e) Kiểm tra thực hiện các mẫu công việc – nhằm đánh giá kinh nghiệm và khả năng
4.1 Quy trình tuyển dụng
Tìm được người giỏi hay người phù hợp với u cầu vị trí cơng việc rất quan trọng. Nếu tuyển dụng không đúng người vừa gây nhiều tốn kém và mất thời gian. Hiện nay, có một số doanh nghiệp vẫn còn đang khá lúng túng, bối rối và thiếu linh hoạt cũng như sự chuyên nghiệp trong một vài khâu tuyển dụng. Điều này khiến cho nhiều ứng viên đã để lại nhận xét và phản ánh khơng mấy tích cực trên những group, cộng đồng HR, tìm việc làm. Chúng ta đều biết rằng, một quy trình tuyển dụng tốt chính là quy trình giúp cho cơng ty, doanh nghiệp tìm kiếm, sàng lọc, giữ chân được những người tài, những nhân viên ưu tú, song song đó là giúp họ hồ nhập được với đồng nghiệp với mơi trường và văn hố của cơng ty. Người tài ln được các cơng ty săn đón cùng với nhiều chính sách, đãi ngộ cạnh tranh và hấp dẫn. Tìm được người giỏi hay người phù hợp với yêu cầu vị trí cơng việc rất quan trọng. Nếu tuyển dụng không đúng người vừa gây nhiều tốn kém và mất thời gian. Chính vì vậy các nhà tuyển dụng cần vạch ra cho mình một quy trình tuyển dụng khoa học và hiệu quả.
Quy trình tuyển dụng thường khác nhau giữa các doanh nghiệp tùy thuộc quy mô, lĩnh vực hoạt động, nhưng vẫn đảm bảo các nội dung sau:
Hình 4.1. Quy trình tuyển dụng
(Nguồn: Tác giả)
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự, khâu này quyết định bạn có thành cơng hay khơng. Bạn càng chuẩn bị cụ thể, chi tiết và hợp lý thì càng dễ thực hiện và hiệu quả. Nói cách khách, bước chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng như là nền tảng, đòn bẩy để tạo đà cho các bước tuyển dụng tiếp theo. Ngay cả những công việc nhỏ nhất như thời gian tuyển dụng, yêu cầu ứng viên, thông báo tuyển dụng cần những gì, mơ tả cơng việc, .. cũng phải cần chuẩn bị kĩ lưỡng và chi tiết. Để kích thích và tăng tính hấp dẫn, thu hút được các ứng viên xuất sắc, các nhà tuyển dụng nên chuẩn bị chu đáo phần giới thiệu về công ty của mình, diễn giải một cách ngắn gọn, hấp dẫn và đẩy đủ các thơng tin quan trọng nhát về cơng ty, văn hố, con người. Nhà tuyển dụng nên lưu ý một điểm, khơng nên nói những cái khơng đúng với thực tế, điều này dễ khiến các ứng viên mất lịng tin. Một phần quan trọng khơng kém chính là bản mơ tả cơng việc về vị trí, yêu cầu mà công việc đặt ra, quyền lợi, nghĩa vụ của ứng viên cùng với những điều kiện làm việc để các ứng viên đánh giá bản thân xem đã phù hợp và đáp ứng được những yêu cầu của cơng ty hay chưa. Bên cạnh đó, bản chi tiết về quyền lợi, tiền lương và những phúc lợi khác cũng nên được cung cấp đầy đủ bởi nó là một yếu tố rất quan trọng đến thu hút các ứng viên tham gia ứng tuyển.
