e. Xây dựng tập thể vững mạnh: chương trình One Schneider
3.2. Các giải pháp hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại SEVN
3.2.1.5. Cần có khẩu hiệu và tài liệu quảng bá bằng tiếng Việt
Câu khẩu hiệu “ Make the most of your energy” là “sử dụng năng lượng hiệu quả nhất” chính là cam kết về kết quả của cơng ty đối với khách hàng và vì là cơng ty nước ngồi nên để tiếng anh, vì đó là đặc trưng riêng của tập đồn Schneider Electric giống như Nokia: Conecting people, hay của Sony là make. believe …nhưng chúng ta đang làm kinh doanh tại Việt Nam do đó nên
dịch ra tiếng Việt để in trên các ấn phẩm quảng bá thương hiệu cho người Việt, hoặc để với hình thức song ngữ thì hiệu quả sẽ khả thi hơn.
3.2.1.6 Cần tăng cƣờng giao tiếp bằng tiếng Anh, cải thiện cách ăn mặc cho phù hợp với văn hóa cơng ty
Hiện nay hầu hết nhân viên đều giao tiếp viết nhau bằng tiếng Việt, chỉ sử dụng tiếng Anh để diễn đạt trong mail và tiếp xúc với đồng nghiệp người nước ngồi. Vì vậy nên có chương trình nói tiếng Anh trong cơng ty, vì chúng ta làm cho cơng ty nước ngồi nếu khơng nói được mà chỉ có viết thì vấn đề này rất bất cập. Thơng qua chương trình này sẽ giúp nhân viên giao tiếp tốt anh ngữ và giúp họ tự tin hơn khi sử dụng ngoại ngữ. Việc cấp user cho cá nhân tự học tiếng Anh cũng là một chương trình đào tạo nhằm giúp nhân viên cải thiện trình độ tiếng Anh để đáp ứng nhu cầu công việc.
Về mặt trang phục của nhân viên cũng phản ánh được văn hóa của cơng
ty. Theo văn hóa Pháp họ khơng thích kiểu rập khn, ăn mặc giống nhau vì họ thích thể hiện cá tính của mình, do đó trong employee handbook có yêu cầu tác phong chuyên nghiệp thể hiện qua ăn mặc lịch sự nghiêm túc, không nhất thiết là phải đồng phục như các cơng ty Việt Nam. Nhưng hiện nay vẫn có một số ít nhân viên ăn mặt thiếu chun nghiệp, khơng tơn trọng văn hóa cơng ty. Vì họ suy nghĩ rất đơn giản, bộ phận back –office ít khi gặp gỡ khách hàng nên mặc gì cũng được và họ cho rằng làm cơng ty nước ngồi thì ăn mặc thoải mái miễn sao công việc thực hiện tốt là được. Họ đâu biết rằng chính quần áo, phụ kiện và cả giày dép mặc đến cơng ty có thể làm tăng hoặc giảm phẩm chất, kỹ năng của bạn trong mắt người sử dụng lao động, đồng nghiệp và khách hàng. Do đó cần có những chuẩn về trang phục để nhân viên có thể tn theo chẳng hạn như: nói khơng với quần jean, áo thun, mang dép lê… vì hàng ngày có rất nhiều khách hàng đến giao dịch với chúng ta.
3.2.1.7 Cần giới thiệu kỹ Employee handbook (Sổ tay nhân viên) khi tiếp nhận nhân viên mới
Đây là cuốn sổ tay bao quát toàn bộ quyền và nghĩa vụ của nhân viên. Mặc dù bất cứ nhân viên nào cũng được phát 1 cuốn sổ tay nhân viên và tham gia buổi truyền đạt về định hướng nghề nghiệp khi trở thành nhân viên Schneider Electric Việt Nam. Nhưng đa số phần đông họ không đọc kỹ những quyền lợi và nghĩa vụ trong cuốn sổ này.
Do đó bộ phận nhân sự cần giới thiệu kỹ cuốn sách này cho nhân viên
mới để họ hiểu hết nội dung của nó mà thực hiện cho tốt trong q trình làm việc. Và đôi lúc cũng nhắc nhở nhân viên cũ về nội dung cuốn sách để họ thực hiện đúng. Tránh những trường hợp chuẩn bị nghỉ việc rồi mới mở sổ ra đọc xem mình được những quyền lợi gì và trách nhiệm phải làm gì. Đây là cuốn sổ rất hay nên khuyến khích mọi người tìm hiểu và phát huy hết nội dung của nó.
Việc này nên thực hiện ngay khi nhận nhân viên vào làm việc. Và sắp xếp ngay một cuộc họp triệu tập nhân viên tham gia đầy đủ để thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ tại SEVN.
