CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất mơ hình Thẻ điểm cân bằng trong đánh giá hiệu quả tại trường Đại học
4.2.3. Xác định các chỉ số KPI và tính tốn các chỉ số KPI
Xác định các chỉ số KPI cho từng phương diện
Dựa trên cơ sở lý thuyết của chương 1 cũng như chiến lược phát triển của Trường Đại học Hà Nội, tác giả xin đưa ra các thước đo tương ứng với từng mục tiêu của từng phương diện và các chỉ tiêu cụ thể cho từng thước đo, được thể hiện cụ thể qua bảng 4.1, bảng 4.2, bảng 4.3 và bảng 4.4.
Bảng 4.1. Chỉ số KPI tương ứng với mục tiêu phương diện tài chính
Mục tiêu Thƣớc đo / chỉ số KPI Chỉ tiêu
Tăng trưởng nguồn thu Tốc độ tăng nguồn thu 10%
Cân đối thu – chi Mức đảm bảo chi phí hoạt động thường
xuyên 100%
Mở rộng quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp
Tỷ lệ % giá trị tài trợ của doanh nghiệp
tăng thêm 10%
Tỷ lệ % doanh nghiệp hợp tác tăng thêm 10% Tăng cường đầu tư cơ sở
vật chất và trang thiết bị
Giá trị đầu tư cho cơ sở vật chất và trang
thiết bị 10%
Nâng cao đời sống của cán bộ, giảng viên
Tỷ lệ % thu nhập bình quân tăng thêm
91
Bảng 4.2. Chỉ số KPI tương ứng với mục tiêu phương diện người học
Mục tiêu Thƣớc đo / chỉ số KPI Chỉ tiêu
Nâng cao chất lượng giáo dục để tạo uy tín và xây dựng nên thương hiệu
Tỷ lệ % SV tốt nghiệp đạt loại khá, giỏi 40% Tỷ lệ % SV có việc làm đúng chuyên
ngành 80%
Số lượng SV chính quy trên 1 giảng viên
quy đổi (sinh viên) 20
Mở rộng quy mô đào tạo Tỷ lệ % sinh viên tăng thêm 8% Tỷ lệ % về chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm 8% Tăng mức độ hài lòng của
sinh viên
Mức độ hài lòng của sinh viên (theo
thang đo) 4
Bảng 4.3. Chỉ số KPI tương ứng với mục tiêu hương diện quy trình hoạt động nội bộ
Mục tiêu Thƣớc đo / chỉ số KPI Chỉ tiêu
Nâng cao chất lượng hoạt động dịch vụ hỗ trợ đào tạo
Tỷ lệ đề nghị của sinh viên được đáp
ứng kịp thời (%) 100
Tỷ lệ diện tích sàn phục vụ đào tạo
trên 1 sinh viên chính quy (m2/SV) 2.5 Tỷ lệ diện tích sàn kí túc xá trên 1 sinh
viên chính quy (m2/SV) 2.5
Tỷ lệ diện tích sàn phòng làm việc trên
1 CB, GV (m2/CB,GV) 7
Tỷ lệ máy tính phục vụ thực hành
chuyên môn trên 1 SV chính quy 0.3 Đổi mới phương pháp
giảng dạy và thực hiện đúng quy trình giảng dạy
Tần suất đổi mới phương pháp giảng
dạy (lần/năm) 1
Tỷ lệ giảng viên thực hiện đúng quy
trình giảng dạy (%) 100
Đổi mới nội dung và chương trình đào tạo
Tần suất đổi mới nội dung chương
trình đào tạo (lần/năm) 1
Tăng cường sự phối hợp đồng bộ và nhịp nhàng giữa các phòng ban
Mức độ phối hợp gữa các phòng ban,
92
Bảng 4.4. Chỉ số KPI tương ứng với mục tiêu phương diện học hỏi và phát triển
Mục tiêu Thƣớc đo / chỉ số KPI Chỉ tiêu
Nâng cao năng lực chuyên môn của khối quản lý và giảng viên
Tỷ lệ cán bộ, giảng viên có trình độ trên
đại học (%) 65
Tỷ lệ cán bộ, giảng viên có trình độ
ngoại ngữ B1 trở lên (%) 65
Kinh phí đầu tư cho đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ (triệu đồng) 800 Tăng cường hoạt động
nghiên cứu khoa học
Tỷ lệ đề tài khoa học trên một cán bộ,
giảng viên (đề tài/CB,GV) 0.5
Tỷ số sách đã xuất bản trên cán bộ,
giảng viên (cuốn/CB,GV) 0.2
Tỷ lệ sinh viên tham gia nghiên cứu
khoa học (%) 0.2
Tỷ lệ doanh thu trên kinh phí nghiên
cứu khoa học (%) 0.5
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Tỷ lệ % cán bộ, công nhân viên sử
dụng công nghệ thông tin (%) 100 Giá trị đầu tư cho công nghệ thông tin
(triệu đồng) 7.500
Gia tăng sự hài lòng của cán bộ công nhân viên.
