2 Đối với một số vị trí cơng tác có liên quan tới an ninh quốc gia như, quân đội, ngân hàng…
4.2 Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng
Trong q trình tuyển dụng có thể xảy ra các khả năng cho các ứng viên như sau: Năng lực hồn thành
cơng việc của ứng viên
Quyết định tuyển chọn Loại bỏ Tuyển dụng Tốt (2) Sai lầm (đánh giá quá thấp) (1) Chính xác Khơng tốt (3) Chính xác (4) Sai lầm
(đánh giá quá cao)
Ơ số 1 và ơ số 3 chỉ các quyết định tuyển dụng chính xác: Tuyển được ứng viên có khả năng thực hiện tốt cơng việc và loại bỏ những ứng viên khơng có khả năng thực hiện công việc; trong ô số 2 Hội đồng tuyển dụng đã đánh giá ứng viên thấp hơn khả năng thực tế. Có thể vì một số biểu hiện sơ suất nào đó của ứng viên hoặc ứng viên thiếu bình tĩnh trả
• Cam kết với cá nhân thấp, hợp đồng làm việc ngắn hạn
• Cần thời gian để thử thách đối với người ngồi mới vào
• DN ln mở rộng cửa đối với NV mới
• Chú trọng thành tích cá nhân
• Đổi mới trong nội bộ để sáng tạo
• Chú trọng đề bạt nội bộ
• Xây dựng tinh thần làm việc nhóm và sự gắn bó dài lâu
• Khen thưởng theo thành tích cá nhân • Chú trọng phát triển năng lực NV • Vẫn bổ sung nhân lực mới nhưng vẫn chú ý tính trung thành của NV Dịng cu n g ứ nng Bên ngồi Dịng phân cơng bố trí Bên trong Đóng góp nhóm Đóng góp cá nhân
lời không gẫy gọn. Ngược lại,, trong ô số 4 Hội đồng đã đánh giá quá cao ứng viên nên đẵ tuyển dụng vào doanh nghiệp ứng viên không phù hợp với nhu cầu công việc và thực hiện công việc ở mức kém. Thiệt hai do sai lầm đánh giá ứng viên quá cao có thể thấy được qua chất lượng thực hiện cơng việc, doanh nghiệp phải phí tổn để tuyển ứng viên mới.
Khi phân tích hiệu quả hoạt động tuyển dụng cần thu thập các loại thơng tin sau: -Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển dụng
-Số lượng và chất lượng các hồ sơ dự tuyển
-Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối chấp nhận công việc ở một mức lương nhất định
-Kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới được tuyển dụng -Số lượng nhân viên mới được tuyển dụng bỏ việc
Cần lưu ý phân tích hiệu quả củ các nguồn tuyển dụng khác nhau (quảng cáo, thông qua các trung tập dịch vụ việc làm, giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp). Mỗi nguồn tuyển chọn thường sẽ có mộ kết quả khác nhau về mức độ thanhg công của các ứng viên và các chi phí đối với một ứng viên. Những phân tích trên sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách và biện pháp tương ứng nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng trong tương lai.
Sau đây là 5 chỉ số đo lường hiệu quả thông dụng nhất trong ngành tuyển dụng: tỉ lệ chuyển đổi ứng viên (từ nộp đơn sang vòng phỏng vấn), kết quả khảo sát về trải nghiệm ứng viên, tốc độ tuyển dụng, tỉ lệ ứng viên nhận việc sau khi trúng tuyển, và tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng.
a) Tỉ lệ chuyển đổi ứng viên từ nộp đơn sang vòng phỏng vấn
Tỉ lệ chuyển đổi ứng viên từ giai đoạn nộp đơn sang giai đoạn phỏng vấn cho biết phần trăm ứng viên lọt vào vịng phỏng vấn cho mỗi vị trí tuyển dụng trên tồn bộ đơn xin việc. Ví dụ như trong 100 đơn xin việc có 5 ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn, như vậy tỉ lệ chuyển đổi là 5%. Chỉ số về tỉ lệ chuyển đổi ứng viên giữa 2 giai đoạn này đóng góp rất lớn vào việc đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng. Khi nhìn vào con số này, ta sẽ biết được “phễu tuyển dụng” của mình có đang bao gồm những ứng viên thực sự chất lượng hay khơng. Đồng thời, bạn hồn tồn có thể kiểm tra nguồn ứng viên để nhận biết đâu là nguồn
cung cấp cho bạn nhiều ứng viên phù hợp nhất, từ đó cắt giảm chi phí cho những nguồn kém hiệu quả hơn. Cuối cùng, dựa vào tỉ lệ chuyển đổi ứng viên từ nộp đơn sang phỏng vấn, ta sẽ dễ dàng tìm ra những giả định về các vấn đề cần giải khuyết trong khâu chuyển đổi này, sau đó đưa ra một “kịch bản” chiến lược giúp quá trình tuyển dụng trở nên trơn tru hơn, đạt tỉ lệ thành công lớn hơn.