3.2.1.8 Khách hàng là điều quan tâm hàng đầu (Customers first)
Chính mỗi nhân viên, từ thái độ, trách nhiệm, và công việc hằng ngày đều hướng đến sự thỏa mãn của khách hàng. Với mỗi khách hàng hài lòng là một đại sứ thiện chí của SEVN. Qua bảng khảo sát thì thái độ phục vụ, khả năng giao tiếp của nhân viên phục vụ khách hàng tương đối tốt theo cam kết SEVN đặt ra. Nhưng cần cải tiến bộ phận phục vụ khách hàng tốt hơn nữa để đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng:
- Chuyển các cuộc gọi đến đúng người cần gặp, không chuyển máy lịng vịng khơng giải quyết được vấn đề.
- Rút ngắn thời gian giao hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của khách hàng.
- Thực hiện tốt chế độ hậu mãi. Cam kết thực hiện đúng các chương trình khuyến mãi đã đưa ra, có chính sách giảm giá nhằm hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.
- Giải quyết nhanh các trường hợp bảo hành. Hàng bảo hành sửa chữa phải giao đúng hẹn, sửa đúng lỗi sản phẩm hoặc thay thế sản phẩm khác.
- Có chính sách thanh tốn linh hoạt. Phân vùng khách hàng thông
qua việc đánh giá khả năng tài chính mà có chính sách thanh tốn phù hợp.
3.2.2 Giải pháp nâng cao và thực hiện tốt những giá trị đƣợc chấp nhận (mức độ thứ hai)
Các giá trị này đã được chấp nhận và tồn tại vì vậy nên cần chấn chỉnh ngay trong năm 2011 để tạo tiền đề cho việc hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại SEVN.
3.2.2.1 Cần tổ chức giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh, mục đích tơn chỉ hoạt động cho nhân viên hoạt động cho nhân viên
Tầm nhìn, sứ mệnh và mục đích tơn chỉ hoạt động đã được tập đoàn xây dựng từ lâu và SEVN cũng đang thừa hưởng những giá trị đó. Trong chương 2 đã nói rõ, tầm nhìn “đạt được nhiều hơn trong khi sử dụng ít hơn nguồn tài nguyên thiên nhiên” chính là cái đích mà Schneider Electric ln muốn hướng đến. SEVN tin rằng đây là cơ hội tuyệt vời cho tất cả mọi người phát huy hết tiềm năng thực lực của mình đồng thời giảm thiểu được tác hại đến môi trường. Sứ mệnh nhiệm vụ của Schneider Electric là “giúp mọi người sử dụng năng lượng hiệu quả nhất”. Mục đích, tơn chỉ hoạt động, có 4 giá trị cơ bản mà Schneider Electric ln theo đuổi và lấy đó làm tơn chỉ hoạt động,
đó là: Nhiệt huyết, Cởi mở, Thẳng thắn và Hiệu quả. Với việc thực hiện các giá trị cốt lõi này, SEVN tin rằng sẽ tạo ra một môi trường làm việc tốt, trong đó mỗi người đều có cơ hội phát triển nhanh, và có một nền văn hóa vững mạnh làm tiền đề cho sự phát triển của công ty, đồng thời là cũng là nền tảng giúp công ty giữ được nhân tài. Và cuối cùng là định hướng phát triển: quan tâm phát triển nhân viên, cam kết phục vụ khách hàng, hiệu quả cao nhất, chấp nhận rủi ro, tinh thần đồng đội.
Về nền tảng là như vậy nhưng 70% nhân viên là chuyên về kỹ thuật, do đó sự hiểu biết về tầm nhìn, sứ mệnh là vấn đề rất cịn nhiều hạn chế. Qua bảng khảo sát chỉ có 35% là hiểu và cam kết thực hiện, 25% hơi đồng ý, cịn lại đến 40% khơng hiểu và cũng khơng đồng ý, điều này rất nguy hiểm vì dù chúng ta đang làm tốt những việc được giao nhưng khơng biết mục đích của việc làm đó thì kết quả thường khơng tốt. Như tiến sĩ Nguyễn Hữu Lam đã kết luận trong môn học nghệ thuật lãnh đạo:
- Tầm nhìn mà khơng có hành động thì chỉ là một giấc mơ.
- Hành động mà không có tầm nhìn chỉ đơn thuần là một hành động.
- Hành động mà kết hợp với tầm nhìn thì có thể thay đổi cả thế giới.