Mức độ hài lòng của nhân viên (theo
thang đo) 4
Tính tốn các chỉ số KPI thực hiện
Để tính tốn các chỉ số KPI, tác giả tiến hành thu thập dữ liệu. Số liệu nằm trong các tài liệu lưu trữ tại các phòng, ban, khoa của trường Đại học Hà Nội, chủ yếu dưới dạng các Báo cáo tổng kết, Bảng thống kê năm giai đoạn từ 2017-2019.
Thước đo phương diện tài chính
Trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, nhà trường phải tiến hành thiết kế các thước đo để đo lường việc thực hiện các mục tiêu tài chính đã đề ra. Chỉ khi thiết lập thước đo thích hợp mới có thể đánh giá được nhà trường đó có đạt được mục tiêu hay khơng để có thể kiểm sốt tài chính tốt hơn.
Thước đo ở đây cũng chính là các chỉ tiêu đo lường, chẳng hạn: tốc độ tăng nguồn thu, mức đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên, tỷ lệ % chi phí tính cho một sinh viên, tỷ lệ thu nhập tăng thêm bình quân, giá trị đầu tư cho cơ sở vật chất và trang thiết bị, tỷ lệ % hợp tác với doanh nghiệp tăng thêm, tỷ lệ % giá trị tài trợ của doanh nghiệp tăng thêm,… Trên thực tế, các thước đo trong phương diện tài
93
chính đã được nhà trường thống kê và tính tốn qua các năm, tác giả trên cơ sở các báo cáo và tài liệu sẵn có tổng hợp lại các thước đo này
Tốc độ tăng nguồn thu: Thước đo này được xác định dựa vào nguồn thu
năm nay và năm trước từ báo cáo quyết tốn nguồn kinh phí đã được duyệt. Qua thước đo này, nhà trường có thể biết được nguồn thu năm nay tăng bao nhiêu phần trăm so với năm trước để từ đó có kế hoạch cho năm tới. Trong đó, nguồn thu sự nghiệp bao gồm:
+ Học phí: Các khoản thu học phí theo quy định của Pháp lệnh phí, lệ phí và Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Thơng tư của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
+ Tiền ở ký túc xá: việc thu, chi tiền ở ký túc xá thực hiện theo Quyết định của Bộ và các quy định hiện hành có liên quan. Mức thu tiền ở ký túc xá nhằm bù đắp chi mua sắm sửa chữa thường xuyên và trả tiền công cho số lao động hợp đồng quản lý ký túc xá.
+ Các khoản thu gắn với hoạt động của đơn vị (thu về hoạt động liên kết đào tạo, bồi dưỡng gắn với hoạt động của đơn vị nhằm khai thác mọi nguồn lực của trường, các hợp đồng nghiên cứu khoa học).
Tốc độ tăng nguồn thu =
Nguồn thu năm nay – Nguồn thu năm trước Nguồn thu năm trước
x 100% (1.1) Tốc độ tăng nguồn thu 2019 = 244.121.000.000 - 223.727.000.000 x 100% = 9,1% 223.727.000.000
Mức đảm bảo chi phí hoạt động thƣờng xuyên: thước đo này được xác định dựa vào tổng số nguồn thu sự nghiệp và tổng số chi hoạt động thường xuyên. Và Theo quy định số 938/QĐ – BTC ngày 07 tháng 3 năm 2007, nhà trường phải dành 25% tổng số nguồn thu sự nghiệp để đầu tư mua sắm tài sản, tăng cường cơ sở vật chất. Vì vậy, khi tính Mức đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên, chỉ tiêu tổng số nguồn thu sự nghiệp phải trừ 25% nói trên. Và thước đo đánh giá được khả năng tự chủ của nhà trường về nguồn tài chính ở mức nào.
94 Mức đảm bảo
chi phí HĐTX =
Tổng số nguồn thu sự nghiệp
x 100% (1.2) Tổng số chi hoạt động thường xuyên
Mức đảm bảo chi phí HĐTX =
75% x 244.121.000.000
x 100% = 75,3% 244.000.000.000
Tỷ lệ % thu nhập bình quân tăng thêm của cán bộ, giảng viên: thước đo
này được xác định căn cứ vào thu nhập bình quân năm nay và năm trước trên báo cáo thu nhập của nhà trường. Qua đó, nhà trường sẽ biết được mức thu nhập bình quân của cán bộ, công nhân viên trong năm để có những kế hoạch cũng như biện pháp để nâng cao mức sống cho họ, tạo sự thõa mãn cho nhân viên để tạo động lực phát triển chung trong nhà trường.
