2.4.1. Nội dung công việc mua sắm
Sau khi đã xác định đƣợc những lọai thiết bị cần thiết, nhà hàng sẽ tiến hành mua sắm thiết bị. Công việc mua sắm bao gồm:
- Lựa chọnthiết bị
- Lựa chọnnhà cung cấp
- Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán - Chuẩnbị mặt bằng để lắp đặt thiết bị - Vận hành thử
2.4.2. Những sai lầm thƣờng gặp khi mua thiết bị
Công việc mua sắm thiết bị, dụng cho bộ phận chế biến phải đảm bảo yêu cầu về tính năng và hiệu quả sử dụng. Để đảm bảo yêu cầu đó các nhà
39 quản trị phải có sự hiểu biết để tránh những sai lầm khơng đán có. Những sai
lầm đó là:
- Mua thiết bị khi khơng có nhu cầu thực sự đối với thiết bị đó. Ví dụ nhà hàng mua lị chế biến đa năng (cùng lúc chế biến nhiều món ăn bàng lị tự động), nhƣng nhà hàng đó lại là một nhà hàng nhỏ mỗi ngày chỉ phục vụ khoảng dƣới 100 khách ăn. Kết quả là nhân viên không sử dụng máy, lãng phí vốn đầu tƣ và cơng suất sử dụng.
- Thiết bị không phù hợp với cơ sở hạ tầng của khách sạn, nhà hàng. Khách sạn hoặc Nhà hàng có quy mơ rất hiện đại nhƣng lại mua những dụng cụ rẻ tiền. Hoặc diện tích nhà hàng thì nhỏ nhƣng thiết bị mua sắm nhiều vàquá lớn.
- Thiết bị khơng thích ứng. Ví dụ điều kiện khí hậu của Việt nam là nóng, ẩm nhƣng lại mua máy đƣợc thiết kế để họat động trong điều kiện thời tiết ở châu Âu với khí hậu ơn đới và độ ẩm thấp.
- Không thỏa thuận hoặc không quy địnhrõ về việc bàn giao các tài liệu kỹ thuật liên quan, gây khó khăn cho nhà hàng trong quá trình vận hành, vận hành khơng đúng, bảo dƣỡng sai, không biết xử lý những tình huống hỏng hóc đơn giản.
- Khơng thỏa thuận hoặc khơng quy định rõ về việc lắp đặt, vận hành thử cũng nhƣ huấn luyện sử dụng dẫn đến việc phải trả thêm chi phí này. - Khơng quan tâm đến tất cả các khía cạnh của thiết bị. Ví dụ độ ồn của
thiết bị khi họat động, khả năng gây ô nhiễm môi trƣờng.
- Thỏa thuậnkhông rõ hoặc không đầyđủ về các điều kiện bảo hành.
- Tìm kiếm phụ tùng thay thế khó khăn, phụ thuộc vào một nhà cung cấp khi thiết bị hƣ hỏng.
- Khách sạn, nhà hàng khơng có nhân viên đủ khả năngvề kỹ thuật để vận hành thiết bị đó.
Định mức dụng cụ và vật tƣ sử dụng đƣợc xác định trên cơ sở công suất sử dụng và thời gian quay vịng. Một nhà hàng có cơng suất sử dụng
40 thiết bị và dụng cụ cao thì yêu cầu các loại về các loại thiết bị, dụng cụ có số lƣợng lớn hơn.
Tùy theo mức độ đầu tƣ mà doanh nghiệp cần chọn cách thức mua sắm thiết bị, dụng cụ cho phù hợp. Có hai cách để lựa chọn đó là: Trực tiếp đi mua và mời thầu cung cấp.
2.4.3. Cách thức mua sắm thiết bị
2.4.3.1. Mua sắm trực tiếp
Trong trƣờng hợp số lƣợng các trang thiết bị ít, giá trị của chúng không lớn, doanh nghiệp thƣờng chọn cách mua sắm trực tiếp, tức là tự tìm nguồn cung cấp và mua sắm. Tuy nhiên, việc mua sắm các thiết bị, dụng cụ nhà bếp khơng giống nhƣ các loại hàng hố, vật phẩm tiêu dùng khác. Trên thị trƣờng, các loại thiết bị, dụng cụ nhà bếp thƣờng rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã (do nhiều cơ sở khác nhau sản xuất). Bởi vậy việc chọn mua các thiết bị, dụng cụ này cần phải có sự nghiên cứu kỹ lƣỡng về chất lƣợng, quy cách để có thể chọn đƣợc những thiết bị, dụng cụ phù hợp.
