4 .3.6 Xác định phƣơng pháp kiểm tra
4.4. Kế hoạch tác nghiệp
4.4.1. Khái niệm về kế hoạch tác nghiệp
Là những kế hoạch liên quan đến việc triển khai các công việc để thực hiện mục tiêu trong những thời gian ngắn nhƣ ngày, tuần, tháng. Nội dung là những chƣơng trình họat động ngắn, sử dụng các nguồn lực đã phân bổ để hòan thành mục tiêu đề ra
Kế hoạch tác nghiệp trong bộ phận chế biến qui định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng khâu, từng cá nhân trong q trình chế biến các món ăn theo thời gian hoặc cho từng thực đơn (thời gian theo tháng, ngày, ca… và thực đơn của các hợp đồng đặt ăn.)
4.4.2. Kế hoạch tác nghiệp tháng
Kế hoạch tác nghiệp tháng là những mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc thực hiện trong tháng. Nguồn thông tin để lập kế hoạch tháng:
- Các công việc trong kế hoạch năm đƣợc phân bổ cho từng tháng. Ví dụ doanh thu các tháng trong năm.
- Các cơng việc tháng trƣớc cịn tồn tạichuyển giao cho tháng sau.
- Các công việc mới phát sinh đƣợc giao nhƣ các hợp đồng đặt ăn mới có, lƣợng khách vãng lai gia tăng so với kỳ trƣớc.
Nội dung kế hoạch tháng:
89 - Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, ngƣời thực hiện.
- Các công việc chƣa xác định đƣợc lịch (nhƣng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).
4.4.3. Kế hoạch tác nghiệp tuần
Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
- Các công việc trong kế hoạch tháng.
- Các công việc trong tuần trƣớc chƣa thực hiện xong. - Các công việc mới phát sinh do cấp trên giao thêm.
Nội dung kế hoạch tuần:
- Các công việc quan trọng trong tuần.
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, ngƣời thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chƣa xác định đƣợc lịch (nhƣng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).
4.4.4. Kế hoạch tác nghiệp ngày
Nguồn thông tin để lập kế hoạch ngày:
- Các công việc trong kế hoạch tuần.
- Các công việc trong ngày trƣớc chƣa thực hiện xong. - Các công việc mới phát sinh do cấp trên giao thêm.
Nội dung kế hoạch ngày:
- Các công việc quan trọng trong ngày.
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, ngƣời thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
90 - Các công việc chƣa xác định đƣợc lịch (nhƣng phải làm trong ngày hoặc làm trong ngày sau).
Các doanh nghiệp cần quy định cụ thể cho các cấp quản lý, các bộ phận về việc lập kế hoạch công tác, kế hoạch hoạt động (kế hoạch tác nghiệp).
4.5. Quản trị kế hoạchchế biến món ăn
4.5.1. Các căn cứ xây dựng kế hoạch chế biến
Kế hoạch chế biến đƣợc xây dựng dựa trên những căn cứ sau đây: - Lƣợng khách đặt ăn: Bao gồm khách lƣu trú tại khách sạn có bữa ăn sáng trong giá buồng, các bữa ăn trƣa, tối do khách đặt, các hợp đồng đặt tiệc, hợp đồng đặt ăn của các đoàn khách du lịch, các cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Lƣợng khách ăn vãng lai dự kiến trong kỳ bao gồm cả khách đoàn và khách lẻ.
- Thời gian khách ăn: giờ ăn của các đoàn khách, giờ cao điểm, giờ thấp điểm, giờ bắt đầu và giờ kết thúcbữa ăn.
- Nguồn cung cấp thực phẩm: khả năng cung cấp ổn định, giá cả, chất lƣợng đảm bảo…
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà bếp: vị trí, diện tích của nhà bếp, mức độ đầy đủ của các trang thiết bị dụng cụ,
- Đội ngũ lao động: số lƣợng, trình độ tay nghề và sự thuần thục, sức khỏe, khả năng hợp tác…
- Độ dài thời gianđể thực hiện qui trình cơng nghệ chế biến món ăn: từ lúc bắt đầu sơ chế đến lúc ra món ăn , giao cho bộ phận phục vụ.
Dựa vào các yếu tố trên, chúng ta có thể xác định đƣợc nhiệm vụcụ thể của bộ phận chế biến là chế biến bao nhiêu suất ăn, bao nhiêu món ăn, những món gì, chúng ta có thể lập sơ đồ tiến độ kế hoạch cho từng tháng, tuần, ngày. Sơ đồ này quy định thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và ngƣời chịu trách nhiệm thực hiện. Căn cứ vàop sơ đồ tác nghiệp mọi ngƣời sẽ biết đƣợc kế hoạch chế biến trong từng thời điểm kinh doanh.
