CHƢƠNG 1 : KẾTOÁN MUA BÁN HÀNG HểA TRONG NƢỚC
4. Kế toỏn hàng húa dự trữ
4.1. Kế toỏn kết quả kiểm kờ.
Định kỳ, theo quy định doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kờ tất cả cỏc loại vật tƣ, hàng húa tài sản, đối chiếu cụng nợ cỏc khoản phải thu, phải trả...nhằm trỏnh mất mỏt, thất thoỏt tài sản bảo đảm cho số liệu trờn sổ kế toỏn đƣợc chớnh xỏc, phự hợp với thực tế. Căn cứ vào kết quả kiểm kờ và quyết định xử lý, kế toỏn sẽ phản ỏnh vào sổ sỏch cỏc trƣờng hợp thừa, thiếu, mất mỏt, hƣ hỏng...
- Trƣờng hợp kiểm kờ xỏc định vật tƣ, hàng húa thừa thiếu trong định mức:
+ Phản ỏnh giỏ trị vật tƣ, hàng húa thiếu hụt trong định mức. Nợ TK 632: Giỏ trị vật tƣ hàng húa thiếu trong định mức.
Cú TK 156, 152...: Trị giỏ thực tế vật tƣ hàng húa thiếu hụt. + Phản ỏnh giỏ trị vật tƣ, hàng húa thiếu thừa trong định mức. Nợ TK 156, 152...: Giỏ trị vật tƣ hàng húa thừa.
Cú TK 632: Trị giỏ thực tế vật tƣ hàng húa thừa trong định mức.
- Khi kiểm kờ phỏt hiện hàng thừa, thiếu chƣa rừ nguyờn nhõn:
+ Nếu phỏt hiện thiếu vật tƣ, hàng húa:
Nợ TK 1381: Giỏ trị vật tƣ hàng húa thiếu ngoài định mức.
Cú TK 156, 152...: Trị giỏ thực tế vật tƣ hàng húa thiếu hụt.
+ Nếu TSCĐ thiếu:
Nợ TK 214: Giỏ trị hao mũn lũy kế của tài sản Nợ TK 1381: Giỏ trị cũn lại của tài sản
Cú TK 211, 212: Nguyờn giỏ TSCĐ.
+ Trƣờng hợp kiểm kờ phỏt hiện thừa vật tƣ, hàng húa, tài sản, tiền vốn chƣa rừ
Nợ TK 156, 152, 111...: Giỏ trị vật tƣ hàng húa thừa.
Cú TK 3381: Trị giỏ thực tế vật tƣ hàng húa thừa chƣa rừ nguyờn nhõn.
- Khi nhận quyết định xử lý giỏ trị tài sản thiếu:
+ Xử lý số thiếu hụt, mất mỏt hay chờnh lệch, nếu xỏc định vật tƣ, hàng húa thiếu trong định mức:
Nợ TK 632: Ghi tăng giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
Cú TK 1381: Xử lý số thiếu.
+ Nếu cỏ nhõn làm mất mỏt phải bồi thƣờng: Nợ TK 111, 112, 1388, 334: Số tiền phải thu hồi
Cú TK 1381: Xửlý số thiếu.
+ Nếu khụng xỏc định đƣợc nguyờn nhõn mất mỏt: Nợ TK 632, 811: Ghi tăng giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
Cú TK 1381: Xử lý số thiếu.
- Khi nhận quyết định xử lý giỏ trị tài sản thừa:
+ Nếu thừa trong định mức dụi tự nhiờn: Nợ TK 3381: Xử lý số thừa
Cú TK 632: Ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
+ Nếu trả lại cho ngƣời bỏn, ngƣời mua: Nợ TK 3381: Xử lý số thừa
Cú TK 111, 112, 153, 156: Giỏ trị trả lại. + Nếu đồng ý mua tiếp số hàng thừa:
Nợ TK 3381: Xử lý số thừa.
Nợ TK 133: Thuế GTGT của hàng thừa
Cú TK 111, 112, 331...: Giỏ trị thanh toỏn.
