Các tiêu thức sàng lọc ứng viên
Tiêu thức sàng lọc ứng viên là những yêu cầu mà nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên phải đạt được. Để xác định được các tiêu thức sàng lọc ứng viên thì trước hết phải dựa vào yêu cầu, đặc điểm của công việc, phương hướng phát triển của tổ chức, bầu khơng khí trong tổ chức, chiến lược sử dụng nhân lực. Tiêu chuẩn lựa chọn thường thể hiện ở ba khía cạnh: Tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, tiêu chuẩn của phòng ban/ bộ phận và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc. Tiêu chuẩn của tổ chức thường liên quan đến phẩm chất giá trị của ứng viên mà tổ chức đó cho là có khả năng hồn thành tốt cơng việc như tính linh hoạt, thơng minh, tư duy tốt,… Mỗi phịng ban, bộ phận của tổ chức cũng có thể thêm các tiêu chuẩn riêng đối với các ứng viên, đặc thù cho bộ phận mình như chân thành,
biết quan tâm giúp đỡ người khác,… Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là những tiêu chuẩn liệt kê trong bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc. Thông thường tiêu chuẩn cá nhân là những tiêu chuẩn cần thiết nhưng chưa đủ để được tuyển dụng vào tổ chức. Từ đó, việc tuyển chọn cũng thường dựa trên ba nhóm tiêu thức chính sau đây (KSA):
- Tri thức chuyên môn (knowledge) - Kỹ năng hành nghề (Skill)
- Thái độ đối với nghề (Attitude)
Ngồi ra cịn có các tiêu thức liên quan tới yêu cầu về thể chất như sức khỏe, khả năng chịu đựng, khả năng hiểu biết về tổ chức,… Trên thực tế đối với các tổ chức áp dụng quản trị nhân lực theo quan niệm hiện đại, họ thường quan tâm đến việc xây dựng từ điển năng lực và khung năng lực gắn với từng vị trí cơng việc. Khi đó, cơ sở của sàng lọc ứng viên là dựa vào các tiêu chí phản ánh năng lực của người lao động gắn với đòi hỏi từ khung năng lực mà công việc đặt ra cùng với những yêu cầu có liên quan chứng tỏ ứng viên đó phù hợp hay khơng phù hợp với định hướng phát triển của tổ chức. Khi lựa chọn ứng viên, tổ chức sẽ phải sử dụng nhiều công cụ để đo lường các loại năng lực khác nhau mà ứng viên cần có. Ví dụ như các tiêu chí phản ánh năng lực chun mơn, các tiêu chí phản ánh năng lực cốt lõi, các tiêu chí phản ánh năng lực chung, năng lực lãnh đạo, năng lực giải quyết các tình huống bất ngờ nảy sinh trong thực hiện nghiệp vụ, năng lực giao tiếp, làm việc nhóm,… Đây là một trong những công cụ được coi là khoa học và chuẩn hóa. Mỗi ứng viên có những năng lực khác nhau ở những mức độ khác nhau. Vì vậy, cần tìm hiểu kỹ ứng viên và mức độ đáp ứng khung năng lực cho ví trí cơng việc. Ngồi ra, có thể khuyến khích các nhân viên cùng doanh nghiệp thể hiện sự đánh giá các vị trí tuyển dụng này bằng các hình thức khác nhau (như từ ngữ, hình ảnh,...) trên website riêng của nhà tuyển dụng để chia sẻ thông tin tuyển dụng. Đây là cách để nhà tuyển dụng có thể tự phát triển mối liên hệ của bản thân và cách nhìn nhận cũng trở nên khách quan hơn.