91
4.5.2. Kế hoạch tác nghiệp chế biến
Trong sơ đồ kế hoạch tác nghiệp chỉ thể hiện những nội dung công việc chủ yếu. Nội dung công việc chi tiết, cụ thể thƣờng đã trở thành thói quen làm việc thuần thục của nhân viên và với sự hƣớng dẫn phân công của bếp trƣởng.
Kèm theo kế hoạch tác nghiệp là những thực đơn của các khách đồn, khách lẻ cơng khai trong nhà bếp để tiện việc thực hiện và kiểm soát.
Các bước lập s đồ tác nghiệp
- Bƣớc 1: Xác định giới hạn thời gian của kế hoạch tác nghiệp (của sơ đồ)
bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian này thƣờng tính theo ca;
- Bƣớc 2: Xác định các nhiệm vụ và các mục tiêu phải hoàn thành tƣơng
ứng với các thời điểm;
- Bƣớc 3:Dự tính khối lƣợng các cơng việc phải hồn thành,
- Bƣớc 4: Dự trù mặt bằng, thiết bị dụng cụ cần dùng,
- Bƣớc 5:Dự trù nhân lực gồm: cơ cấu, số lƣợng
- Bƣớc 6: Phân công, giao trách nhiệm từng ca, tổ, cá nhân…
- Bƣớc 7:Yêu cầu khối lƣợng, chất lƣợng sản phẩm phải hoàn thành;
- Bƣớc 8:Lập sơ đồ thể hiện bằng đƣờng ngang.
Sau đây là một thí dụ về sơ đồ kế hoạch tác nghiệp của bộ phận chế biến.
92 SƠ ĐỒ TÁC NGHIỆP CÔNG VIỆC CHẾ BIẾN
TT Tên công việc Ca sáng Thứ 2Ca chiều Ca sáng Thứ 3Ca chiều Ca sáng Thứ 4Ca chiều Ca sáng Thứ... Ca chiều
1 Chế biến 6 món thực đơn x
ăn 11h 30, thứ 3 Chuẩn nguyên liệubị Sơ chếChế biến
BTP
Chế biến
xong 11 h
Người thực hiện Thủ kho, kế
toán
Hùng, Tấn, Loan
Tiến, Tùng, Liên, Tuấn
2 Chế biến 15 món Buffet sáng Chuẩn bị nguyên liệu
Chế biến bán thành phẩm Chế biến xong 6h
Người thực hiện Thủ kho,
Tiếp liệu Hồng, Lê, Tùng, Phú
Hùng, Loan, Tú
3 Chế biến thực đơn chọn món Chuẩn bị
nguyên liệu Chế biến theo phiếu
Người thực hiện Thủ kho,
Tiếp liệu Hùng, Tấn, Loan
93
4.5.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Căn cứ vào kế hoạch đã lập, hàng ngày những ngƣời làm công tác quản lý phải tổ chức chỉ đạo để thực hiện kế hoạch.
Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch là khâu tạo ra hiệu quả thật sự của hoạt động quản lí. Thực hiện tốt khâu này sẽ biến kế hoạch thành hiện thực, biến mục tiêu thành kết quả. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch là một quá trình, là nghệ thuật tác động đến con ngƣời, tập thể sao cho các thành viên trong bộ phận tự nguyện và hăng hái thực hiện kế hoạch để đạt đƣợc mục tiêu của bộ phận và của doanh nghiệp. Vì thế cơng việc này địi hỏi cao ở ngƣời quản lý về trình độ chun mơn nghiệp vụ và năng lực tổ chức hoạt động thực tiễn. Mặt khác, ngoài việc xây dựng kế hoạch chế biến của bộ phận bếp, bếp trƣởng còn phải xây dựng kế hoạch cá nhân và thực hiện kế hoạch đó một cách khoa học.
Cơng tác tổ chức thực hiện kế hoạch có thể đƣợc tiến hành theo nhiều cách thức:
- Tổ chức thực hiện cơng việc theo trình tự: là việc tổ chức thực hiện theo từng bƣớc tuần tự về công nghệ, về thời gian, bƣớc sau là triển khai của bƣớc trƣớc.
- Tổ chức thực hiện đồng thời các việc: một số cơng việc có thể tiến hành song song trong cùng một thời gian. Với cách này, toàn bộ nhiệm vụ sẽ phân chia thành nhiều cơng việc cho từng nhóm.
