CHƯƠNG 6 : CƠ SỞ PHÁP Lí CỦA VIỆC
11.2. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
11.2.1. Phương phỏp dự toỏn ngõn sỏch từ cao xuống thấp.
Trờn cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yờu cầu nhiệm vụ và
nguồn số liệu quỏ khứ liờn quan đến dự ỏn tương tự, cỏc nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngõn sỏch chung cho đơn vị. Họ ước tớnh toàn bộ chi phớ cũng như chi phớ cho cỏc nhúm cụng việc lớn của từng dự ỏn. Sau đú cỏc thụng số này được chuyển xuống cho cỏc nhà quản lý cấp thấp hơn. Cỏc nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tớnh toỏn chi phớ cho từng cụng việc cụ thể liờn quan. Quỏ trỡnh dự tớnh chi phớ được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
Ưu điểm của phương phỏp dự toỏn từ trờn xuống: tổng ngõn sỏch được dự toỏn phự hợp
với tỡnh hỡnh chung của đơn vị và với yờu cầu của dự ỏn. Ngõn sỏch đú đó được xem xột trong mối tương quan chung.
Nhược điểm của phương phỏp: Từ ngõn sỏch dài hạn chuyển thành nhiều ngõn sỏch
ngắn hạn cho cỏc dự ỏn, cỏc bộ phận chức năng, đũi hỏi phải cú sự kết hợp cỏc loại ngõn sỏch này để đạt được một kế hoạch ngõn sỏch chung hiệu quả là một cụng việc khụng dễ dàng. Cú sự “cạnh tranh” giữa cỏc nhà quản lý dự ỏn với cỏc nhà quản lý chức năng về lượng ngõn sỏch
được cấp và thời điểm được nhận. Phương phỏp dự toỏn ngõn sỏch này cản trở sự phối hợp
11.2.2. Phương phỏp dự toỏn ngõn sỏch từ thấp đến cao
Ngõn sỏch được dự toỏn từ thấp đến cao, từ cỏc bộ phận (chức năng, quản lý dự ỏn)
theo cỏc nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn cú ở từng cấp quản lý,
trước tiờn tớnh toỏn ngõn sỏch cho từng nhiệm vụ, từng cụng việc trờn cơ sở định mức sử dụng cỏc khoản mục và đơn giỏ được duyệt. Nếu cú sự khỏc biệt ý kiến thỡ thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhúm dự toỏn, giữa cỏc nhà quản lý dự ỏn với quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phớ dự tớnh cho từng nhiệm vụ và cụng việc tạo thành ngõn sỏch chung toàn bộ dự ỏn.
Ưu điểm của phương phỏp: Những người lập ngõn sỏch là người thường xuyờn tiếp xỳc
trực tiếp với cỏc cụng việc nờn họ dự tớnh khỏ chớnh xỏc về nguồn lực và chi phớ cần thiết. Phương phỏp dự toỏn này là biện phỏp đào tạo cỏc nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toỏn ngõn sỏch.
Nhược điểm: Ngõn sỏch phỏt triển theo từng nhiệm vụ nờn cần phải cú danh mục đầy đủ cỏc cụng việc của dự ỏn. Trong thực tế điều này khú cú thể đạt được. Cỏc nhà quản lý cấp cao khụng cú nhiều cơ hội kiểm soỏt quỏ trỡnh lập ngõn sỏch của cấp dưới.
11.2.3. Phương phỏp kết hợp
Để dự toỏn ngõn sỏch theo phương phỏp kết hợp, đầu tiờn cần xõy dựng khung kế
hoạch ngõn sỏch cho mỗi năm tài chớnh. Trờn cơ sở này cỏc nhà quản lý cấp trờn yờu cầu cấp dưới đệ trỡnh yờu cầu ngõn sỏch của đơn vị mỡnh. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yờu cầu dự toỏn ngõn sỏch xuống cỏc cấp thấp hơn (tổ, nhúm...). Việc xõy dựng ngõn sỏch được thực hiện ở cỏc cấp. Sau đú, quỏ trỡnh tổng hợp ngõn sỏch được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngõn sỏch chi tiết của dự ỏn được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự ỏn, sau đú tổng hợp thành ngõn sỏch tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời, với việc chuyển yờu cầu lập dự toỏn ngõn sỏch, cấp trờn chuyển xuống cấp dưới những thụng tin liờn quan như: khả năng tăng thờm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những cụng việc được ưu tiờn cao, cụng việc khụng được ưu tiờn... làm cơ sở cho cỏc cấp lập dự toỏn ngõn sỏch chớnh xỏc. Cuối cựng, cỏc nhà lónh đạo cấp cao xem xột và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi
được duyệt sơ bộ, cỏc trưởng phũng chức năng và giỏm đốc dự ỏn tiếp tục điều chỉnh ngõn
sỏch của cỏc bộ phận mỡnh cho đến khi đạt yờu cầu.