Các phương pháp sàng lọc ứng viên
Có được cơng cụ sàng lọc khoa học, hữu hiệu mới có thể đảm bảo cho tổ chức tuyển dụng được những ứng viên phù hợp. Dưới đây là một số công cụ sàng lọc thường được tổ
chức áp dụng. Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một hay kết hợp một số phương pháp sàng lọc được trình bày dưới đây.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên
Sau khi đăng tuyển dụng tìm người tổ chức sẽ nhận được một lượng hồ sơ ứng viên. Số lượng và chất lượng hồ sơ phụ thuộc vào hiệu quả của hoạt động tuyển mộ. Nhà tuyển dụng sẽ mất khá nhiều thời gian lọc hồ sơ giúp tìm ra ứng viên phù hợp nhất. Sàng lọc hồ sơ hiệu quả sẽ gíúp tổ chức tăng cơ hội thu hút được ứng viên giỏi đến phỏng vấn và tuyển được người tài, loại bớt những ứng viên khơng phù hợp với u cầu của vị trí tuyển dụng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng. Thơng qua hồ sơ của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được một phần thơng tin về ứng viên đó, tìm ra được những ứng viên tiềm năng lọt vào các bước sàng lọc tiếp theo hoặc để tuyển dụng. Thông thường sàng lọc hồ sơ là bước sàng lọc đầu tiên và được kết hợp với một số phương pháp sàng lọc khác để tuyển được ứng viên phù hợp. Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng và yêu cầu riêng của từng nhà tuyển dụng, hồ sơ ứng viên được xem xét theo nhiều khía cạnh như:
- Các văn bằng, tính hợp lệ của văn bằng, tính rõ ràng của lý lịch, chữ viết, văn phong và các khía cạnh liên quan khác.
- Học vấn, kinh nghiệm, các q trình cơng tác, một số sản phẩm/tài liệu minh chứng cho kinh nghiệm bản thân.
- Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân. - Thư giới thiệu
- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng,…
Hồ sơ sẽ được phân chia làm 3 loại chủ yếu như sau: Hồ sơ loại bỏ ngay (không đáp ứng được các tiêu chuẩn cơ bản, không rõ thông tin); Hồ sơ còn nghi ngờ; Hồ sơ tạm chấp nhận. Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bỏ ngay các ứng viên khơng đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. Các hồ sơ còn nghi ngờ và hồ sơ tạm chấp nhận sẽ được mời để tham dự giai đoạn kế tiếp. Để chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng, mỗi tổ chức nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau. Sau khi kiểm tra, phỏng vấn và khám sức khỏe các kết quả tương ứng sẽ bổ sung vào hồ sơ.
Sàng lọc qua thư giới thiệu (Letter of Reference)
Thư giới thiệu cho thấy những đánh giá, nhận xét của cá nhân người viết về ứng viên. Nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy ứng viên trong con mắt khách quan của người khác. Cách thức thực hiện: Người giới thiệu sẽ viết một bức thư gửi cho nhà tuyển dụng để nêu một số thông tin về ứng viên. Thông thường thư giới thiệu bao gồm những nội dung chính sau:
- Giới thiệu về người viết - Mục đích của bức thư
- Mối quan hệ của người viết với người được giới thiệu - Nhận xét, đánh giá của người viết về người được giới thiệu - Thông tin liên hệ của người viết.
Khi xem xét thư giới thiệu, cần tập trung vào những ý kiến của người giới thiệu về những đặc điểm, đặc trưng của người được giới thiệu như các phẩm chất nổi bật, khả năng chun mơn, tính cách,… (trung thực, nhiệt tình, ham học hỏi, ứng viên là người hướng nội hay hướng ngoại,…). Dựa vào những đặc điểm ấy mà tổ chức xem xét có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay khơng. Một lá thư giới thiệu vẫn là một công cụ hữu dụng để nhà tuyển dụng tiếp cận người giới thiệu nhằm có cuộc trao đổi trực tiếp về khả năng làm việc của ứng viên. Một cuộc gọi/cuộc gặp có thể giải quyết nhiều vấn đề. Đầu tiên, nó đảm bảo tính xác thực của lá thư giới thiệu. Thứ hai, nó sẽ cho phép nhà tuyển dụng đề cập thẳng những vấn đề nảy sinh trong lá thư. Thứ ba, nó sẽ cho phép nhà tuyển dụng hỏi những câu hỏi liên quan đến biểu hiện trong công việc mà lá thư khơng nêu ra. Thứ tư, nó sẽ giúp nhà tuyển dụng phát hiện ra liệu đây có phải là một trong những lá thư mà tự ứng viên thổi phồng. Ưu điểm: Giúp nhà tuyển dụng có thêm nguồn thơng tin đánh giá khách quan về ứng viên. Nhược điểm: Mức độ tin tưởng của nội dung đánh giá, thông thường ứng viên sẽ chọn người giới thiệu là người thân quen nên thơng tin có thể được “tơ hồng”. Điều kiện áp dụng: Đây có thể là một kênh tham khảo thêm về thông tin ứng viên, cần lựa chọn người giới thiệu là người có uy tín và xác minh tính chính xác của thơng tin giới thiệu.