Bài tập thực hành 5.1. Nhà hàng tổ chức chế biến, phục vụ một bữa tiệc cho công ty X. Thực đơn đã đƣợc thống nhất giữa khách hàng và nhà hàng. Ngày 05.5 khách đặt tiệc và ngày 10.5 tổ chức tiệc.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch phục vụ bữa tiệc nói trên. Nhƣ vậy, chúng ta có 5 ngày để lên kế hoạch bữa tiệc. Các nhiệm vụ đƣợc phân công nhƣ sau:
94 Dự tốn chi phí Mua NVL Lập dự trù NVL Sơ chế Tìm nguồn hàng
S đồ 5.2. Mẫu Kế hoạch kiểu mạng lưới
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, tất cả các nhà quản trị từ cấp thấp đến cấp cao đều có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, giám sát, kiểm tra để kế hoạch đƣợc thực hiện đúng mục tiêu.
4.5.3.1. Trách nhiệm củaquản lý cấp cao
Các nhà quản trị cấp cao là những ngƣời ở vị trí trong Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc. Trách nhiệm của họ là :
- Phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cƣơng vị công tác trong việc triển khai các kế hoạch hành động.
- Tổ chức phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban chức năng để giải quyết đồng bộ và kịp thời những nguồn lực cần thiết.
- Thƣờng xuyên theo dõi, nắm bắt thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch để phát hiện những mâu thuẫn, trở ngại, hỗ trợ kịp thời cấp dƣới khắc phục.
4.5.3.2. Trách nhiệm của bếp trƣởng
Bếp trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm chính về việc quản lý các hoạt động nhà bếp. Chính vì vậy bếp trƣởng có những trách nhiệm chủ yếu trong việc thực hiện kế hoạch là :
5. 5 7. 5 8. 5 8. 5
95 - Triển khai các hoạt động cụ thể, phân công trách nhiệm cho các cá nhân, các tổ sơ chếhay chế biến phù hợp với khả năng.
- Phân chia kế hoạch năm cho từng quý, tháng để chỉ đạo tiến độ thực hiện, kiểm tra theo dõi, đôn đốc công việc đảm bảo đúng tiến độ và chất lƣợng công việc của bộ phận do mình phụ trách.
- Giải quyết kịp thời những sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Định kỳ báo cáo lãnh đạo về tình hình thực hiện kế hoạch của bộ phận
4.5.3.3. Đối với tổ trƣởng, ca trƣởng
Tổ trƣởng, ca trƣởng là những ngƣời quản lý cấp thấp có những trách nhiệm sau đây trong công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch : - Triển khai nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, tháng cho các nhân viên thực hiện.
- Tổ chức lao động, điều động nhân viên phục vụ phù hợp với khả năng, kiểm sốt và đơn đốc cơng việc hàng ngày của tổ.
- Giải quyết mối quan hệ với khách hàng, với ngƣời cung cấp thực phẩm, nguyên liệu, hàng hóa.
- Tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy sáng kiến và nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
- Đánhgiá khách quan kết quả công việc của nhân viên.
- Thƣờngxuyên báo cáo kết quả làm việc của tổ cho bếp trƣởng về số lƣợng và chất lƣợng món ăn, số khách hoặc những vấn đề phát sinh chƣa giải quyết trong phạm vi của mình.
96
4.6. Điều hànhq trình chế biến
4.6.1. Bản chất của cơng tác điều hành
Điều hành q trình chế biến đóng vai trò quan trọng trong việc giữ đúng nhịp độ lao động trong q trình chế biến món ăn nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo đúng kế hoạch cung cấp món ăn cho khách hàng.
Về bản chất, đây là quá trình điều hành tiến độ chế biến, là cơng việc tổng hợp của q trình lao động trong bộ phận chế biến từ khâu chuẩn bị kịp thời và đầy đủ mọi yêu cầu cho cơng việc chế biến món ăn, đến việc tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp trong chế biến, trong phục vụ khách ăn và kiểm soát, kiểm tra q trình thực hiện kế hoạch đó.
Thƣờng thì bếp trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc khách sạn, nhà hàng về việc điều độ q trình chế biến món ăn. Cùng cộng tác, giúp việc có thể là bếp phó, trợ lý bếp trƣởng tại những khách sạn, nhà hàng có tầm cỡ và chuyên nghiệp. Để công tác điều độ đƣợc hoạt động hiệu quả, cần xây dựng chế độ, quy chế trách nhiệm cụ thể, rõ ràng:
- Chếđộ hội ý giao ban đầu giờ
- Qui chế công tác chuẩn bị, phối hợp hoạt động chế biến với phục vụ ăn uống, bảo vệ an ninh trật tự, chuẩn bị thiết bị điện nƣớc...
