điều tra, trực tiếp thực hiện hoặc giám sát việc cân đong, đo, đếm… và ghi kết quả điều tra.
Phƣơng pháp trực tiếp thực hiện theo các hình thức chủ yếu: đăng kí trực tiếp, phỏng vấn trực diện, phỏng vấn qua điện thoại.
Nhìn chung tài liệu điều tra theo phƣơng pháp trực tiếp nếu tuân thủ đúng quy định sẽ nâng cao tính chính xác, kịp thời phát hiện sai sót, sửa chữa bổ sung. Tuy nhiên, điều tra theo phƣơng pháp trực tiếp mất nhiều thời gian, công sức, tốn kém nhiều chi phí.
2.1.4.2. Phương pháp gián tiếp
Là phƣơng pháp điều tra thu thập tài liệu điều tra trong đó ngƣời điều tra không trực tiếp điều tra không trực tiếp tiếp xúc với đối tƣợng điều tra, không trực tiếp làm các công tác điều tra.
Phƣơng pháp gián tiếp thực hiện thu thập tài liệu điều tra theo các hình thức chủ yếu: tự đăng kí, kê khai, ghi báo cáo theo yêu cầu ghi trong phiếu điều tra hoặc biểu mẫu thống kê gửi theo bƣu điện về đơn vị điều tra. Hoặc thu thập ghi chép tài liệu qua hệ thống chứng từ, sổ sách và biểu mẫu báo cáo thống kê… phục vụ cho việc thẩm tra tình hình sai phạm trong quản lý kinh tế, sản xuất –kinh doanh của đơn vị kinh tế…
Thực hiện phƣơng pháp gián tiếp có nhƣợc điểm, hạn chế: kết quả thu thập chậm, khơng đầy đủ, tính chính xác khơng cao, khó phát hiện sai sót, khó sửa chữa, bổ sung sai sót…
2.1.5. Sai số trong điều tra thống kê
Một trong ba yêu cầu quan trọng của tài liệu điều tra thống kê là chính xác, trung thực. Do vậy, bất kỳ một cuộc điều tra dù đƣợc tổ chức theo hình thức nào, thu thập bằng phƣơng pháp nào đều phải phấn đấu đảm bảo yêu cầu chính xác với mức độ cao lý tƣởng. Tuy nhiên, trongthực tế điều tra, sai sót, cịngọi là sai số về kết quả điều tra không thể tránh khỏi. Vấn đề quan trọng ở chỗ tìm nguyên nhân gây ra sai số, tìm biện pháp phấn đấu sao cho sai số ít nhất, nhỏ nhất.
Sai số trong điều tra thống kê là sự chênh lệch giữa các trị số của tiêu thức điều tra mà ta ghi chép thu thập đƣợc trong quá trình thực hiện điều tra với các trị số thực hiện tồn tại của hiện tƣợng nghiên cứu.
Sai số trong điều tra làm giảm tính chính xác, đúng đắn, trung thực của kết quả điều tra, giảm chất lƣợng của tài liệu điều tra thu thập đƣợc. Từ đó ảnh hƣởng đến chất lƣợng, tính đúng đắn, chínhxác trung thực của kết quả tổng hợp, phân tích thống kê trong giai đoạn kế tiếp.
Sai số trong điều tra thống kê do hai nguyên nhân tạo ra: do ghi chép sai sót và do tính chất đại biểu của các mẫu điều tra không cao, không tiêu biểu cho tổng thể chung. Nguyên nhân của các nguyên nhân trên đây là xuất phát từ con ngƣời. Ví dụ, với
nguyên nhân do ghi chép sai sót có thể xuất phát từ trình độ nhận thức và trách nhiệm thực hiện yêu cầu điều tra của nhân viên điều tra chƣa cao, chƣa đầy đủ do đó khơng tập trung tƣ tƣởng nên ghi sai hoặc cũng có trƣờng hợp cố tình ghi sai. Đối với ngƣời đƣợc điều tra khơng hiểu rõ mục đích u cầu điều tra nên khai báo khơng đúng sự thật. Với nguyên nhân do tính chất đại biểu của mẫu điều tra khơng cao có thể xuất phát từ việc điều tra thực địa, phƣơng pháp lựa chọn xác định đơn vị mẫu điều tra khơng đại diện, tiêu biểu tình hình chung của tổng thể đối tƣợng nghiên cứu. Do đó, tài liệu thống kê điều tra đƣợc không đủ tin cậy để rút ra nhận định, kết luận tình hình, đặc điểm, đặc trƣng chung của tổng thể hiện tƣợng nghiên cứu.
