CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hồn thiện quản lý tài chính tại Cơng ty cổ phần thiết bị và hóa
4.2.3. Tăng cường quản lý nợ phải thu
Hiện tại, công ty chưa đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì cơng ty càng có nhiều tiền để quay vịng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, Công ty nên đưa ra một giải pháp tồn diện từ chính sách, hệ thống, con người, cơng cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ
4.2.3.1. Đối với khoản phải thu khách hàng Chính sách quản lý nợ phải thu
- Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh tốn, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.
- Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, đến nhân viên bán hàng. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phịng, ban trong cơng ty trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.
93
Con người
- Cơng ty nên có một bộ phận chun trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị cơng nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh tốn, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
Quy trình
- Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ khơng. Sau đó đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng khơng có lịch sử về nợ xấu, nợ khó địi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán...
- Sau khi ký hợp đồng, công ty nên gửi bản liệt kê, hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại khơng hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ cơng ty chun thu nợ hoặc bán nợ.
4.2.3.2. Đối với khoản phải thu khác
Các khoản phải thu khác bảo gồm: phải thu tạm ứng của cán bộ, nhân viên; phải thu của các cá nhân bồi thường trách nhiệm vật chất, thu của các đơn vị khơng có quan hệ mua thương mại,… Cơng ty cần có những quy định chặt chẽ về các khoản công nợ này. Cụ thể:
94
- Đối với công nợ tạm ứng: Chỉ chi tạm ứng cho cán bộ, nhân viên để giải quyết công việc chung của công ty và chỉ giải quyết cho tạm ứng khi đã trả hết số dư tạm ứng của các lần tạm ứng trước đó, tránh gây lãng phí vốn trong khi cơng ty đang phải đi vay vốn. Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do tạm ứng, thời gian hồn ứng và phải được lãnh đạo cơng ty phê duyệt.
- Đối với cơng nợ khác: cơng ty cần có biện pháp thu hồi dứt điểm số dư nợ này, đặc biệt là công nợ của một số cán bộ, nhân viên có số dư nợ đã lâu mà tiến độ trả nợ chậm. Giải pháp có thể là tính lãi suất dư nợ cao hoặc cho dừng công việc để thu hồi nợ…