Theo Hướng dẫn số 206/C11(C27) ngày 20/01/2004, của Tổng cục Cảnh sát, về hướng dẫn công tác hồ sơ nghiệp vụ của lực lượng Cảnh sát nhân dân, hồ sơ điều tra cơ bản được ký hiệu là ĐB, ký hiệu lưu trữ là B. Hồ sơ này là tích luỹ tài liệu thu được qua điều tra cơ bản của lực lượng Cảnh sát nhân dân đối với một tuyến, địa bàn, mục tiêu, lĩnh vực, hệ loại đối tượng phục vụ công tác nắm tình hình, chủ động phịng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, giữ gìn trật tự an tồn xã hội. Trong đó, mỗi địa bàn (xã, phường, thị trấn, cơ quan, doanh nghiệp … ), tuyến, mục tiêu, lĩnh vực, hệ loại đối tượng lập một hồ sơ ĐB.
Theo cấu tạo chung, mỗi tập hồ sơ nghiệp vụ phải có: - Bìa hồ sơ (mẫu B6);
- Quyết định lập hồ sơ (mẫu B1) hoặc là văn bản thay quyết định lập hồ sơ;
- Thống kê tài liệu có trong hồ sơ (mẫu B3); - Danh sách người nghiên cứu hồ sơ (mẫu B4); - Biên bản bàn giao hồ sơ – mẫu B9 (nếu có);
- Quyết định kết thúc hồ sơ (mẫu B1) hoặc văn bản thay quyết định kết thúc hồ sơ;
- Bản định thời hạn bảo quản hồ sơ (mẫu B15).
Về tổng thể, hồ sơ ĐB (địa bàn, tuyến, mục tiêu, lĩnh vực, hệ loại đối tượng) phải có những tài liệu:
- Các tài liệu về chủ trương, kế hoạch tiến hành điều tra cơ bản;
- Báo cáo đề xuất xác định đối tượng điều tra cơ bản được lãnh đạocó thẩm quyền phê duyệt;
- Tài liệu về đặc điểm, vị trí địa lý, địa hình, sơ đồ địa bàn, tuyến, mục tiêu … cần điều tra, nghiên cứu;
- Tài liệu về tình hình chính trị, văn hố, kinh tế-xã hội, dân cư, các hoạt động về kinh tế, xã hội có liên quan đến cơng tác bảo đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
- Tài liệu phản ánh về tình hình tội phạm, vi phạm pháp luật, các sự việc, hiện tượng, đối tượng có liên quan đến trật tự an tồn xã hội; tình hình thực hiện cơng tác giữ gìn trật tự an toàn xã hội;
- Các văn bản tổng hợp, phân tích, đánh giá về đối tượng điều tra cơ bản heo phạm vi và chức năng, nhiệm vụ được qui định;
- Hồ sơ điều tra cơ bản hệ loại đối tượng khơng có tài liệu về tình hình cơ bản về chính trị, kinh tế, xã hội … như hồ sơ điều tra cơ bản địa bàn,
tuyến, mục tiêu …, mà chỉ có tài liệu về chủ trương, kế hoạch sơ kết, tổng kết việc điều tra cơ bản hệ loại đối tượng.
Về cấu tạo của từng loại hồ sơ điều tra cơ bản, căn cứ qui định của Bộ, tuỳ đặc điểm, tính chất của từng đối tượng điều tra cơ bản và chức năng, nhiệm vụ được phân công để tiến hành thu thập tài liệu về từng loại hồ sơ điều tra cơ bản cho phù hợp như sau:
- Hồ sơ điều tra cơ bản về địa bàn xã, phường, thị trấn gồm những tài liệu cơ bản:
Báo cáo đề nghị điều tra nghiên cứu về địa bàn; Sơ đồ địa bàn xã, phường, thị trấn;
Các tài liệu, số liệu có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Các tài liệu khác có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội trên địa bàn;
Báo cáo đánh giá định kỳ về trật tự an toàn xã hội ở địa bàn.
- Hồ sơ điều tra cơ bản về địa bàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp gồm những tài liệu cơ bản:
Báo cáo đề nghị điều tra nghiên cứu về địa bàn cơ quan, tổ chức, doang nghiệp;
Các tài liệu, số liệu có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Các tài liệu khác có liên quan đến cơng tác phòng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội trên địa bàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
Báo cáo đánh giá định kỳ về trật tự an toàn xã hội ở cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Hồ sơ điều tra cơ bản một tuyến gồm những tài liệu cơ bản: Báo cáo đề nghị điều tra nghiên cứu một tuyến;
Sơ đồ tuyến có đánh dấu những địa bàn trọng điểm, mục tiêu quan trọng trên tuyến;
Các tài liệu, số liệu có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Các tài liệu khác có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội trên tuyến;
Báo cáo đánh giá định kỳ về trật tự an toàn xã hội trên tuyến.
- Hồ sơ điều tra cơ bản về một mục tiêu gồm những tài liệu cơ bản như sau:
Báo cáo đề nghị điều tra nghiên cứu một mục tiêu; Các văn bản yêu cầu bảo vệ mục tiêu;
Tài liệu cơ cấu tổ chức, hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thuộc mục tiêu bảo vệ; những khu vực, địa bàn liên quan đến mục tiêu cần điều tra cơ bản;
Sơ đồ mục tiêu có đánh dấu những khâu thiết yếu, quan trọng cần bảo vệ và các vị trí có thể phải áp dụng các biện pháp khẩn cấp trong trường hợp cần thiết;
Các tài liệu, số liệu có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Các tài liệu khác có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội thuộc phạm vi mục tiêu bảo vệ;
Nhận xét, đánh giá định kỳ về trật tự an toàn xã hội ở mục tiêu bảo vệ. - Hồ sơ điều tra cơ bản một lĩnh vực gồm những tài liệu cơ bản:
Báo cáo đề nghị điều tra, nghiên cứu một lĩnh vực;
Sơ đồ xác định vị trí, hệ thống tổ chức, những địa điểm diễn ra hoạt động của lĩnh vực cần điều tra cơ bản;
Tài liệu về cơ sở pháp lý tổ chức và hoạt động của lĩnh vực;
Các tài liệu có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Các tài liệu khác có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội trong lĩnh vực;
Báo cáo đánh giá định kỳ về trật tự an toàn xã hội trong lĩnh vực. - Hồ sơ điều tra cơ bản một hệ, loại đối tượng gồm những tài liệu cơ bản sau:
Báo cáo đề nghị điều tra, nghiên cứu hệ, loại đối tượng;
Các tài liệu, số liệu có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Các tài liệu khác về hệ loại cần điều tra cơ bản có liên quan đến cơng tác phịng, chống tội phạm, đảm bảo trật tự an toàn xã hội;
Báo cáo đánh giá định kỳ về tình hình, diễn biến và những vấn đề liên quan về hệ loại đối tượng có tác động đến việc đảm bảo trật tự an toàn xã hội.