Phƣơng pháp khắc phục sai số đạt đến mức độ có thể chấp nhận là xuất phát từ khắc phục các nguyên nhân gây ra sai số. Cụ thể tiến hành mỗi cuộc điều tra cần có sự chuẩn bị tốt mọi điều kiện thực hiện, kế hoạch và phƣơng án điều tra, làm tốt các công tác giáo dục tƣ tƣởng, nhận thức đứng đắn ý nghĩa mục đích cuộc điều tra, tập huấn nghiệp vụ điều tra, lựa chọn đối tƣợng điều tra, phƣơng pháp xác định mẫu điều tra phải dựa trên cơ sở phân tích sâu sắc về mặt lý luận và về mặt thực tế tồn tại... nhƣ vậy mới có thể xác định đƣợc mẫu điều tra đảm bảo tính chất đại biểu, đại diện cho tổng thể chung.
2.1.6. Xây dựng phương án điều tra thống kê
Tính chất phức tạp của đối tƣợng điều tra thống kê đã quyết định tính chất phức tạp của công tác điều tra thống kê. Muốn tổ chức điều tra thu thập tài liệu thống kê đảm bảo yêu cầu chính xác, đúng thực tế, sai số ít, đảm bảo tính trung thực khách quan, đòi hỏi phải xây dựng phƣơng án điều tra một cách khoa học, thiết thực phù hợp với một cuộc điều tra.
Phƣơng án điều tra là một văn bản đề cập đến những vấn đề cần đƣợc thực hiện trƣớc, trong và sau quá trình tổ chức điều tra thu thập tài liệu về một chủ đề nào đó của hiện tƣợng nghiên cứu. Nội dung và quy mô của phƣơng án điều tra thay đổi theo tính chất của đối tƣợng điều tra, mục đích yêu cầu của cuộc điều tra, nhiệm vụ cụ thể nghiên cứu về đối tƣợng điều tra... Nhƣng nhìn chung phƣơng án điều tra thống kê có nội dung cơ bản bao gồm một số vấn đề chủ yếu dƣới đây :
- Mục đích, yêu cầu của cuộc điều tra
Là quy định rõ nhiệm vụ cuối cùng cần đạt đƣợc của một cuộc điều tra. Mục đích, yêu cầu của cuộc điều tra đƣợc xácđịnh dựa theo yêu cầu quản lý và chỉ đạo phát triển kinh tế–xã hội trong từng thời kỳ. Mục đích, yêu cầu của cuộc điều tra đƣợc xác định rõ ràng, chính xác thì việc tổ chức điều tra thu thập tài liệu càng thuận lợi hơn.
- Đối tƣợng điều tra và đơn vị điều tra
Đối tƣợng điều tra: là hiện tƣợng nghiên cứu có các tiêu thức và dữ liệu cần thu thập ghi chép phục vụ mục đích, yêu cầu nghiên cứu đề ra cho cuộc điều tra.Xác định
rõ ràng, chính xác đối tƣợng điều tra là quy định rõ phạm vi điều tra thu thập tài liệu đối với đối tƣợng cần nghiên cứu. Ví dụ: trong điều tra dân số vào 0 giờ ngày 1 tháng 4 năm 1999 ở nƣớc ta quy định đối tƣợng điều tra là nhân khẩu thƣờng trú tại từng địa phƣơng trên lãnh thổ nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủnghĩa Việt Nam. Trong cuộc điều tra năng lực máy móc thiết bị sản xuất của doanh nghiệp Y, đối tƣợng điều tra là tồn bộ máy móc thiết bị sản xuất hiện có tại doanh nghiệp Y trong thời điểm điều tra.
Đơn vị điều tra: là đơn vị cấu thành tổng thể đối tƣợng điều tra, bản thân có các tiêu thức, dữ liệu đáp ứng mục đích, yêu cầu nghiên cứu cần đƣợc thu thập, ghi chép. Nói cách khác, là nơi phát sinh các thông tin thuộc tài liệu thống kê phục vụ cho mục tiêu nghiên cứu cầnđƣợc thu thập ghi chép. Ví dụ: đơn vị điều tra trong điều tra dân số là mỗi ngƣời dân có hộ khẩu thƣờng trú tạiđịa phƣơng; đơn vị điều tra trong điều tra năng lực máy móc thiết bị sản xuất là từng máy móc thiết bị sản xuất.
Xác định đúng đơn vị điều tra cũng là rất quan trọng nhƣ xác định đúng đối tƣợng điều tra, giúp chúng ta thu thập tài liệu chính xác, đảm bảo phục vụ yêu cầu phân tích với chất lƣợng cao. Muốn xác định đúng đắn, chính xác đơn vị điều tra phải căn cứ vào đối tƣợng điều tra và mục đích điều tra.
- Nội dung điều tra
Là danh mục các tiêu thức đáp ứng yêu cầu nghiên cứu cần tiến hành thu thập ghi chép trên các đơn vị điều tra thuộc tổng thể nghiên cứu. Nội dung điều tra đƣợc xác định dựa vào mục đích yêu cầu nghiên cứu và khả năng thực tế tổ chức cuộc điều tra thu thập tài liệu.
