CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất mơ hình Thẻ điểm cân bằng trong đánh giá hiệu quả tại trường Đại học
4.2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động trường Đại học Hà Nội theo phương pháp
BSC
Sau khi xây dựng các mục tiêu cũng như chỉ số đo lường tương ứng cho từng mục tiêu của các phương diện, trường sẽ tính tốn và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà trường.
a. Xác định các trọng số cho các chỉ số KPI
Để xác định trọng số cho các chỉ số KPI, tác giả tiến hành khảo sát 30 người, bao gồm các cán bộ của các phòng ban, giảng viên tại các khoa để đánh giá mức độ quan trọng của các KPI trong từng phương diện nêu trên.
Sau đó thực hiện tính tốn theo các bước sau:
Bước 1: Tính mức độ quan trọng trung bình của từng KPI cho từng phương diện:
Ap = 1 Ij ( ) n i i p n
Trong đó: Ap: Mức độ quan trọng trung bình của chỉ số KPI j trong phương diện p.
p: phương diện (tài chính, sinh viên, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển)
Iji(p): Mức độ quan trọng của chỉ số KPI j xác định bởi người
khảo sát thứ i
104
Bước 2: Tính tốn mức độ quan trọng trung bình tổng cộng của các KPI từng phương diện:
Tp = Ap
Trong đó: Tp: Mức độ quan trọng trung bình tổng cộng của các chỉ số KPI trong phương diện p.
Bước 3: Tính trọng số của các KPI cho từng phương diện:
Wj =
Ap
T x 100% Trong đó: T = Tp
Wj: Trọng số của KPI j trong phương diện p
Bước 4: Tính tổng trọng số theo phương diện p:
Wp = Wj
Sau khi tính tốn với kết quả khảo sát 30 người, tác giả thu được kết quả các trọng số của từng KPI và từng phương diện theo BSC tại trường Đại học Hà Nội (xem phụ lục 2)
b. Đánh giá sự hoàn thành chiến lược, mục tiêu của trường
Với các chỉ tiêu đặt ra cho từng chỉ số KPI cùng với kết quả tính tốn các chỉ số KPI, ta tiến hành so sánh với các KPI đã thực hiện trong năm 2019 để đánh giá mức độ hoàn thành cho từng chỉ số KPI, của từng phương diện và tổng thể trường.
Việc tính tốn mức độ hồn thành của phương diện cũng như tổng thể trường được xác định như sau:
Bước 1: Tính tốn điểm trọng số của từng KPI cho từng phương diện:
Sj = Rj x Wj
Trong đó: Rj: % hoàn thành của chỉ số KPI j trong phương diện p Sj: Điểm trọng số của KPI j trong phương diện p
Bước 2: Tính tốn tổng điểm trọng số của từng phương diện:
Sp = Sj
105
Bước 3: Tính tỷ lệ hồn thành cho từng phương diện:
Fp = W
Sp p
Trong đó: Fp: Tỷ lệ hoàn thành của phương diện p
Bước 4: Tính tỷ lệ hồn thành chiến lược:
F = (F
p x Wp)/100
Sau khi có kết quả tính tốn tỷ lệ hồn thành từng chỉ số, từng phương diện và tổng thể, việc đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của nhà trường sẽ căn cứ vào các mức độ để đánh giá, và theo nhiều nghiên cứu trước đây, việc đánh giá sự hoàn thành theo thang đo sau:
