4 .3.6 Xác định phƣơng pháp kiểm tra
4.5. Quản trị kế hoạch tác nghiệp chế biến
4.5.3.2. Trách nhiệm của bếp trƣởng
Bếp trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm chính về việc quản lý các hoạt động nhà bếp. Chính vì vậy bếp trƣởng có những trách nhiệm chủ yếu trong việc thực hiện kế hoạch là :
5. 5 7. 5 8. 5 8. 5
95 - Triển khai các hoạt động cụ thể, phân công trách nhiệm cho các cá nhân, các tổ sơ chếhay chế biến phù hợp với khả năng.
- Phân chia kế hoạch năm cho từng quý, tháng để chỉ đạo tiến độ thực hiện, kiểm tra theo dõi, đôn đốc công việc đảm bảo đúng tiến độ và chất lƣợng công việc của bộ phận do mình phụ trách.
- Giải quyết kịp thời những sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Định kỳ báo cáo lãnh đạo về tình hình thực hiện kế hoạch của bộ phận
4.5.3.3. Đối với tổ trƣởng, ca trƣởng
Tổ trƣởng, ca trƣởng là những ngƣời quản lý cấp thấp có những trách nhiệm sau đây trong cơng tác tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch : - Triển khai nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, tháng cho các nhân viên thực hiện.
- Tổ chức lao động, điều động nhân viên phục vụ phù hợp với khả năng, kiểm sốt và đơn đốc cơng việc hàng ngày của tổ.
- Giải quyết mối quan hệ với khách hàng, với ngƣời cung cấp thực phẩm, nguyên liệu, hàng hóa.
- Tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy sáng kiến và nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
- Đánhgiá khách quan kết quả công việc của nhân viên.
- Thƣờngxuyên báo cáo kết quả làm việc của tổ cho bếp trƣởng về số lƣợng và chất lƣợng món ăn, số khách hoặc những vấn đề phát sinh chƣa giải quyết trong phạm vi của mình.
96
4.6. Điều hànhquá trình chế biến
4.6.1. Bản chất của cơng tác điều hành
Điều hành q trình chế biến đóng vai trị quan trọng trong việc giữ đúng nhịp độ lao động trong quá trình chế biến món ăn nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo đúng kế hoạch cung cấp món ăn cho khách hàng.
Về bản chất, đây là quá trình điều hành tiến độ chế biến, là công việc tổng hợp của quá trình lao động trong bộ phận chế biến từ khâu chuẩn bị kịp thời và đầy đủ mọi u cầu cho cơng việc chế biến món ăn, đến việc tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp trong chế biến, trong phục vụ khách ăn và kiểm sốt, kiểm tra q trình thực hiện kế hoạch đó.
Thƣờng thì bếp trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc khách sạn, nhà hàng về việc điều độ q trình chế biến món ăn. Cùng cộng tác, giúp việc có thể là bếp phó, trợ lý bếp trƣởng tại những khách sạn, nhà hàng có tầm cỡ và chuyên nghiệp. Để công tác điều độ đƣợc hoạt động hiệu quả, cần xây dựng chế độ, quy chế trách nhiệm cụ thể, rõ ràng:
- Chếđộ hội ý giao ban đầu giờ
- Qui chế công tác chuẩn bị, phối hợp hoạt động chế biến với phục vụ ăn uống, bảo vệ an ninh trật tự, chuẩn bị thiết bị điện nƣớc...
- Chếđộ bàn giao ca, chế độ đóng cửa...
Để làm tốt công tác điều hành sản xuất chế biến, cần phải:
- Căncứ vào biểu đồ tác nghiệp của từng ca, ngày,tuần... - Làm tốt công tác chuẩn bị;
- Xây dựng mối quan hệ công tác với các bộ phận liên quan;
- Nắm chắc kế hoạch, thực hiện việc chỉ huy tại chỗ, giải quyết kịp thời những trở ngại phát sinh;
97 - Biếtnhững khâu trung tâm, then chốt ảnh hƣởng nhiều đến quá trình chế biến để tăng cƣờng theo dõi chỉ đạo. Thƣờng xun dự đốn tình hình, chuẩn bị nhiều phƣơng án dự phòng giải quyết khó khăn, điều chỉnh tiến độ giữa các khâu, bộ phận.