3.2.2.2 Cần có chƣơng trình triển khai cụ thể để thực hiện sứ mệnh và tôn chỉ hoạt động
Tầm nhìn, sứ mệnh đã được hình thành trong quá trình giải quyết các vấn đề thích ứng với bên ngoài và phối hợp bên trong tổ chức và đã hình thành từ rất lâu nên cần có chương trình hành động cụ thể để thực hiện đúng những giá trị này cần có một lộ trình giúp mọi người hiểu trước và sau đó tiến hành thực hiện. Quy trình này cần thực hiện như sau:
Bước đầu tiên: có ý nghĩa rất quan trọng là giải thích, giảng giải và đưa ra các minh họa cụ thể để truyền đạt đến nhân viên về tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu hoạt động. Khẳng định tầm quan trọng của tầm nhìn, sứ mệnh. Qua đó mỗi nhân viên sẽ ý thức việc họ làm là vì mục đích gì, kết quả làm việc của họ thì giúp ích và góp phần vào sự thành công của công ty như thế nào, khi đạt được thì họ sẽ được gì. Nói chung họ phải biết mình đang làm gì để đóng góp vào mục đích chung của cơng ty chứ khơng phải là sự tuân thủ. Khi họ đã hiểu được vai trị của họ thì sẽ tạo ra sự gắn bó chặt chẽ, chắp cánh những khát vọng của con người. Công việc sẽ trở thành một phần của việc theo đuổi mục đích rộng lớn hơn mà mục đích rộng lớn này thể hiện trong các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Bước thứ 2: Cần thông báo mục tiêu, kế hoạch của năm mới
Cuối chu kỳ kinh doanh mỗi năm, SEVN phải hoạch định, dự báo ra đưa ra các chỉ tiêu cụ thể cho năm mới như: % tăng của doanh số, tỷ lệ thỏa mãn khách hàng, % tăng lương, % tăng thưởng…và sau đó họp tồn thể nhân viên để cơng bố cho họ biết được mục đích của cơng ty để đạt được sứ mệnh. Và xác định rõ ràng chiến lược định hướng kinh doanh. Sau đó quản lý của mỗi phòng ban sẽ đưa ra các chỉ tiêu cụ thể của phịng mình nhằm đạt được mục đích chung của cơng ty. Sau đó cấp quản lý sẽ phân cơng trách nhiệm lại cho các nhân viên phịng mình.
Bước thứ 3: Cần xây dựng thang đo để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Tùy theo vị trí, nhân viên sẽ có cơng cụ đo lường hiệu quả công việc KPI riêng nhằm mục đích giúp người lãnh đạo có thể đánh giá năng lực cũng như định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên một cách rõ ràng và hợp lý và chính nhân viên cũng nỗ lực thực hiện công việc được giao một cách hăng say. Nhờ có cơng cụ đánh giá hiệu quả của công việc KPI mà động lực làm
việc của nhân viên được cải thiện đáng kể và điều này được thể hiện qua ý thức, thái độ cũng như tinh thần làm việc nhóm.
Bước thứ 4: Cần tổ chức, đánh giá kết quả hoạt động sau 1 tháng để có kế hoạch bổ sung, điều chỉnh kịp thời
Trong quá trình thực hiện cơng việc nhằm đi đến mục tiêu chung, SEVN nên tổ chức họp định kỳ 1 tháng để xác định được tỉ lệ đạt được và có mục tiêu phấn đấu hoàn thành kế hoạch năm không nên để đến 6 tháng mới họp một lần, vì ngày nay nền kinh tế luôn thay đổi nhanh chóng nên chúng ta cũng phải thay đổi nhanh để đạt được mục tiêu.
Bước thứ 5: Cần có hình thức khen thưởng kịp thời để tạo động lực phấn đấu cho nhân viên
Nên duy trì và phát triển hơn nữa chương trình EOM ( Employees of month), đây là chương trình nhằm khuyến khích, động viên những nhân viên đã có những đóng góp tích cực cho cơng ty và khách hàng của tháng thông qua đề nghị của quản lý phịng ban và góp ý của khách hàng. Nâng cao giá trị giải thưởng hơn nữa nhằm tăng động lực phát triển của nhân viên vì hiện tại mức thưởng 500.000 đồng là quá thấp. Đây là hình thức khen thưởng kịp thời nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên do đó cần phát huy.
Lý tưởng là những động lực, giá trị, ý nghĩa cao cả, sâu sắc, giúp con người cảm thông, chia sẻ và dẫn dắt họ trong nhận thức. Cảm nhận và xúc động trước sự vật và hiện tượng (theo Schein). Sứ mệnh hay lý tưởng của công ty là giúp mọi người sử dụng năng lượng hiệu quả nhất nhằm tạo cho môi trường xanh sạch…trong khi lý tưởng của nhân viên là kiếm được nhiều tiền, là danh phận….Do vậy, công ty nên cố kết hợp lý tưởng của tổ chức và của nhân viên làm một qua thoả mãn các nhu cầu của nhân viên thông qua giải pháp về mức độ thứ 3.