Thư ứng tuyển là một lá thư thư ứng viên tự viết để bày tỏ nguyện vọng của ứng viên về vị trí họ đang thấy phù hợp và mong muốn ứng tuyển. Cách thức thực hiện: Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên nộp thư ứng tuyển cùng sơ yếu lý lịch trong hồ sơ. Thư ứng tuyển tùy theo yêu cầu và mục đích của nhà tuyển dụng có thể viết tay hoặc đánh máy. Thông thường thư ứng tuyển bao gồm các nội dung chính sau:
- Thơng tin cá nhân (vắn tắt) - Lý do ứng tuyển
- Mục tiêu nghề nghiệp - Sự phù hợp với công việc - Bày tỏ nguyện vọng - Cảm ơn
Nội dung thư ứng tuyển thường giống như một bài văn, gồm 3 phần mở, thân và kết. Mở: Trình bày tại sao ứng viên lại biết có thơng tin tuyển dụng của tổ chức, chứng minh là ứng viên hiểu về tổ chức đó và trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng. Thân: Nói về học vấn, tay nghề và kinh nghiệm của mình, cũng như những lợi ích mà mình có thể đóng góp cho doanh nghiệp. Kết: Xin được gặp người có trách nhiệm tuyển dụng để được trao đổi thêm hoặc dự phỏng vấn. Mong muốn được vào làm việc tại tổ chức. Trong thư ứng tuyển ứng viên đã cung cấp cho nhà tuyển dụng những thơng tin cơ bản về họ. Vì vậy thư ứng tuyển rất có ích trong việc loại bớt những ứng viên khơng phù hợp với yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng. Ưu điểm: Thư ứng tuyển là một cách hữu ích và hiệu quả để đánh giá kỹ năng viết, khả năng truyền đạt, chính tả và mức độ học vấn tổng quan của một ứng viên tiềm năng. Nếu là thư viết tay còn giúp nhà tuyển dụng đánh giá chữ viết và sự cẩn thận của ứng viên. Giúp tìm kiếm những ứng viên có sự đầu tư cho thư ứng tuyển một cách nghiêm túc. Ứng viên dành thời gian để chỉnh sửa và viết nên lá thư của riêng mình nghĩa là họ có mối quan tâm lớn với tổ chức và công việc đang ứng tuyển. Nhược điểm: Khơng có nhiều thơng tin cụ thể, tính chính xác của thơng tin có thể bị ảnh hưởng bởi người viết. Điều kiện áp dụng: Nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên gửi thư ứng tuyển cùng hồ sơ ứng viên để đánh giá thêm một số
thông tin cần thiết. Công cụ này thường được áp dụng đối với vị trí tuyển dụng là lao động gián tiếp.
Sàng lọc qua sơ yếu lý lịch/CV (Curriculum Vitae)
CV là viết tắt của Curriculum Vitae hay còn gọi là sơ yếu lý lịch cá nhân tự thuật, bao gồm các thông tin về bản thân dùng để ứng tuyển việc làm, thường được nộp kèm đơn xin việc. CV có thể theo mẫu hoặc khơng theo mẫu. Nếu cần thiết nhà tuyển dụng có thể xây dựng biểu mẫu dành cho ứng cử viên. Phiếu này giúp người tiến hành tuyển dụng trong quá trình sơ tuyển dễ theo dõi, đánh giá hoặc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để sàng lọc tự động. Một bản CV thường bao gồm các nội dung sau:
- Thơng tin cá nhân - Vị trí ứng tuyển - Mục tiêu
- Trình độ - Kỹ năng - Kinh nghiệm
- Điểm mạnh, điểm yếu - Sở thích
-Thông tin tham khảo
Cách thức thực hiện: Để sàng lọc hồ sơ, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các bước sau: Bước 1: Xây dựng tiêu chí sàng lọc hồ sơ theo vị trí tuyển dụng. Trong q trình sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng thường đánh giá theo một số tiêu chí về hình thức và nội dung. Về hình thức: CV trình bày rõ ràng, cẩn thận, sạch sẽ, khơng sai lỗi chính tả; thống nhất về định dạng, font chữ, cỡ chữ, cách dòng... Điều này thể hiện sự kỹ lưỡng, nghiêm túc của ứng viên và