4.6.2. Chuẩn bị cho quá trình chế biến
Công tác chuẩn bị đối với bất kỳ hoạt động nào đều có vai trị quyết định ảnh hƣởng tới kết quả đạt đƣợc cuối cùng. Trong chế biến món ăn, cơng tác chuẩn bị đƣợc tiến hành có tính tổ chức, tn theo kế hoạch nhằm đảm bảo các yếu tố về nhân lực, nguyên vật liệu, nhiên liệu, phƣơng tiện thiết bị, dụng cụ và các điều kiện cần thiết khác.
Công tác chuẩn bị chế biến phải đƣợc tiến hành cụ thể, chu đáo và phù hợp với các điều kiện cụ thể của khách sạn, nhà hàng và các điều kiện ngoại cảnh nhƣ thời tiết, nguồn khách, nguồn cung cấp thực phẩm…
Công tác chuẩn bị cho quá trình chế biến bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
- Rà soát lại kế hoạch tác nghiệp của từng ca, từng ngày phù hợp với yêu cầu chế biến và phục vụ khách hàng.
- Phân công lực lƣợng lao động (đầu bếp chính, đầu bếp phụ, tạp vụ…) phù hợp với năng lực và nhu cầu.
- Chuẩn bị đúng, đủ lƣợng nguyên vật liệu (thực phẩm, phụ liệu..) phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lƣợng, c6ng thức chế chế biến…
- Chuẩn bị đầy đủ phƣơng tiện kỹ thuật (thiết bị, dụng cụ), nhiên liệu, điện, nƣớc.
- Sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan nhƣ bộ phận tiếp liệu, thủ kho, phục vụ phòng ăn cho khách, bộ phận kỹ thuật điện nƣớc, bào trì…
98 - Chuẩn bị các phƣơng án dự phòng nhằm xử lý kịp thời những sự cố phát sinh nhƣ mất điện, nƣớc, hƣ hỏng thiết bị…
4.6.3. Nhiệm vụ chủ yếu của công tác điều hành chế biến
Điều hành chế biến chính là việc chỉ đạo, hƣớng dẫn quy trình chế biến món ăn trong nhà bếp cho tất cả các thực đơn, phiếu đặt ăn. Công tác điều hành chế biến vừa phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ quản lý của khách sạn, nhà hàng, vừa phải nắm vững và vận dụng sáng tạo các kỹ thuật chế biến món ăn và tổ chức lao động có khoa học. Nhiệm vụ chủ yếu của công tác điều hành chế biến là; kiểm tra chế biến, dự đốn tình huống và tổ chức cơng việc chế biến.
4.6.3.1. Kiểm tra hoạt động chế biến
Yêu cầu kiểm tra chế biến phải đảm bảo tính chính xác khách quan và có các thơng số kết luận bao trùm quá trình chế biến để kịp thời phát hiện sớm những trục trặc, sai hỏng, thừa thiếu... để có biện pháp điều chỉnh sớm, kịp thời nhằm ngăn chặn hậu quả xấu ảnh hƣởng đến tiến độ phục vụ, chất lƣợng và số lƣợng món ăn... Việc điều hành sản xuất chế biến cần đi sâu kiểm tra một số nội dung chủ yếu sau: - Kiểm tra tình hình cung cấp thực phẩm: về số lựơng, chất lƣợng, chủng loại, thời gian...
- Kiểm tra tình hình cung cấp năng lƣợng, nƣớc và tình trạng hoạt động của các thiết bị...
- Kiểm tra việc thực hiện phân cơng bố trí lao động.
- Kiểm tra việc thực hiện các qui trình cơng nghệ và kỹ thuật chế biến món ăn.
- Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch chế biến, kế hoạch phục vụ. - Kiểm tra chất lƣợngcác bán thành phẩm và các món ăn.
99
4.6.3.2. Dự đốn tình huống trong q trinh chế biến
Trong công tác điều hành q trinh chế biến, việc dự đốn tình huống chủ yếu là vận dụng các phƣơng pháp dự đốn ngắn hạn. Có hai cách dự đốn chính áp dụng thuận tiện và phù hợp: dự đoán theo suy diễn và dự đoán từ trực quan kinh nghiệm. Khi dự đoán cần phải:
- Thu thập thông tin về các yếu tố chế biến và nhu cầu khách hàng. - Phân tích khả năng, phát hiện xu hƣớng diễn biến của tình hình chế biến và phục vụ.