3.2.3 Giải pháp về đào tạo, tổ chức cán bộ, đãi ngộ khen thƣởng (mức độ thứ ba)
3.2.3.1 Cần có giải pháp thu hút và duy trì nhân viên làm việc tại SEVN
Sức mạnh của SEVN là nguồn nhân lực, thành quả của công ty là do nhân viên đóng góp, xây dựng nên. Việc nâng cao trình độ, chất lượng nguồn nhân lực, thu hút lao động có trình độ cao, từ các doanh nghiệp cùng ngành là yêu cầu cấp thiết nhất trong giai đoạn hiện nay. Nhưng thực trạng nhân viên di chuyển sang các công ty của đối thủ cạnh tranh chiếm tỷ trọng đáng lo ngại. Điều này là thách thức rất lớn đối với phòng nhân sự hiện nay. Vì vậy cần có giải pháp tối ưu trước hết là để giữ chân nhân viên cũ, tìm hiểu các ngun nhân di chuyển cơng tác và qua đó có chính sách thu hút các nguồn lực từ công ty đối thủ. Đây là chiến lược cần có lộ trình thực hiện chứ khơng thể giải quyết ngay chi phí sẽ tăng rất lớn ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Phân tích rõ 4 yếu tố làm nhân viên quyết định ra đi hay ở lại: môi trường, cơ hội phát triển, những quyền lợi và phúc lợi để giải quyết được điều này.
a) Cần hoàn thiện mơi trƣờng làm việc, bố trí thời gian làm việc linh hoạt
Qua các số liệu thu thập được từ bảng khảo sát, những ý kiến và cảm nghĩ của nhân viên được cấp trên cân nhắc chỉ có 27% trả lời rất đồng ý, điều này cho thấy có khoảng cách giữa nhân viên và cấp quản lý; và sự phối hợp giữa các bộ phận được khuyến khích có 34% nhân viên rất đồng ý. Điều này cho thấy mơi trường làm việc nói chung là thân thiện, hợp tác nhưng giữa nhân viên và cấp quản lý có khoảng cách, chưa thật sự thân thiện và cởi mở. Đối với cấp quản lý cần đáp ứng những yêu cầu sau :
+ Chia sẻ, trao quyền cho nhân viên để họ có trách nhiệm và thực hiện công việc độc lập, sáng tạo. Tin tưởng nhân viên, kiểm tra giám sát cơng việc, hạn chế kiểm sốt con người nhằm tạo cho họ niềm hứng thú trong công việc.
+ Thường xuyên trao đổi với nhân viên các hoạt động của phịng ban, mục đích kinh doanh, kết quả đánh giá qua đó cùng nhau tìm các giải pháp tối ưu cho phịng ban mình. Cơng việc này nên triển khai hàng tuần, quý, tháng và tổng kết hàng năm.
+ Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, khơng nói lịng vịng gây khó hiểu nhằm đi thẳng đến vấn đề để thuyết phục được nhân viên về những vấn đề nhạy cảm như lương, thưởng.
+ Bảo vệ nhân viên của mình, tạo mơi trường làm việc thân thiện và an toàn hơn nữa.
Thời gian làm việc ở SEVN từ 8h đến 17h. Nhưng để khắc phục những tác động từ bên ngồi như kẹt xe, đưa đón con, cơng việc đột xuất… nhân viên có thể bắt đầu từ 8h 30 – 9h đến 17h 30 – 18h. Tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên có thể chăm sóc con cái, lo việc nhà và việc công ty một cách họp lý nhất. Đánh giá hiệu quả làm việc dựa vào kết quả công việc hơn là quan tâm đến thời gian làm việc. Việc này nên áp dụng ngay trong năm 2011 để tạo cho môi trường làm việc tốt hơn.
b) Cần tạo cơ hội để nhân viên thăng tiến, học hỏi và phát triển, cơ hội nghề nghiệp, thuyên chuyển công việc sang bộ phận khác trong nội bộ công ty và quốc tế.
Qua bảng khảo sát, câu hỏi nhân viên nhận được mọi hỗ trợ cần thiết để thúc đẩy việc phát triển nghề nghiệp của mình, chỉ có 24% nhân viên hồn tồn đồng ý, điều đó cho thấy thực sự cấp quản lý chưa thật sự hỗ trợ, thúc