- Chếđộ bàn giao ca, chế độ đóng cửa...
Để làm tốt cơng tác điều hành sản xuất chế biến, cần phải:
- Căncứ vào biểu đồ tác nghiệp của từng ca, ngày,tuần... - Làm tốt công tác chuẩn bị;
- Xây dựng mối quan hệ công tác với các bộ phận liên quan;
- Nắm chắc kế hoạch, thực hiện việc chỉ huy tại chỗ, giải quyết kịp thời những trở ngại phát sinh;
97 - Biếtnhững khâu trung tâm, then chốt ảnh hƣởng nhiều đến quá trình chế biến để tăng cƣờng theo dõi chỉ đạo. Thƣờng xun dự đốn tình hình, chuẩn bị nhiều phƣơng án dự phịng giải quyết khó khăn, điều chỉnh tiến độ giữa các khâu, bộ phận.
4.6.2. Chuẩn bị cho q trình chế biến
Cơng tác chuẩn bị đối với bất kỳ hoạt động nào đều có vai trị quyết định ảnh hƣởng tới kết quả đạt đƣợc cuối cùng. Trong chế biến món ăn, cơng tác chuẩn bị đƣợc tiến hành có tính tổ chức, tn theo kế hoạch nhằm đảm bảo các yếu tố về nhân lực, nguyên vật liệu, nhiên liệu, phƣơng tiện thiết bị, dụng cụ và các điều kiện cần thiết khác.
Công tác chuẩn bị chế biến phải đƣợc tiến hành cụ thể, chu đáo và phù hợp với các điều kiện cụ thể của khách sạn, nhà hàng và các điều kiện ngoại cảnh nhƣ thời tiết, nguồn khách, nguồn cung cấp thực phẩm…
Công tác chuẩn bị cho quá trình chế biến bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
- Rà soát lại kế hoạch tác nghiệp của từng ca, từng ngày phù hợp với yêu cầu chế biến và phục vụ khách hàng.
- Phân công lực lƣợng lao động (đầu bếp chính, đầu bếp phụ, tạp vụ…) phù hợp với năng lực và nhu cầu.
- Chuẩn bị đúng, đủ lƣợng nguyên vật liệu (thực phẩm, phụ liệu..) phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lƣợng, c6ng thức chế chế biến…
- Chuẩn bị đầy đủ phƣơng tiện kỹ thuật (thiết bị, dụng cụ), nhiên liệu, điện, nƣớc.
- Sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan nhƣ bộ phận tiếp liệu, thủ kho, phục vụ phòng ăn cho khách, bộ phận kỹ thuật điện nƣớc, bào trì…
98 - Chuẩn bị các phƣơng án dự phòng nhằm xử lý kịp thời những sự cố phát sinh nhƣ mất điện, nƣớc, hƣ hỏng thiết bị…
4.6.3. Nhiệm vụ chủ yếu của công tác điều hành chế biến
Điều hành chế biến chính là việc chỉ đạo, hƣớng dẫn quy trình chế biến món ăn trong nhà bếp cho tất cả các thực đơn, phiếu đặt ăn. Công tác điều hành chế biến vừa phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ quản lý của khách sạn, nhà hàng, vừa phải nắm vững và vận dụng sáng tạo các kỹ thuật chế biến món ăn và tổ chức lao động có khoa học. Nhiệm vụ chủ yếu của công tác điều hành chế biến là; kiểm tra chế biến, dự đốn tình huống và tổ chức cơng việc chế biến.
4.6.3.1. Kiểm tra hoạt động chế biến
Yêu cầu kiểm tra chế biến phải đảm bảo tính chính xác khách quan và có các thơng số kết luận bao trùm q trình chế biến để kịp thời phát hiện sớm những trục trặc, sai hỏng, thừa thiếu... để có biện pháp điều chỉnh sớm, kịp thời nhằm ngăn chặn hậu quả xấu ảnh hƣởng đến tiến độ phục vụ, chất lƣợng và số lƣợng món ăn... Việc điều hành sản xuất chế biến cần đi sâu kiểm tra một số nội dung chủ yếu sau: - Kiểm tra tình hình cung cấp thực phẩm: về số lựơng, chất lƣợng,