+ Nếu thừa khụng xỏc định đƣợc nguyờn nhõn: Nợ TK 3381: Xử lý số thừa
Cú TK 711, 411...:
4.2. Kế toỏn chi tiết hàng tồn kho
4.2.1. Phương phỏp ghi thẻ song song.
Phƣơng phỏp này ỏp dụng trong trƣờng hợp doanh nghiệp dựng giỏ mua thực tế để ghi chộp kế toỏn hàng húa tồn kho, theo phƣơng phỏp này thỡ quy trỡnh hạch toỏn nhƣ sau:
- Thủ kho: Việc ghi chộp tỡnh hỡnh nhập xuất tồn hàng hoỏ do thủ kho tiến hành trờn thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiờu khối lƣợng. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho phải kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ rồi tiến hành ghi chộp số thực tế nhập xuất vào thẻ kho, cuối ngày tớnh ra số hàng tồn kho để ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải gửi cỏc chứng từ nhập xuất đó đƣợc phõn loại về phũng kế toỏn.
- Phũng kế toỏn:
Hàng ngày kế toỏn sử dụng sổ, thẻ kế toỏn chi tiết để ghi chộp tỡnh hỡnh
nhập xuất cho từng loại hàng hoỏ theo cả hai chỉ tiờu số lƣợng và giỏ trị. Cuối thỏng kế toỏn cộng sổ chi tiết hàng hoỏ và đối chiếu với thủ kho, đối chiếu giữa bảng kờ nhập xuất tồn với sổ kế toỏn tổng hợp, đối chiếu giữa sổ thẻ kế toỏn chi tiết với số thực tế khi kiểm kờ.
* Trỡnh tự ghi sổ
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
: Ghi cuối thỏng
: Quan hệ đối chiếu
- Ƣu điểm: Ghi chộp đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu
- Nhƣợc điểm: Việc ghi chộp giữa thủ kho và phũng kế toỏn cũn trựng lặp nhiều
về chỉ tiờu số lƣợng, khối lƣợng ghi chộp nhiều.
- Phƣơng phỏp này ỏp dụng khi doanh nghiệp ớt chủng loại hàng hoỏ vật tƣ, khối lƣợng nghiệp vụ nhập xuất ớt và trỡnh độ chuyờn mụn của kế toỏn cũn hạn chế.
4.2.2. Phương phỏp sổ số dư
Phƣơng phỏp ghi sổ số dƣ cũn gọi là phƣơng phỏp nghiệp vụ - kế toỏn. Nội dung của phƣơng phỏp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toỏn chi tiết vật tƣ tồn kho với hạch toỏn nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phƣơng phỏp này ỏp dụng trong
Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ, thẻ chi tiết hàng húa Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập xuấttồn (1) (1) (2) (2) (3) (4)
trƣờng hợp doanh nghiệp dựng giỏ mua hạch toỏn để ghi chộp kế toỏn hàng húa tồn kho, theo phƣơng phỏp này thỡ quy trỡnh hạch toỏn nhƣ sau:
- Tại kho: Thủ kho dựng thẻ kho để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất tồn theo chỉ tiờu số lƣợng nhƣ ở phƣơng phỏp thẻ song song. Cuối thỏng căn cứ vào số tồn kho đó tớnh đƣợc trờn thẻ kho ghi vào sổ số dƣ (cột số lƣợng) sau đú chuyển trả kế toỏn. Sổ số dƣ do kế toỏn mở cho từng kho sử dụng cho cả năm, cuối mỗi thỏng giao cho thủ kho ghi một lần.
- Tại phũng kế toỏn:
Khi nhận đƣợc cỏc chứng từ nhập xuất, kế toỏn lập bảng kờ nhập, xuất tồn cho từng kho để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập xuất hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiờu giỏ trị. Cuối thỏng khi nhận đƣợc sổ số dƣ do thủ kho chuyển lờn, kế toỏn căn cứ vào số lƣợng tồn kho mà thủ kho đó ghi ở sổ số dƣ và đơn giỏ từng mặt hàng tớnh ra thành tiền ghi vào cột thành tiền ở sổ số dƣ. Số liệu trờn cột thành tiền ở sổ số dƣ đƣợc đối chiếu với số tồn kho ở bảng kờ nhập, xuất tồn và đối chiếu với kế toỏn tổng hợp.
* Quy trỡnh ghi sổ
- Ƣu điểm: Khối lƣợng ghi chộp hàng ngày đƣợc giảm nhẹ, cụng việc đƣợc tiến hành đến cuối thỏng.