được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Về nội dung: Ứng viên cần cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu CV một cách ngắn gọn súc tích, cho thấy sự tơn trọng và tính nghiêm túc, có đầu tư của ứng viên với vị trí tham gia ứng tuyển. Ngồi ra cần lưu ý đến sự khác biệt và nổi bật trong hồ sơ ứng viên như ứng viên nêu bật được điểm mạnh, kinh nghiệm, tài năng của mình. Nhà tuyển dụng sẽ xem xét sự phù hợp của ứng viên về các mặt như trình độ học vấn, quá trình đào tạo, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm
việc, địa điểm làm việc, ngoại hình, yêu cầu về thu nhập, mức độ gắn bó trong cơng việc ở quá khứ,… Để sàng lọc hồ sơ hiệu quả nhà tuyển dụng cần xác định tiêu chí sàng lọc một cách rõ ràng. Bởi vì, tùy vào vị trí để đặt ra các tiêu chí khác nhau, tỷ trọng giữa các tiêu chí khác nhau. Cần liệt kê những kiến thức, kỹ năng, thái độ quan trọng mà vị trí tuyển dụng yêu cầu. Đây là danh sách những điều mà vị trí đăng tuyển u cầu, trong đó nhà tuyển dụng sẽ liệt kê những yêu cầu tuyển dụng theo trật tự về tầm quan trọng.
Bước 2: Tổng hợp, phân loại hồ sơ theo vị trí tuyển dụng. Sau khi kết thúc thời gian tiếp nhận hồ sơ ứng viên, bộ phận nhân sự tổng hợp, tiến hành phân loại hồ sơ theo vị trí tuyển dụng để sàng lọc theo các tiêu chí đã xây dựng.
Bước 3: Sàng lọc hồ sơ theo tiêu chí đã chọn. Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí (kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức lương yêu cầu,…).
Bước 4: Lập ra danh sách hồ sơ ứng viên đạt yêu cầu. Lập ra danh sách các ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của tổ chức. Sắp xếp hồ sơ của ứng viên để hỗ trợ hội đồng tuyển dụng đối chiếu thơng tin trong q trình phỏng vấn/thi tuyển tiếp theo
Bước 5: Lưu trữ cơ sở dữ liệu ứng viên (data base) để sử dụng khi cần thiết. Ưu điểm: Bản CV cung cấp khá nhiều các thông tin cơ bản nhất, cho phép nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về ứng viên. Qua bản CV nhà tuyển dụng cũng đánh giá được khả năng trình bày, tính cẩn thận và mức độ đầu tư cho bản CV. Nhược điểm: Do chưa gặp trực tiếp ứng viên nên một số thơng tin có thể bị hiểu sai lệch, ứng viên có thể cung cấp thơng tin khơng chính xác nhằm gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Điều kiện áp dụng: Công cụ này được ứng dụng cho hầu hết tất cả các công việc, đối với đối tượng công nhân sản xuất thường bản lý lịch sẽ là mẫu có sẵn với một số thơng tin cơ bản.
3.2 Phỏng vấn
Phỏng vấn là khâu quan trọng và áp dụng rộng rãi nhất (thường được sử dụng hai lần, tại vòng sơ khảo và vòng chuyên sâu) nhằm tìm hiểu ứng viên trên nhiều khía cạnh không những về kiến thức chuyên môn, sở trường và sở thích mà cịn về các nét đặc thù cá nhân như: tướng mạo, tác phong, tính tình, hành vi, thái độ, cử chỉ… Phỏng vấn có tính
chất tương tác hai chiều, có thể giúp cho hai bên, cả doanh nghiệp lẫn ứng viên, đáp ứng nhu cầu tìm hiểu thơng tin về nhau.
Hình 3.1 Doanh nghiệp và ứng viên tìm hiểu nhau
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Khác hẳn so với hình thức trắc nghiệm, phỏng vấn cung cấp cho chúng ta những thông tin trực tiếp, đáng tin cậy nhất về ứng viên thông qua giao tiếp tương tác hai chiều giúp ta dò xét được thái độ và cách thể hiện của ứng viên trong quá trình trả lời các câu hỏi. Sau đây là một số hình thức phỏng vấn điển hình và hay được sử dụng nhất.