Nội dung điều tra theo hình thức báo cáo thống kê định kỳ thông thƣờng là hệ thống chỉ tiêu về hoạt động kinh tế, sản xuất – kinh doanh đƣợc tổng hợp tính tốn trực tiếp từ các tài liệu chứng từ gốc ở đơn vị kinh tế cơ sở thực hiện...
- Thời điểm, thời kỳ điều tra và thời hạn điều tra
Thời điểm điều tra: là mốc thời gian quy địnhthống nhất điểm xuất phát ghi chép thu thập tài liệu theo yêu cầu nghiên cứu trên các đơn vị thuộc phạm vi đối tƣợng điều tra. Thời điểm điều tra có thể đƣợc quy định cụ thể: giờ, ngày, tháng, năm thống nhất việc đăng ký ghi chép tài liệu. Ví dụ: cuộc điều tra dân số vào 0 giờ ngày 1 tháng 4 năm 2009; điều tra hàng hóa vật tƣ tồn kho vào 0 giờ ngày cuối của tháng hoặc 0 giờ ngày 31 tháng 12 của năm; điều tra tài sản cố định của đơn vị doanh nghiệp vào 0 giờ ngày 31 tháng 12 của năm; điều tra chăn nuôi vào ngày 1 tháng 4 và ngày 1 tháng 10 trong năm.Thời điểm điều tra đƣợc xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm, đặc trƣng phát triển của hiện tƣợng nghiên cứu.
Thời kỳ điều tra: là chỉ về độ dài thời gian tồn tại phát triển của đối tƣợng điều tra cần đƣợc quy định thống nhất để thu thập tài liệu theo yêu cầu nghiên cứu cả thời
kỳ.Thời kỳ điều tra có thể là 1 ngày, 1 tuần lễ, nửa tháng, một tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, 1 năm, 2 năm, 5 năm…Thời kỳ điều tra dài hay ngắn phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu.
Thời hạn điều tra: là độ dài thời gian quy định thực hiện một cuộc điều tra: ngày bắt đầu, ngày kết thúc –hồn thành cuộc điều tra. Tùy theo tính chất, nhiệm vụ, yêu cầu, nội dung nghiên cứu đối với đối tƣợng điều tra thời hạn của một cuộc điều tra hoàn tất mọi việc thu thập tài liệu có thể dài hoặc ngắn…
- Thiết kế mẫu phiếu điều tra và bảng giải thích hƣớng dẫn cách ghi chép
Biểu mẫu, phiếu điều tra có thể coi là phƣơng tiện, một loại công cụ, chứng từ gốc dùng để ghi chép và lƣu giữ kết quả thu thập đƣợc trong cuộc điều tra.
Biểu mẫu, phiếu điều tra đƣợc in sẵn nội dung tiêu thức cần đƣợc ghi chép trong các cuộc điều tra chun mơn. Đối với hình thức báo cáo thống kê định kỳ, biểu mẫu điều tra là hệ thống biểu mẫu báo cáo thống kê với nội dung là các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật đáp ứng mục đích, yêu cầu nghiên cứu tình hình phát triển sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội; phục vụ công tác chỉ đạo, lãnh đạo quản lýphát triển sản xuất – kinh doanh, phát triển kinh tế - xã hội của các cấp chủ quản.
Nguyên tắc thiết kế mẫu điều tra (phiếu điều tra) là phải đảm bảo chứa đựng đầy đủ nội dung điều tra phục vụ đáp ứng yêu cầu nghiên cứu đối với hiện tƣợng điều tra và dành phần ghi kết quả điều tra. Biểu mẫu điều tra phải đƣợc thiết kế trình bày rõ ràng, thuận lợi cho việc ghi chép, cũng nhƣ kiểm tra tài liệu và tổng hợp tài liệu.
Hiện nay để việc tổng hợp tài liệu điều tra bằng cơng cụ máy tính hiện đại, nội dung biểu mẫu điều tra đã đƣợc mã hóa thành những chữ số nhất định đƣợc quy định thống nhất. Ví dụ trong điều tra dân số, nam đƣợc mã hóa thành chữ số ―0‖, nữ đƣợc mã hóa thành chữ số ―1‖…
Bảng giải thích, hƣớng dẫn cách ghi biểu – phiếu điều tra: là bản giải thích rõ ràng, khoa học về nội dung tiêu thức điều tra, nêu trong biểu mẫu –phiếu điều tra để có nhận thức thống nhất đúng đắn ở điều tra viên và đối tƣợng điều tra; giải thích rõ ràng và quy định phƣơng pháp điều tra đƣợc sử dụng thống nhất khi thực hiện điều tra…Đồng thời bảng giải thích cịn hƣớng dẫn cụ thể, rõ ràng cách xác định tiêu thức điều tra đúng yêu cầu nghiên cứu, hƣớng dẫn thống nhất cách ghi chép tài liệu kết quả điều tra vào biểu mẫu – phiếu điều tra. Nhƣ vậy sẽ đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của kết quả điều tra.