Từ 0% - 39%: Mức độ hoàn thành kém
Từ 40% - 59%: Mức độ hồn thành trung bình Từ 60% - 79%: Mức độ hoàn thành khá tốt Từ 80% - 89%: Mức độ hoàn thành tốt Từ 90% - 100%: Mức độ hoàn thành rất tốt
Bảng 4.6. Đánh giá % hoàn thành cho từng KPI trên phương diện tài chính
Chỉ số KPI Chỉ tiêu Kết quả % hoàn thành Trọng số (%) Đánh giá
PHƢƠNG DIỆN TÀI CHÍNH 66,28% 18,76 Khá
tốt
Tốc độ tăng nguồn thu 10% 9,1% 91% 3,62 Rất
tốt Mức đảm bảo chi phí hoạt động
thường xuyên 100% 75,3% 76% 3,42
Khá tốt Tỷ lệ % thu nhập bình quân tăng thêm
của cán bộ, GV 10% 4,3% 43% 3,29
Trung bình Giá trị đầu tư cho CSVC và trang thiết
bị (triệu đồng) 65.000 61.030 94% 3,13
Rất tốt Tỷ lệ phần trăm giá trị tài trợ của
doanh nghiệp tăng thêm 10% 6,5% 65% 2,83
Khá tốt Tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp hợp tác 10% 0% 0% 2,47 Kém
110 tăng thêm
Bảng 4.7. Đánh giá % hoàn thành cho từng KPI trên phương diện người học
Chỉ số KPI Chỉ tiêu Kết quả % hoàn thành Trọng số Đánh giá
PHƢƠNG DIỆN SINH VIÊN 93,74% 20,14 Rất tốt
Tỷ lệ SV TN đạt khá giỏi 40% 36% 90% 3,55 Rất tốt
Tỷ lệ sinh viên có việc làm đúng chuyên
ngành 80% 70,9% 89% 3,75 Tốt
Số lượng sinh viên chính quy trên 1 giảng
viên quy đổi (sinh viên / 1 giảng viên) 20 17,85 90% 2,86 Rất tốt Tỷ lệ sinh viên tăng thêm 8% 5,9% 74% 2,76 Khá tốt Tỷ lệ chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm 8% 9,05% 114% 3,95 Rất tốt Mức độ hài lòng của sinh viên 4 3,94 99% 3,26 Rất tốt
Bảng 4.8 Đánh giá % hoàn thành cho từng KPI trên phương diện quy trình nội bộ
Chỉ số KPI Chỉ tiêu Kết quả % hoàn thành Trọng số Đánh giá PHƢƠNG DIỆN QUY TRÌNH NỘI
BỘ 94,16%
27,90 Rất tốt
Tỷ lệ đề nghị của sinh viên được đáp ứng
kịp thời 100%
92
% 92% 3,55 Rất tốt Tỷ lệ diện tích sàn phục vụ học tập sinh
viên 2.5 3.47 140% 3,19 Rất tốt
Tỷ lệ diện tích sàn kí túc xá trên 1 sinh
viên 2.5 2.45 98% 2,73 Rất tốt
Tỷ lệ diện tích sàn phịng làm việc trên 1
cán bộ, giảng viên 7 6.4 91% 2,57 Rất tốt
Tỷ lệ máy móc phục vụ thực hành
chun mơn trên 1 sinh viên chính quy 0.3 0.12 40% 2,93
Trung bình Tần suất đổi mới phương pháp giảng dạy
(lần/năm) 1 1 100% 3,06 Rất tốt
Tỷ lệ giảng viên thực hiện đúng quy trình
giảng dạy 100% 94% 94% 3,22 Rất tốt
Tần suất đổi mới nội dung chương trình
đào tạo (lần/năm) 1 1 100% 3,16 Rất tốt
Mức độ phối hợp giữa các phòng ban,
111
Bảng 4.9. Đánh giá % hoàn thành cho từng KPI trên phương diện học hỏi và phát triển
Chỉ số KPI Chỉ tiêu Kết quả % hoàn thành Trọng số Đánh giá
PHƢƠNG DIỆN HỌC HỎI - PHÁT
TRIỂN 77,21%
32,20 Khá tốt
