e. Xây dựng tập thể vững mạnh: chương trình One Schneider
3.2. Các giải pháp hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại SEVN
3.2.1.1. Cần bố trí nơi làm việc của nhân viên theo hệ thống mở
Theo văn hóa phương Tây, giữa sếp và nhân viên thường là khơng có khoảng cách để thuận lợi cho cách giao tiếp trong công việc được gần gũi,
môi trường làm việc thân thiện hơn. Do vậy SEVN nên bố trí lại bàn làm việc cho nhân viên và người quản lý theo hệ thống mở, các vị trí ngồi phải theo một hệ thống nhất định tạo sự thuận tiện khi đi lại cũng như trong đảm bảo được tầm nhìn bao qt từ vị trí người quản lý.
Nên sắp xếp bàn làm việc theo từng cụm, các vách ngăn giảm chiều cao cịn 30cm thơi, để mọi người có thể nhìn thấy nhau và giao tiếp với nhau một cách dễ dàng. Qua đó mỗi nhân viên sẽ ý thức được những việc họ làm đối với những đồng nghiệp xung quanh như: nói điện thoại vừa đủ nghe, không làm những việc riêng ngồi cơng việc… qua đó tạo hiệu ứng tốt trong cơng việc cho tất cả mọi người. Chỉ để lại phịng riêng cho các vị trí cần sự bảo mật như giám đốc và trưởng phịng nhân sự. Qua đó nhân viên cảm thấy gần gũi, thân thiện và dễ dàng tiếp xúc với sếp hơn. Chính điều này mang lại hiệu quả tốt trong công việc cho cả nhân viên và sếp. Bố trí bàn làm việc phù hợp không những mang lại niềm hứng thú trong công việc mà còn giúp văn phòng trở nên ấn tượng với khách hàng và đối tác làm ăn.
3.2.1.2 Cần cơ cấu lại tổ chức và các phòng ban, mở showroom trƣng bày hàng hóa
Nên mở 1 showroom để khách hàng có thể quan sát trực tiếp những mặt hàng mới tại công ty.
Việc sáp nhập các tập đoàn thiết bị điện lớn như Clipsal, APC, ITB, AREVA…sẽ tạo thành Schneider Electric vững mạnh và đa dạng hóa sản phẩm phục vụ ngành điện nhưng cũng tạo ra rất nhiều thách thức cần phải thực hiện. Do đó cần có lộ trình thực hiện để nhân viên tiếp xúc dần với văn hóa cơng ty và khơng bỡ ngỡ khi sáp nhập. Thông qua các buổi tiệc, các cuộc họp nên yêu cầu họ tham gia chung cùng với cơng ty mẹ.
Hiện nay các phịng ban tổ chức rất hợp lý nhưng khi sáp nhập thì cần tổ chức, sắp xếp lại. Vì khi sáp nhập thì có hai vấn đề mà nhân viên bên bị
mua lại sẽ rất lo lắng, một là vị trí cơng việc của mình có cịn được duy trì ở cơng ty mẹ hay khơng, hai là mơi trường văn hóa cơng ty mẹ có phù hợp với mình nữa khơng. Khi đó cơ cấu tổ chức các phịng ban phải thay đổi cho phù hợp và lãnh đạo sự thay đổi là một thách thức. Do đó thơng qua bộ phận quản lý của công ty bị sát nhập để lựa chọn những nhân viên thích hợp tiếp tục phục vụ cho cơng ty mẹ. Khi đó một số phịng ban vẫn như cũ và số khác thì gia tăng thêm người như bộ phận bán hàng. Và có chính sách đền bù thỏa đáng và tạo điệu kiện tối đa cho số cịn lại tìm được cơng việc mới trước khi rời công việc cũ.
3.2.1.3 Cần trích lập quỹ khen thƣởng và phúc lợi để thƣởng vào các ngày lễ ở Việt Nam:
Trích lập quỹ khen thưởng và phúc lợi để khen thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ. Tuy tiền thưởng này rất là ít so với lương nhưng khi được thưởng, tâm lý nhân viên sẽ rất vui, họ thấy được sự quan tâm của cơng ty đối với mình. Ngày xưa có câu “ một trăm đồng tiền công không bằng một đồng tiền thưởng”. Chứng tỏ tiền thưởng có sức thuyết phục vơ cùng lớn, nó sẽ khuyến khích, động viên tinh thần cho nhân viên. Nếu điều này được sớm thực hiện, chắc chắn nhân viên sẽ rất vui vẻ và tinh thần làm việc sẽ hăng say hơn. Đây là điểm hội nhập văn hóa địa phương với văn hóa cơng ty cần được thay đổi và phát huy sớm để thể hiện sự quan tâm đến nhân viên.