Khi thực hiện việc mua sắm thiết bị, dụng cần thực hiện những bƣớc sau đây:
- Trƣớc hết, cần lập danh mục những thiết bị, dụng cụ cần mua sắm. - Thứ hai là, cần xem xét khả năng tài chính của doanh nghiệp (mức
độ đầu tƣ cho việc mua sắm) để cân đối, phân bổ kinh phí cho từng loại thiết bị, dụng cụ, tránh tình trạng một số loại đƣợc đầu tƣ quá lớn còn một số loại khác lại thiếu hụt hoặc đầu tƣ không thỏa đáng ảnh hƣởng tới nhu cầu sử dụng. Ví dụ có những thiết bị, dụng cụ bị thừa công suất sử dụng trong khi lại thiếu những thiết bị, dụng cụ khác hoặc sử dụng không phù hợp với đặc thù hoạt động của khách sạn, nhà hàng.
- Cần tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp để so sánh giá cả, chất lƣợng và đánh giá năng lực kinh doanh của họ. Tránh gặp phải những rắc
41 rối khi hợp đồng cung cấp đã ký nhƣng thời gian cung cấp thiết bị bị trì hỗn hoặc gặp phải cơ sở cị mồi hƣởng chênh lệch giá.
2.4.3.2. Mời thầu cung cấp
Trong trƣờng hợp số lƣợng các thiết bị, dụng cụ nhiều, đồng thời có giá trị lớn thì nên lựa chọn cách thức mua sắm là mời thầu cung cấp. Hiện nay trên thị trƣờng có rất nhiều nhà cung cấp thiết bị dụng cụ nhà bếp. Mời thầu cung cấp sẽ chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp nhất (chất lƣợng sản phẩm cao, giá thành hạ, tính năng sử dụng của thiết bị vƣợt trội, chế độ bảo hành, bảo dƣỡng tốt nhất ...)
Khi lựa chọn phư ng án này cần lưu ý một số điểm sau :
- Hiểu rõ nguyên tắc mời thầu cung cấp thiết bị, dụng cụ. - Xây dựngkế hoạch mua sắm chặt chẽ.
- Thông báo mời thầu rộng rãi trên các phƣơng tiện truyền thông. - Thực hiện đấu thầu công khai, minh bạch.
Trƣớc khi ra quyết định mua thiết bị hay dụng cụ, ngƣời quản lý nên thu thập sách quảng cáo và hàng mẫu, đồng thời nói chuyện với càng nhiều đại lý càng tốt. Nhƣ vậy họ có thể dễ dàng so sánh các đơn vị cung cấp và đảm bảo mua đƣợc hàng tốt nhất phù hợp số tiền đầu tƣ.
Vấn đề chất lƣợng thiết bị cần đƣợc quan tâm đúng mức. Khi ngƣời quản lý đã xác định đƣợc những yêu cầu về chất lƣợng, nên viết thật chi tiết những yêu cầu này, gửi chúng đến bộ phận thu mua hoặc chuyển chúng thành biểu mẫu chi tiết thu mua áp dụng cho đơn vị. Mẫu này sau đó nên gửi đến những cơng ty cung cấp thích hợp để đấu thầu giá. Cuối cùng nên lƣu lại danh sách tất cả những mặt hàng đã đặt mua để sau này có thể kiểm tra lại khi nhận hàng.
Việc chọn và đặt hàng ở nhà cung cấp nào chỉ là một phần trong cơng tác thu mua nói chung. Một quy trình khác khơng kém phần quan trọng là nhận và bảo quản hàng. Những sản phẩm nhập vào cần đƣợc
42
kiểm tra đối chiếu với mẫu đặt hàng chi tiết và hóa đơn giao hàng. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào nên ghi chú lại. Sau đó sản phẩm nên đƣợc đƣa vào kho lƣu trữ nơi đƣợc bảo quản và kiểm soát một cách cẩn thận.
Chìa khóa kho khơng nên giao một cách bừa bãi, và cách thức giao nhận cần đƣợc xác định rõ ràng và theo dõi sát sao. Hàng hóa nhập vào cần phải ghi chú vào sổ lƣu kho cố định, sổ lƣu kho cũng dùng để cập nhật những hàng nào đã sử dụng. Khi xuất hàng cũng cần ghi rõ trên phiếu yêu cầu số lƣợng và loại hàng cần xuất. Quy định chặt chẽ nhƣ vậy sẽ ngăn cản tình trạng lãng phí hay mất cắp.