Ưu điểm của phương phỏp: Ngõn sỏch được hỡnh thành với sự tham gia của nhờỡu cấp
quản lý, do đú, tạo cơ hội tốt cho cỏc bộ phận phỏt huy tớnh sỏng tạo chủ động của đơn vị. Nhược điểm: Quỏ trỡnh lập dự toỏn kộo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dự cú thờm
thụng tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngõn sỏch của đơn vị mỡnh nhưng họ vẫn cú xu hướng dự toỏn cao hơn.
11.2.4. Dự toỏn ngõn sỏch theo dự ỏn.
Lập ngõn sỏch theo dự ỏn là phương phỏp dự toỏn ngõn sỏch trờn cơ sở cỏc khoản thu và chi phỏt sinh theo từng cụng việc và được tổng hợp theo dự ỏn.
Cỏc bước thực hiện:
- Xỏc định và phõn bổ chi phớ giỏn tiếp.
- Dự tớnh chi phớ cho từng năm và cả vũng đời dự ỏn.
11.2.5. Dự toỏn ngõn sỏch theo khỏan mục và cụng việc.
1. Lập ngõn sỏch theo khoản mục: Lập ngõn sỏch theo khoản mục thường được ỏp dụng
cho cỏc bộ phận chức năng vỡ bộ phận giỏn tiếp trong ban quản lý dự ỏn. Theo phương phỏp này, việc dự toỏn được tiến hành trờn cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiờu, sau đú tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc cỏc bộ phận khỏc nhau của tổ chức.
2. Dự toỏn ngõn sỏch theo cụng việc: Ngõn sỏch theo cụng việc cú thể xem là loại ngõn
sỏch tỏc nghiệp. Việc dự toỏn chi phớ cho cỏc cụng việc chớnh xỏc, hợp lý cú ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phớ, xỏc định nhu cầu chi tiờu trong từng thời kỳ, gúp phần thực hiện
đỳng tiến độ thời gian. Ngõn sỏch cụng việc được lập trờn cơ sở phương phỏp phõn tỏch cụng
việc và được thực hiện qua cỏc bước sau:
- Bước 1. chọn một hoạt động (cụng việc) trong cơ cấu phõn tỏch cụng việc để lập dự toỏn chi phớ.
- Bước 2. Xỏc định cỏc tiờu chuẩn hoàn thiện cho cụng việc. Nếu bị hạn chế về nguồn lực thỡ chuyển cỏc bước sau:
- Bước 3. Xỏc định cỏc nguồn lực cần thiết để thực hiện cụng việc. - Bước 4. Xỏc định định mức từng nguồn lực phự hợp.
- Bước 5. Xem xột những tỏc động cú thể xảy ra nếu kộo dài thờm thời gian. - Bước 6. Tớnh toỏn chi phớ thực hiện cụng việc đú.
Nếu bị giới hạn thời gian thỡ chuyển cỏc bước sau:
- Bước 3. Xỏc định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng cụng việc.
- Bước 4. Trờn cơ sở thời hạn cho phộp, xỏc định mức nguồn lực và những đũi hỏi kỹ thuật cần thiết để đỏp ứng tiờu chuẩn hoàn thiện cụng việc.
- Bước 5. Tớnh toỏn chi phớ thực hiện cụng việc
Nếu khụng bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thỡ chuyển cỏc bước sau: - Bước 3. Xỏc định định mức từng nguồn lực phự hợp cho cụng việc. - Bước 4. Tớnh toỏn chi phớ thực hiện cụng việc.
3. Xỏc định tổng dự toỏn: Trờn cơ sở kỹ thuật phõn tỏch cụng việc và sơ đồ mạng, tổng
mức dự toỏn của dự ỏn được xỏc định theo cỏc bước sau:
- Xỏc định tổng chi phớ trực tiếp cho mỗi cụng việc và hạng mục cụng việc.
- Dự toỏn quy mụ cỏc khoản mục chi phớ giỏn tiếp. Phõn bổ cỏc loại chi phớ này cho từng cụng việc theo cỏc phương phỏp hợp lý.