Tỷ lệ cán bộ, giảng viên có trình độ trên
đại học 65% 77.2% 120% 4,01 Rất tốt
Tỷ lệ cán bộ, giảng viên có trình độ
ngoại ngữ B1 trở lên 65% 67.1% 104% 3,62 Rất tốt
Kinh phí đầu tư cho đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ (triệu đồng) 545 500 92% 3,72 Rất tốt Tỷ lệ đề tài khoa học trên một cán bộ,
giảng viên 0.5 0.346 70% 3,26 Khá tốt
Tỷ số sách đã xuất bản trên cán bộ cơ
hữu 0.2 0.025 13% 3,19 Kém
Tỷ lệ phần trăm sinh viên tham gia
nghiên cứu khoa học 0.2 0 0 2,83 Kém
Tỷ lệ doanh thu trên kinh phí nghiên cứu
khoa học 0.5 0 0 3,16 Kém
Tỷ lệ % CB, CNV sử dụng CNTT (với
tần suất trên 80% thời gian công việc) 100% 90 90% 2,83 Rất tốt Giá trị đầu tư cho công nghệ thông tin
(triệu đồng) 7.500 5.400 72% 2,6 Khá tốt
Mức độ thõa mãn của cán bộ, nhân viên 4 4,3 108% 3,98 Rất tốt
Theo kết quả tính tốn bảng 4.9, sự hồn thành mục tiêu của phương diện tài chính đạt 66,28% tương ứng với mức độ đánh giá là khá tốt. Qua bảng số liệu cho thấy, chỉ số ―Mức đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên‖ và ―Tỷ lệ phần trăm giá trị tài trợ của doanh nghiệp tăng thêm‖ đạt tương ứng 76% và 65% so với chỉ tiêu đặt ra, tức được đánh giá là khá tốt. Hơn nữa, mức độ hoàn thành của các chỉ số ―Tốc độ tăng nguồn thu và ―Giá trị đầu tư cho cơ sở vật chất và trang thiết bị‖ lại nằm ở mức rất tốt, hoàn thành tương ứng là 91% và 94%. Tuy nhiên, chỉ số ―Tỷ lệ % thu nhập bình quân tăng thêm của cán bộ, GV‖ chỉ đạt được 43% so với chỉ tiêu, tức ở mức trung bình. Đáng chú ý là chỉ số ― Tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp hợp tác
114
tăng thêm‖ có kết quả 0% hoàn thành, được đánh giá ở mức kém. Chính hai chỉ số này đã kéo mức độ hoàn thành của phương diện tài chính xuống. Mặc dù tốc độ tăng nguồn thu nằm ở mức tương đối cao nhưng nhà trường mới chỉ đảm bảo được 75% chi phí hoạt động thường xuyên của nhà trường. Mức thu nhập bình quân tăng thêm của cán bộ công nhân viên ở mức khá tuy nhiên tốc độ tăng thu nhập hàng năm chỉ mới ở mức trung bình (4,3%), vì vậy nhà trường cần điều chỉnh cân đối thu chi cho phù hợp để đảm bảo chí phí hoạt động thường xuyên cũng như tăng thu nhập cho cán bộ, giảng viên, nhân viên góp phần nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đây cũng là động lực để thúc đẩy sự phát triển cho cá nhân cũng như nhà trường. Nhà trường cần tranh thủ được nguồn tài trợ từ các doanh nghiệp, đảm bảo một phần nguồn tài chính cho trường. Tuy nhiên, trong năm 2019 nhà trường lại chưa tìm thêm được nhà doanh nghiệp mới nào. Vì vậy, nhà trường cần có những biện pháp để kêu gọi nhà tài trợ, tăng nguồn thu sự nghiệp để đảm bảo nguồn tài chính cho nhà trường.