b) Kết quả khảo sát về trải nghiệm ứng viên
Kết quả khảo sát về trải nghiệm ứng viên là những ý kiến phản hồi mà nhà tuyển dụng thu thập được từ các ứng viên của mình trong suốt quá trình tuyển dụng. Ý kiến phản hồi càng tích cực, cơ hội chuyển đổi thành công ứng viên càng cao. Các ứng viên sẽ đánh giá doanh nghiệp của doanh nghiệp thông qua trải nghiệm tuyển dụng của bản thân. Họ nhìn nhận cách nhà tuyển dụng tiếp cận mình để đánh giá về thái độ của doanh nghiệp đối với các nhân viên nếu như họ được nhận vào làm việc. Bởi vậy, dựa vào những ý kiến phản hồi thu được từ khảo sát trải nghiệm ứng viên, ta sẽ hiểu hơn về những suy nghĩ của ứng viên và cung cấp những trải nghiệm hoàn hảo nhất cho họ. Đây là một cách thức rất hiệu quả để gia tăng tỉ lệ chuyển đổi ứng viên và nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.
c) Tốc độ tuyển dụng
Chỉ số về tốc độ tuyển dụng cho biết cần trung bình một khoảng thời gian bao lâu để có thể tuyển dụng được một ứng viên. Ví dụ như từ khi ứng viên nộp đơn xin việc cho đến vòng phỏng vấn mất 15 ngày, từ buổi phỏng vấn cho tới khi thông báo trúng tuyển mất 5 ngày, từ khi thông báo trúng tuyển đến ngày ứng viên trở thành nhân viên chính thức mất 5 ngày. Như vậy, tổng số ngày cần để tuyển dụng của vị trí này là 20 ngày. Chỉ số về tốc độ tuyển dụng giúp ta xác định các khâu chưa hiệu quả để cải thiện chất lượng quá trình tuyển dụng. Thứ nhất, dữ liệu này chỉ ra các “nút thắt” đang tồn tại trong q trình tuyển dụng khiến ứng viên khơng thể chuyển sang các bước tiếp theo. Từ đây, team tuyển dụng sẽ đánh giá tình hình và đưa ra cách giải quyết phù hợp. Thứ hai, tốc độ tuyển dụng cũng cho thấy team tuyển dụng có đang đưa ra các quyết định nhanh chóng hay khơng, có cần cải thiện về thời gian đưa ra các quyết định này hay không.
Tỉ lệ ứng viên ứng viên nhận việc sau khi được trúng tuyển cho biết có bao nhiêu ứng viên trúng tuyển xác nhận sẽ gia nhập vào đội ngũ nhân sự của cơng ty. Ví dụ như trong 3 nhân viên trúng tuyển vào vị trí Marketing Executive, có 2 ứng viên phản hồi xác nhận vị trí trúng tuyển, như vậy tỉ lệ là 66.7%. Chỉ số này cho biết về hiệu quả làm việc của team tuyển dụng. Tỉ lệ ứng viên nhận việc cao đồng nghĩa với việc team tuyển dụng đã đưa ra những quyết định tuyển dụng chính xác, đánh giá ứng viên qua các vịng tuyển dụng một cách kĩ càng, cẩn thận, cung cấp cho ứng viên những trải nghiệm tốt và tạo ảnh hưởng, gây ấn tượng nhất định đối với các ứng viên.
e) Tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng
Con số này cho biết team của bạn đạt được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu tuyển dụng đặt ra ban đầu. Ví dụ như chỉ tiêu tuyển dụng vị trí Sales Representative của Quý 1 là 20 người, và cả team tuyển dụng được 15 người, như vậy tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng là 75%. Chỉ tiêu đặt ra càng khoa học, chiến lược được vạch ra để hoàn thành chỉ tiêu sẽ càng cụ thể và hiệu quả hơn. Chính bởi vậy nên ngay từ bước đặt chỉ tiêu, nhà tuyển dụng cần cân nhắc rất kĩ về khoảng thời gian bỏ ra để thu thập được những ứng viên chất lượng về “phễu tuyển dụng”, bao lâu để đưa họ qua từng vòng tuyển dụng và cuối cùng chốt số lượng ứng viên trúng tuyển. Việc liên tục đặt ra chỉ tiêu, theo dõi tiến trình và làm báo cáo sẽ giúp các kế hoạch tuyển dụng được theo sát một cách kĩ càng, đảm bảo tiến độ cho team và mang về cho doanh nghiệp những kết quả tuyển dụng tốt nhất.