- Nhƣợc điểm : Do chỉ ghi theo giỏ trị nờn qua số liệu kế toỏn khụng biết đựơc tỡnh hỡnh biến động của từng thứ vật tƣ, khi đối chiếu nếu cú sai sút thỡ khú phỏt hiện.
Phƣơng phỏp này ỏp dụng khi doanh nghiệp cú nhiều chủng loại hàng hoỏ, doanh nghiệp đó xỏc định đƣợc giỏ hạch toỏn và trỡnh độ chuyờn mụn của kế toỏn cao. Chứng từ nhập sổ số dƣ Chứng từ xuất Bảng tổng hợp NXT (2) (2) (3) (4) Thủ kho (1) (1)
4.2.3. Phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển.
- Tại kho: Tỡnh hỡnh ghi chộp tƣơng tự thẻ song song
- Phũng kế toỏn: Kế toỏn sử dụng sổ đối chiếu luõn chuyển để ghi chộp cho từng loại hàng theo cả hai chỉ tiờu số lƣợng và giỏ trị. Sổ này đƣợc mở cho cả năm và đƣợc ghi vào cuối thỏng. Mỗi thứ vật tƣ đựơc ghi một dũng trờn sổ, hàng ngày sau khi nhận đƣợc chứng từ nhập xuất, kế toỏn tiến hành kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ sau đú phõn loại chứng từ để lập bảng kờ nhập xuất. Cuối thỏng tổng hợp số liệu từ cỏc chứng từ và bảng kờ để ghi vào sổ đối chiếu luõn chuyển và tớnh ra số tồn kho cuối thỏng. Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành tƣơng tự nhƣ phƣơng phỏp thẻ song song.
* Quy trỡnh ghi sổ:
Ưu điểm: Giảm khối lƣợng ghi chộp do chỉ ghi một lần vào cuối thỏng
Nhược đỉờm: Ghi trựng lặp về chỉ tiờu khối lƣợng, chỉ đối chiếu vào cuối thỏng.
Phƣơng phỏp này ớt đƣợc dựng trong thực tế.
4.3. Kế toỏn chi tiết ở quầy hàng.
Để quản lý đƣợc hàng húa ở quầy hàng và xỏc định đƣợc lƣợng hàng bỏn ra trong ca (ngày), nhõn viờn bỏn hàng phải mở thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng để ghi chộp hạch toỏn nghiệp vụ hàng ngày. Thẻ quầy hàng là cơ sở để lập bỏo cỏo hàng bỏn sau một ca (ngày).
THẺ QUẦY HÀNG Tờn hàng:............................................................................................................. Quy cỏch:............................................................................................................. Đơn vị tớnh:......................................................................................................... Đơn giỏ:.............................................................................................................. Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luõn chuyển Chứng từ xuất Bảng kờ nhập (1) (1) (3) (3) (2) (2) Bảng kờ xuất
Ngày, thỏng Tờn ngƣời bỏn hàng Tồn đầu ca(ngày) Nhập trong ngày Cộng tồn và nhập trong ngày Xuất bỏn Xuất khỏc Tồn ca cuối ngày Từ kho Nhập khỏc Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Cộng
Ngoài cụng việc ghi chộp về mặt số lƣợng và giỏ trị nhƣ trờn, nhõn viờn bỏn hàng tại quầy cũng cú thể ghi chộp theo chỉ tiờu giỏ trị.
Theo đú nhõn viờn bỏn hàng nhận hàng để bỏn và tớnh thành tiền theo giỏ bỏn lẻ và chịu trỏch nhiệm về số hàng đú nhận, bỏn đến đõu nộp tiền đến đú. Cuối thỏng hoặc định kỳ tiến hành kiểm kờ số hàng ở quầy để đối chiếu với số tiền cũn chƣa thanh toỏn, xỏc định về thừa, thiếu tiền hàng. Theo phƣơng phỏp này nhõn viờn bỏn hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toỏn.
SỔ NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN Chứng từ
Diễn giải Trị giỏ hàng đú nhận Số tiền đó nộp Số tiền cũn lại Ghi chỳ Số Ngày
Nguyờn tắc mở sổ nhƣ trờn chỉ nhằm làm nhẹ cho việc ghi sổ của nhõn viờn bỏn hàng. Cũn tỏc dụng quản lý hàng húa về số lƣợng của mỗi loại hàng tại quầy rất hạn chế.