- Đánh giá khả năng thực hiện tiến độ kế hoạch.
- Dự kiến những phƣơng án, giải pháp cấp thiết tại chỗ. - Kết luận và chọn quyết định.
4.6.3.3. Tổ chức, điều hành công tác chế biến
Đây là hình thức tác động đến hoạt động chế biến nhằm loại trừ những sai lệch xuất hiện trong tiến trình chế biến so với nhiệm vụ kế hoạch đã vạch ra. Thực chất là quá trình kiểm tra, điều tiết những biến độngxẩy ra trong quá trình chế biến và phục vụ khách ăn uống.
Trong công tác điều hành, sự tác động về mặt tổ chức là hợp lý hóa q trình chế biến, gồm:
- Tổ chức sự phối hợp giữa các công đoạn, các bộ phận trong nhà bếp, giữa nhà bếp với nhà bàn nhà bar đảm bảo sự liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp.
- Lựa chọn sự cần đối và phù hợp giữa con ngƣời và thiết bị, dụng cụ. Tác động điều khiển trong điều hành diễn ra dƣới hình thức mệnh lệnh tác nghiệp. Mệnh lệnh tác nghiệp là yêu cầu của ngƣời lãnh đạo đối với những ngƣời dƣới quyền, đòi hỏi nhân viên phải thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Mệnh lệnh tác nghiệp chế biến có thể đƣợc thể hiện bằng văn bản hoặc bằng truyền miệng.
100 Một mệnh lệnh tác nghiệp đòi hỏi phải hết sức nhạy bén, kịp thời, chính xác nhƣng cũng phải có sự chuẩn bị chu đáo và ln phải cân nhắc kỹ trƣớc khi ban hành mệnh lệnh. Một mệnh lệnh tác nghiệp tối thiểu cần có:
- Đối tƣợng nhận mệnh lệnh. - Nội dung của mệnh lệnh.
- Thời hạn bắt đầu và kết thúc công việc.
- Những yếu tố cần thiết khác để thực hiện tốt công việc. - Ngƣời ban hành lệnh.
Mệnh lệnh tác nghiệp sau khi đƣợc ban hành, cần phải tiến hành tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh đó.
Tóm lại, công tác điều hành là công việc tiếp theo và cụ thể hóa các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp. Do vậy việc điều hành chế biến luôn phải bám sát vào các mục tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch tác nghiệp từng ca, từng ngày.
Câu hỏi và bài tập
1. Kế hoạch đóng vai trị quan trọng nhƣ thế nào đối với hoạt động kinh doanh?
2. Giải thich ngắn gọn các bƣớc trong quy trình lập kế hoạch cơng việc! 3. Hãy lập kế hoạch chế biến món ăn cho một thực đơn 50 khách!
4. Giải thích sự khác nhau giữa kế hoạch tháng, kế hoạch tuần và kế hoạch ngày!
5. Khi lập kế hoạch tác nghiệp chế biến món ăn cần ăn cứ vào những yếu tố gì?
6. Giải thích trách nhiệm của các cấp quản lý đối với công tác tổ chức thực hiện kế hoạch!
7. Bản chất của công tác điều độ chế biến là gì?
101 9. Khi dự đốn các tình huống có thể phát sinh trong quá trình chế biến,
chúng ta phải chú ý đến những u cầu gì? 10.Giải thích cơng tác tổ chức điều độ chế biến!
102
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu tiếng iệt
- Chủ biên: Hoàng Minh Khang, đồng biên soạn: Trịnh Cao Khải, Nguyễn Hữu Tú, Trƣờng cao đẳng Du lịch hà Nội, Bài giảng Quản trị tác nghiệp chế biến món ăn.
- Thành Nam, Nhà xuất bản trẻ Hà Nội 2003, Kiểm soát nguồn lực vật chất.
- Tiến sĩ Trần Kim Dung - Quản trị nguồn nhân lực – 2006
- Michael J. Boella – Steven Goss – Turner - Quản trị nguồn nhân lực trong ngành công nghiệp khách sạn – 2007.
2. Tài liệu trên các trang Web
- http:/www.cpv.org.vn/ Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam
- http://www.business.gov.vn, Cục phát triển doanh nghiệp, Bộ kế hoạch và đầu tƣ.
- http://www.bartendervietnam.com.
- http://www.vietrade.gov.vn/ , Cục xúc tiến thƣơng mại, Bộ Công thƣơng