CHƯƠNG 6 : CƠ SỞ PHÁP Lí CỦA VIỆC
11.3. KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU
11.3.1. Chi phớ của dự ỏn.
Như đó chỉ ra một dự ỏn hoàn thành đỳng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phớ thực hiện dự ỏn cũng đỳng bằng chi phớ dự toỏn. Tổng chi phớ của dự ỏn bao gồm chi phớ trực tiếp, chi phớ giỏn tiếp và những khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng. Chi phớ trực tiếp bao gồm chi phớ nhõn cụng sản xuất, chi phớ nguyờn vật liệu và những khoản chi phớ khỏc trực tiếp liờn quan đến cụng việc dự ỏn. Chi phớ giỏn tiếp gồm chi phớ quản lý, khấu hao thiết bị văn phũng, những khoản chi phớ cố định và biến đổi khỏc mà cú thể giảm được nếu thời gian thực hiện dự ỏn rỳt ngắn. Thời gian thực hiện dự ỏn càng rỳt ngắn, chi phớ giỏn tiếp càng ớt. Khoản tiền phạt cú thể phỏt sinh nếu dự ỏn kộo dài quỏ ngày kết thỳc xỏc định. Ngược lại, trong một số trường hợp, nhà thầu sẽ được thưởng do hoàn thành trước thời hạn. Thường hay phạt đều phải ghi trong hợp đồng. Túm lại, để thực hiện mục tiờu của quản lý dự ỏn, người ta cú thể đẩy nhanh tiến trỡnh thực hiện một số cụng việc nhằm rỳt ngắn tổng thời gian thực hiện dự ỏn.
Giữa cỏc khoản chi phớ trực tiếp, giỏn tiếp và thời gian thực hiện cụng việc cú liờn quan mật thiết với nhau. Thực tiễn quản lý cho thấy, luụn cú hiện tượng đỏnh đổi giữa thời gian và chi phớ. Nếu tăng cường làm thờm giờ, tăng thờm số lượng lao động và mỏy múc thiết bị thỡ tiến độ thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn cú thể được đẩy nhanh hay rỳt ngắn. Tuy nhiờn, tăng thờm nguồn lực làm tăng chi phớ trực tiếp. Ngược lại, đẩy nhanh tiến độ dự ỏn làm giảm
những khoản chi giỏn tiếp và đụi khi cả những khoản tiền phạt nếu khụng thực hiện đỳng tiến
độ hợp đồng. Tiết kiệm khoản chi phớ giỏn tiếp, trỏnh được khoản tiền phạt và trong một số
trường hợp lại cú thể được thưởng do hoàn thành dự ỏn vượt thời gian là những khoản thu rất cú ý nghĩa. Nếu khoản thu này vượt xa khoản chi phớ trực tiếp tăng thờm thỡ việc đẩy nhanh tiến độ tự ỏn là việc làm cú hiệu quả. Tuy nhiờn, khụng phải tất cả cỏc cụng việc được đẩy
nhanh đều đem lại kết quả mong muốn.
11.3.2. Phương phỏp thực hiện kế hoạch chi phớ cực tiểu
Trong quỏ trỡnh lập dự ỏn cú thể xõy dựng hai phương ỏn: phương ỏn bỡnh thường và phương ỏn đẩy nhanh. Phương ỏn bỡnh thường là phương ỏn dự tớnh mức chi phớ cho cỏc cụng việc dự ỏn ở mức bỡnh thường và thời gian thực hiện dự ỏn tương đối dài. Phương ỏn đẩy
nhanh là phương ỏn cú thời gian thực hiện dự ỏn ngắn và do đú cần chi phớ nhiều hơn.
Trờn cơ sở hai phương ỏn này cỏc nhà quản lý dự ỏn xõy dựng cỏc phương ỏn điều chỉnh. Phương ỏn điều chỉnh là phương ỏn hợp lý hơn, cú chi phớ thấp hơn phương ỏn đẩy nhanh và thời gian cú thể rỳt ngắn hơn phương ỏn bỡnh thường. Một trong những phương ỏn
điều chỉnh được nhiều nhà quản lý quan tõm là phương ỏn hay kế hoạch chi phớ cực tiểu.
Kế hoạch chi phớ cực tiểu là phương phỏp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những cụng việc lựa chọn, sao cho chi phớ tăng thờm cực tiểu, do đú, giảm tổng chi phớ vỡ rỳt ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự ỏn.
Trước khi nghiờn cứu kế hoạch chi phớ cực tiểu, cần thống nhất một số khỏi niệm sau
* Thời gian bỡnh thường. Thời gian bỡnh thường thực hiện một cụng việc là thời gian hoàn thành cụng việc trong những điều kiện bỡnh thường, khụng cú những thay đổi đột biến về thiết bị, lao động, cỏc nhõn tố bờn ngoài...
* Chi phớ bỡnh thường. Chi phớ bỡnh thường của một cụng việc là chi phớ cho một cụng việc nào đú được thực hiện trong điều kiện bỡnh thường.
* Thời gian đẩy nhanh. Thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một cụng việc trong
điều kiện đó được rỳt ngắn đến mức cho phộp hợp lý trong điều kiện kỹ thuật, trỡnh độ lao động và cỏc nhõn tố khỏc hiện tại.
* Chi phớ đẩy nhanh. Chi phớ đẩy nhanh của một cụng việc là chi phớ thực hiện cụng việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phớ được xem là cao nhất khi thời gian thực hiện cụng việc đú khụng thể rỳt ngắn thờm trong điều kiện hiện tại.
* Giả định về chi phớ. Trong phõn tớch chi phớ, chỳng ta giả định chi phớ trực tiếp thực hiện một cụng việc nào đú tăng lờn khi thời gian thực hiện cụng việc được rỳt ngắn.
Cỏc bước thực hiện kế hoạch chi phớ cực tiểu.
- Bước 1. Vẽ sơ đồ mạng và tỡm đường găng cho phương ỏn (chương trỡnh) bỡnh
thường.
- Bước 2. Tớnh tổng chi phớ của phương ỏn bỡnh thường.
- Bước 3. Chọn trờn đường găng những cụng việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phớ thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện cụng việc này.
- Bước 4. Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện cỏc cụng việc trờn đường găng cho đến khi mục tiờu đạt được hoặc khụng thể giảm thờm được nữa. Cuối cựng thiết lập được một
phương ỏn điều chỉnh cú chi phớ tăng cực tiểu và thời gian rỳt ngắn so với phương ỏn bỡnh thường.
- Bước 5. Xỏc định thời gian thực hiện và tổng chi phớ của phương ỏn điều chỉnh (kế hoạch chi phớ cực tiểu).