Đo lường hiệu quả khơng khó, nhưng quan trọng nhất là xác định được các chỉ số phù hợp và cần thiết để có được những đánh giá hiệu quả tuyển dụng chính xác. Trong đó, tỉ lệ chuyển đổi ứng viên, kết quả khảo sát về trải nghiệm ứng viên, tốc độ tuyển dụng, tỉ lệ ứng viên nhận việc sau khi trúng tuyển và tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng là 5 chỉ số đo lường rất thực tế và sát với công việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
Một số tiêu chí đánh giá cơng tác tuyển chọn nhân lực
Tỷ lệ sàng lọc/tỷ lệ tuyển chọn thực tế
Số người được tuyển dụng thực tế
Tỷ lệ tuyển chọn thực tế = ------------------------------------------ x100 (%) Số người tham gia ứng tuyển
Khi tỷ lệ này càng nhỏ thì thủ tục tuyển chọn càng trở nên có giá trị hơn, đặc biệt là với các vị trí cơng việc quan trọng. Tuy nhiên, tỉ lệ này sẽ chỉ có ý nghĩa khi nhà tuyển dụng đang bám sát các tiêu thức/tiêu chí trong lựa chọn ứng viên (ln đảm bảo về chất lượng tuyển dụng) nghĩa là, có nhiều ứng viên tiềm năng. Bởi nếu số lượng hồ sơ thu được lớn nhưng lại có nhiều hồ sơ chứng tỏ ứng viên khơng đạt tiêu chuẩn thì tỉ lệ tuyển chọn nhỏ cũng khơng có ý nghĩa phản ánh đúng chất lượng của tuyển dụng.
Tỷ lệ tuyển chọn thực tế qua từng bước:
Số người được tuyển qua bước i
Tỷ lệ tuyển chọn thực tế bước i = ----------------------------------------- x100 (%) Số người tham gia ứng tuyển bước i
Tỷ lệ này cho biết trong quy trình tuyển chọn ở bước thứ i (ví dụ bước phỏng vấn) tỷ lệ tuyển chọn là bao nhiêu, chỉ tiêu này có ý nghĩa tương tự tỷ lệ tuyển chọn thực tế phía trên nhưng được tính riêng cho từng bước. Tỷ lệ này giúp nhà tuyển dụng biết được mức độ khắt khe của từng vịng và có kế hoạch sàng lọc hợp lý với tỷ lệ dự kiến ban đầu. Các tổ chức thường hay có vịng loại hồ sơ có tỷ lệ sàng lọc nhỏ nhất và bước thử việc có tỷ lệ cao nhất gần bằng 1.
Thông tin về tổ chức mà ứng viên có được sau tham gia tuyển chọn: Những thơng tin mà ứng viên có được về tổ chức, về công việc sau mỗi bước tuyển chọn (đặc biệt là bước phỏng vấn) cho thấy một phần hiệu quả của công tác tuyển chọn đã giúp ứng viên hiểu rõ hơn về các yêu cầu đối với ứng viên, công việc và tổ chức.
Kết quả thực hiện công việc của người lao động mới được tuyển: Số sáng kiến trong
công việc của nhân viên mới; số nhân viên mới vi phạm quy trình thao tác, vi phạm kỷ luật lao động..v.v.. Kết quả này được xác định qua những cống hiến và thành tích của lao động trong quá trình làm việc tại tổ chức, qua sự đánh giá của cán bộ trực tiếp quản lý nhân viên và thông qua số lượng nhân viên mới được tiếp tục ký hợp đồng có thời hạn lâu dài hơn sau khi kết thúc giai đoạn thử việc. Chỉ tiêu này đánh giá về hiệu quả của cơng tác tiếp đón và định hướng nhân viên mới, đồng thời là chất lượng của công tác tuyển chọn. Kết quả này thu được càng cao càng tốt.