Đối với các chỉ số KPI của phương diện sinh viên được tính tốn ở bảng 4.7, ta thấy chỉ số ―Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp đạt khá giỏi‖, ―Tỷ lệ sinh viên có việc làm đúng chuyên ngành‖, ―Số lượng sinh viên chính quy trên 1 giảng viên quy đổi‖, ―Tỷ lệ chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm‖ và ― Mức độ hài lòng của sinh viên‖ đều được đánh giá là tốt và rất tốt, đạt trên 80% so với mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, chỉ số ―Tỷ lệ sinh viên tăng thêm‖ chỉ ở mức khá tốt là 74% cho thấy chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm tăng lên nhưng số sinh viên tăng thêm tăng chưa nhiều chỉ bằng 50% số chỉ tiêu tăng thêm (chỉ tiêu tuyển sinh tăng thêm 9,05% nhưng số lượng sinh viên tuyển sinh thêm chỉ tăng 5,9%. Tuy vậy, nhà trường cũng cần chuẩn bị về chất lượng đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất,… để có thể tăng quy mơ đào tạo hợp lý. Nhìn chung, mức độ hồn thành của phương diện sinh viên là rất tốt đạt 93,74%.
Theo kết quả tính tốn, sự hồn thành của phương diện quy trình hoạt động nội bộ đạt tỷ lệ 94,16% (xem bảng 4.8), đây là một con số khá cao, tương ứng với đánh giá là hoàn thành rất tốt so với mục tiêu đề ra. Tất cả các chỉ số KPI của phương diện này đều mức độ hoàn thành cao và đánh giá là tốt và rất tốt, các con số
115
nằm ở mức trên 90%. Qua đó thấy được rằng mức độ phối hợp trong cơng việc giữa các phịng ban rất tốt, đặc biệt là chất lượng dịch vụ hỗ trợ cho đào tạo như đảm bảo về không gian học tập và sinh hoạt. Bên cạnh đó, chương trình đào tạo cũng như phương pháp giảng dạy luôn được chú trọng và đổi mới, đáp ứng nhu cầu thực tế của xã hội. Mặc dù cơ sở vật chất cũng được trang bị là khá đầy đủ nhưng số lượng máy tính phục vụ thực hành cho sinh viên cũng còn hạn chế, cho thấy ở chỉ số ―Tỷ lệ máy móc phục vụ thực hành chun mơn trên 1 sinh viên chính quy‖ chỉ đạt mức trung bình với kết quả 40% hồn thành so với chỉ tiêu đề ra. Vì vậy, khi thực hành phải chia làm nhiều ca, nhiều đợt học nên không tạo được sự đồng bộ trong thực hành. Do đó, nhà trường cần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất để đảm bảo chất lượng dạy và học.
Qua bảng 4.9, mức độ hoàn thành của phương diện học hỏi, phát triển đạt tỷ lệ 77,21% tương ứng với mức đánh giá khá tốt. Trong đó các chỉ số ―Tỷ lệ cán bộ, giảng viên có trình độ trên đại học‖, ―Tỷ lệ cán bộ, giảng viên có trình độ ngoại ngữ B1 trở lên‖, ―Kinh phí đầu tư cho đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ‖, ―Tỷ lệ % cán bộ, giảng viên sử dụng công nghệ thông tin‖, ―Mức độ thõa mãn của cán bộ, nhân viên‖ đạt tỷ lệ hoàn thành tương đối tốt từ 70% cho đến 120%. Qua đó, cho thấy nhà trường đã và đang đầu tư lâu dài về phát triển đội ngũ nguồn nhân lực, vốn công nghệ thông tin, đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ công tác giáo dục. Điều quan trọng mà nhà trường đã tạo ra được là sự hài lòng, sự đồng thuận trong nhân viên, tạo động lực cho sự phát triển. Bên cạnh mặt đạt được luôn tồn tại những chỉ số có mức hồn thành kém như: ―Tỷ số sách đã xuất bản trên cán bộ cơ hữu‖, ―Tỷ lệ doanh thu trên kinh phí nghiên cứu khoa học‖, ―Tỷ lệ phần trăm sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học‖. Nhà trường chưa thực sự chú trọng triệt để trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học nên số lượng đề tài khoa học cịn rất ít, nhiều đề tài khoa học chậm nghiệm thu. Chính những tỷ lệ phần trăm hoàn thành của các chỉ số đo lường về lĩnh vực nghiên cứu khoa học quá thấp đã kéo theo phần trăm hoàn thành của phương diện này giảm xuống (xem bảng 4.10).