Tỷ lệ % TNBQ tăng thêm =
TNBQ năm nay – TNBQ năm trước
x 100% (1.3) TNBQ năm trước Tỷ lệ % TNBQ tăng thêm = 79.811.966 - 76.504.274 x 100% = 4,3% 76.504.274
Thước đo phương diện sinh viên
Để đo lường hiệu quả hoạt động trên phương diện khách hàng, các trường có thể sử dụng các thước đo như: mức độ hài lòng của sinh viên, tỷ lệ % sinh viên tăng thêm, tỷ lệ % về chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm, tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp đạt loại khá trở lên, tỷ lệ sinh viên có việc làm đúng chuyên ngành, số lượng sinh viên chính quy trên 1 giảng viên quy đổi,…
Mức độ hài lòng của sinh viên: đây là thước đo đánh giá mức độ thỏa mãn
của sinh viên về trường. Sự thỏa mãn của sinh viên là tín hiệu phản ánh kết quả rõ ràng nhất về mức độ hoạt động của nhà trường. Việc đo lường mức độ thỏa mãn của nhu cầu của sinh viên là việc đánh giá thái độ thay vì đánh giá hành vi thực tế của sinh viên. Thước đo sử dụng để đo lường sự hài lịng của sinh viên thơng qua các cuộc khảo sát. Đối tượng được chọn là sinh viên ở tất cả các khoa, các ngành, các hệ đào tạo để có kết quả đại diện cho tổng thể. Trường nên tiến hành khảo sát thu
95
thập ý kiến của sinh viên tại trường về mức độ hài lòng về các nội dung: về chương trình đào tạo, về đội ngũ giảng viên và phương pháp giảng dạy, giáo trình và tài liệu học tập, cơ sở vật chất, công tác quản lý và phục vụ đào tạo, các hoạt động dành cho sinh viên,… Nội dung khảo sát được đánh giá theo thang đo từ 1 đến 5 với mức độ tăng dần từ (1) Hồn tồn khơng đồng ý; (2) Khơng đồng ý; (3) Phân vân; (4) Đồng ý và (5)Hoàn toàn đồng ý. Sau khi thu thập các phiếu điều tra và tổng hợp các kết quả khảo sát với phần mềm SPSS, nhà trường sẽ biết được mức độ hài lòng của sinh viên ở mức nào. Từ đó tìm ra ngun nhân làm cho sinh viên chưa hài lịng để có hướng giải quyết nhằm gia tăng sự hài lòng cho sinh viên. Cách để làm hài lòng sinh viên là nhà trường cần nhận diện được các yếu tố cần thiết để tạo ra các giá trị thực sự cho sinh viên như cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cùng với dịch vụ chính. Các yếu tố thúc đẩy sự cạnh tranh giữa các trường như chất lượng và sự khác biệt. Đây là những yếu tố dẫn đến sự thành công của các thước đo trong phương diện khách hàng.
Chất lượng là cơ sở cạnh tranh chủ yếu trong suốt những năm 60 của thế kỷ
20 và vẫn còn quan trọng cho tới ngày nay. Chất lượng dịch vụ tốt sẽ tạo ra cơ hội phân biệt dịch vụ của họ đối với dịch vụ của đối thủ cạnh tranh. Đối với các trường cung cấp sản phẩm dịch vụ không đảm bảo chất lượng thì khách hàng có thể từ chối sản phẩm dịch vụ của họ.
Sự khác biệt của sản phẩm dịch vụ: để thu hút sinh viên và đáp ứng những
nhu cầu mới của sinh viên, ngồi những tính năng cơ bản, sản phẩm, dịch vụ cịn phải có thêm những đặc điểm nổi bật khác để phân biệt với cái cũ. Nhờ tính khác biệt này sinh viên sẽ giữ mối liên hệ với nhà trường.
Tỷ lệ % sinh viên tăng thêm: thước đo này được xác định dựa vào số lượng
sinh viên năm nay và năm trước, và số liệu này được lấy trong báo cáo của phòng Quản lý đào tạo để biết được tốc độ tăng của sinh viên năm nay so với năm trước, giúp nhà trường nắm bắt được tình hình, từ đó có kế hoạch cũng như các chương trình để thu hút sinh viên mới.
96 Tỷ lệ SV
tăng thêm =
SL SV năm nay – SL SV năm trước
X 100% (1.4) Số lượng sinh viên năm trước
Tỷ lệ SV tăng thêm =
11.944-11.277
X 100% = 5,9% 11.277
Tỷ lệ % về chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm: thước đo này được xác định dựa
vào chỉ tiêu tuyển sinh năm nay và năm trước, số liệu được lấy từ báo cáo công tác tuyển sinh của phòng Quản lý đào tạo, số liệu được lấy từ báo cáo cơng tác tuyển sinh của phịng Quản lý đào tạo.