- Xây dựng kế hoạch điều tra
Là cụ thể hóa về quy định các bƣớc cơng việc trình tự tiến hành thực hiện cuộc điều tra. Cụ thể là bố trí thời gian thực hiện từng bƣớc cơng việc tổ chức điều tra: lựa chọn chính xác điểm làm thí điểm chuẩn bị lực lƣợng điều tra và phân công nhiệm vụ cụ thể, phƣơng pháp điều tra; chuẩn bị phƣơng tiện, vật tƣ, kinh phí cho cuộc điều tra; tổ
chức tuyên truyền mục đích yêu cầu làm tốt công tác tƣ tƣởng đối với điều tra viên và đối tƣợng ngƣời đƣợc điều tra; tập huấn điều tra viên nắm vững nghiệp vụ điều tra…
Phƣơng án điều tra đƣợc xây dựng trên cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn đƣợc thực hiện nghiêm túc, đầy đủ sẽ là sự đảm bảo quan trọng có tính quyết định kết quả điều tra đạt chất lƣợng cao, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu.
2.2. Tổng hợp thống kê
2.2.1. Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ của tổng hợp thống kê
Sau khi tiến hành điều tra thống kê, ta sẽ thu đƣợc số liệu về hiện tƣợng nghiên cứu. Tuy nhiên, những tài liệu này mới chỉ phản ánh đƣợc những đặc trƣng riêng rẽ về từng đơn vị tổng thể, có tính rời rạc. Do vậy ta chƣa thể sử dụng các tài liệu này vào phân tích để nêu rõ bản chất, quy luật phát triển của toàn bộ hiện tƣợng. Muốn làm đƣợc điều này, ta phải tiến hành tập trung, chỉnh lý, hệ thống hóa các tài liệu đã thu đƣợc trong điều tra để làm cho các tài liệu riêng rẽ về từng đơn vị tổng thể trở thành những con số phản ánh đặc trƣng chung của toàn bộ hiện tƣợng, trên cơ sở đó giúp ta có nhận định chung về tồn bộ hiện tƣợng nghiên cứu. Đây chính là giai đoạn tiếp theo của quá trình nghiên cứu thống kê và đƣợc gọi là tổng hợp thống kê.
Tổng hợp thống kê là tiến hành tập trung, chỉnh lý, hệ thống hóa một cách khoa họccác tài liệu ban đầu thu được trong điều tra thống kê, nhằm làm cho các đặc trưng riêng biệt về từng đơn vị của hiện tượng nghiên cứu bước đầu chuyển thành những đặc trưng chung của tồn bộ hiện tượng.
Ví dụ nhƣ sau khi tiến hành Tổng điều tra dân số và nhà ở năm 2009, ta đã thu đƣợc một khối lƣợng lớn các tài liệu ban đầu phản ánh các đặc trƣng riêng biệt của từng nhân khẩu nhƣ: giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, tình trạng hơn nhân, nơi cƣ trú...Nếu các tài liệu này không đƣợc tổng hợp lại, ta sẽ không thể rút ra kết luận về những đặc trƣng chung của tình trạng dân số của cả nƣớc ta. Chỉ dựa trên cơ sở tập trung, chỉnh lý và hệ thống hóa các số liệu riêng biệt của từng nhân khẩu đã thu đƣợc trong giai đoạn điều tra, ta mới có thể biết đƣợc những đặc điểm chung về tình hình dân số nƣớc ta có tại thời điểm điều tra, nhƣ: tổng số dân của cả nƣớc là 85.846.997 ngƣời, trong đó nam có 42.413.143 ngƣời, chiếm tỷ trọng 49,41% và nữ có 42.433.854 ngƣời chiếm tỷ trọng 50,59%.
Nhiệm vụ cơ bản của tổng hợp thống kê là làm cho những đặc trƣng riêng biệt của từng đơn vị tổng thể bƣớc đầu chuyển thành các đặc trƣng chung của toàn bộ tổng thể, làm cho các biểu hiện riêng của tiêu thức điều tra bƣớc đầu chuyển thành các biểu hiện chung về đặc điểm của hiện tƣợng nghiên cứu. Trong ví dụ trên, nhờ có tổng hợp thống kê mà các đặc trƣng riêng của từng nhân khẩu, các biểu hiện riêng của tiêu thức điều tra về giới tính, nơi cƣ trú, độ tuổi đã chuyển thành các đặc trƣng chung của toàn
bộ dân số nƣớc ta về tổng số dân, số nam, nữ, số dân thành thị, nông thôn, số dân ở các