Đánh giá của ứng viên về công tác tuyển chọn: Những đánh giá của ứng viên về từng bước trong quy trình tuyển chọn cho thấy sự hài lịng hay khơng hài của họ về tính chun nghiệp, sự cơng bằng và hợp lý trong các bước tuyển chọn. Tổ chức có thiếu sót gì trong các khâu chuẩn bị, tổ chức thực hiện, cơ sở vật chất, người tham gia tuyển dụng... hay khơng. Để có được đánh giá này tổ chức có thể lấy ý kiến thơng qua phỏng vấn hay phiếu hỏi đối với cả ứng viên thành công và không thành công.
Chất lượng ứng viên: Chất lượng ứng viên qua từng vòng tăng lên chứng tỏ các vịng sàng lọc trước đã có hiệu quả loại bỏ bớt những ứng viên khơng phù hợp. Kết quả cuối cùng tổ chức có lựa chọn được người đáp ứng yêu cầu công việc, phù hợp với tổ chức hay không cho thấy hiệu quả của cả q trình tuyển chọn nói riêng và tuyển dụng nói chung.
Một số tiêu chí đánh giá cơng tác tuyển dụng nhân lực
Tỷ lệ tuyển dụng thực tế và dự kiến/ tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển = Số người thực tế được tuyển x 100%
Nhu cầu tuyển dụng
Tỷ lệ này càng gần 1 càng tốt, điều đó chứng tỏ rằng nhà tuyển dụng đã tuyển đúng, đủ số người vào các vị trí cần tuyển. Nếu tỷ lệ này nhỏ hơn 1 tức là nhà tuyển dụng không tuyển đủ số người vào các vị trí cần tuyển mặc dù đã cố gắng hết sức chứng tỏ các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 1 tức là nhà tuyển dụng tuyển nhiều hơn so với lượng lao động dự kiến chứng tỏ chất lượng lao động đáp ứng đủ hoặc tốt hơn yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Tỷ lệ người lao động (NLĐ) mới tuyển cần đào tạo bổ sung: NLĐ phải đào tạo bổ sung
Tỷ lệ NLĐ mới tuyển cần đào tạo bổ sung = ------------------------------ x 100 (%) NLĐ trúng tuyển
Nếu tỷ lệ này cao, tức là doanh nghiệp phải đào tạo bổ sung cho nhiều lao động mới được tuyển trước khi giao việc chính thức cho họ. Điều đó chứng tỏ chất lượng ứng viên chưa tốt trong khi doanh nghiệp đang cần gấp nhân lực hoặc phương pháp lựa chọn không hợp lý, chỉ tiêu đưa ra đánh giá không phù hợp với tiêu chuẩn người lao động đang cần
chọn, hoặc cũng có thể doanh nghiệp chưa thực hiện tốt các nguyên tắc tuyển dụng hoặc trình độ của cán bộ tuyển dụng cịn hạn chế. Tất cả điều này đều phản ánh chất lượng của công tác tuyển dụng không cao. Ngược lại, nếu tỷ lệ này thấp, đặc biệt bằng không chứng tỏ chất lượng tuyển dụng tốt, người lao động đủ năng lực thực hiện công việc mà không cần đào tạo bổ sung.
Tỷ lệ hồn thành cơng việc:
Tỷ lệ hồn thành cơng việc = (Số người hồn thành cơng việc/Số người trúng tuyển) * 100. Tỷ lệ hồn thành cơng việc phản ánh chất lượng làm việc của những người được tuyển. Nếu họ hăng say nhiệt tình làm việc, cố gắng phát huy hết khả năng của bản thân thì sẽ hồn thành cơng việc trong thời gian ngắn nhất với hiệu quả cao nhất, tức là tỷ lệ hồn thành cơng việc cao. Ngược lại, nếu tỷ lệ này thấp thì cơng tác tuyển dụng chưa đạt hiệu quả vì chưa tìm được những người thực sự nhiệt tình trong cơng việc hoặc chưa tìm được người có đủ khả năng để hồn thành cơng việc đó.
Chi phí tuyển dụng bình qn: Chỉ tiêu chi phí cũng phản ánh hiệu quả tuyển dụng. Tổng chi phí tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng bình qn = Tổng số người được tuyển dụng
Khó có thể nói rằng cứ chi phí tuyển dụng thấp là tốt. Chi phí tuyển dụng bình qn thấp gắn với chất lượng lao động tuyển dụng tốt sẽ khẳng định hiệu quả chi phí chi cho tuyển dụng là cao Chỉ có thể đánh giá chi phí tuyển dụng một cách tương đối thông qua