116
Bảng 4.10. Mức độ hoàn thành mục tiêu của nhà trường
Phƣơng diện Trọng số
KPI (%)
% hoàn
thành Đánh giá
Phương diện tài chính 18,76 66,28 Khá tốt
Phương diện sinh viên 20,14 93,74 Rất tốt
Phương diện quy trình nội bộ 27,90 94,16 Rất tốt Phương diện học hỏi và phát triển 32,20 77,21 Khá tốt
Mức độ hoàn thành của trƣờng 100 82,85 Tốt
Theo kết quả bảng 4.10, mức độ hoàn thành mục tiêu tổng thể của trường đạt mức tốt với 82,85%. Bởi mức độ hồn thành của phương diện tài chính và phương diện học hỏi phát triển vẫn còn nằm ở mức trung bình, tương ứng 66,28% và 77,21%, mặc dù hai phương diện còn lại đạt mức khá cao, nên đã làm cho tỷ lệ hoàn thành tổng thể tụt xuống.
Chính vì các thước đo trong bốn phương diện có mối liên hệ lẫn nhau nên đã tạo ra sự tác động qua lại giữa các chỉ tiêu. Chẳng hạn, các chỉ số KPI đo lường kết quả nghiên cứu khoa học không đạt được nên không được đánh giá cao cũng như không mang lại được nguồn thu từ hoạt động này. Hay các chỉ số KPI đo lường về nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, giảng viên được đánh giá là tốt, tức đội ngũ nhân lực đảm bảo chất lượng, khi đó, phương pháp giảng dạy, nội dung chương trình đào tạo ln được đổi mới, phù hợp với người học và nhu cầu thực tế của xã hội. Khi kiến thức chuyên môn của cán bộ quản lý được đảm bảo thì mọi quy trình, mọi cơng việc của từng phịng, ban, các khoa ln diễn ra đồng bộ, thông tin được cung cấp kịp thời,… nên các chỉ số đo lường cho phương diện quy trình hoạt động nội bộ đạt được mức hoàn thành rất tốt, đảm bảo phục vụ cho sinh viên cả dịch vụ hỗ trợ học tập lẫn đội ngũ giảng viên có chất lượng, cán bộ quản lý nhiệt tình đã làm sinh viên hài lịng. Vì vậy mà các chỉ số đo lường về uy tín của trường, thuộc phương diện sinh viên đạt được xấp xỉ 90% như ―tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp loại khá trở lên‖, ―Tỷ lệ sinh viên có việc làm đúng chun‖. Chính uy tín, chất lượng của nhà trường đã thu hút được các em học sinh thi tuyển vào trường với bậc đại học ngày càng tăng.
Mặc dù chỉ số ―Tỉ lệ % doanh nghiệp hợp tác tăng thêm‖ của phương diện tài chính khơng đạt được như mục tiêu đề ra kéo theo mức đảm bảo cho chi hoạt động
117
thường xuyên chỉ ở mức khoảng 75% chỉ tiêu đề ra, dẫn đến ―tỷ lệ thu nhập bình quân tăng thêm‖ đạt 43% so với mục tiêu. Tuy nhiên, mức thu nhập bình qn của cán bộ, cơng nhân viên nhà trường vẫn ở mức khá so với mặt bằng chung nên vẫn tạo ra sự thỏa mãn cho cán bộ, công nhân viên, giúp họ sẽ cống hiến hết mình cho sự nghiệp giáo dục của nhà trường.
Nhìn chung, tất cả các thước đo trong bốn phương diện: tài chính, sinh viên,