Tỷ lệ chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm =
Chỉ tiêu tuyển sinh năm nay - Chỉ tiêu
tuyển sinh năm trước X 100% (1.5) Chỉ tiêu tuyển sinh năm trước
Tỷ lệ chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm 2019 =
3.010-2.760
X 100% = 9,05% 2.760
Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp đạt loại khá giỏi: Đây là một trong các thước đo
để đánh giá về chất lượng giáo dục, uy tín của nhà trường. Nếu tỷ lệ này cao chứng tỏ trong cơng tác giảng dạy, chương trình đào tạo,… được thực hiện tốt. Thước đo được xác định dựa vào số lượng sinh viên tốt nghiệp đạt khá giỏi và tổng số sinh viên tốt nghiệp trong báo cáo tổng kết năm học.
Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp đạt
khá giỏi
=
Số lượng sinh viên tốt nghiệp đạt khá giỏi
X 100% (1.6) Tổng số sinh viên tốt nghiệp
Tỷ lệ sinh viên TN đạt khá giỏi 2019 =
620
X 100% = 36% 1.721
97
Tỷ lệ sinh viên có việc làm đúng chuyên ngành: Thước đo này đạt tỷ lệ
cao sẽ minh chứng cho uy tín của nhà trường. Và đây cũng là mong muốn của nhà trường. Thước đo được xác định dựa vào số lượng sinh viên có việc làm đúng chuyên ngành và tổng số sinh viên tốt nghiệp. Và số liệu có được thơng qua các cuộc điều tra, khảo sát sinh viên sau khi ra trường.
Tỷ lệ SV có việc làm đúng chuyên
ngành
= SL SV có việc làm đúng chuyên ngành X 100% (1.7) Tổng số sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành
Tỷ lệ SV có việc làm đúng chuyên ngành 2019 = 1.220 X 100% = 70,9% 1.721
Số lƣợng sinh viên chính quy trên 1 giảng viên quy đổi: thước đo này
được tính bằng cách lấy tổng quy mơ đào tạo hệ chính quy của cơ sở đào tạo chia cho tổng số giảng viên quy đổi của cơ sở đào tạo. Qua thước đo này cho biết được nhà trường có đủ về số lượng giảng viên trong quá trình đào tạo cũng như chất lượng giáo dục có đảm bảo hay khơng.
SL SV chính quy trên 1 GV
quy đổi
=
Số lượng sinh viên chính quy
(1.8) Tổng số giảng viên quy đổi
SL SV chính quy trên 1 GV quy đổi =
8.519
= 17,85 477
Mức độ hài lòng của sinh viên = 3.94 (giá trị trung bình đánh giá chung)
Thước đo của phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Trong phương diện này, một số thước đo có thể được sử dụng như: số lượt khiếu nại của sinh viên, tỷ lệ đề nghị của sinh viên được đáp ứng kịp thời, tỷ lệ diện tích sàn trực tiếp phục vụ giảng dạy, tỷ lệ diện tích sàn ký túc xá phục vụ cho sinh viên, tỷ lệ máy tính trên sinh viên, tỷ lệ diện tích phịng làm việc trên cán bộ, cơng nhân viên, tỷ lệ máy móc phục vụ thực hành chuyên môn trên 1 sinh viên chính
98
quy, tần suất đổi mới chương trình đào tạo, tần suất đổi mới phương pháp giảng dạy, tỷ lệ giảng viên thực hiện đúng quy trình giảng dạy,…
Tỷ lệ đề nghị của sinh viên đƣợc đáp ứng kịp thời: Thước đo này cho biết
được tốc độ, thời gian giải quyết công việc của các phòng ban, các khoa trong trường. Thước đo được xác định bằng số lượng đề nghị của sinh viên được đáp ứng kịp thời chia cho tổng số đề nghị, số liệu này sẽ được lấy từ những báo cáo của các cuộc họp giao ban.
Tỷ lệ đề nghị của SV được đáp ứng
kịp thời
=
SL đề nghị của SV được đáp ứng kịp thời
X 100% (1.9) Tổng số lượng đề nghị của SV Tỷ lệ đề nghị của SV được đáp ứng kịp thời = 247 X 100% = 92% 268
Tỷ lệ diện tích sàn phục vụ đào tạo trên 1 sinh viên: Thước đo được xác
định bằng cách lấy tổng diện tích sàn xây dựng trực tiếp phục vụ đào tạo thuộc sở hữu của cơ sở đào tạo (bao gồm diện tích các hạng mục: Hội trường, giảng đường, phòng học các loại; Thư viện, trung tâm học liệu; Phịng thí nghiệm, phịng thực