Chuẩn bị
tuyển dụng tuyển dụngThông báo Thu nhậnhồ sơ Phỏng vấnsơ bộ Kiểm tra
trắc nghiệm
Phỏng vấn
chuyên sâu Điều tra Khám sứckhỏe
Ra quyết định tuyển
dụng
Bố trí cơng việc
Bước đầu tiên này liên quan tới việc thành lập hội đồng tuyển dụng (còn gọi là hội đồng xét tuyển/thi tuyển), cụ thể là xác định số lượng, thành phần, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên. Trong hội đồng tuyển dụng không thể thiếu được những thành viên thuộc đại diện lãnh đạo phịng ban có liên quan (có nhu cầu tuyển dụng), đại diện phòng nhân sự và nếu trường hợp tuyển dụng nhân sự cao cấp như trưởng phó các phịng ban, đơn vị, bộ phận, cũng cần tới đại diện của ban lãnh đạo cơng ty. Ngồi ra doanh nghiệp cịn có thể mời những đối tác, những chuyên gia bên ngoài dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự tham gia thêm vào hội đồng nếu thấy cần. Trường hợp các công ty nhà nước tuyển dụng nhân sự, bắt buộc phải tham khảo các văn bản pháp quy, quy định của Nhà nước về tuyển dụng lao động như: luật lao động, tiêu chuẩn nghiệp vụ các hạn ngạch công chức, viên chức nhà nước. Một trong những nhiệm vụ của hội đồng tuyển dụng chính là xác định tiêu chuẩn tuyển chọn bao gồm: tiêu chuẩn chung của tổ chức, tiêu chuẩn của các phòng ban, bộ phận, và cuối cùng là tiêu chuẩn đối với cá nhân nhân viên/ứng viên thực hiện công việc. Tiêu chuẩn chung liên quan đến những quy định tuyển dụng nhân sự chung của tồn cơng ty bất kể là vị trí tuyển dụng nào. Các phịng ban, các bộ phận có thể xác định và yêu cầu thêm những tiêu chuẩn riêng, đặc thù cho phịng ban của mình và vị trí cần tuyển dụng liên quan đến phạm vị công việc. Các tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện cơng việc có thể là các u cầu thêm do trưởng các phòng ban hoặc các lãnh đạo trực tiếp quản lý nhân viên đề xuất liên quan tới tính cách và thái độ để sự hợp tác giữa các bên được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bước 2: Thơng báo tuyển dụng
Sau khi đã hồn tất các việc chuẩn bị cho quy trình tuyển dụng thì nhà tuyển dụng cần thông báo tuyển dụng để các ứng viên biết đến. Việc thông báo này phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích nhưng những nội dung cơ bản phải được truyền tải đến các ứng viên theo cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Các thông báo tuyển dụng gửi đến ứng viên có rất nhiều cách, có thể thơng báo trên trang website chính của cơng ty, trên trang mạng xã hội, các diễn đàn, hội nhóm, các trang tuyển việc làm, báo chí… Nhà tuyển dụng nên lựa chọn những phương tiện phổ biến nhất sao cho thông báo tuyển dụng đến các ứng viên, tuy nhiên cũng nên xem xét và cân nhắc các chi phí. Khi hội đồng tuyển dụng đã được thành lập, các
tiêu chuẩn liên quan tới ứng viên đã được xác định, liên quan tới những vị trí cần tuyển, việc kế tiếp là chuyển tải những thông điệp tuyển dụng đó tới thị trường lao động. Cơng tác truyền thơng có thể bao gồm những hình thức sau: thơng báo trên đài truyền hình, đài phát thanh, báo chí; thơng báo qua trung tâm giới thiệu việc làm; dán thông báo yết thị trước cơ quan, doanh nghiệp; thông báo trên website (Internet, extranet). Tùy vào từng vị trí tuyển dụng, và tùy vào quy mơ và thương hiệu của doanh nghiệp mà tính hữu hiệu và hiệu quả dưới góc độ kinh tế của mỗi phương tiện truyền thơng có thể khác nhau.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Sau khi thơng báo tuyển dụng được đăng tuyển, có rất nhiều ứng viên đến nộp hồ sơ ứng tuyển. Người tuyển dụng cần phải thu nhận hết tất cả các hồ sơ này, tránh những trường hợp bỏ sót hay ưu tiên hồ sơ của những người có quan hệ. Dù vậy nhưng khơng phải hồ sơ nào cũng sẽ phù hợp với yêu cầu cơng việc đó, chưa kể nhiều ứng viên gửi đại hồ sơ dù vị trí cơng việc khơng hề phù hợp với bản thân. Khâu chọn lọc hồ sơ ứng viên vô cùng quan trọng, nhà tuyển dụng nên căn cứ vào các yêu cầu của công việc, hồ sơ của ứng viên về kinh nghiệm, bằng cấp, trình độ … để chọn ra một lượng hồ sơ phù hợp. Khâu này yêu cầu các nhà tuyển dụng cần phải minh bạch và cơng bằng.
Mỗi doanh nghiệp có thể có những yêu cầu khác nhau liên quan tới bộ hồ sơ mà các ứng viên cần phải nộp đủ để được xét tuyển. Nhìn chung thì người xin được tuyển dụng phải nộp các giấy tờ sau: đơn xin việc viết tay hoặc đánh máy1, sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (một số đơn vị tuyển dụng có thể yêu cầu thêm sơ yếu lý lịch tư pháp2), giấy khám sức khỏe, bằng cấp và các chứng chỉ có liên quan, ảnh 3*4 (hoặc 4*6, thường u cầu hình chụp khơng q sáu tháng trước). Hiện nay mỗi doanh nghiệp thường có mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau. Các cơ quan nhà nước thì có mẫu hồ sơ chung cho từng vị trí, hạn ngạch khác nhau. Hồ sơ sẽ được hội đồng tuyển dụng xem xét kỹ lưỡng nhằm loại bớt những ứng viên mà theo họ không đạt yêu cầu. Hội đồng xét duyệt hồ sơ dưới góc độ: trình độ học vấn, kinh nghiệm từ trước, quá trình