3.2.1.4 Cần tăng cƣờng giao tiếp theo hình thức “mặt đối mặt” đối với các vấn đề quan trọng
Ngày nay với sự phát triển cực mạnh và nhanh của công nghệ thông tin đặc biệt là internet, chỉ cần 30 giây là chúng ta có thể gửi thơng tin thành công một cái mail, khơng có dịch vụ nào khác nhanh hơn được email về tốc độ. Email cũng dễ dàng truyền tải thông tin qua các chức năng như: reply, forward…và rất thân thiện với môi trường. Tại SEVN, hệ thông Lotus mail
rất hiện đại kết nối toàn thể nhân viên trên tồn thế giới và hệ thơng Intranet (mạng nội bộ) giúp mọi người cập nhật thơng tin một cách nhanh chóng nhất vệ tập đoàn. Nhưng bên cạnh những ưu điểm của email ta thấy rất nhiều nhược điểm cần khắc phục nhằm tạo mối quan hệ thân thiện hơn giữa các nhân viên.
- Đôi khi người đọc không hiểu hết nội dung của email nên thường trả lời lịng vịng, lạc mất chủ đề muốn nói.
- Việc giải quyết mâu thuẫn bằng email khó đem lại kết quả hòa giải tốt.
- Việc sử dụng hình thức bcc ( ẩn danh người nhận ) cũng gây nên rất nhiều hiểu lầm, không minh bạch.
- Làm cho bản thân con người thụ động trong giao tiếp.
Vì những lý do nêu trên nên cần sử dụng Email ở các tình huống hợp lý, hiệu quả qua đó khuyến khích mọi người nên face to face ( gặp gỡ, đối mặt trực tiếp) trong những vấn đề gút mắc trong công việc. Việc tổ chức những cuộc họp để gặp gỡ, đối mặt vấn đề nhằm giúp nhân viên giảm bớt tính thụ động, phát triển kỹ năng giao tiếp và rút ngắn khoảng cách giữa nhân viên với nhau. Các mâu thuẫn nếu có cũng được giải quyết nhanh chóng thơng qua các cuộc họp. Nên thay đổi ngay trong năm 2011 nhằm tạo môi trường thân thiện hơn giữa nhân viên với nhân viên và với cấp quản lý.
3.2.1.5 Cần có khẩu hiệu và tài liệu quảng bá bằng tiếng Việt
Câu khẩu hiệu “ Make the most of your energy” là “sử dụng năng lượng hiệu quả nhất” chính là cam kết về kết quả của cơng ty đối với khách hàng và vì là cơng ty nước ngồi nên để tiếng anh, vì đó là đặc trưng riêng của tập đồn Schneider Electric giống như Nokia: Conecting people, hay của Sony là make. believe …nhưng chúng ta đang làm kinh doanh tại Việt Nam do đó nên
dịch ra tiếng Việt để in trên các ấn phẩm quảng bá thương hiệu cho người Việt, hoặc để với hình thức song ngữ thì hiệu quả sẽ khả thi hơn.
3.2.1.6 Cần tăng cƣờng giao tiếp bằng tiếng Anh, cải thiện cách ăn mặc cho phù hợp với văn hóa cơng ty
Hiện nay hầu hết nhân viên đều giao tiếp viết nhau bằng tiếng Việt, chỉ sử dụng tiếng Anh để diễn đạt trong mail và tiếp xúc với đồng nghiệp người nước ngồi. Vì vậy nên có chương trình nói tiếng Anh trong cơng ty, vì chúng ta làm cho cơng ty nước ngồi nếu khơng nói được mà chỉ có viết thì vấn đề này rất bất cập. Thơng qua chương trình này sẽ giúp nhân viên giao tiếp tốt anh ngữ và giúp họ tự tin hơn khi sử dụng ngoại ngữ. Việc cấp user cho cá nhân tự học tiếng Anh cũng là một chương trình đào tạo nhằm giúp nhân viên cải thiện trình độ tiếng Anh để đáp ứng nhu cầu công việc.
Về mặt trang phục của nhân viên cũng phản ánh được văn hóa của cơng
ty. Theo văn hóa Pháp họ khơng thích kiểu rập khn, ăn mặc giống nhau vì họ thích thể hiện cá tính của mình, do đó trong employee handbook có yêu cầu tác phong chuyên nghiệp thể hiện qua ăn mặc lịch sự nghiêm túc, không nhất thiết là phải đồng phục như các cơng ty Việt Nam. Nhưng hiện nay vẫn có một số ít nhân viên ăn mặt thiếu chun nghiệp, khơng tơn trọng văn hóa cơng ty. Vì họ suy nghĩ rất đơn giản, bộ phận back –office ít khi gặp gỡ khách hàng nên mặc gì cũng được và họ cho rằng làm cơng ty nước ngồi thì ăn mặc thoải mái miễn sao công việc thực hiện tốt là được. Họ đâu biết rằng chính quần áo, phụ kiện và cả giày dép mặc đến cơng ty có thể làm tăng hoặc giảm phẩm chất, kỹ năng của bạn trong mắt người sử dụng lao động, đồng nghiệp và khách hàng. Do đó cần có những chuẩn về trang phục để nhân viên có thể tn theo chẳng hạn như: nói khơng với quần jean, áo thun, mang dép lê… vì hàng ngày có rất nhiều khách hàng đến giao dịch với chúng ta.
3.2.1.7 Cần giới thiệu kỹ Employee handbook (Sổ tay nhân viên) khi tiếp nhận nhân viên mới
Đây là cuốn sổ tay bao quát toàn bộ quyền và nghĩa vụ của nhân viên. Mặc dù bất cứ nhân viên nào cũng được phát 1 cuốn sổ tay nhân viên và tham gia buổi truyền đạt về định hướng nghề nghiệp khi trở thành nhân viên Schneider Electric Việt Nam. Nhưng đa số phần đông họ không đọc kỹ những quyền lợi và nghĩa vụ trong cuốn sổ này.
Do đó bộ phận nhân sự cần giới thiệu kỹ cuốn sách này cho nhân viên
mới để họ hiểu hết nội dung của nó mà thực hiện cho tốt trong quá trình làm việc. Và đôi lúc cũng nhắc nhở nhân viên cũ về nội dung cuốn sách để họ thực hiện đúng. Tránh những trường hợp chuẩn bị nghỉ việc rồi mới mở sổ ra đọc xem mình được những quyền lợi gì và trách nhiệm phải làm gì. Đây là cuốn sổ rất hay nên khuyến khích mọi người tìm hiểu và phát huy hết nội dung của nó.
Việc này nên thực hiện ngay khi nhận nhân viên vào làm việc. Và sắp xếp ngay một cuộc họp triệu tập nhân viên tham gia đầy đủ để thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ tại SEVN.
3.2.1.8 Khách hàng là điều quan tâm hàng đầu (Customers first)
Chính mỗi nhân viên, từ thái độ, trách nhiệm, và công việc hằng ngày đều hướng đến sự thỏa mãn của khách hàng. Với mỗi khách hàng hài lòng là một đại sứ thiện chí của SEVN. Qua bảng khảo sát thì thái độ phục vụ, khả năng giao tiếp của nhân viên phục vụ khách hàng tương đối tốt theo cam kết SEVN đặt ra. Nhưng cần cải tiến bộ phận phục vụ khách hàng tốt hơn nữa để đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng:
- Chuyển các cuộc gọi đến đúng người cần gặp, khơng chuyển máy lịng vịng khơng giải quyết được vấn đề.
- Rút ngắn thời gian giao hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của khách hàng.
- Thực hiện tốt chế độ hậu mãi. Cam kết thực hiện đúng các chương trình khuyến mãi đã đưa ra, có chính sách giảm giá nhằm hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.
- Giải quyết nhanh các trường hợp bảo hành. Hàng bảo hành sửa chữa phải giao đúng hẹn, sửa đúng lỗi sản phẩm hoặc thay thế sản phẩm khác.
- Có chính sách thanh tốn linh hoạt. Phân vùng khách hàng thông
qua việc đánh giá khả năng tài chính mà có chính sách thanh tốn phù hợp.
3.2.2 Giải pháp nâng cao và thực hiện tốt những giá trị đƣợc chấp nhận (mức độ thứ hai)
Các giá trị này đã được chấp nhận và tồn tại vì vậy nên cần chấn chỉnh ngay trong năm 2011 để tạo tiền đề cho việc hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại SEVN.
3.2.2.1 Cần tổ chức giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh, mục đích tơn chỉ hoạt động cho nhân viên hoạt động cho nhân viên
Tầm nhìn, sứ mệnh và mục đích tơn chỉ hoạt động đã được tập đoàn xây dựng từ lâu và SEVN cũng đang thừa hưởng những giá trị đó. Trong chương 2 đã nói rõ, tầm nhìn “đạt được nhiều hơn trong khi sử dụng ít hơn nguồn tài nguyên thiên nhiên” chính là cái đích mà Schneider Electric ln muốn hướng đến. SEVN tin rằng đây là cơ hội tuyệt vời cho tất cả mọi người phát huy hết tiềm năng thực lực của mình đồng thời giảm thiểu được tác hại đến môi trường. Sứ mệnh nhiệm vụ của Schneider Electric là “giúp mọi người sử dụng năng lượng hiệu quả nhất”. Mục đích, tơn chỉ hoạt động, có 4 giá trị cơ bản mà Schneider Electric ln theo đuổi và lấy đó làm tơn chỉ hoạt động,
đó là: Nhiệt huyết, Cởi mở, Thẳng thắn và Hiệu quả. Với việc thực hiện các giá trị cốt lõi này, SEVN tin rằng sẽ tạo ra một môi trường làm việc tốt, trong đó mỗi người đều có cơ hội phát triển nhanh, và có một nền văn hóa vững mạnh làm tiền đề cho sự phát triển của công ty, đồng thời là cũng là nền tảng giúp công ty giữ được nhân tài. Và cuối cùng là định hướng phát triển: quan tâm phát triển nhân viên, cam kết phục vụ khách hàng, hiệu quả cao nhất, chấp nhận rủi ro, tinh thần đồng đội.
Về nền tảng là như vậy nhưng 70% nhân viên là chuyên về kỹ thuật, do đó sự hiểu biết về tầm nhìn, sứ mệnh là vấn đề rất cịn nhiều hạn chế. Qua bảng khảo sát chỉ có 35% là hiểu và cam kết thực hiện, 25% hơi đồng ý, cịn lại đến 40% khơng hiểu và cũng khơng đồng ý, điều này rất nguy hiểm vì dù chúng ta đang làm tốt những việc được giao nhưng khơng biết mục đích của việc làm đó thì kết quả thường khơng tốt. Như tiến sĩ Nguyễn Hữu Lam đã kết luận trong môn học nghệ thuật lãnh đạo:
- Tầm nhìn mà khơng có hành động thì chỉ là một giấc mơ.
- Hành động mà khơng có tầm nhìn chỉ đơn thuần là một hành động.
- Hành động mà kết hợp với tầm nhìn thì có thể thay đổi cả thế giới.
3.2.2.2 Cần có chƣơng trình triển khai cụ thể để thực hiện sứ mệnh và tơn chỉ hoạt động
Tầm nhìn, sứ mệnh đã được hình thành trong quá trình giải quyết các vấn đề thích ứng với bên ngoài và phối hợp bên trong tổ chức và đã hình thành từ rất lâu nên cần có chương trình hành động cụ thể để thực hiện đúng những giá trị này cần có một lộ trình giúp mọi người hiểu trước và sau đó tiến hành thực hiện. Quy trình này cần thực hiện như sau:
Bước đầu tiên: có ý nghĩa rất quan trọng là giải thích, giảng giải và đưa ra các minh họa cụ thể để truyền đạt đến nhân viên về tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu hoạt động. Khẳng định tầm quan trọng của tầm nhìn, sứ mệnh. Qua đó mỗi nhân viên sẽ ý thức việc họ làm là vì mục đích gì, kết quả làm việc của họ thì giúp ích và góp phần vào sự thành cơng của cơng ty như thế nào, khi đạt được thì họ sẽ được gì. Nói chung họ phải biết mình đang làm gì để đóng góp vào mục đích chung của cơng ty chứ khơng phải là sự tuân thủ. Khi họ đã hiểu được vai trò của họ thì sẽ tạo ra sự gắn bó chặt chẽ, chắp cánh những khát vọng của con người. Công việc sẽ trở thành một phần của việc theo đuổi mục đích rộng lớn hơn mà mục đích rộng lớn này thể hiện trong các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Bước thứ 2: Cần thông báo mục tiêu, kế hoạch của năm mới
Cuối chu kỳ kinh doanh mỗi năm, SEVN phải hoạch định, dự báo ra đưa ra các chỉ tiêu cụ thể cho năm mới như: % tăng của doanh số, tỷ lệ thỏa mãn khách hàng, % tăng lương, % tăng thưởng…và sau đó họp tồn thể nhân viên để cơng bố cho họ biết được mục đích của cơng ty để đạt được sứ mệnh. Và xác định rõ ràng chiến lược định hướng kinh doanh. Sau đó quản lý của mỗi phòng ban sẽ đưa ra các chỉ tiêu cụ thể của phịng mình nhằm đạt được mục đích chung của cơng ty. Sau đó cấp quản lý sẽ phân cơng trách nhiệm lại cho các nhân viên phịng mình.
Bước thứ 3: Cần xây dựng thang đo để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Tùy theo vị trí, nhân viên sẽ có cơng cụ đo lường hiệu quả công việc KPI riêng nhằm mục đích giúp người lãnh đạo có thể đánh giá năng lực cũng như định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên một cách rõ ràng và hợp lý